Les modèles de travail vous permettent de normaliser les processus au sein de votre équipe. Vous pouvez créer un modèle à partir d'un élément de travail existant que vous réutilisez souvent, ou vous pouvez également créer un tout nouveau modèle.
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Aperçu de la vidéo sur les modèles de travail
Avec les modèles de travail, vous mettez en place la structure permettant à votre équipe d'exécuter efficacement un travail de haute qualité, et vous fournissez une infrastructure évolutive pour la croissance future de votre entreprise.
Créer un modèle de travail à partir de zéro
Pour créer un nouveau modèle, choisissez « Paramètres » dans le menu principal, puis « Modèles de travail ». Vous pouvez ensuite choisir de « Créer un modèle de travail ».
Titre et description
Vous aurez ensuite la possibilité de choisir un nom et une description pour votre nouveau modèle. Essayez d'être détaillé ici - le reste de votre équipe cherchera ce modèle lorsqu'il sera publié.
Dans la description, il est bon de mentionner les dates de début et d'échéance du travail, ainsi que le nom de la personne à qui le travail est confié.
Exemple : La date de début est le jour où le travail commence (généralement le lundi ou le jeudi) et la date d'échéance est le dernier jour de la semaine. Le destinataire est le comptable.
Onglet Tâches
Maintenant que votre projet de modèle a été créé, vous pouvez ajouter des tâches avec des automates de liste de tâches, des descriptions, des types de tâches, des destinataires, des dates d'échéance et des documents, comme vous le feriez pour n'importe quel travail.
Si vous ne savez pas encore quel collègue effectuera le travail, vous pouvez utiliser un rôle de poste fictif, tel que Comptable ou Comptable. Ensuite, lorsque vous créez un travail à partir de ce modèle, il suffit d'échanger les caractères de remplacement avec l'équipe.
Choisissez combien de jours après la date de début du travail ou avant la date d'échéance du travail chaque tâche doit être échue.
Conseil de bonne pratique : Essayez de nommer vos sections en fonction des statuts entre lesquels vous voulez que vos automates passent. Il est ainsi plus facile pour une personne travaillant sur le bon de travail de le saisir et de trouver à quel endroit du modèle se trouve la prochaine tâche en fonction du statut dans l'en-tête du bon de travail.
Onglet Détails
Modifiez la description du modèle ou téléchargez des documents dans l'onglet Détails. Vous pouvez également appliquer un type de travail, un budget en dollars et une estimation du temps.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Publier » au bas de l'écran et votre modèle est prêt à être utilisé pour créer des travaux.
Si vous apportez des modifications au modèle à l'avenir, elles ne seront pas mises en ligne tant que vous n'aurez pas cliqué sur « Publier ». Jusqu'à ce que vous décidiez de publier des modifications, l'ancienne version de ce modèle sera la version active.
Créer un modèle à partir d'un élément de travail existant
Si vous avez un élément de travail existant que vous réutilisez souvent, vous pouvez l'enregistrer comme modèle pour créer un travail à partir de celui-ci à l'avenir. À partir de l'élément de travail, sélectionnez « Enregistrer comme modèle » dans le menu des options.
Toutes les tâches, la description et les documents du travail seront enregistrés en tant que modèle de brouillon. Vous pourrez y apporter les modifications que vous souhaitez, par exemple :
Modifier le nom du modèle
Modifier le nom, la description, le type de tâche, les dates d'échéance et le destinataire de la tâche
Modifier la description du modèle et télécharger tout document dans l'onglet
« Détails »
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Publier » en bas de l'écran et votre modèle est prêt à être utilisé pour créer du travail.
Personnaliser un modèle de travail
Adaptez l'un des modèles de travail préremplis de votre compte aux clients de votre cabinet et à ses flux de travail uniques.
Tous les modèles enregistrés dans votre compte Karbon peuvent être modifiés pour s'adapter aux clients et aux flux de travail uniques de votre entreprise. Cette vidéo explique comment procéder.
Notez : Avant d'apporter des modifications, nous vous recommandons de dupliquer l'un des modèles de travail préremplis dans votre compte et de le renommer, afin d'en avoir une copie. Pour ce faire, cliquez sur le modèle que vous souhaitez copier, puis sur le menu d'options « ... » et enfin sur « Dupliquer ».
Vous trouverez ci-dessous une série d'actions courantes que vous pouvez effectuer :
Réorganiser les tâches ou les mettre en retrait pour créer des tâches imbriquées.
Ajouter des tâches ou supprimer les tâches qui ne sont pas applicables
Modifier l'email de la tâche du client
Utiliser ou modifier les automates de liste de tâches
Utiliser les rôles professionnels dans les modèles
Les rôles de travail sont utiles lors de la création de modèles si vous ne savez pas quel membre de l'équipe effectuera la tâche plus tard. Lorsque vous créez un travail à partir d'un modèle, vous pouvez choisir d'attribuer la tâche à un membre de l'équipe et/ou à un rôle professionnel.
Toute nouvelle tâche dans un modèle peut être affectée à un rôle professionnel.
Vous pouvez ensuite rechercher et affecter la tâche à n'importe quel rôle professionnel de votre entreprise.
N'oubliez pas : Lorsque vous créez un travail à partir d'un modèle qui a spécifié des rôles professionnels, vous avez la possibilité d'affecter toutes les tâches auxquelles des rôles professionnels ont été attribués à des collègues.
Dans l'exemple ci-dessus, toutes les tâches du modèle attribuées au rôle
« Comptable » seront attribuées à Pax dans le travail, et les tâches attribuées au rôle
« Comptable » seront attribuées à Anthony.
Si vous préférez, vous pouvez laisser les tâches non assignées et les attribuer à des collègues spécifiques après la création du travail.
Utiliser les types de tâches sur les modèles
L'attribution de types de tâches aux tâches des modèles de travail vous permet de comprendre comment créer vos estimations pour les modèles de travail en mettant en évidence quels rôles effectuent quels types de tâches.
Pour mettre à jour les tâches de votre modèle de travail avec les types de tâches, sélectionnez un modèle de travail, cliquez sur l'onglet Tâches, et cliquez sur une tâche pour voir tous les détails de la tâche.
De la même manière que vous avez ajouté des rôles et des dates d'échéance à une tâche donnée, cliquez sur le champ Type de tâche et choisissez le type de tâche approprié pour cette tâche.
Conseil de bonne pratique: Si vous utilisez des tâches imbriquées, nous vous recommandons de n'attribuer des types de tâches qu'aux tâches que vous attribuez à des rôles. Cela facilite le processus et sera suffisant puisque les activités assignées seront marquées comme terminées et le temps associé au fur et à mesure que votre équipe effectue le travail. Lorsque vous ajoutez des types de tâches aux tâches du modèle de travail, suivez la combinaison du rôle et du type de tâche à utiliser pour spécifier vos estimations à l'étape suivante.
Rétablir le travail dans le modèle
Si vous apportez des modifications à un modèle de travail, vous pouvez mettre à jour le travail qui a été créé à partir de ce modèle afin qu'il reflète ces modifications. Vous pouvez le faire en cliquant sur le menu d'options du travail et en sélectionnant réinitialiser les tâches.
Vous aurez la possibilité de réintégrer les tâches dans ce modèle ou de choisir de réintégrer les tâches dans l'élément de travail précédent dans cette planification.
Il y a quelques points à considérer avant de faire cela :
En cliquant sur cette option, toutes les tâches de l'élément de travail seront remplacées par celles du modèle
Le bouton de réinitialisation ne s'affiche que lorsque les tâches d'un élément de travail ont été créées. Si vous ne voyez pas le bouton, cliquez simplement sur l'onglet Tâche, puis sur l'onglet Détails
Si les tâches du modèle sont affectées à des espaces réservés aux rôles professionnels, vous devrez les affecter à des membres individuels du personnel
Si l'élément de travail fait partie d'une planification, les modifications seront reportées sur tous les travaux futurs, à moins que les tâches de l'élément de travail suivant n'aient déjà été créées, ou que vous ou un autre membre de votre équipe n'ayez déjà ouvert l'onglet Tâches dans les éléments de travail futurs. Dans ce cas, vous devrez également réinitialiser le prochain travail planifié au modèle
Si des tâches client ont déjà été envoyées dans le travail, elles seront supprimées et vous devrez envoyer les nouvelles tâches client à votre client une fois que vous aurez rétabli le modèle
Trier les modèles de travail
Tout administrateur de Karbon peut accéder aux modèles de travail de deux manières : Depuis le menu principal, naviguez vers « Paramètres » et choisissez « Modèles de travail ».
ou naviguez vers « Travail », dans la liste déroulante choisissez « Modèles de travail ».
Lorsque vous êtes dans votre liste de modèles, vous pouvez trier chaque colonne pour identifier facilement le modèle dont vous avez besoin. Les colonnes disponibles sont les suivantes :
Nom : nom du modèle de travail
Last published by : collègue qui a publié le modèle de travail pour la dernière fois
Date d'ajout : date à laquelle le modèle de travail a été initialement ajouté
Dernière modification : date de la dernière modification du modèle de travail
Times used : combien de fois le modèle a été utilisé
Pour changer de colonne de tri, il suffit de cliquer sur les options de la colonne. Les différentes colonnes sont triées par défaut d'une manière spécifique :
Nom - alphabétique
Créé par - alphabétique
Date d'ajout - le plus récent ou le plus ancien en premier
Dernière modification - la plus récente ou la plus ancienne en premier
Temps utilisé - le plus ou le moins utilisé en premier
La bibliothèque de modèles de Karbon
Si vous ne voyez pas les modèles que vous voulez, vous pouvez aussi cliquer sur Parcourir la bibliothèque de modèles pour naviguer dans la collection de Karbon, qui contient des centaines de modèles partagés par des experts et la communauté Karbon.
Lorsque vous trouvez un modèle qui vous plaît, sélectionnez « Obtenir » pour l'ajouter à votre compte.
Réappliquer en masse vos modèles de travail
Obtenez de l'aide pour réappliquer un ou plusieurs modèles de travail mis à jour à tous les éléments de travail qui ont été créés à partir de ces modèles dans le passé.
Lorsque vous affinez vos processus internes, vous pouvez avoir besoin de réappliquer un ou plusieurs modèles de travail mis à jour à des éléments de travail qui ont été créés à partir de ces modèles dans le passé. Pour effectuer des mises à jour en masse, vous pouvez demander l'aide directe de l'équipe Karbon.
Étape 1 : Demande de réapplication en masse des modèles de travail (499 $)
Pour réappliquer en masse des modèles de travail, soumettez une demande soit dans la rubrique Aide et commentaires , soit à l'adresse support@karbonhq.com en indiquant « J'aimerais que Karbon réapplique en masse des modèles de travail, s'il vous plaît ». Un agent du service d'assistance demandera à votre gestionnaire de compte de vous contacter pour connaître les prochaines étapes. Si vous connaissez votre gestionnaire de compte, vous pouvez le contacter directement.
Étape 2 : Identifiez les modèles de travail que vous souhaitez mettre à jour.
Modifiez vos modèles si nécessaire, et publiez-les lorsque vous avez terminé. Notez tous les modèles que vous avez mis à jour et informez-en votre gestionnaire de compte.
Étape 3 : Votre gestionnaire de compte vous enverra une liste de tâches client pour recueillir des informations.
Dans la liste de tâches du client, nous vous poserons une série de questions simples afin de nous assurer que nous disposons des informations nécessaires pour apporter les modifications exactes dont vous avez besoin. Les questions porteront notamment sur les points suivants
Toutes les tâches à mettre à jour ont-elles été créées à partir d'un modèle ?
Voulez-vous mettre à jour tous les éléments de travail créés à partir d'un modèle ?
Combien de modèles et lesquels voulez-vous appliquer en bloc ?
Si un travail a déjà commencé, voulez-vous que nous le mettions quand même à jour ?
Si nécessaire, un appel téléphonique sera programmé pour en discuter plus avant.
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