Dans vos paramètres Karbon, vous pouvez gérer vos collègues, vos équipes, et vos rôles. C'est ici que vous pouvez inviter votre nouveau collègue dans Karbon, contrôler ses droits d'utilisation, le rattacher à une équipe, et préciser les différents rôles que votre cabinet utilise.
Index
Présentation vidéo de Collègues, Équipes, et Rôles de poste
Inviter un collègue
Pour ajouter un collègue ou un nouvel utilisateur à Karbon, il suffit d'ajouter son adresse courriel et de cliquer sur « inviter ».
Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur « Paramètres » depuis le menu principal, puis sélectionnez « Inviter ».
Saisissez ensuite l'adresse courriel de votre collègue, choisissez les autorisations d'utilisateur que vous souhaitez lui attribuer et Karbon Concierge lui enverra un courriel pour l'informer que vous l'avez invité.
N'oubliez pas que lorsque vous invitez un nouvel utilisateur, ses frais d'utilisation seront ajoutés à l'abonnement de votre entreprise. Si vous avez des questions à ce sujet, contactez notre équipe d'assistance à l'adresse support@karbonhq.com ou dans l'application via la rubrique Aide et commentaires.
Leur statut restera en attente jusqu'à ce qu'ils acceptent l'invitation.
Inviter un collègue avec un domaine différent
Il n'est pas nécessaire que tous les utilisateurs de votre compte Karbon aient le même domaine de messagerie. Par exemple, un contractant peut être invité dans Karbon sans utiliser le même domaine de messagerie que le reste de votre entreprise. Vous pouvez le faire en suivant les étapes habituelles pour inviter un nouvel utilisateur.
Renvoyer une invitation
Vous pouvez à tout moment renvoyer le lien d'invitation à votre collègue. À partir de « Paramètres » dans le menu principal, cliquez sur « Collègues ». Toute personne de votre équipe n'ayant pas encore accepté son invitation affichera un statut en attente. Cliquez sur son nom et faites défiler jusqu'en bas pour renvoyer une invitation.
Notez que l'invitation précédente sera annulée et qu'une nouvelle invitation sera envoyée à votre collègue.
Notez : Si votre collègue n'a pas reçu l'invitation dans sa boîte de réception lorsque vous l'avez envoyée initialement, demandez-lui de vérifier son courrier indésirable avant de lui renvoyer l'invitation. S'il ne la trouve toujours pas, essayez les étapes suivantes pour résoudre le problème avant de contacter l'assistance.
Demandez à votre collègue de fermer toutes les fenêtres du navigateur
Demandez-lui d'ouvrir une nouvelle fenêtre de navigateur
Renvoyez l'invitation à partir de Karbon
Demandez-lui de vider le cache et les cookies de son navigateur.
Demandez-lui d'ouvrir une autre fenêtre de navigateur et de saisir manuellement le lien vers Karbon (généralement app.karbonhq.com). N'utilisez pas une URL enregistrée ou marquée d'un signet.
Demandez-lui de vérifier son courriel et d'accepter la nouvelle invitation dans son compte d'origine. Votre collègue devrait maintenant être en mesure de se connecter.
Contrôler les autorisations des utilisateurs
Les autorisations des utilisateurs vous permettent de contrôler qui peut effectuer certaines actions au sein de l'entreprise. Il existe deux types de permissions : les permissions d'utilisateur normales, qui permettent aux membres de l'équipe d'avoir certains accès dans Karbon, et les permissions supplémentaires, qui permettent aux membres de l'équipe d'avoir accès à Temps & Budget. Vous ne pouvez contrôler les autorisations des autres utilisateurs que si vous êtes un utilisateur administrateur de Karbon.
Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur au compte Karbon de votre équipe, il reçoit une autorisation d'utilisateur standard qui lui permet d'accéder aux paramètres et d'exporter des données de contact ou de travail.
Si vous souhaitez que votre nouveau membre de l'équipe dispose d'un accès différent, vous devez mettre à jour ses autorisations dans vos « Paramètres des collègues ».
Droits d'accès des utilisateurs
Si vous êtes actuellement répertorié en tant qu'administrateur, vous pouvez modifier les droits d'accès d'un membre de l'équipe. Pour ce faire, localisez-le dans Paramètres > Collègues, sélectionnez le collègue concerné et cliquez sur
« Modifier ». Vous avez trois options pour les autorisations d'utilisateur :
Utilisateur Admin :
Accès complet (y compris l'accès aux paramètres et au téléchargement des données).
Utilisateur standard :
Ne peut pas accéder aux paramètres ni exporter des données de contact ou de travail.
Utilisateur restreint :
Peut accéder uniquement à
Ma Semaine (ne peut pas ajouter de note depuis Ma Semaine)
Les clients pour lesquels il fait partie de l'équipe client
aux éléments de travail pour lesquels il fait partie de l'équipe de travail
Fonction de recherche globale pour les courriels, les éléments de travail et les clients auxquels il a accès.
Notez : Les utilisateurs restreints ne peuvent pas créer de travail pour les clients auxquels ils n'ont pas accès et ils ne peuvent pas non plus voir les paramètres ou les aperçus ou exporter les données de contact ou de travail. Les utilisateurs restreints ne peuvent envoyer des demandes de clients qu'aux clients pour lesquels ils font partie de l'équipe client.
Autorisations supplémentaires
Ces autorisations supplémentaires permettent aux membres de l'équipe administrative d'avoir accès à certaines fonctionnalités de Temps & Budgets, Aperçus, ou Facturation.
Voir le montant en dollars
Cette autorisation vous permet de décider quels membres de l'équipe peuvent voir la valeur monétaire des budgets et des données réelles dans Karbon si l'option Temps et dollars pour les budgets est sélectionnée dans les paramètres de temps et de budget. Cette autorisation est également requise pour permettre au membre de l'équipe d'enregistrer des dépenses.
Accès à la facturation
Permet à un utilisateur de trouver des travaux facturables et de créer des projets de factures pour approbation. Une fois approuvées, si vous utilisez QuickBooks Online ou Xero, vous pouvez exporter des CSV spécifiques à chacun et les importer dans votre système préféré.
Administrateur du temps
Permet à un utilisateur de voir et d'approuver les feuilles de temps de tout le monde et d'être choisi par ses collègues pour que les feuilles de temps soient soumises à leur approbation. Plusieurs administrateurs de temps sont autorisés à existerModifier les entrées de temps de vos collègues
Aperçus
Vous permet de décider quels membres de l'équipe peuvent voir Insights. L'accès aux informations est activé par défaut. Les administrateurs pourront la désactiver pour certains utilisateurs, afin de restreindre l'accès à Insights. L'utilisateur concerné pourra toujours voir les informations dans le menu, mais ne pourra pas afficher d'informations supplémentaires en cliquant dessus.Confidentialité pour la semaine des collègues
Permet à un utilisateur de décider s'il veut que ses collègues puissent voir sa semaine. Les utilisateurs restreints n'auront pas ce paramètre. Les autres utilisateurs seront toujours en mesure de voir leur semaine. Les utilisateurs à accès restreint ne peuvent pas voir la semaine de leurs collègues, mais peuvent accéder à leur propre semaine.Travail
Permet aux utilisateurs de contrôler divers aspects de la gestion des tâches et du travail.Restrictions sans autorisation :
Vous ne pouvez pas modifier le statut d'une tâche ou d'un élément de travail, et vous êtes limité à la modification des tâches ou des éléments de travail qui vous sont directement attribués.
Il n'est pas permis d'effectuer une tâche pour le compte d'un client, même si vous en êtes l'attributaire, à moins de disposer d'autorisations de modification.
Sans cette autorisation, il est impossible d'effectuer des modifications essentielles, telles que changer de client, ajuster les calendriers récurrents, modifier les dates de début et de fin, copier ou importer des tâches, réinitialiser le travail, renommer les éléments de travail ou gérer les budgets.
La modification des détails d'une demande de client, y compris les courriels, les rappels et les destinataires, ou l'envoi et la planification de demandes de clients, nécessitent les autorisations de travail nécessaires pour la modification.
La création ou la suppression d'éléments de travail est restreinte, quelle que soit l'affectation du travail.
Si les autorisations sont activées, vous pourrez ensuite effectuer toutes les actions ci-dessus.
Modifier les droits de l'utilisateur
Accédez au collègue et vers le bas de l'écran, vous pourrez ajuster les autorisations de l'utilisateur. Après avoir enregistré, vous devrez rafraîchir votre navigateur pour activer la mise à jour.
La vue des collègues dans « Paramètres » vous montrera, en un coup d'œil, qui dans votre équipe a quelle autorisation d'utilisation.
Modifier vos données personnelles ou celles d'un collègue
Vous pouvez modifier vos propres données ou celles de vos collègues dans la section « Paramètres » de Karbon.
Dans la section « Paramètres » du menu principal, sélectionnez « Collègues ».
Cliquez sur votre propre nom ou celui d'un utilisateur pour modifier les informations suivantes concernant cette personne :
Nom complet
Pseudonyme - pour mentionner avec l'arobase
Titre du poste
Rôles - sélectionnez dans votre liste de rôles
Fonction - sélectionnez la fonction pertinente dans le cabinet
Équipes - sélectionnez dans votre liste d'Équipes
Numéro de téléphone
Profils de médias sociaux
Capacité - heures disponibles par semaine
Notifications - choisissez si vous voulez activer ou désactiver les notifications dans Triage
Autorisations de l'utilisateur - utilisées pour contrôler les restrictions d'accès
Permissions supplémentaires - donne accès aux fonctionnalités de Temps & Budgets, Aperçus, ou Facturation
Paramètres de messagerie - activer le partage automatique des courriels des contacts
Une fois que vous avez terminé vos modifications, n'oubliez pas de sélectionner
« Enregistrer ».
Voir si un collègue est en ligne
Partout où vous voyez l'image avatar d'un collègue, vous verrez un point vert s'il est actuellement connecté à Karbon.
Si vous allez dans Paramètres > Collègues à partir du menu principal, vous verrez toute votre équipe listée. C'est un moyen pratique de voir en un coup d'œil qui est en ligne et hors ligne.
Supprimer un utilisateur / collègue
Un membre de l'équipe peut être retiré de votre compte Karbon à tout moment à partir du menu Paramètres en utilisant la fonction Archiver l'utilisateur. Pour supprimer un collègue de votre compte Karbon, vous devez être un utilisateur Admin.
Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Collègues, puis sélectionnez le collègue que vous souhaitez supprimer. Vous verrez alors le profil du collègue et sa boîte :
Cliquez sur « Archiver l'utilisateur ».
Choisissez le collègue qui sera propriétaire des affectations du collègue supprimé.
Cliquez sur « Archiver l'utilisateur et réaffecter les éléments ».
Le collègue sera désormais supprimé de votre compte Karbon.
Assurer un transfert correct lors du départ d'un collègue
Vous pouvez facilement supprimer quelqu'un de votre compte Karbon, mais il y a plusieurs étapes à suivre pour vous assurer que les courriels, les tâches et les éléments de travail de ce membre de l'équipe ne restent pas sans suite :
Tout d'abord, vous devez rediriger le courriel de l'employé vers une autre personne. Voici quelques détails sur la façon de procéder dans Gmail et Outlook.
Assurez-vous que l'employé qui s'en va a effectué son triage.
Ensuite, supprimez le membre de l'équipe de votre compte Karbon. Si des tâches lui sont attribuées, Karbon vous demandera si vous souhaitez les réaffecter à quelqu'un d'autre, ce qui vous permettra d'attribuer en bloc toutes les tâches de cette personne à quelqu'un d'autre. (Les éléments non assignés dans leur triage, tels que les courriels et les commentaires, ne seront pas réattribués par ce processus). Notez : Cette opération réattribue également le rôle de propriétaire du client pour ses contacts privés/cachés.
Conseil de bonne pratique : Si plusieurs personnes sont appelées à s'occuper de ses éléments en suspens, vous pouvez créer un utilisateur provisoire avec une adresse électronique fictive (vous ne serez pas facturé pour cet utilisateur si l'invitation n'est pas acceptée), puis réaffecter les tâches à l'utilisateur temporaire lorsque vous archivez le collègue.
Lors de la réaffectation des éléments, notez que pour les travaux sur le calendrier répétitif qui n'ont pas le statut « terminé », ils seront réaffectés en bloc avec les autres éléments mentionnés ci-dessus. Le nouvel attributaire sera alors automatiquement reporté sur les instances futures du travail sur le calendrier.
Si aucun élément de travail de l'agenda n'est actuellement actif (par exemple, une déclaration d'impôt annuelle répétitive pour laquelle le travail de l'année en cours est terminé et celui de l'année suivante n'a pas encore été créé), lorsque le prochain élément de travail de l'agenda sera créé, il sera attribué au collègue désigné lors de la réaffectation globale décrite ci-dessus. N'oubliez pas que si vous utilisez un utilisateur fictif pour répartir le travail réaffecté entre plusieurs personnes, un nouveau travail de l'agenda pourrait être créé pour cet utilisateur fictif à l'avenir.
La modification du mot de passe d'un utilisateur dans le courriel fourni ne supprimera pas immédiatement l'accès à Karbon, car l'utilisateur sera toujours authentifié. Afin d'éliminer l'accès, l'utilisateur doit être archivé dans Karbon.
Lorsque vous supprimez l'utilisateur de Karbon, TOUS les courriels qui ont été ajoutés aux calendriers resteront. Nous vous recommandons toutefois d'assigner tous les courriels actuellement dans leur Triage avant de les archiver afin de vous assurer qu'aucune communication ne sera manquée.
Gérer le remplacement d'un membre de l'équipe
Si vous embauchez un nouveau membre de l'équipe en remplacement d'un autre, vous devez vous assurer que tous les travaux et toutes les tâches sont réaffectés dans Karbon. Il s'agit d'un processus simple.
Si vous ne l'avez pas encore fait, invitez le nouveau membre du personnel en tant qu'utilisateur de Karbon. Ensuite, vous voudrez retirer votre ancien membre du personnel de votre équipe Karbon. Vous pouvez le faire à partir de vos paramètres. Karbon vous demandera alors à qui vous souhaitez réaffecter tous les éléments attribués. Choisissez le membre de l'équipe approprié et cliquez sur Archiver l'utilisateur et réaffecter les éléments.
Supprimer un collègue archivé comme option pour les affectations
Suivez ces étapes pour supprimer un collègue archivé en tant qu'option pour les affectations :
Faites un clic droit n'importe où sur la page Karbon et sélectionnez « Inspecter ».
Un panneau de débogage s'ouvre.Au milieu du panneau de débogage, il devrait y avoir un onglet de console.
Au bas de l'onglet de la console, tapez : window.localStorage.clear()
La réponse doit être « undefined ».
Fermez le navigateur, puis rouvrez Karbon. Le collègue ne devrait plus s'afficher.
Restaurer un collègue
Pour rétablir l'accès à un collègue, cliquez sur Paramètres > Collègues > Afficher les collègues supprimés et sélectionnez le collègue dont vous souhaitez rétablir l'accès. Le rétablissement de l'accès à un collègue ne rétablira pas les éléments précédemment attribués.
Ajouter et gérer des équipes
Karbon utilise des équipes pour travailler à la manière de votre entreprise.
Vous pouvez ajouter et gérer des équipes, ce qui vous permettra de filtrer votre vue Kanban pour n'afficher que les travaux assignés aux membres de l'équipe, donnant ainsi aux responsables une vue de ce qui est le plus important pour eux et facilitant l'établissement de rapports sur le travail des projets d'équipe.
Dans Paramètres > Collègues > Équipes, vous pouvez ajouter les équipes de votre entreprise.
Au sein de chaque équipe, vous pouvez ajouter autant de sous-équipes que vous le souhaitez. A partir de chaque équipe et sous-équipe, vous pouvez ajouter des membres d'équipe.
Conseil de bonne pratique : Commencez par structurer vos équipes comme les départements ou les groupes fonctionnels que vous avez déjà au sein de votre cabinet. N'oubliez pas qu'un collègue peut faire partie d'un nombre illimité d'équipes et de sous-équipes. Par conséquent, vous pouvez représenter les relations hiérarchiques et la façon dont les gens interagissent au sein des équipes et entre elles.
Cependant, lorsque vous utilisez des équipes pour examiner le travail dans le Kanban de Karbon, tout le travail de tous les membres de l'équipe sera affiché. Ainsi, faites attention à l'inclusion des managers et des partenaires dans une équipe donnée, car leur travail collectif sera également inclus.
Mise à jour de la poignée de mention d'une équipe
Toutes les équipes Karbon peuvent se voir attribuer un identifiant de mention, que d'autres collègues peuvent utiliser pour notifier tous les membres de cette équipe dans les commentaires et notes internes.
Pour ajouter un identifiant d'équipe, sélectionnez l'équipe que vous souhaitez mettre à jour dans Paramètres > Collègues.
Dans le menu des options de l'équipe, choisissez « Renommer l'équipe ».
Vous pourrez alors choisir un nouveau nom d'équipe qui sera utilisé pour mentionner tous les membres de l'équipe.
Ajouter ou modifier des rôles (y compris les montants en dollars)
Les rôles offrent deux possibilités :
Être un espace réservé dans les modèles de travail pour permettre de sélectionner des collègues lors de la création ou de l'achèvement du travail. Lorsque vous créez un travail à partir d'un modèle, vous pouvez remplacer les espaces réservés aux rôles par des collègues.
Identifier les montants en dollars en fonction du type de personne effectuant le travail et à quel taux global (et par type de tâche) le travail doit être facturé.
Pour ajouter de nouveaux rôles ou modifier les rôles existants, choisissez « Paramètres » dans le menu principal, puis « Collègues » et sélectionnez l'onglet « Rôles ». Si vous n'avez jamais modifié vos rôles auparavant, vous remarquerez que certains rôles (et taux de facturation par défaut) sont préremplis sur la base des rôles et des taux les plus fréquemment utilisés dans votre pays d'origine.
Pour ajouter un nouveau rôle, sélectionnez « Ajouter un rôle ».
Donnez un nom à votre nouveau rôle, puis sélectionnez « Enregistrer ».
Pour modifier un rôle existant, cliquez simplement sur le nom dans la liste des rôles, puis modifiez le nom dans le champ « Nom du rôle ».
Pour ajuster le montant en dollars du rôle, vous avez le choix entre deux options :
Montant en dollars standard
Ce taux est le taux par défaut qui est utilisé lorsque vous créez une estimation pour ce rôle pour TOUS les types de tâches.Personnalisé par type de tâche
Si vous sélectionnez ce paramètre, vous serez en mesure d'ajuster le montant en dollars pour chaque type de tâche qui peut être associé à ce rôle. Le taux par défaut s'affichera initialement et il vous suffira de cliquer sur le montant à ajuster.
Une fois que vous avez terminé, sélectionnez « Sauvegarder » et vous serez en mesure d'utiliser ces rôles nouvellement sauvegardés et le montant en dollars associé pour attribuer des tâches dans un modèle et construire des budgets et suivre les réalisations.
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