Une fois que vous avez activé le temps et les budgets dans vos paramètres, l'étape suivante consiste à mettre à jour vos modèles pour tirer pleinement parti de ses fonctionnalités. Cet article vous guidera dans la configuration des budgets dans vos modèles, l'ajustement des montants en dollars et la sélection des types de frais pour optimiser votre budgétisation et votre suivi.
Index
Spécifier les paramètres des honoraires pour les modèles de travail (ou travail)
Pour chaque modèle de travail ou élément de travail, vous pouvez spécifier comment vous percevez les honoraires du client lorsque vous effectuez le travail dans l'onglet « Temps et budget » ou en modifiant un modèle de travail dans l'onglet « Budget ».
Notez : l'onglet « Budget » dans les modèles de travail et l'onglet « Temps et budget » dans les travaux et les contacts ne s'affichent que si la fonction Temps et budgets est activée dans les paramètres.
Vous avez le choix entre trois options :
Temps et matériel :
Choisissez cette option pour constituer votre montant facturable pour un travail au fur et à mesure que vous suivez le temps pour ce travail. Votre budget reflétera ce que vous estimez et vos Frais - Temps et matériaux augmenteront en fonction des chiffres réels
Frais fixes :
En sélectionnant cette option, le total des frais fixes sera affiché en tant que montant unique plutôt que d'augmenter au fil du temps. Le montant du budget peut différer des frais fixes, car il est basé sur le temps et les coûts estimés. En général, le budget sera inférieur aux frais fixes, sauf s'il s'agit d'un service à prix réduit (par exemple, le premier mois des services de conseil comparé aux services de conseil en continu).
Non facturable :
Lorsque l'option « non facturable » est sélectionnée, la section « Frais » de la vue d'ensemble du budget disparaît, car aucun frais ne sera perçu pour ce service
Pour configurer vos « paramètres de facturation » dans un modèle de travail, allez dans votre « Menu principal », choisissez « Paramètres », puis cliquez sur « Modèles de travail », ouvrez le modèle que vous souhaitez modifier, et allez dans l'onglet « Budget » pour enfin sélectionner « Paramètres de facturation ».
Notez : pour définir les paramètres de frais au niveau de chaque travail, vous pouvez accéder à l'onglet Temps & Budget dans l'élément de travail et y ajuster le type de frais de travail.
Dans la vue de travail Kanban, vous verrez un total de tous les frais fixes collectés et des engagements de temps & matériaux budgétés. Utilisez le filtre pour voir des types de frais spécifiques. Le temps réel passé est catégorisé comme facturable ou non facturable en fonction de vos types de tâches.
Définir le budget dans un modèle de travail
Pour configurer un budget dans un modèle de travail, suivez ces étapes :
Accédez au modèle : allez dans Menu principal > Paramètres > Modèles de travail. Ouvrez le modèle spécifique que vous souhaitez modifier.
Accédez à l'onglet Budget : sélectionnez l'onglet Budget dans le modèle.
Ajouter des estimations de budget : cliquez sur le bouton Ajouter une estimation de budget pour entrer vos estimations de budget et de temps.
Notez : l'onglet Budget n'apparaîtra que si la fonctionnalité Budgets est activée dans Paramètres > Temps & Budgets. De plus, les frais ne s'afficheront que si Temps & Dollars est sélectionné dans les paramètres de Temps & Budgets.
Définir les paramètres de facturation : choisissez votre type de frais pour le modèle de travail — les options comprennent le temps, les matériaux, les frais fixes et non facturable.
Entrer les estimations : pour chaque estimation, indiquez le rôle, le type de tâche, le taux horaire de facturation (cliquez sur Utiliser le taux par défaut) et le temps estimé en heures et minutes. Le champ Membre de l'équipe n'est généralement pas utilisé dans les modèles de travail, mais apparaîtra dans les éléments de travail où des ressources sont assignées. Une fois terminé, le total estimé sera calculé. Cliquez sur Enregistrer.
Répétez ce processus pour tous les types de tâches et rôles impliqués dans le travail afin d'assurer un budget précis. Vous pouvez consulter le budget total dans l'aperçu du budget ou par rôle, type de tâche et membre de l'équipe dans le tableau de détails du budget.
Une fois le modèle configuré, vous pouvez créer de nouveaux travaux établis sur celui-ci. Ajoutez le temps réel, les dépenses et autres détails à mesure que le travail progresse. Pour que les travaux antérieurs héritent des budgets de ce modèle, réinitialisez votre travail au modèle.
Conseil de bonnes pratiques : après avoir réalisé les estimations de budget pour tous les rôles et types de tâches, examinez l'aperçu du budget pour vous assurer que le total des heures et des coûts correspond à vos attentes. Si les chiffres sont trop élevés ou trop bas, ajustez les estimations de temps ou les taux de facturation au besoin.
Ajuster les montants en dollars (par rôle et par type de tâche)
Dans Temps & Budgets, des taux de facturation sont attribués aux rôles (qui sont hérités par les collègues) et peuvent être personnalisés par type de tâche pour chaque rôle.
Par exemple : vous pouvez fixer un tarif de X $ par heure pour un comptable pour un travail général, ou différencier les tarifs par tâche, comme Y $ par heure pour la comptabilité et Z $ par heure pour les tâches administratives.
Le montant en dollars est le taux par défaut utilisé lors de la création d'estimations pour un rôle et un type de tâche. Ces taux peuvent être ajustés tant dans les modèles que dans les éléments de travail individuels.
Pour configurer les taux de facturation et les types de tâches :
Personnaliser les types de tâches : allez dans Paramètres > Flux de travail > Types de tâches pour définir et modifier vos types de tâches.
Personnaliser les rôles et les taux de facturation : accédez à Paramètres > Collègues > Rôles pour configurer et ajuster les taux de facturation pour différents rôles.
Si vous suivez les budgets pour le temps et les dollars, vous pouvez utiliser ces taux pour calculer les montants en dollars. Accédez à cette option en allant dans Paramètres > Collègues > onglet Rôles.
Vous pouvez définir un montant standard pour un rôle, qui s'appliquera à tous les types de tâches marqués comme facturables. Cela permet de garantir la cohérence des taux de facturation entre les différentes tâches associées à ce rôle.
Vous pouvez également attribuer un montant personnalisé à chaque type de tâche individuellement, ce qui vous permet de spécifier des taux différents pour des tâches différentes. Notez que les types de tâches marqués comme non facturables ne vous permettront pas de définir un taux de facturation.
Une fois configuré, vous pouvez ajouter des budgets en spécifiant qui effectuera le travail (par exemple, un collègue ou un rôle), le coût (en fonction du type de tâche et de son taux de facturation) et la durée. Les budgets peuvent facilement être ajoutés dans les modèles de travail via l'onglet Budget ou dans les éléments de travail via l'onglet Temps & Budgets en cliquant sur Ajouter une estimation de budget.
Mise à jour des taux facturables
Lorsque vous mettez à jour les taux facturables dans le rôle, tous les éléments de travail ayant ce taux par défaut dans les statuts Planifié, Prêt à démarrer, En cours et En attente seront également mis à jour pour refléter le nouveau taux facturable.
Si vous avez créé un taux personnalisé, celui-ci ne sera pas modifié.
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