Lorsque vous avez configuré Temps et Budgets dans Karbon, vous pouvez commencer à définir/ajuster les budgets, ajuster les paramètres des frais, ajouter des dépenses et ajouter du temps à votre travail et à vos contacts. Cet article explique comment vous pouvez estimer un budget, suivre votre temps et vos dépenses et soumettre vos feuilles de temps pour approbation.

Pour ajouter une estimation budgétaire à votre élément de travail, cliquez sur

« Ajouter une estimation budgétaire » et entrez :

Une fois terminé, vérifiez que le « Total de l'estimation » correspond à vos attentes, puis cliquez sur Enregistrer. Répétez ce processus pour tous les types de tâches associés par rôle et pour tous les rôles qui participent à la réalisation du travail. Cela créera un budget précis qui peut être examiné dans son ensemble dans la « Vue d'ensemble du budget » et par rôle / type de tâche / membre de l'équipe dans le tableau des détails du budget.

Si vous mettez à jour une estimation budgétaire existante, cliquez sur la ligne de détail de l'entrée pour faire apparaître les détails de l'estimation à modifier. Par exemple, si le tableau budgétaire est affiché par Budget par membre de l'équipe, cliquez sur le membre de l'équipe, puis sur la ligne de détails qui s'affiche pour modifier l'estimation budgétaire précédente.

Il existe quatre façons différentes d'ajouter et de suivre le temps dans Karbon. Nous vous recommandons d'utiliser le minuteur pour suivre le temps, car c'est ce qui vous donne le suivi le plus précis.

Dans l'onglet « Temps et Budgets » d'un élément de travail. À partir de là, vous pouvez choisir « Ajouter une entrée de temps ».

Vous pourrez alors saisir le temps pour le poste de travail, le rôle, le type de tâche, la date et la durée, ainsi que des notes. Il est important de précier le « rôle » et le « type de tâche », car ils garantissent que le bon montant est associé à l'entrée de temps effectuée.

Vous pouvez ajouter du temps à partir d'un contact dans votre onglet « Temps et budgets ». À partir de là, vous pouvez choisir « Ajouter une entrée de temps ».

À partir de l'icône d'ajout global (+) en haut à droite, sélectionnez « Entrée de temps ». Vous aurez alors la possibilité d'ajouter du temps pour un contact ou un élément de travail que vous recherchez.
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Notez : Lorsque vous ajoutez du temps à partir de cette option, vous ne serez pas en mesure de localiser le contact « Aucun ». Vous devez rechercher et utiliser un autre contact pour ajouter du temps. Si vous souhaitez ajouter du temps pour le contact « Aucun », vous devrez ajouter du temps directement sur ce contact ou sur l'un de ses éléments de travail.

Ajoutez du temps en utilisant l'icône de l'horloge dans le coin supérieur droit de votre écran. Cliquez sur l'icône de l'horloge dans le coin supérieur droit de l'écran Karbon. Si vous êtes sur un calendrier de contacts, le nom du client sera automatiquement renseigné. Si vous êtes sur un élément de travail, les champs Client et Travail seront remplis. S'ils ne sont pas renseignés, commencez simplement à taper pour rechercher un client ou un travail, ou attendez et renseignez-les lorsque vous aurez terminé de travailler.

Si du temps est alloué en fonction du rôle et du type de tâche qui vous sont attribués dans le cadre d'un élément de travail, vous serez averti si le temps se rapproche du budget restant alloué pour cet élément de travail ou ce contact.

Lorsque vous avez fini de travailler, vous pouvez arrêter le minuteur et entrer les détails nécessaires. Sur la base du travail que vous avez effectué dans le poste de travail, des notes intelligentes seront automatiquement ajoutées en fonction des activités que vous avez menées pendant cette période. Vous pouvez les modifier ou ajouter vos propres notes pour plus de détails.

Vous pouvez également démarrer votre minuterie dans le poste de travail ou le contact lui-même, en naviguant dans le poste de travail ou le contact > onglet Temps et Budgets > et en sélectionnant le bouton Démarrer la minuterie :

Notez : Lorsque le chronomètre est en cours d'exécution, vous pouvez toujours cliquer ailleurs que sur l'élément de travail et aller dans votre Triage ou à un autre endroit dans Karbon, et le chronomètre continuera à suivre votre temps jusqu'à ce que vous cliquiez sur le bouton d'arrêt.

Lorsque vous arrêtez le suivi du temps à l'aide du minuteur de Karbon, vous pouvez remarquer que le champ Notes est pré-rempli avec une liste d'activités. Ces notes intelligentes sont automatiquement ajoutées en fonction des actions que vous avez effectuées dans l'élément de travail correspondant depuis que vous avez commencé à suivre le temps.

Les actions qui seront suivies et ajoutées en tant que notes intelligentes sont les suivantes :

Vous pouvez les modifier ou ajouter vos propres notes pour plus de détails avant de confirmer votre saisie du temps.

Conseil de bonne pratique : pour vous assurer que vos collègues n'oublient pas d'ajouter leurs rôles et/ou types de tâches, veillez à les configurer comme des champs obligatoires.

Lorsque vous créez une « entrée de temps », vous êtes invité à préciser un « rôle » et un « type de tâche ».

Ce « rôle » est le rôle spécifique de l'emploi que vous occupez lorsque vous effectuez le travail. Ce n'est pas toujours la même chose que votre fonction principale. Par exemple, vous pouvez être propriétaire, mais le rôle que vous jouez pour cette entrée de temps peut être celui d'un administrateur.

Le « Type de tâche » est l'activité pour laquelle vous enregistrez votre temps dans le rôle que vous avez choisi. Par exemple, si vous organisez une réunion avec un client, votre type de tâche sera Réunions. Toutefois, vous pourriez le faire dans le cadre du rôle de gestionnaire de clientèle. Le « Type de tâche » est nécessaire si le temps passé doit être suivi comme facturable ou non facturable.

Il est important de spécifier le « rôle » et le « type de tâche », car ils garantissent que le bon montant est associé à l'entrée de temps effectuée.

Si vous avez choisi de suivre les dépenses, vous pouvez les ajouter à un élément de travail ou à un contact. Vous pouvez activer ou désactiver le suivi des dépenses dans vos paramètres de Temps & Budget. En outre, vous devez avoir activé le paramètre

« Afficher le montant en dollars » dans vos autorisations d'utilisateur, afin de pouvoir ajouter des dépenses à un élément de travail ou à un contact.

Lorsque vous suivez les dépenses, vous pouvez choisir de les afficher et de les exporter à partir d'un élément de travail unique ou d'un contact sous l'onglet « Temps et budget ». Dans les deux cas, vous pouvez afficher les dépenses suivies dans la section « Dépenses » ou les télécharger à partir du tableau « Budget ».

Si vous souhaitez enregistrer une dépense dans le bon de travail, cliquez sur le bouton « Ajouter une dépense » et spécifiez la description, le coût, le montant facturable, et la date de la dépense. Seuls les utilisateurs autorisés à consulter les montants en dollars peuvent enregistrer des dépenses.

Si vous effectuez un suivi des dépenses, les données relatives aux dépenses seront affichées dans la vue Temps & Budgets du client et incluses dans toutes les exportations de Temps et Budgets associées.

Pour télécharger les dépenses d'un élément de travail, allez dans l'onglet Temps & Budgets et cliquez sur l'icône de téléchargement en haut de la section Budget par membre de l'équipe / rôle / type de tâche.

De même, vous pouvez visualiser et exporter toutes les dépenses d'un seul contact dans l'onglet Temps & Budget et télécharger les dépenses via l'icône de téléchargement en haut de la section Budget par travail / Type de travail.

Pour désactiver vos dépenses, allez dans vos « Paramètres » à partir de votre « Menu principal », et cliquez sur « Temps & Budget ». En bas de la page, vous trouverez l'option permettant de désactiver l'option « Dépenses ».

Vous pouvez modifier toutes les informations relatives à vos entrées de temps, mais uniquement si vous ne les avez pas encore soumises. Une fois qu'elles sont soumises, vous ne pouvez plus les modifier. Avant de soumettre votre feuille de temps, vous pouvez modifier vos entrées de temps à plusieurs endroits pour vous assurer que vous avez saisi toutes les heures. Modifiez vos entrées de temps à l'un des deux endroits suivants :

Dans la section Temps du menu principal, cliquez sur la feuille de temps que vous souhaitez modifier et choisissez votre nom.

Trouvez le jour de l'entrée de temps spécifique, sélectionnez l'entrée de temps, et révisez/modifiez/enregistrez les nouveaux détails de l'entrée de temps.

Pour modifier les entrées de temps en dehors du travail et des contacts, accédez à l'onglet Temps & Budget, cliquez sur l'entrée de temps souhaitée et vérifiez/modifiez/enregistrez les nouveaux détails de l'entrée de temps.

Si vous ne parvenez pas à modifier une entrée de temps, il est probable que ce soit pour l'une des trois raisons suivantes :

Notez : Une fois qu'une feuille de temps est approuvée, les entrées de temps de la feuille de temps seront verrouillées, ce qui les rendra non modifiables. Une icône de verrouillage apparaîtra à côté des entrées de temps sur les éléments de travail, les contacts, et la feuille de temps elle-même. Si vous avez besoin d'effectuer un changement, vous devrez demander à l'administrateur du temps de refuser la feuille de temps en cours d'approbation. Une fois refusée, vous pouvez modifier et soumettre à nouveau la feuille de temps pour approbation.

Lorsque des activités ont lieu dans un élément de travail qui n'a pas encore été enregistré, une entrée de temps suggérée apparaîtra dans la feuille de temps du jour où l'activité a eu lieu.

Vous pouvez trouver ces entrées de temps suggérées à partir du menu principal sous Temps, choisissez votre semaine et jour préférés pour voir toutes les suggestions disponibles.

Les actions qui seront ajoutées en tant qu'entrées de temps suggérées comprennent :

Au fur et à mesure que vous effectuez des travaux et que vous suivez vos activités (y compris le temps), Karbon rassemble ces informations et les assemble pour faciliter la création et la soumission de feuilles de temps hebdomadaires.

Pour examiner vos activités liées au temps, vous pouvez les visualiser :

Lorsque vous choisissez d'examiner les feuilles de temps, allez à « Temps » dans le menu principal. À partir de là, vous pouvez consulter toutes les feuilles de temps par période et voir les statistiques qui s'y rapportent (nombre de brouillons de feuilles de temps, nombre de feuilles de temps soumises à l'approbation, nombre de feuilles de temps refusées ou approuvées). Cliquez sur la période souhaitée pour passer en revue les feuilles de temps pour la période en question.

En cliquant sur votre propre feuille de temps, vous serez en mesure de :

Lorsque votre feuille de temps est à jour et prête à être examinée, cliquez sur le bouton « Soumettre » et choisissez l'administrateur de temps à qui envoyer votre feuille de temps. Une fois la feuille de temps soumise, l'administrateur de temps identifié recevra une notification de triage pour la réviser et l'approuver. Jusqu'à ce qu'elle soit approuvée, vous pouvez continuer à mettre à jour votre feuille de temps et à faire des commentaires.

Si votre relevé de temps est refusé, vous recevrez une notification dans votre Triage pour vous en informer. Si une raison n'est pas fournie par un commentaire, créez un commentaire à partir de la feuille de temps pour déterminer ce qui doit être revu ou modifié. Une fois mis à jour, cliquez à nouveau sur « Soumettre » pour demander une autre révision.

Une fois qu'une feuille de temps est approuvée, vous en serez informé via Triage et les entrées de temps de la feuille de temps seront verrouillées, ce qui les rendra inchangeables. Une icône de verrouillage apparaîtra à côté des entrées de temps relatives aux éléments de travail, aux contacts et à la feuille de temps elle-même. Si vous avez besoin d'effectuer un changement, vous devrez demander à l'administrateur du temps de refuser la feuille de temps actuellement approuvée. Une fois refusée, vous pouvez modifier et soumettre à nouveau la feuille de temps pour approbation.

Conseil de bonne pratique : Il est préférable de s'assurer que votre feuille de temps est complète et précise avant de la soumettre. Voici quelques bonnes pratiques pour s'en assurer :

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