Karbon facilite le travail! Vous pouvez créer du travail de plusieurs façons, selon l'endroit où vous vous trouvez dans Karbon, créer des éléments de travail ad hoc uniques, et utiliser des modèles de travail pour faciliter la création de travail pour ces processus standardisés.

Découvrez comment vous pouvez visualiser vos propres tâches, travailler avec toute votre équipe et explorer des tâches spécifiques.

Une fois que vous avez créé un nouveau travail, les détails de l'aperçu du travail sont présentés dans l'en-tête, et la ligne de temps s'affiche. Vous pouvez explorer tous les détails du projet en cliquant sur les onglets situés sous l'en-tête du travail (Chronologie, Tâches, Temps et budgets et Détails). Chaque élément de travail a :

Vous obtenez un aperçu rapide des détails concernant l'élément de travail dans l'en-tête, par exemple :

Chaque détail de l'en-tête du travail comporte un lien cliquable qui vous permet d'effectuer une action quelconque. Vous pouvez cliquer sur chacun d'entre eux pour effectuer des modifications ou utiliser le menu d'options « ... » à droite de l'en-tête du travail.

La chronologie d'un travail est remplie de toutes les communications ajoutées au travail depuis Triage, ainsi que de toutes les notes prises et associées au travail. Tous les courriels qui sont ajoutés à un travail verront toutes leurs communications subséquentes (réponses) automatiquement ajoutées à la chronologie du travail. Ainsi, les fils de communication sont toujours ajoutés à la bonne chronologie pour minimiser l'effort nécessaire à la gestion du travail.

Si vous parlez à un client, un contact ou un collègue au sujet d'un travail donné, il est préférable de capturer la conversation sous forme de note directement dans la chronologie, afin d'éliminer les étapes d'association de la note à la chronologie appropriée. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « Poster une note ».

Pour la plupart des praticiens, les listes de contrôle sont très utilisées afin que le travail puisse être achevé à temps et de qualité sans manquer une étape. L'onglet

« Tâches » d'un travail est l'endroit où se trouvent ces listes de contrôle.

Vous pouvez créer des listes de tâches ad hoc, copier des listes de tâches à partir d'autres travaux, et avoir des listes de tâches pré-créées lorsque vous créez un travail à partir d'un modèle de travail.

Pour afficher l'onglet Temps et budgets, vous devez activer cette fonction dans vos paramètres.

Si vous utilisez QuickBooks Time, vous devez activer la fonction Temps et Budgets pour pouvoir suivre le temps dans Karbon. Avant d'effectuer cette opération, nous vous recommandons de consulter notre guide de configuration de l'intégration de QuickBooks Time. Une fois que vous avez activé cette fonction, l'onglet Temps & Budgets apparaît et vous permet de visualiser les entrées de temps existantes et d'en créer de nouvelles. Ces entrées de temps seront disponibles et synchronisées entre Karbon et QuickBooks Time.

En plus de regrouper tous les courriels, notes, et tâches, tous les fichiers et documents relatifs à un travail peuvent être stockés dans le poste de travail.

En outre, tous les fichiers joints à un courriel lié à un élément de travail seront automatiquement stockés dans l'onglet Documents de l'élément de travail.

Les fichiers joints aux commentaires sur les tâches du client apparaîtront également dans l'onglet Documents du document de travail (mais pas les fichiers joints aux commentaires ordinaires sur les tâches). En outre, les documents peuvent être partagés, sauvegar.

L'onglet Détails contient toutes les informations restantes sur l'élément de travail. Cela inclut les informations saisies lors de la création du travail, comme la description du travail et le type de travail.

En outre, vous pouvez voir et modifier l'équipe de travail, la confidentialité et les documents récents. L'équipe de travail est affichée en fonction des personnes qui ont participé à la chronologie (notes et courriels), aux tâches (toute tâche assignée à un membre de l'équipe) et/ou à une équipe associée via les paramètres de confidentialité.

Lorsque vous créez des éléments de travail, vous pouvez choisir de créer un élément de travail ad hoc unique ou de créer un élément de travail basé sur un modèle d'élément de travail que vous avez configuré. Les modèles sont très utiles pour les éléments de travail que vous utilisez régulièrement pour des tâches similaires pour plusieurs clients. Vous pouvez également créer un élément de travail selon un calendrier répétitif, s'il s'agit d'un élément de travail qui se répète fréquemment, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Pour créer un élément de travail, vous pouvez aller dans le menu global Ajouter « + » et sélectionner Travail.

Les principaux détails de votre élément de travail sont créés lorsque vous créez un nouveau travail. Lors de la création, vous pouvez spécifier le titre du travail, le type de travail, le propriétaire du travail, le client associé, la date de début, la date d'échéance, la description du travail et la date limite.

Lorsque vous créez un élément de travail ad hoc unique, remplissez le nom de l'élément de travail et le client pour lequel le travail est effectué. Vous pouvez également ajouter des détails supplémentaires tels que la date de début, la date d'échéance, le membre de l'équipe qui sera responsable de la réalisation du travail, une brève description et une date limite pour le travail si vous le souhaitez.

Vous pouvez également ajouter un travail directement à partir d'un courriel, d'une note, ou de l'onglet de travail d'un client.

Vous pouvez lier un courriel à un travail directement à partir d'un courriel en cliquant sur « Ajouter à la chronologie » dans le courriel, « Ajouter à la chronologie » sous Chronologies dans le plateau d'information ou le menu d'options de le courriel « ... » puis en sélectionnant « Créer un travail ».
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Dans la modale, sélectionnez « Créer un travail » et attribuez le travail à un client (vous pouvez l'attribuer à une personne, une organisation, ou un groupe de clients).

Une fois que le courriel a été lié au travail, la conversation apparaîtra comme faisant partie du travail.

Une fois ce travail créé, vous pouvez commencer à élaborer votre flux de travail en ajoutant des sections et des tâches dans l'onglet Tâches, ainsi que d'autres détails liés au travail.

Il est très facile de créer un travail à partir de la ligne de temps d'un client. Cliquez simplement sur le contact pour lequel vous souhaitez créer un travail, puis accédez à l'onglet Travail. Cliquez sur « Ajouter un travail » et remplissez les détails du travail que vous souhaitez créer, puis cliquez sur « Créer ».

Si vous avez enregistré des processus normalisés en tant que modèles de travail, vous pouvez créer un travail à partir de ceux-ci. Lorsque vous créez un nouveau travail, choisissez « Utiliser un modèle ».

Vous pouvez ensuite rechercher le modèle que vous souhaitez utiliser. Vous pourrez également sélectionner les dates de début et d'échéance, ainsi qu'un destinataire, comme vous le feriez normalement pour tout nouveau travail.

Lorsque vous choisissez « Créer », votre nouveau travail comprendra les mêmes tâches, détails, descriptions et documents que ceux enregistrés dans le modèle.

Vous pouvez également ajouter un élément de travail directement à partir du modèle que vous avez créé ou mis à jour.

Il suffit d'aller dans le menu principal de Karbon, d'ouvrir les paramètres et de choisir les modèles de travail. Vous pourrez alors créer un nouvel élément de travail à partir du modèle dans le menu d'options « ... » de l'en-tête du travail. Vous ne pourrez accéder aux modèles de travail que si vous êtes un utilisateur administrateur.

Si vous avez attribué des tâches dans le modèle à des rôles professionnels, vous aurez la possibilité d'attribuer toutes les tâches qui ont été attribuées à des rôles professionnels à des collègues.

Une fois créé, le nouveau travail sera « divorcé » du modèle. Cela signifie que si des modifications sont apportées au modèle, elles ne seront pas répercutées sur les tâches créées. Si vous avez apporté des modifications à une tâche, celles-ci ne seront répercutées que sur les futurs éléments de travail pour lesquels les tâches n'ont pas encore été créées.

Lorsque vous attribuez toutes les tâches d'un titulaire de rôle particulier à un collègue, ce titulaire de rôle sera retiré de l'équipe de travail et remplacé par votre collègue. Le collègue héritera également de toute estimation de temps et de budget pour ce rôle réservé.

Si vous décidez de ne pas attribuer les rôles fictifs à un membre de l'équipe, le rôle sera placé dans l'équipe de travail, ainsi que le temps et/ou le budget estimé pour ce rôle.

Plus tard, si vous réaffectez une seule des tâches du rôle fictif à un membre de l'équipe, ce dernier sera ajouté à l'équipe de travail, mais le rôle fictif restera également dans l'équipe, avec toutes les estimations de temps qui s'y rapportent.

Enfin, si vous réassignez la dernière tâche du placeholder à un membre de l'équipe, ce dernier sera ajouté à l'équipe de travail et héritera du temps du placeholder. Le titulaire sera entièrement retiré de l'équipe de travail.

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