Après avoir activé le module Temps et Budget dans vos paramètres, l'étape suivante consiste à mettre à jour vos modèles afin de profiter de toutes les fonctionnalités du module Temps et Budget. Dans cet article, vous apprendrez comment définir le budget dans un modèle, et comment ajuster le montant en dollars et le type de frais.
Index
Spécifier les paramètres des honoraires pour les modèles de travail (ou travail)
Pour chaque modèle de travail ou élément de travail, vous pouvez spécifier comment vous percevez les honoraires du client lorsque vous effectuez le travail dans l'onglet
« Temps et budget » ou en modifiant un modèle de travail dans l'onglet « Budget ».
Notez : l'onglet « Budget » dans les modèles de travail et l'onglet « Temps et budget » dans les travaux et les contacts ne s'affichent que si la fonction Temps et budgets est activée dans les paramètres.
Vous avez le choix entre trois options :
Temps et matériel :
Choisissez cette option pour constituer votre montant facturable pour un travail au fur et à mesure que vous suivez le temps pour ce travail. Votre budget reflétera ce que vous estimez et vos Frais - Temps et matériaux augmenteront en fonction des chiffres réels
Frais fixes :
Lorsque cette option est sélectionnée, le total des honoraires - Honoraires fixes affichera le montant total des honoraires fixes au lieu d'augmenter au fil du temps comme dans le cas du temps et des matériaux. Le montant du budget sera différent du montant des frais fixes, car il est basé sur le temps estimé et les montants relatifs en dollars à calculer. Dans la plupart des cas, votre budget doit être inférieur au total de vos honoraires fixes, sauf s'il s'agit d'un service à perte (par exemple, le premier mois de conseil par rapport à un conseil permanent)
Non facturable :
Lorsque l'option « non facturable » est sélectionnée, la section « Frais » de la vue d'ensemble du budget disparaît car aucun frais ne sera perçu pour ce service
Pour configurer vos « paramètres de facturation » dans un modèle de travail, allez dans votre « Menu principal », choisissez « Paramètres », puis cliquez sur « Modèles de travail », ouvrez le modèle que vous souhaitez modifier, et allez dans l'onglet
« Budget » pour sélectionner « Paramètres de facturation ».
Une fois là, vous serez invité à choisir votre « Type de frais de travail ».
Notez : Si vous souhaitez plutôt configurer vos « paramètres de facturation » sur une base de travail par travail, vous pouvez aller dans votre élément de travail et ouvrir l'onglet « Temps et budget » et modifier votre « type de frais de travail ».
Lorsque vous utilisez les honoraires, vous verrez également un total sur la vue Kanban du travail calculant le total de tous les honoraires fixes collectés plus tous les engagements en temps et en matériel budgétés. Utilisez le filtre de la vue Work Kanban pour sélectionner le type d'honoraires que vous souhaitez consulter. Il s'agit de vos honoraires estimés pour le travail. Le fait que le temps réel passé soit calculé comme facturable ou non est contrôlé par vos types de tâches.
Définir le budget dans un modèle de travail
Ouvrez un modèle de travail spécifique à partir du menu principal > Paramètres > Modèles de travail. Dans ce modèle, sélectionnez l'onglet « Budget ». Vous pourrez y ajouter vos estimations de budget et de temps en utilisant le bouton « Ajouter une estimation de budget ».
Notez : L'onglet « Budget » ne s'affichera que si l'option « Budgets » est activée dans Paramètres > Temps et Budgets. En outre, les frais ne seront pas affichés à moins que vous ne choisissiez « Temps & Dollars » pour l'option « Budget » dans les paramètres de Temps et Budgets.
Lorsque vous configurez un budget dans un modèle, vous devez d'abord déterminer vos paramètres de facturation. Vous pouvez choisir entre trois types de frais (temps et matériel, frais fixes et non facturables) pour le modèle de travail.
Lorsque vous ajoutez une estimation à un modèle, ajoutez le rôle approprié, le type de tâche, le taux de facturation horaire (cliquez sur Utiliser la valeur par défaut), et le temps estimé pour terminer en heures et minutes. Le champ Membre de l'équipe n'est généralement pas ajouté dans un modèle de travail, mais le serait sur un élément de travail où les ressources sont déjà affectées. Une fois terminé, le « Total de l'estimation » sera calculé, et vous pourrez cliquer sur « Enregistrer ».
Répétez ce processus pour tous les types de tâches associés par rôle et pour tous les rôles qui participent à la réalisation du travail. Cela créera un budget précis qui peut être examiné dans son ensemble dans l'aperçu du budget et par rôle / type de tâche / membre de l'équipe dans le tableau des détails du budget.
Une fois que votre modèle est configuré, vous pouvez commencer à créer votre travail à partir de votre modèle comme d'habitude et ajouter votre temps réel, les dépenses et plus encore au fur et à mesure que vous effectuez le travail. Si vous souhaitez que tout travail antérieur créé à partir de ce modèle hérite des budgets, vous devrez réinitialiser votre travail sur le modèle.
Conseil: Qu'il s'agisse d'un engagement à honoraires fixes ou en temps et matériel, après avoir complété l'estimation budgétaire pour tous les rôles et types de tâches, examinez le budget à partir de l'aperçu du budget pour voir si le total des heures et des dollars reflète vos attentes pour le travail de service donné. S'il est trop élevé ou trop bas, revoyez les estimations de temps fournies ou revoyez vos taux de facturation par rôle et type de tâche.
Ajuster les montants en dollars (par rôle et par type de tâche)
Dans le module « Temps et Budgets », les taux de facturation sont associés aux rôles (qui sont inhérents aux collègues) et sont ensuite personnalisés par type de tâche par rôle. Ainsi, vous pouvez spécifier qu'un comptable de votre équipe peut facturer X dollars par heure pour tout travail effectué, ou personnaliser en fonction du travail accompli (par exemple, Y dollars par heure pour les activités de comptabilité et Z dollars par heure pour les activités administratives).
Le montant en dollars est le taux par défaut qui est utilisé lorsque vous créez une estimation pour ce rôle et ce type de tâche. Ils peuvent être modifiés sur les modèles et sur les éléments de travail.
Pour configurer cela, vous devez procéder ainsi :
Personnaliser vos types de tâches dans Paramètres > Workflow > Types de tâches
Personnalisez vos rôles (et les taux de facturation) dans Paramètres > Collègues > Rôles
Si vous suivez les budgets à la fois pour le temps et les dollars, vous pourrez également calculer vos dollars à l'aide des montants en dollars dans les rôles que vous trouverez à l'adresse suivante : Paramètres > Collègues > Rôles.
Vous pouvez mettre à jour le montant en dollars d'un rôle pour avoir un taux standard. Ce taux s'appliquera à TOUS vos types de tâches qui sont marqués comme facturables.
Vous pouvez également définir un montant personnalisé pour chaque type de tâche. Cela vous permet de choisir quels types de tâches reçoivent quel montant en dollars. Tout type de tâche marqué comme non facturable ne vous permettra pas d'ajouter un taux de facturation.
Une fois la tâche définie, vous pourrez ajouter des budgets en précisant qui effectue le travail (par exemple, un collègue et/ou un rôle), pour quel montant (par type de tâche et son taux de facturation associé) et pour quelle durée. Les budgets peuvent facilement être ajoutés dans les modèles de travail sur l'onglet « Budget » ou dans les éléments de travail sur l'onglet « Temps et budget » en cliquant sur « Ajouter une estimation budgétaire ».
Mise à jour des taux facturables
Lorsque vous mettez à jour les taux facturables au sein d'un rôle de travail, tous les éléments de travail dans les catégories Planifié, Prêt à démarrer, En cours et En attente qui ont actuellement ce taux par défaut seront également mis à jour pour refléter le nouveau taux facturable.
Si vous avez créé un taux personnalisé, ils ne seront pas modifiés.
Articles suggérés :