En tant qu'Administrateur du temps désigné, vous avez les autorisations d'utilisateur pour définir les heures de capacité ainsi que pour examiner, refuser, et approuver les feuilles de temps hebdomadaires de vos collègues (et de vous-même). Vous êtes également en mesure d'effectuer une exportation sur l'utilisation de Colleague. Dans cet article, vous apprendrez comment procéder.
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Réviser et approuver les feuilles de temps pour vous-même ou pour un collègue
Notez : Vous n'aurez accès à la révision et à l'approbation ou au refus des feuilles de temps que si vous êtes un administrateur du temps. Il s'agit d'un paramètre de permission utilisateur qui ne peut être modifié que par les administrateurs. Si vous n'êtes pas un administrateur de temps, mais que vous avez besoin de l'être, contactez un administrateur de votre compte.
Lorsqu'une feuille de temps hebdomadaire doit être examinée par vous, vous recevrez une notification dans votre Triage qui vous fournira le résumé de la feuille de temps et un lien pour accéder directement à la feuille de temps soumise. Une fois que vous avez accédé à la feuille de temps, vous avez les options suivantes :
Examiner les résumés hebdomadaires de temps :
Examinez les données de premier niveau pour voir la période de temps actuelle, le statut de la feuille de temps, le temps total ajouté, le total des heures dénotées comme facturables, et le pourcentage d'utilisation de cette période
Modifier une entrée de temps :
Cliquez sur une entrée de temps enregistrée pour la mettre à jour ou la supprimerExaminer les entrées de temps par jour :
Cliquez sur les onglets de date pour consulter les entrées de temps et les entrées de temps suggérées par jourSaisies de temps suggérées :
Karbon présente toutes les activités que votre collègue a réalisées, mais pour lesquelles il n'a pas comptabilisé de temps en fonction de ses actions. Pour ajouter les heures suggérées, laissez un commentaire sur sa feuille de temps pour lui demander d'ajouter ces heuresCommentaires :
Faites et suivez les commentaires relatifs aux activités de votre collègue et au temps comptabiliséRefuser :
Si la feuille de temps hebdomadaire pose problème, faites un commentaire avant de cliquer sur refuser. Une fois que vous aurez cliqué sur « Refuser », Karbon marquera la feuille de temps comme telle et en informera le collègue par une notification de TriageApprouver :
Une fois que tout semble correct, cliquez sur « Approuver ». Une fois la feuille de temps approuvée, le collègue recevra une notification de triage et toutes les entrées de temps seront verrouillées pour empêcher toute modification ultérieure. Pour déverrouiller et mettre à jour, un administrateur de temps doit marquer la feuille de temps hebdomadaire approuvée comme refusée. Le statut d'approbation de la feuille de temps n'affecte pas la façon dont les données de temps apparaissent sur les rapports dans Karbon
Notez : Si vous intégrez QuickBooks Time, notez que l'approbation des feuilles de temps n'est pas autorisée dans Karbon et qu'elle est plutôt déléguée pour être complétée dans QuickBooks Time.
Ajuster la feuille de temps d'un collègue en tant qu'Administrateur du temps
En tant qu'administrateur, vous disposez de permissions supplémentaires dans les paramètres qui permettent aux administrateurs de temps de modifier et de soumettre les entrées de la feuille de temps d'un collègue.
Cliquez sur l'entrée de temps qui doit être modifiée, et modifiez les informations requises, y compris les notes. L'administrateur peut soumettre, approuver, ou refuser la feuille de temps du collègue.
Suivi de l'utilisation de vos collègues
Le rapport sur l'utilisation des collègues est une agrégation du temps saisi dans une période et de l'utilisation dans cette période. Pour accéder à ce rapport, à partir du menu principal, allez à : Time > Colleague Utilization.
Le rapport sur l'utilisation des collègues comprend les éléments suivants :
La capacité de chaque collègue (définie dans son profil utilisateur)
Le temps réel suivi (temps facturable et non facturable)
Les montants facturables (basés sur les entrées de temps soumises et les taux de facturation correspondants)
L'utilisation de chaque collègue (temps facturable divisé par la capacité disponible)
Utilisez vos options de filtrage pour examiner l'utilisation des collègues pour une période spécifique et/ou pour vous limiter à un ensemble spécifique de collègues ou d'équipes.
Vous pouvez également exporter un rapport pour l'ensemble de données que vous consultez en cliquant sur le nuage de téléchargement sur le côté droit.
Exporter les données de Temps et Budgets
Partout où vous consultez les données relatives aux temps et aux budgets, vous verrez une icône de téléchargement ou un lien d'exportation pour télécharger toutes les informations affichées relatives aux temps et aux budgets. Vous ne pouvez exporter les données de temps et de budgets que si vous êtes un administrateur de temps. Si vous l'êtes, vous pouvez télécharger les exportations à partir de plusieurs endroits dans Karbon :
Exporter à partir l'onglet Temps et Budgets
Utilisez l'icône de nuage pour exporter cette vue. L'exportation montrera les montants budgétisés et réels par collègue impliqué, et vous montrera également ce qui reste.
Exporter depuis la section Travail
Dans le menu principal, cliquez sur la section "Travail" et créez la vue que vous souhaitez consulter, puis utilisez l'icône en forme de nuage dans le coin supérieur droit de l'écran pour exporter le travail dans cette vue.
Une fois les données exportées, vous verrez le rapport entre le budget et les chiffres réels par élément de travail. Y compris d'autres informations liées au travail.
Exporter les feuilles de temps
Dans le menu principal, cliquez sur « Temps » et vous verrez toutes les feuilles de temps par semaine. Cliquez sur la feuille souhaitée et vous pouvez alors exporter toutes les données qui s'y trouvent ou vous pouvez filtrer par statut et/ou collègue pour obtenir des informations plus spécifiques et cliquer sur le lien « Exporter » pour exporter ces informations.
Lorsque vous ouvrez l'exportation, vous verrez tous les temps saisis par vos collègues et un onglet pour chaque personne vous montrera le temps passé par cette personne, le rôle et le type de tâche par lesquels elle a saisi le temps, etc.
Temps (utilisation des collègues)
Dans le menu principal, cliquez sur Temps > Utilisation des collègues et vous verrez toutes les feuilles de temps par collègue dans la période souhaitée.
Vous pouvez ensuite cliquer sur le collègue pour voir son utilisation, cliquer sur l'icône de nuage pour exporter toutes les données qui s'y trouvent.
Les données d'exportation sont généralement utilisées pour :
Fournir un téléchargement Excel cohérent à utiliser avec vos propres rapports personnalisés.
Transférer vos données actualisées de temps et de budget vers la solution de suivi du temps ou de facturation de votre choix.
Conseil de bonne pratique : N'oubliez pas que les données que vous visualisez sont celles que vous allez télécharger. Faites attention à vos filtres et aux champs de données affichés.
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