Déverrouillez la rentabilité cachée de votre entreprise en utilisant Temps et Budgets. Définissez des estimations, suivez le temps, gérez la capacité, analysez la performance, augmentez la productivité et intégrez vos données de temps pour permettre la facturation.
Index
Pourquoi utiliser Temps et Budgets dans Karbon?
Puisque le module Temps et Budgets est étroitement lié à votre flux de travail, vous pouvez le configurer, l'utiliser et l'optimiser dans Karbon dans de nombreux domaines. Pour vous permettre d'être rapidement opérationnel, nous vous recommandons de regarder la vidéo de configuration en 10 étapes, puis de suivre les instructions pas à pas du guide de configuration.
En guise d'aperçu, Temps et Budgets comprend les composants et options suivants :
Spécifier les paramètres de Temps et Budgets :
Activez et désactivez le module Temps et Budgets et configurez les paramètres globaux clés comme le suivi du temps (pour le travail ou le travail et les contacts), le suivi des budgets (pour le temps ou le temps et les dollars) et les dépenses
Définissez les autorisations et la capacité des utilisateurs :
Définissez la capacité des collègues (heures par semaine) et fournissez des autorisations supplémentaires pour voir les montants en dollars et être un administrateur de temps
Personnalisez les types de tâches dans le flux de travail :
Personnalisez le type de tâches effectuées par votre entreprise et indiquez celles qui sont facturables ou non
Définissez des montants en dollars par rôle :
Définissez un montant standard par rôle pour tous les types de tâches ou créez un montant personnalisé par rôle pour chaque type de tâche
Mettez à jour les modèles de travail (ou le travail) pour le temps et les budgets :
Ajoutez des types de tâches aux tâches des modèles de travail, définissez le type de frais (par exemple, fixe, temps et matériel, et non facturable) par modèle de travail, et ajoutez des estimations par rôle
Gérez le temps et le budget par élément de travail :
Ajustez (ou ajoutez) des estimations budgétaires et des paramètres d'honoraires par élément de travail pour refléter les détails de chaque mission. Quel que soit votre type d'honoraires, enregistrez votre temps et ajoutez les dépenses au fur et à mesure que vous travaillez pour obtenir un reflet réel de la rentabilité de chaque travail afin de réévaluer vos honoraires fixes ou d'activer la facturation des travaux en temps et en matériel. Examinez votre budget par rapport aux chiffres réels par membre de l'équipe, par rôle ou par type de tâche et consultez un rapport d'audit de toutes les entrées de temps
Gérez et révisez le temps et le budget par contact :
Enregistrez votre temps et ajoutez des dépenses directement à un contact. Filtrez par période de temps, par type de travail et/ou par statut de travail pour examiner toute l'activité en termes de temps et de dépenses pour le contact. Passez en revue l'activité par travail ou type de travail pour obtenir une évaluation du temps qui a été suivi, du budget et du temps budgété restant (globalement ou par membre de l'équipe)
Examinez, mettez à jour, et soumettez les feuilles de temps :
À la fin de la semaine, révisez votre feuille de temps, ajoutez les éléments manquants à l'aide des entrées de temps suggérées, faites des commentaires et soumettez-la à un administrateur de temps pour approbation. Si vous êtes un administrateur du temps, vous pouvez également mettre à jour les feuilles de temps de vos collègues.
Révisez et approuvez les feuilles de temps :
Si vous êtes un Administrateur du temps, recevez des notifications dans Triage des feuilles de temps soumises et révisez/approuvez directement dans Temps à partir du menu principal. Examinez les feuilles de temps par période, par collègue, commentez les feuilles de temps individuelles, et approuvez ou refusez les feuilles de temps si nécessaire
Examiner le rapport sur l'utilisation de Colleague :
À partir de l'option Temps du menu principal, filtrez les données de temps par date d'entrée et/ou par collègue pour examiner l'utilisation des collègues en fonction de la capacité, du temps réel (facturable, non facturable, et total) et du montant en dollars qui en résulte
Exporter le temps, les budgets, les feuilles de temps, et l'utilisation :
Partout où Temps et Budget existe, si vous êtes l'un des Administrateur de temps, vous pouvez télécharger des informations relatives au temps selon ce qui est affiché. Créez des rapports personnalisés ou utilisez ces données pour effectuer d'autres activités comme la facturation
Intégrer avec QuickBooks Time :
Connectez-vous à QuickBooks Time pour gérer les approbations des feuilles de temps, ajouter/modifier/réviser toutes les données de temps dans QuickBooks Time, obtenir des rapports de temps avancés et facturer facilement les clients en intégrant QuickBooks Time à QuickBooks (ou à d'autres solutions de facturation)
Options de facturation intégrées :
Utilisez les intégrations existantes et natives avec Ignition, GoProposal et QuickBooks Time pour permettre la facturation au forfait, au temps et au matériel, et la facturation hybride. Tirez parti de notre API ouverte pour créer une intégration personnalisée en utilisant vos données de temps, de travail et de contact pour l'intégrer à votre solution de temps ou de facturation préférée
Présentation vidéo de Temps et Budgets
Naviguez entre les chapitres de la vidéo pour passer à la partie pour laquelle vous avez besoin d'aide.
Chapitre 1 : Activer la fonctionnalité Temps et Budget
Chapitre 2 : Configurer un budget dans un modèle
Chapitre 3 : Temps et Budgets dans le travail
Chapitre 4 : Temps sur un contact
Chapitre 5 : Temps et Budgets sur votre tableau Kanban
Chapitre 6 : Gestion des feuilles de temps
Chapitre 7 : Rapport sur l'utilisation des collègues
Chapitre 8 : Résumé final
Configuration de la fonctionnalité Temps et Budgets
La fonctionnalité Temps et Budget de Karbon vous permet d'estimer et de suivre le temps afin de comprendre les travaux qui respectent le budget, d'allouer les ressources et de révéler des informations sur les performances.
Notez : Pour utiliser Temps et Budgets, vous devez disposer d'un abonnement Business ou Enterprise. Si vous avez besoin de mettre à niveau votre plan, veuillez nous envoyer un courriel à billing@karbonhq.com. Vous devez être administrateur pour configurer Temps et Budget dans votre compte Karbon. Comme tous les autres changements de paramètres, ceux-ci seront activés pour l'ensemble de votre équipe.
Ce guide présente les étapes de la configuration de Temps et Budget dans votre compte, et fournit des conseils pour commencer à utiliser cette fonctionnalité dans votre équipe. Soyez rapidement opérationnel en suivant ces cinq étapes :
1. Activer le module Temps et Budgets
Dans le menu principal, allez dans « Paramètres » et choisissez « Temps et Budgets ». Vous pourrez alors choisir les paramètres de temps et de budget que vous activez dans votre compte, notamment le suivi du temps, les budgets, et les dépenses.
Suivi du temps
Choisissez si vous voulez suivre le temps uniquement par Travail ou Travail et Contacts. Ensuite, décidez si vous voulez exiger que les feuilles de temps soient soumises à l'approbation.
Si vous souhaitez exiger que les feuilles de temps soient soumises, assurez-vous d'avoir configuré vos autorisations d'utilisateur supplémentaires (par exemple, Administrateur du temps) afin de garantir que les collègues désignés puissent examiner, commenter, refuser et approuver les feuilles de temps.
Définissez les rôles et les types de tâches comme des champs obligatoires afin de garantir que toutes les informations nécessaires sont saisies lorsque vos collègues travaillent.
En outre, vous pouvez limiter les rôles pour les saisies de temps. Les administrateurs peuvent désormais limiter les utilisateurs à l'enregistrement d'heures en fonction des rôles attribués à leur profil. Cela permet d'éviter les erreurs de facturation et de réduire la nécessité de corrections ultérieures.
Notez : En cas d'intégration avec QuickBooks Time, notez que l'approbation des feuilles de temps n'est pas autorisée dans Karbon et qu'elle est plutôt déléguée pour être effectuée dans QuickBooks Time.
Budgets
Activez les budgets pour suivre les estimations de temps ou de temps et de dollars pour le travail. Une fois activée, les budgets seront activés dans Karbon, y compris l'aperçu du budget et le budget par membre de l'équipe / rôle / type de tâche sur les éléments de travail.
Conseil de bonne pratique : Si vous choisissez les dollars, vous pouvez ajuster les autorisations d'utilisateur pour décider qui dans votre équipe peut voir les taux.
Dépenses
Activez les dépenses pour assurer le suivi du travail et des contacts. Une fois cette option activée, vous trouverez une zone de dépenses sur chaque travail et/ou contact qui vous permettra d'ajouter une dépense et de spécifier une description, un coût, un montant facturable, et la date à laquelle la dépense a été engagée.
2. Mettre à jour des autorisations et des capacités des utilisateurs
Dans le menu principal, allez dans « Paramètres » et choisissez « Collègues » pour mettre à jour la capacité de chaque collègue (heures par semaine) et les autorisations d'utilisateur supplémentaires (si nécessaire). Les autorisations d'utilisateur à activer sont les suivantes :
Administrateur du temps :
Permet à un utilisateur de voir et d'approuver les feuilles de temps de tout le monde et d'être choisi par les collègues pour que les feuilles de temps soient soumises à leur approbation. Il a également la possibilité de modifier et d'éditer ses propres capacités et celles des autres. Plusieurs administrateurs de temps sont autorisés à existerVoir les montants en dollars :
Vous permet de décider quels membres de l'équipe peuvent voir la valeur en dollars des budgets et des réalisations dans Karbon si l'option Temps et dollars pour les budgets est sélectionnée dans les paramètres de temps et de budget
Si vous voulez suivre l'utilisation de l'équipe, ajoutez le nombre d'heures par semaine que chaque collègue est censé travailler et nous l'utiliserons et le diviserons par leurs heures facturables pour afficher leur utilisation.
3. Ajouter et modifier des types de tâches
Dans « Paramètres », choisissez « Flux de travail » et, dans le troisième onglet, cliquez sur « Types de tâches ». Ici, vous pouvez modifier et configurer les types de tâches pour lesquelles vous souhaitez suivre les budgets et le temps. Les types de tâches peuvent être utilisés lors de la création de budgets et de la création de temps sur le travail.
Cliquez sur « Types de tâches » pour choisir si vous souhaitez qu'elles soient facturables.
4. Modifier le montant en dollars des types de tâches
Dans Paramètres > Collègues > Rôles, cliquez sur les rôles de votre choix et modifiez le montant en dollars pour chaque type de tâche dans le rôle.
Pour ajuster le montant en dollars pour le rôle, vous avez le choix entre deux options :
Montant en dollars standard :
Ce taux est le taux par défaut qui est utilisé lorsque vous créez une estimation pour ce rôle pour TOUS les types de tâchesPersonnalisé par type de tâche :
Si vous sélectionnez ce paramètre, vous serez en mesure d'ajuster le montant en dollars pour chaque type de tâche qui peut être associé à ce rôle. Le taux par défaut sera renseigné initialement et il vous suffira de cliquer sur le montant à ajuster
5. Mettre à jour les modèles de travail avec les types de tâches, les types d'honoraires, et les estimations
Une fois que vous avez configuré vos paramètres de temps et de budget comme décrit ci-dessus, vous serez en mesure d'associer des types de tâches aux tâches, d'ajouter des estimations à vos modèles, de créer des temps hors de votre travail et de vos contacts ainsi que de gérer les feuilles de temps.
Si vous devez ajuster des éléments de travail existants, nous vous recommandons de mettre d'abord à jour vos modèles de travail et de réinitialiser chaque élément de travail au modèle. Sinon, vous pouvez utiliser les mêmes méthodes que celles décrites ci-dessous pour mettre à jour un élément de travail donné. Si vous avez besoin d'aide pour effectuer des mises à jour en masse, contactez notre équipe d'assistance.
Pour mettre à jour vos modèles de travail, il y a trois activités à réaliser :
Ajouter des types de tâches aux tâches du modèle de travail
Spécifier les paramètres des frais par modèle de travail
Ajouter des estimations aux modèles de travail
Ajouter des types de tâches aux tâches du modèle de travail
L'attribution de types de tâches aux tâches des modèles de travail vous permet de comprendre comment créer vos estimations pour les modèles de travail en mettant en évidence quels rôles effectuent quels types de tâches. En outre, les futurs ajouts de fonctionnalités de Temps et Budget s'appuieront sur ces types de tâches pour vous fournir davantage de compréhension, de visibilité, d'analyse, et d'automatisation.
Pour mettre à jour les tâches de votre modèle de travail avec les types de tâches, sélectionnez un modèle de travail, cliquez sur l'onglet « Tâches », et cliquez sur une tâche pour voir tous les détails de la tâche.
De la même manière que vous avez ajouté des rôles et des dates d'échéance à une tâche donnée, cliquez sur le champ Type de tâche et choisissez le type de tâche approprié pour cette tâche.
Au fur et à mesure que vous ajoutez des types de tâches aux tâches du modèle de travail, suivez la combinaison du rôle et du type de tâche à utiliser pour spécifier vos estimations à l'étape suivante.
Notez : Si vous avez commencé à utiliser Karbon le 1er octobre 2020 ou après, tous vos modèles de travail fournis initialement auront des types de tâches ajoutés à vos tâches de modèle de travail. Si vous utilisez Karbon avant cette date, tous les modèles de travail préchargés n'auront pas de types de tâches associés aux tâches de modèles de travail attribuées.
Spécifier les paramètres de frais par modèle de travail
Pour chaque modèle de travail ou élément de travail, vous pouvez spécifier la manière dont vous percevez les honoraires du client lors de la réalisation du travail dans l'onglet « Temps et budgets » ou en odifiant un modèle de travail dans l'onglet « Budget ». Ouvrez un modèle de travail spécifique à partir du menu principal > Paramètres > Modèles de travail. Dans ce modèle, sélectionnez l'onglet « Budget ».
Notez que l'onglet « Budget / Temps et budget » ne s'affiche que si l'option
« Budgets » est activée dans Paramètres > Temps et budgets. En outre, les frais ne seront pas affichés à moins que vous ne choisissiez « Temps et dollars » pour l'option Budget dans les paramètres Temps et Budgets.
Vous avez le choix entre trois options :
Temps et matériaux :
Choisissez cette option pour constituer votre montant facturable pour un travail au fur et à mesure que vous suivez le temps pour ce travail. Votre budget reflétera votre estimation et vos « Frais - Temps et Matériaux » augmenteront au fur et à mesure que les chiffres réels augmenterontHonoraires fixes :
Lorsque cette option est sélectionnée, le total des« Honoraires - Honoraires fixes » affichera le montant total des honoraires fixes, au lieu d'augmenter au fil du temps comme pour le temps et les matériaux. Le montant du budget sera différent de celui des honoraires fixes, car il est basé sur le temps estimé et les montants relatifs en dollars à calculer. Dans la plupart des cas, votre budget doit être inférieur au total de vos honoraires fixes, sauf s'il s'agit d'un service à perte (par exemple, le premier mois de conseil par rapport à un conseil permanent)
Non facturable :
Lorsque l'option « non facturable » est sélectionnée, la section « Frais » de la« Vue d'ensemble du budget » disparaît car aucun frais ne sera perçu pour ce service
Ajouter des estimations aux modèles de travail
Ouvrez un modèle de travail spécifique à partir de Menu principal > Paramètres > Modèles de travail. Dans ce modèle, sélectionnez l'onglet « Budget ». Vous pourrez y ajouter vos estimations de budget et de temps en utilisant le bouton ou le lien
« Ajouter une estimation budgétaire ».
Lorsque vous ajoutez une estimation à un modèle, ajoutez le rôle approprié, le type de tâche, le taux de facturation horaire (cliquez sur Utiliser la valeur par défaut) et la durée estimée de la tâche en heures et minutes. Le champ Membre de l'équipe n'est généralement pas ajouté dans un modèle de travail, mais le serait sur un élément de travail où les ressources sont déjà affectées. Une fois terminé, le « Total de l'estimation » sera calculé. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
Répétez ce processus pour tous les types de tâches associés par rôle et pour tous les rôles qui participent à la réalisation du travail. Cela créera un budget précis qui peut être examiné dans son ensemble dans la « Vue d'ensemble du budget » et par rôle / type de tâche / membre de l'équipe dans le tableau des détails du budget.
Une fois que vos modèles sont tous configurés, vous pouvez commencer à créer votre travail à partir de vos modèles comme d'habitude et ajouter votre temps réel, vos dépenses et plus encore au fur et à mesure que vous effectuez le travail. Si vous souhaitez que tout travail antérieur créé à partir de ce modèle hérite des budgets, vous devrez réinitialiser votre travail sur le modèle.
Conseil de bonne pratique : Qu'il s'agisse d'un engagement à honoraires fixes ou en temps et matériaux, après avoir complété l'estimation budgétaire pour tous les rôles et types de tâches, examinez le budget à partir de l'aperçu du budget pour voir si le total des heures et des dollars reflète vos attentes pour le service donné. S'il est trop élevé ou trop bas, revoyez les estimations de temps fournies ou revoyez vos taux de facturation par rôle et type de tâche.
Vidéo de mise en place en 10 étapes
Regardez les dix vidéos ci-dessous pour apprendre de façon pratique comment configurer le module Time & Budgets :
Ou regardez la vidéo complète d'une heure de bout en bout :
Utiliser des filtres pour affiner l'onglet Temps et budgets d'un contact
Sous l'onglet Temps et Budgets d'un contact, vous verrez toutes les données budgétaires provenant des éléments de travail du contact où un budget ou des heures réelles ont été saisis. Vous pouvez utiliser les filtres suivants pour affiner votre vue :
Date d'entrée du temps
Type de travail
Statut du travail
Notez : Si vous avez affiné votre vue Temps et Budgets en utilisant les filtres, les données que vous visualisez seront celles qui sont exportées à partir de l'icône de téléchargement dans la section Budget par type de travail (ou travail).
Visualisation des budgets
Tableau Kanban
Vous pouvez afficher les informations budgétaires pour chaque colonne de votre tableau Kanban qui présentera les totaux agrégés des frais, du budget, du réel et du restant.
Pour révéler ces informations :
Assurez-vous que vous visualisez votre travail en mode Kanban.
Activez l'option « Afficher les totaux des colonnes » dans votre menu de tri.
Si vous triez votre tableau Kanban par attributaire, vous verrez des détails supplémentaires sur les agrégats qui sont attribués à chaque individu.
Lorsque vous effectuez un tri par attributaire sur votre tableau Kanban, vous pouvez afficher le budget et le budget alloué.
Les montants « Budget » indiquent les montants « Budget » agrégés pour tous les éléments de travail qui vous sont attribués.
Le « Budget alloué » montre les montants globaux attribués à cette personne. Ces montants comprennent les éléments de travail attribués à cette personne, et tous les éléments de travail dans lesquels cette personne est impliquée.
Aperçu du budget
En fonction de la façon dont vous avez filtré les données, la « Vue d'ensemble du budget » fournit les totaux globaux pour les heures/dollars budgétés, les heures/dollars réels et les heures ou dollars restants. En fonction de vos paramètres
« Temps et budgets », vous pouvez visualiser vos budgets de plusieurs manières différentes. Si vous avez choisi de cocher la case « Temps et dollars » dans vos paramètres « Temps et Budgets », vous aurez la possibilité de visualiser votre budget par heures ou par montants.
Affichage du budget par membre de l'équipe, rôle ou type de tâche sur un élément de travail
Vous pouvez afficher votre budget par membre de l'équipe, par rôle ou par type de tâche. Il suffit de cliquer sur le titre et de choisir la façon dont vous préférez afficher votre budget.
Visualisation du budget par Travail ou Type de travail sur un contact
Vous pouvez examiner l'activité par travail ou par type de travail afin d'évaluer le temps qui a été suivi, le budget et le temps restant (global ou par membre de l'équipe).
Pour les contacts, vous verrez TOUTES les données budgétaires et réelles provenant des éléments de travail du contact associé où le temps budgété ou réel a été saisi. Utilisez les filtres situés en haut de la page pour affiner votre vue et obtenir la vue des données que vous préférez.
Pour un contact donné, les vues « Budget par travail » et « Budget par type de travail » affichent TOUTES les données budgétaires et réelles extraites des éléments de travail du contact associé où le budget ou le temps réel a été saisi. Utilisez ces informations pour obtenir une évaluation du temps qui a été suivi, du budget et du temps budgété restant (globalement et par membre de l'équipe).
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