Chez Karbon, Temps & Budgets vous offre un cadre complet pour gérer et surveiller les allocations de temps et les budgets de projets. Cette fonctionnalité permet aux équipes de définir et de suivre les budgets pour le temps et les ressources financières, garantissant ainsi que les projets soient réalisés efficacement et dans les limites allouées.
En offrant une vue claire de l’utilisation du temps et du respect du budget, Temps & Budgets aide vos équipes à optimiser leurs flux de travail, à prendre des décisions fondées sur des données et à garder le contrôle financier sur leurs projets.
Index
Pourquoi utiliser Temps & Budgets dans Karbon?
Time & Budgets s'intègre de manière transparente dans votre flux de travail, offrant des possibilités étendues de configuration, d'utilisation et d'optimisation de divers aspects à travers Karbon. Pour démarrer rapidement, nous vous recommandons de regarder la vidéo de configuration en 10 étapes et de suivre le guide de coonfiguration étape par étape.
Composantes clés et options :
Spécifiez les paramètres de Temps & Budgets :
Activez Temps & Budgets et configurez les paramètres globaux tels que le suivi du temps (pour le travail ou pour le travail & personnes-ressources), le suivi des budgets (pour le temps ou le temps & les dollars) et la gestion des dépenses.Définissez les permissions et la capacité des utilisateurs :
Définissez la capacité hebdomadaire des collègues, accordez des permissions pour voir les montants en dollars et attribuez des rôles d’administrateur du temps.
Personnalisez les types de tâches dans le flux de travail :
Définissez les types de tâches effectuées par votre cabinet et spécifiez les tâches facturables ou non facturables.
Définissez les montants en dollars par rôle :
Établissez des montants standards en dollars par rôle pour tous les types de tâches ou créez des taux personnalisés pour chaque type de tâche.
Mettez à jour les modèles de travail (ou le travail) pour Temps & Budgets :
Intégrez les types de tâches dans les modèles de travail, définissez les types de frais (ex. : fixe, temps & matériaux, non facturable) et ajoutez des estimations par rôle.
Gérez Temps & Budget par élément de travail :
Ajustez ou ajoutez des estimations de budget et des paramètres de frais pour chaque élément de travail. Enregistrez le temps et les dépenses pour évaluer la rentabilité et examiner le budget par rapport aux réels par membre de l’équipe, rôle ou type de tâche.
Gérez et examinez Temps & Budget par personne-ressource :
Enregistrez le temps et les dépenses directement pour une personne-ressource, filtrez par période, type de travail ou statut du travail, et examinez l’activité et le temps budgété.
Examinez, mettez à jour et soumettez les feuilles de temps :
À la fin de la semaine, examinez et mettez à jour votre feuille de temps, ajoutez les éléments manquants et soumettez-la pour approbation. Les administrateurs du temps peuvent également mettre à jour les feuilles de temps des collègues.
Examinez et approuvez les feuilles de temps :
Recevez et examinez les feuilles de temps soumises dans Triage. Approuvez ou refusez les feuilles de temps, consultez-les par période ou par collègue et ajoutez des commentaires si nécessaire.
Examinez le rapport d’utilisation des collègues :
Filtrez les données de temps par date et collègue pour évaluer l’utilisation en fonction de la capacité, du temps facturable et non facturable, et des montants en dollars.
Exportez le temps, les budgets, les feuilles de temps et l’utilisation :
Téléchargez les renseignements liées au temps, créez des rapports personnalisés ou utilisez les données pour la facturation et d’autres activités.
Intégrez les options de facturation :
Utilisez les intégrations natives avec Ignition, GoProposal et QuickBooks Time pour divers modes de facturation. Exploitez notre API ouverte pour des intégrations personnalisées avec vos solutions de gestion de temps ou de facturation préférées.
Présentation vidéo de Temps & Budgets
Configuration de la fonctionnalité Temps & Budgets
La fonctionnalité Temps & Budgets de Karbon vous permet d'estimer et de suivre le temps afin de comprendre les travaux qui respectent le budget, d'allouer les ressources et de révéler des renseignements sur les performances.
Notez : Vous devez être administrateur pour configurer Temps & Budgets dans votre compte Karbon. Comme tous les autres changements de paramètres, ceux-ci seront activés pour l'ensemble de votre équipe.
Suivez ces cinq étapes pour configurer Time & Budgets et commencer à optimiser les flux de travail de votre équipe :
1. Activer Temps & Budgets
Accédez aux paramètres : allez dans Paramètres depuis le menu principal et sélectionnez Temps & Budgets.
Choisissez les paramètres à activer : sélectionnez le suivi du temps (pour le travail ou pour le travail & personne-ressource), les budgets (pour le temps ou le temps & les dollars) et les dépenses.
Définissez comment vous souhaitez suivre le temps : choisissez entre le suivi uniquement par travail ou par travail et personnes-ressources. Vous pouvez également décider si les feuilles de temps doivent être soumises à approbation.
Approbation des feuilles de temps : si vous optez pour l'approbation des feuilles de temps, assurez-vous de configurer les permissions utilisateur nécessaires, comme l'attribution du rôle d'administrateur du temps. Cela permettra aux collègues désignés de réviser, commenter, approuver ou refuser les feuilles de temps.
Rôles et types de tâches : configurez les rôles et les types de tâches en tant que champs obligatoires pour capturer toutes les renseignements essentiels de manière précise lorsque votre équipe enregistre du temps.
Restrictions de rôle : les administrateurs peuvent limiter les utilisateurs à enregistrer du temps uniquement pour les rôles assignés à leurs profils. Cette fonctionnalité aide à prévenir les erreurs de facturation et minimise le besoin de corrections.
Notez : En cas d'intégration avec QuickBooks Time, notez que l'approbation des feuilles de temps n'est pas autorisée dans Karbon et qu'elle est plutôt déléguée pour être effectuée dans QuickBooks Time.
Budgets
Activez les budgets pour suivre les estimations de temps ou de temps et de dollars pour le travail. Une fois activée, les budgets seront activés dans Karbon, y compris l'aperçu du budget et le budget par membre de l'équipe / rôle / type de tâche sur les éléments de travail.
Conseil de bonne pratique : Si vous choisissez les dollars, vous pouvez ajuster les autorisations d'utilisateur pour décider qui dans votre équipe peut voir les taux.
Dépenses
Activez les dépenses pour assurer le suivi du travail et des personnes-ressources. Une fois cette option activée, vous trouverez une zone de dépenses sur chaque travail et/ou personne-ressource qui vous permettra d'ajouter une dépense et de spécifier une description, un coût, un montant facturable et la date à laquelle la dépense a été engagée.
2. Mettre à jour des autorisations et des capacités des utilisateurs
Dans le menu principal, allez dans « Paramètres » et choisissez « Collègues » pour mettre à jour la capacité de chaque collègue (heures par semaine) et les autorisations d'utilisateur supplémentaires (si nécessaire). Les autorisations d'utilisateur à activer sont les suivantes :
Administrateur du temps : permet à un utilisateur de voir et d'approuver les feuilles de temps de tout le monde et d'être choisi par les collègues pour que les feuilles de temps soient soumises à leur approbation.
Voir les montants en dollars : vous permet de décider quels membres de l'équipe peuvent voir la valeur en dollars des budgets et des réalisations dans Karbon si l'option Temps et dollars pour les budgets est sélectionnée dans les paramètres de temps et de budget.
Si vous voulez suivre l'utilisation de l'équipe, ajoutez le nombre d'heures par semaine que chaque collègue est censé travailler et nous l'utiliserons et le diviserons par leurs heures facturables pour afficher leur utilisation.
3. Ajouter et modifier des types de tâches
Dans « Paramètres », choisissez « Flux de travail » et, dans le troisième onglet, cliquez sur « Types de tâches ». Ici, vous pouvez modifier et configurer les types de tâches pour lesquelles vous souhaitez suivre les budgets et le temps. Les types de tâches peuvent être utilisés lors de la création de budgets et de la création de temps sur le travail.
Cliquez sur « Types de tâches » pour choisir si vous souhaitez qu'elles soient facturables.
4. Modifier le montant en dollars des types de tâches
Dans Paramètres > Collègues > Rôles, cliquez sur les rôles de votre choix et modifiez le montant en dollars pour chaque type de tâche dans le rôle.
Pour ajuster le montant en dollars pour le rôle, vous avez le choix entre deux options :
Montant en dollars standard : ce taux est le taux par défaut qui est utilisé lorsque vous créez une estimation pour ce rôle pour TOUS les types de tâches
Personnalisé par type de tâche : si vous sélectionnez ce paramètre, vous serez en mesure d'ajuster le montant en dollars pour chaque type de tâche qui peut être associé à ce rôle. Le taux par défaut sera renseigné initialement et il vous suffira de cliquer sur le montant à ajuster.
5. Mettre à jour les modèles de travail avec les types de tâches, les types d'honoraires, et les estimations
Une fois que vous avez configuré vos paramètres de temps et de budget comme décrit ci-dessus, vous serez en mesure d'associer des types de tâches aux tâches, d'ajouter des estimations à vos modèles, de créer des temps hors de votre travail et de vos personnes-ressources ainsi que de gérer les feuilles de temps.
Si vous devez ajuster des éléments de travail existants, nous vous recommandons de mettre d'abord à jour vos modèles de travail et de réinitialiser chaque élément de travail au modèle. Sinon, vous pouvez utiliser les mêmes méthodes que celles décrites ci-dessous pour mettre à jour un élément de travail donné. Si vous avez besoin d'aide pour effectuer des mises à jour en masse, contactez notre équipe d'assistance.
Pour mettre à jour vos modèles de travail, il y a trois activités à réaliser :
Ajouter des types de tâches aux tâches du modèle de travail
Spécifier les paramètres des frais par modèle de travail
Ajouter des estimations aux modèles de travail
Ajouter des types de tâches aux tâches du modèle de travail
L'attribution de types de tâches aux tâches des modèles de travail vous permet de comprendre comment créer vos estimations pour les modèles de travail en mettant en évidence quels rôles effectuent quels types de tâches. En outre, les futurs ajouts de fonctionnalités de Temps & Budgets s'appuieront sur ces types de tâches pour vous fournir davantage de compréhension, de visibilité, d'analyse, et d'automatisation.
Pour mettre à jour les tâches de votre modèle de travail avec les types de tâches :
Sélectionnez un modèle de travail.
Cliquez sur l'onglet Tâches.
Cliquez sur une tâche pour voir ses détails complets.
Cliquez sur le champ Type de tâche et choisissez le type de tâche approprié pour la tâche.
Suivez la combinaison du rôle et du type de tâche pour spécifier vos estimations à l’étape suivante.
Notez : si vous avez commencé à utiliser Karbon le 1er octobre 2020 ou après, tous vos modèles de travail fournis initialement auront des types de tâches ajoutés à vos tâches de modèle de travail. Si vous utilisez Karbon avant cette date, tous les modèles de travail préchargés n'auront pas de types de tâches associés aux tâches de modèles de travail attribuées.
Spécifier les paramètres de frais par modèle de travail
Pour chaque modèle de travail, vous pouvez spécifier la manière dont vous collectez les frais auprès du client en utilisant l'onglet Temps & Budgets ou en modifiant un modèle de travail dans l'onglet Budget.
Pour mettre à jour les paramètres de frais :
Ouvrez un modèle de travail spécifique via Menu principal > Paramètres > Modèles de travail.
Sélectionnez l'onglet Budget.
Notez : l'onglet Budget / Temps & Budget ne s'affichera que si les budgets sont activés dans Paramètres > Temps & Budgets. Les frais ne seront pas affichés à moins que vous choisissiez Temps & Dollars comme option de budget dans les paramètres de Temps & Budgets.
Vous avez le choix entre trois options de frais :
Temps & Matériaux : les montants facturables augmentent à mesure que vous suivez le temps. Le budget reflète votre estimation et les Frais - Temps & Matériaux augmentent avec les données réelles.
Frais fixes : le total des Frais - Frais fixes montre le montant complet d'avance. Le montant du budget sera basé sur votre estimation de temps et de dollars. Typiquement, le budget devrait être inférieur au total des frais fixes.
Non facturable : la section Frais dans l'Aperçu du budget disparaîtra, car aucun frais ne sera collecté pour cet élément de travail.
Ajouter des estimations aux modèles de travail
L'ajout d'estimations à vos modèles de travail permet de comprendre clairement l'effort attendu et les ressources nécessaires pour chaque tâche, ce qui contribue à une planification et à une gestion efficaces.
Pour ajouter des estimations :
Ouvrez un modèle de travail spécifique via Menu principal > Paramètres > Modèles de travail.
Sélectionnez l'onglet Budget.
Cliquez sur le bouton ou le lien Ajouter une estimation de budget.
Ajoutez le rôle approprié, le type de tâche, le taux horaire (cliquez sur Utiliser le taux par défaut) et le temps estimé pour compléter en heures et minutes.
Cliquez sur Enregistrer.
Répétez ce processus pour tous les types de tâches associés par rôle et pour tous les rôles qui participent à la réalisation du travail. Cela créera un budget précis qui peut être examiné dans son ensemble dans la « Vue d'ensemble du budget » et par rôle / type de tâche / membre de l'équipe dans le tableau des détails du budget.
Une fois que vos modèles sont tous configurés, vous pouvez commencer à créer votre travail à partir de vos modèles comme d'habitude et ajouter votre temps réel, vos dépenses et plus encore au fur et à mesure que vous effectuez le travail. Si vous souhaitez que tout travail antérieur créé à partir de ce modèle hérite des budgets, vous devrez réinitialiser votre travail sur le modèle.
Conseil de bonne pratique : Qu'il s'agisse d'un engagement à honoraires fixes ou en temps et matériaux, après avoir complété l'estimation budgétaire pour tous les rôles et types de tâches, examinez le budget à partir de l'aperçu du budget pour voir si le total des heures et des dollars reflète vos attentes pour le service donné. S'il est trop élevé ou trop bas, revoyez les estimations de temps fournies ou revoyez vos taux de facturation par rôle et type de tâche.
Vidéo de mise en place en 10 étapes
Regardez les dix vidéos ci-dessous pour apprendre de façon pratique comment configurer le module Time & Budgets :
Ou regardez la vidéo complète d'une heure de bout en bout :
Utiliser des filtres pour affiner l'onglet Temps & Budgets d'une personne-ressource
Sous l'onglet Temps & Budgets d'une personne-ressource, vous verrez toutes les données budgétaires provenant des éléments de travail de la personne-ressource où d'un budget ou des heures réelles ont été saisis. Vous pouvez utiliser les filtres suivants pour affiner votre vue :
Date d'entrée du temps
Type de travail
Statut du travail
Notez : Si vous avez affiné votre vue Temps & Budgets en utilisant les filtres, les données que vous visualisez seront celles qui sont exportées à partir de l'icône de téléchargement dans la section Budget par type de travail (ou travail).
Visualisation des budgets
Tableau Kanban
Vous pouvez afficher les renseignements budgétaires pour chaque colonne de votre tableau Kanban qui présentera les totaux agrégés des frais, du budget, du réel et du restant.
Pour révéler ces renseignements :
Assurez-vous que vous visualisez votre travail en mode Kanban.
Activez l'option « Afficher les totaux des colonnes » dans votre menu de tri.
Lorsque vous triez votre tableau Kanban par Attribué, vous verrez des détails supplémentaires sur les agrégats alloués à chaque individu :
Budget : affiche le montant total du budget pour tous les éléments de travail qui vous sont attribués.
Budget alloué : montre les montants totaux pour cet individu, y compris les éléments de travail qui lui sont assignés ainsi que les éléments dans lesquels il est impliqué.
Aperçu du budget
L'aperçu du budget fournit des totaux globaux pour les heures/dollars budgétés, les heures/dollars réels et les heures/dollars restants basés sur vos données filtrées. Selon vos paramètres de Temps & Budgets, vous pouvez visualiser vos budgets de différentes manières. Si vous avez sélectionné Temps et Dollars dans vos paramètres, vous pouvez afficher l'aperçu du budget en heures ou en montants.
Afficher le budget par membre de l'équipe, rôle ou type de tâche dans un élément de travail
Pour voir votre budget par membre de l'équipe, rôle ou type de tâche :
Cliquez sur le titre principal.
Choisissez la vue souhaitée.
Afficher le budget par travail ou type de travail pour une personne-ressource
Pour examiner l'activité par travail ou type de travail :
Accédez à la personne-ressource.
Utilisez les filtres en haut pour affiner votre vue.
Vous verrez toutes les données de budget vs. réels provenant des éléments de travail associés à la personne-ressource où du temps budgété ou réel a été saisi. Cette vue aide à évaluer le temps suivi, le budget et le temps budgété restant, globalement et par membre de l'équipe.
Pour les personnes-ressources, les vues Budget par travail et Budget par type de travail affichent toutes les données de budget vs. réels des éléments de travail associés. Utilisez ces renseignements pour évaluer le temps suivi, le budget et le temps budgété restant, globalement et par membre de l'équipe.
Pour la personne-ressource donnée, les vues Budget par travail et Budget par type de travail affichent toutes les données de budget vs. réels provenant des éléments de travail associés à la personne-ressource où du temps budgété ou réel a été saisi. Utilisez ces renseignements pour évaluer le temps suivi, le comparer au budget et déterminer le temps budgété restant, à la fois globalement et par membre de l'équipe.
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