Vous pouvez suivre le temps passé avec vos contacts ou votre travail dans Karbon en intégrant votre compte à QuickBooks Time. Ce guide vous explique les étapes à suivre pour connecter votre compte QuickBooks Time à Karbon et commencer à effectuer le suivi le temps.

Remarque : Pour utiliser QuickBooks Time avec votre compte Karbon, vous devez disposer d'un plan Business ou Enterprise.

Si vous êtes un utilisateur existant de QuickBooks Time (précédemment Tsheets), vous devez prendre le temps de vous assurer que les noms de vos contacts dans Karbon correspondent aux codes dans QuickBooks Time avant de connecter les deux applications.

Remarque : Cette étape est cruciale! Tout contact Karbon qui ne correspond pas à un code QuickBooks Time sera créé comme un nouveau code dans QuickBooks Time.

Pour éviter de créer des doublons, nous vous recommandons d'exporter vos codes depuis QuickBooks Time et de les comparer avec vos contacts Karbon. Prenez le temps de vérifier que les noms de vos clients dans QuickBooks Time correspondent aux noms de vos contacts dans Karbon.

Une fois que vous avez vérifié vos contacts, vous devez vous assurer que la fonction Temps & Budgets est activée dans Karbon. Cette fonction vous permet de définir des estimations, de suivre le temps, de gérer la capacité et d'analyser les performances.

Nous vous suggérons également de vous assurer que tous les utilisateurs de QuickBooks Time ont la même adresse courriel (pas le nom d'utilisateur) que les utilisateurs correspondants de Karbon avant de connecter les deux applications. Tout utilisateur QuickBooks Time dont l'adresse courriel ne correspond pas à l'utilisateur Karbon correspondant ne pourra pas saisir de temps dans Karbon.

Après vous être assuré que vos codes QuickBooks Time correspondent à un contact dans Karbon et que tous les utilisateurs sont en mesure de suivre le temps, la configuration de l'intégration se fait facilement en trois étapes :

1. Connectez-vous à QuickBooks Time

À partir de « Settings » dans Karbon, choisissez « Connected apps ». Sélectionnez QuickBooks Time en cliquant sur « Connect ».

Vous aurez la possibilité de connecter un compte existant, ou si vous n'avez pas de compte QuickBooks Time, vous pourrez également en créer un avec un essai gratuit de 14 jours.

2. Choisissez ce que vous voulez synchroniser

Une fois que vous aurez connecté votre compte QuickBooks Time, vous pourrez configurer vos paramètres d'intégration.

Vous pouvez choisir de suivre le temps soit pour chaque contact, soit pour les contacts et les éléments de travail.

Remarque : Tenez compte des éléments suivants lorsque vous choisissez ce que vous voulez synchroniser :

Vous pouvez ensuite sélectionner les types de contact pour lesquels vous souhaitez suivre le temps. Par exemple, si vous n'avez pas besoin de suivre le temps passé avec les fournisseurs, vous pouvez laisser ce type de contact non coché.

Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer et synchroniser », les données que vous avez choisies sont synchronisées avec QuickBooks Time. Vous pouvez maintenant commencer à suivre le temps depuis Karbon ou votre tableau de bord QuickBooks Time.

3. Activer les champs personnalisés dans QuickBooks Time
Votre dernière étape avant d'utiliser QuickBooks Time dans Karbon sera d'activer vos champs personnalisés dans QuickBooks Time afin de synchroniser vos types de tâches et vos rôles, qui sont nécessaires lors de la création du temps. QuickBooks Time a une limite de six champs personnalisés, dont deux seront nécessaires pour le type de tâche et le rôle. Pour une intégration réussie, il doit y avoir 2 champs personnalisés libres, sinon la tentative d'intégration produira une erreur de "Too many custom fields in QBT".

Si vous souhaitez suivre le temps et facturer les clients en utilisant Karbon, QuickBooks Time, et QuickBooks Online, nous vous recommandons de suivre l'ordre suivant pour assurer une connexion réussie :

Si vous facturez uniquement au niveau du contact (et non au niveau du travail ou de la tâche), les étapes ci-dessus garantiront que le temps est suivi soit dans Karbon, soit dans QuickBooks Time et qu'il est directement transféré dans QuickBooks Online. Veuillez noter que si Karbon crée de nouveaux contacts dans QuickBooks Time, QuickBooks Time ne crée pas de nouveaux contacts dans QuickBooks. Par conséquent, vous devrez périodiquement mettre à jour votre liste de contacts dans QuickBooks pour permettre aux données de circuler entre les trois systèmes.

Si vous suivez le temps à la fois pour les contacts et le travail, vous devrez également vous assurer que la structure « client : travail » de QuickBooks correspond à la structure « client : travail » de QuickBooks Time. Par conséquent, le nom des éléments de travail que vous créez dans Karbon doit également correspondre à la notation « client : travail » dans QuickBooks. Vous devrez aussi périodiquement mettre à jour ces éléments directement dans QuickBooks pour vous assurer que les données circulent comme prévu de Karbon à QuickBooks Time et à QuickBooks.

Une fois que vous êtes relié à votre compte QuickBooks Time, vous pouvez commencer à relier le temps suivi de Karbon à QuickBooks Time.

Dans l'onglet « Temps & Budgets » sur un élément de travail. À partir de là, vous pouvez choisir « Ajouter une entrée de temps ».

Vous pourrez alors saisir le temps pour le poste de travail, le rôle, le type de tâche, la date et la durée, ainsi que des notes. Il est important de spécifier le « rôle » et le « type de tâche », car ils garantissent que le bon montant est associé à l'entrée de temps effectuée.

Vous pouvez ajouter du temps à partir d'un contact dans votre onglet « Temps & Budgets ». À partir de là, vous pouvez choisir « Ajouter une entrée de temps ».

À partir de l'icône d'ajout global (+) en haut à droite, sélectionnez « Entrée de temps ». Vous aurez alors la possibilité d'ajouter du temps pour un contact ou un élément de travail que vous recherchez.
​

Remarque : Lorsque vous ajoutez du temps à partir de cette option, vous ne serez pas en mesure de localiser le contact à « Aucun ». Vous devez rechercher et utiliser un autre contact pour ajouter du temps. Si vous souhaitez ajouter du temps pour le contact « Aucun », vous devrez ajouter du temps directement sur ce contact ou sur l'un de ses éléments de travail.

Ajoutez du temps en utilisant l'icône de l'horloge dans le coin supérieur droit de votre écran. Cliquez sur l'icône de l'horloge dans le coin supérieur droit de l'écran Karbon. Si vous êtes sur un calendrier de contacts, le nom du client sera automatiquement renseigné. Si vous êtes sur un élément de travail, les champs Client et Travail seront remplis. Si ce n'est pas le cas, commencez simplement à taper pour rechercher un client ou un travail.

Vous pourrez voir tout le temps qui a été suivi et saisi dans l'onglet « Temps & Budgets » du contact ou du travail. Cela inclut le temps qui a été saisi à la fois dans Karbon et dans QuickBooks Time, et indique également quel membre de l'équipe a suivi quel temps.

Dans Karbon, vous verrez les six derniers mois de temps qui ont été saisis.

Avec le droit d'utilisateur Administrateur de temps, vous pourrez également voir vos propres feuilles de temps ainsi que celles de tous vos collègues.

Dans votre compte QuickBooks Time, vous pouvez saisir du temps dans « Entrées du temps » en sélectionnant les codes pour lesquels vous souhaitez enregistrer du temps. Ce temps que vous enregistrez sera ensuite visible dans Karbon sur le contact et/ou le poste de travail correspondant.

Remarque : Si vous avez choisi de suivre le temps à la fois pour les clients et les travaux dans QuickBooks Time lors de la configuration, vous ne pouvez enregistrer du temps que pour les travaux, et non pour les clients dans QuickBooks Time. Cependant, vous pouvez ajouter du temps pour les deux dans Karbon pour voir les résultats dans votre rapport QuickBooks Time.

Vous pouvez également visualiser les entrées de temps dans QuickBooks Time, qui ont été saisies pour des contacts ou des éléments de travail dans les deux applications. Depuis votre tableau de bord QuickBooks Time, sélectionnez « Entrées du temps ». Toutes vos données de temps seront stockées ici.

Une fois la configuration effectuée, vous ne devriez pas avoir besoin de synchroniser manuellement. Après avoir créé un contact, un élément de travail ou une entrée de temps dans Karbon, vous devriez immédiatement le voir apparaître dans QuickBooks Time.

Après avoir entré du temps dans QuickBooks Time, il faut compter jusqu'à une heure pour qu'il apparaisse dans Karbon. Si vous avez besoin de voir cette heure immédiatement, vous pouvez synchroniser manuellement dans Karbon en allant dans vos Paramètres > Applications connectées > QuickBooks Time et en cliquant sur le bouton « Enregistrer et synchroniser ».

Lorsque vous ajoutez un nouveau contact et un nouveau travail dans Karbon, celui-ci est automatiquement transféré dans QuickBooks Time (si vous avez choisi ce type d'élément pour le lier à QuickBooks Time). Cependant, tout nouveau contact ajouté dans QuickBooks Time ne sera pas automatiquement créé dans Karbon.

Si vous modifiez un contact ou un nom de travail dans Karbon, le code QuickBooks Time sera également mis à jour. Mais si vous mettez à jour un nom dans QuickBooks Time, cela ne revient pas dans Karbon. Bien que les noms soient maintenant différents, ils restent synchronisés en ce qui concerne le temps.

Si vous changez un contact pour un travail dans Karbon, le code QuickBooks Time restera lié, mais vous devrez déplacer le travail vers le nouveau client dans QuickBooks Time. Si vous ne le faites pas, QuickBooks Time fera un rapport sous l'ancien client.

Si vous avez des questions sur la façon de vous connecter, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support et ils vous aideront.

Si vous recherchez une assistance directe pour QuickBooks Time uniquement, utilisez ces ressources pour vous permettre de fonctionner en toute confiance avec QuickBooks Time.

Articles suggérés :

Gérez votre intégration QuickBooks Time