En tant qu'Administrateur du temps désigné, vous avez les autorisations d'utilisateur pour définir les heures de capacité ainsi que pour examiner, refuser, et approuver les feuilles de temps hebdomadaires de vos collègues (et de vous-même). Vous êtes également en mesure d'effectuer une exportation sur l'utilisation de Colleague. Dans cet article, vous apprendrez comment procéder.
Index
Réviser et approuver les feuilles de temps
En tant qu'administrateur du temps, vous avez la permission de consulter, d'ajuster et d'approuver les feuilles de temps pour vous-même et vos collègues. Si vous avez besoin de cet accès, mais que vous ne l’avez pas, contactez un administrateur de votre compte.
Examiner les feuilles de temps
Lorsque vous devez examiner une feuille de temps, vous recevrez une notification dans Triage avec un résumé et un lien vers la feuille de temps. En accédant à la feuille de temps, vous pouvez ensuite :
Examiner les résumés hebdomadaires : consultez la période actuelle, le statut, le temps total ajouté, les heures facturables et le pourcentage d'utilisation.
Examiner les entrées de temps par jour : cliquez sur les onglets de date pour voir les entrées de temps quotidiennes et les entrées suggérées.
Entrées de temps suggérées : Karbon identifie les activités non suivies. Demandez à votre collègue de les ajouter en commentant sa feuille de temps.
Commentaires : ajoutez des commentaires pour suivre les problèmes ou notes liés à la feuille de temps.
Refuser : en cas de problème, commentez avant de refuser. La feuille de temps sera marquée comme refusée et le collègue en sera informé.
Approuver : cliquez sur « Approuver » lorsque la feuille de temps est exacte. La feuille de temps sera verrouillée et une notification sera envoyée au collègue. Pour la modifier, un administrateur du temps devra la marquer comme refusée.
Notez : si vous êtes intégré à QuickBooks Time, l'approbation des feuilles de temps doit être effectuée là-bas.
Ajuster la feuille de temps d'un collègue
En tant qu'administrateur du temps, vous pouvez modifier et soumettre des entrées de temps pour vos collègues. Pour ce faire :
Cliquez sur l'entrée de temps nécessitant des ajustements.
Modifiez les informations, y compris les notes.
Soumettez, approuvez ou refusez la feuille de temps mise à jour.
Suivi de l'utilisation de vos collègues
Le rapport d'utilisation des collègues agrège les entrées de temps et l'utilisation pour une période donnée. Accédez à ce rapport en allant dans Temps > Utilisation des collègues dans le menu principal.
Le rapport montre :
Capacité : définie dans son profil utilisateur
Le temps réel suivi : temps facturable et non facturable
Les montants facturables : établis sur les entrées de temps soumises et les taux de facturation correspondants
L'utilisation : le temps facturable divisé par la capacité disponible
Utilisez vos options de filtrage pour examiner l'utilisation des collègues pour une période spécifique et/ou pour vous limiter à un ensemble spécifique de collègues ou d'équipes.
Vous pouvez également exporter un rapport pour l'ensemble de données que vous consultez en cliquant sur le nuage de téléchargement sur le côté droit.
Exporter les données de Temps & Budgets
En tant qu'administrateur du temps, vous pouvez exporter les données de temps et de budget depuis différentes sections dans Karbon :
Exporter depuis l'onglet Temps et budgets
Cliquez sur l'icône de nuage pour exporter les montants budgétés vs réels par collègue, y compris les budgets restants.
Exporter depuis la section Travail
Dans la section Travail, créez la vue souhaitée et exportez les données via l'icône de nuage. L'exportation inclura les budgets vs réels par élément de travail et des détails supplémentaires.
Exporter les feuilles de temps
Dans la section Temps, sélectionnez la feuille de temps et exportez toutes les données ou filtrez par statut et collègue. L'exportation inclura des détails tels que les entrées de temps, les rôles et les tâches.
Temps (utilisation par les collègues)
Dans la section Temps > Utilisation des collègues, visualisez les feuilles de temps par collègue et par période. Exportez les données via l'icône de nuage pour obtenir des rapports détaillés.
Les données exportées sont généralement utilisées pour :
Fournir un téléchargement Excel cohérent pour être utilisé avec vos rapports personnalisés.
Transférer vos données de temps et de budget à jour vers votre solution préférée de suivi du temps ou de facturation.
Conseil de bonnes pratiques : rappelez-vous que les données affichées sont celles qui seront téléchargées. Faites attention à vos filtres et aux champs de données affichés.
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