Notez : pour accéder à la facturation, vous ne devez pas être connecté à Quickbooks Time sous Paramètres > Applis connectées.

La facturation dans Karbon vous permet de facturer simplement vos clients pour le temps facturable ou les travaux à frais fixes que vous avez effectués dans Karbon.

Cette fonctionnalité vise à aider les cabinets à facturer leur travail et leur temps, en offrant une pile technologique plus consolidée et en bénéficiant de niveaux plus élevés de visibilité et d’efficacité en gardant toutes les données des clients, des projets et de la facturation au même endroit. De plus, elle offre la possibilité de facturer de manière flexible, d’automatiser et d’accélérer la réception des paiements, ainsi que d’améliorer la précision des rapports, y compris ceux sur le travail en cours (WIP) et la réalisation.

Un compte de paiements peut être configuré avec Karbon Payments, permettant à vos clients de vous payer ces factures via Karbon, simplifiant ainsi tout le processus de collecte des paiements.

La fonctionnalité de facturation est disponible pour tous les administrateurs. Suivez ces étapes pour activer la fonctionnalité :

Veuillez garder à l'esprit que chaque administrateur devra activer cette fonction pour lui-même afin de l'utiliser.

Pour envoyer et exporter des factures, vous devez également activer la permission. Veuillez suivre ces étapes :

Pour vous assurer de pouvoir collecter des paiements de vos clients, veillez à ajouter la permission supplémentaire « Gérer les comptes Karbon Payments » et continuez ici pour apprendre à la configurer.

Pour commencer, configurez votre compte de paiements, votre plan comptable, vos taux de taxes, vos numéros d’identification fiscale et vos modèles de facturation. Les informations que vous saisissez dans ces sections seront appliquées aux factures créées dans Karbon.

Pour accéder aux détails de facturation de votre compte, allez dans le menu principal de Karbon, cliquez sur Paramètres, puis sélectionnez Facturation.
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Si vous êtes administrateur des paiements, ajoutez un compte de paiement si vous souhaitez que vos clients paient leurs factures via Karbon. Karbon s'associe à Stripe Connect pour assurer la conformité et la sécurité des paiements de vos clients.

Veuillez noter qu'en ajoutant un compte de paiement, vous acceptez les frais de transaction. Vous pouvez trouver un aperçu des frais sur notre page de tarification.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter notre article sur les paiements Karbon.

Le grand livre des comptes clients enregistre les transactions contre un ensemble de comptes différents, y compris les comptes pour enregistrer les dépenses, les paiements et la taxe de vente.

Veuillez noter qu’un journal ne peut pas être exporté depuis le grand livre des comptes clients tant que tous les comptes n’ont pas été mappés.

Si les noms ou codes de vos comptes ont changé, vous pouvez modifier la mise en correspondance des comptes en actualisant votre plan comptable selon vos besoins.

Une période comptable est en fait une période utilisée pour les rapports. Dans le contexte de la facturation Karbon, elle détermine ce qui est inclus dans une exportation de journal. Par conséquent, pour utiliser la facturation avec le grand livre des comptes clients, vous devez configurer une période comptable.

Vous pouvez également actualiser vos périodes comptables en allant dans la section Finances, sous Facturation, dans le menu principal.

Définissez les taux d'imposition de votre entreprise utilisés dans un avenir proche pour préparer les factures dans Karbon. Pour définir un taux d'imposition, allez dans votre menu principal Paramètres et sélectionnez Facturation. En fonction du pays de votre entreprise défini dans les paramètres du compte, nous avons défini des taux d'imposition de base.

Pour les États-Unis et le Canada, nous avons défini des taux de base d'exonération fiscale et d'absence de taxe. Pour l'Australie, le Royaume-Uni et la Nouvelle-Zélande, les taux de TPS et de TVA ont été définis pour vous.

Si vous avez des clients qui ont des exigences différentes en matière de taux de taxe, vous pouvez sélectionner un taux de taxe pour ces contacts en allant dans la section Facturation de l'onglet Détails. Lorsque des factures sont créées pour ce contact, le taux de TVA sera appliqué à toutes les factures par défaut.

Vous pouvez définir des taux d'imposition uniques ou combinés.

Dans de nombreux pays, vous devez afficher les numéros d'identification fiscale ou d'enregistrement sur les factures. En dessous de la section relative au taux d'imposition dans vos paramètres de facturation, vous pouvez également configurer les numéros d'identification fiscale en cliquant là-dessus.

Pour créer un numéro d'identification fiscale :

1. Cliquez sur « Ajouter un numéro d'identification fiscale ».

2. Saisissez le champ Identifiant (nom affiché sur la facture).

3. Saisissez le numéro d'identification fiscale

4. Sélectionnez les taux d'imposition correspondants

5. Indiquez si le NIF apparaîtra sur la facture. Si l'option « Ne pas afficher sur les factures » est sélectionnée, lorsque les taux d'imposition associés sont appliqués, le NIF ne sera pas appliqué à la facture.

Vous pouvez afficher et personnaliser vos modèles de facture pour les factures ponctuelles et les factures récurrentes, ainsi que votre modèle de courriel pour l'envoi des factures sous Modèles de facturation.

La personnalisation de votre modèle de facture ponctuelle vous permet de supprimer la quantité, le prix unitaire, la colonne du montant et la ventilation du montant de la facture. Cette option peut être définie dans le modèle de facture, qui s'appliquera alors à toutes les nouvelles factures ponctuelles, et peut également être modifiée pour chaque facture.

Si vous n'envoyez pas de facture fiscale, vous pouvez modifier le champ (sous le champ « à ») qui apparaît sur la facture de la facture fiscale à la facture. Ce champ peut également être défini dans le modèle de facture ou par facture.

Vous pouvez sélectionner un délai de paiement par défaut (7, 14, 30 ou 45 jours) et ajouter des instructions de paiement. Lorsque les factures sont créées, le délai de paiement et les instructions de paiement sont définis par défaut dans le modèle de facture.

Sur le modèle, vous pouvez également voir comment la facture sera présentée aux clients, y compris le logo et la couleur de la marque choisis dans la section Marque du menu principal.

La plupart des options du modèle de facture ponctuelle sont également disponibles pour le modèle de facture récurrente. En outre, vous disposez d'une option d'échéance de paiement à la réception, ainsi que d'autres options de 7, 14, 30 ou 45 jours.

Le modèle de facture récurrente supprime l'option de personnalisation entre les entrées de temps individuelles/récapitulatives, car il utilise la description du plan de facturation définie dans les détails du plan de facturation récurrente.

En personnalisant votre modèle de courriel de facturation, vous pouvez modifier la formulation par défaut envoyée à vos clients lors de l'envoi d'une facture. Vous pouvez aussi ajouter des espaces réservés remplis avec des informations uniques sur vos clients et la facture. Les espaces réservés disponibles sont répertoriés sous le champ du corps du courriel.

Une fois défini, toutes les futures factures envoyées à votre client utiliseront ce modèle de courriel.

N'oubliez pas que le nombre de caractères est limité à 3 000.

Veuillez noter : Pour les caractères de remplacement, <% bill_to_preferred_name> fait référence au nom préférentiel d'un contact, et <% bill_to_name> au nom du client.

Personnalisez votre communication pour qu'elle reflète votre marque. Accédez à vos paramètres et sélectionnez Image de marque, ajoutez un logo, et choisissez une couleur de marque.

Le logo sera appliqué à toutes les factures et la couleur de la marque sera utilisée sur le montant total et le montant dû de la facture.

Actualisez aussi l'adresse de votre entreprise pour vous assurer que vous pouvez envoyer des factures. Accédez à vos paramètres et sélectionnez Paramètres du compte.

Pour qu'une facture soit légale, elle doit inclure une adresse de facturation et un courriel. Dans Karbon, vous pouvez définir ces informations dans la nouvelle section Facturation de chaque contact. Toute facture créée utilisera ces informations.

Pour éviter le travail manuel, Karbon sélectionne automatiquement une adresse et un courriel lorsque la facturation est activée :

Si aucune adresse ou aucun courriel n'est disponible, les champs resteront vides avec un message approprié.

Si l’adresse ou le courriel présélectionné est incorrect, un menu déroulant affichera les autres options disponibles. Pour utiliser une adresse ou un courriel qui n’est pas listé, actualisez la fiche du contact ou la section correspondante, et l’information apparaîtra dans les Détails de facturation.

Le contact assigné au dossier n’est pas toujours celui qui reçoit la facture. Pour offrir plus de flexibilité, les firmes peuvent sélectionner une « Entité de facturation » dans la section Détails de facturation. Par défaut, l'entité de facturation est le contact lui-même, sauf pour les groupes de clients.

Les contacts privés ou cachés doivent être facturés à eux-mêmes et ne peuvent pas être sélectionnés comme « Entité de facturation » pour d’autres. Si la confidentialité d’un contact change pour devenir privé ou caché, l’entité de facturation sera automatiquement mise à jour pour facturer le contact lui-même.

C'est tiguidou! Maintenant que vous avez configuré la facturation, veuillez passer à notre article d’aide sur l’utilisation de la facturation qui couvrira tout ce qui concerne l’utilisation de la facturation pour créer des factures et facturer vos clients avec Karbon.

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