Lorsque vous créez des factures à partir des éléments non facturés dans Karbon, vous devez les ajouter à une série de facturation en brouillon (seules les factures en brouillon seront visibles dans les options). Si vous créez une seule facture, vous serez dirigé directement vers cette facture. Pour plusieurs factures, vous serez dirigé vers la série de facturation choisie, où vous pourrez consulter chaque facture individuellement.

Notez : si vous avez un brouillon de facture pour un élément de travail ou un contact et que vous ajoutez des entrées de temps supplémentaires, elles seront automatiquement ajoutées au brouillon.

Dans un brouillon de facture, vous verrez trois onglets :

Ce guide se concentre sur la section Données, où vous pouvez ajuster le brouillon de la facture avant de l'envoyer aux clients.

Chaque facture répertorie les éléments facturables, tels que le temps facturable, les dépenses ou les travaux à honoraires fixes. Les ajustements possibles et les informations varient selon le type d'élément facturable.

Pour le temps facturable, vous pouvez ajuster la valeur du montant soit au niveau total, soit pour chaque ligne. Si ajusté au niveau du montant total, le système répartira l’écriture en hausse/baisse sur chaque ligne en fonction des heures et de la valeur facturable par combinaison. Si ajusté au niveau de la ligne, il calculera l’écriture en hausse/baisse pour cette entrée de temps spécifique.

Par exemple :

Si vous choisissez de reporter certaines entrées de temps pour les facturer plus tard, vous pouvez les sélectionner et cliquer sur « Reporter ». Ces entrées apparaîtront dans les éléments non facturés une fois la facture approuvée.

Si des entrées de temps inutilisées (y compris non assignées) sont présentes sur l’élément de travail, elles sont regroupées en une seule ligne pour fournir à l’utilisateur l’information nécessaire sans surcharger l’écran.

Lorsque vous facturez des honoraires fixes, moins de données sont affichées. Vous verrez le nom de l'élément de travail ainsi que les colonnes de report et d'écritures en hausse/baisse.

Contrairement au temps facturable, les entrées individuelles pour les honoraires fixes ne peuvent pas être reportées. Vous pouvez cependant ajuster le montant de la facture.

Pour les éléments à frais fixes, le système calcule les déductions et les amortissements en fonction de la différence entre les entrées de temps enregistrées sur le travail et le montant total des frais fixes défini sur l’élément de travail. Le système calcule les déductions et les amortissements uniquement si l’élément à frais fixes est marqué comme facture finale.

Par exemple :

Si aucune entrée de temps n’est ajoutée, aucune écriture en hausse/baisse ne sera enregistrée.

Pour les éléments à frais fixes, vous pouvez également ajuster la valeur du montant. Si l’élément est marqué comme facture finale, changer la valeur du montant augmentera le montant total de la facture sans modifier le montant de la déduction ou l'amortissement. Si l’élément est marqué comme facture en cours, cela entraîne l’action de report.

Les dépenses peuvent être écrites manuellement en modifiant la colonne du montant. Elles ne peuvent actuellement pas être reportées pour un élément à frais fixes, mais si elles sont enregistrées pour un élément de travail de type temps et matériaux, elles peuvent être reportées comme le temps facturable.

À côté de chaque élément de travail sur la facture, un bouton indique s’il s’agit de la facture finale pour cet élément de travail. Pour les éléments à frais fixes, cela signifie que le travail à frais fixes ne réapparaîtra plus dans la section Non facturé après approbation de la facture, sauf si des dépenses sont ajoutées.

Pour les travaux de type temps et matériaux, toute entrée de temps ou dépense ajoutée après l’approbation de la facture réapparaîtra dans la section Non facturé, même s’il s’agit d’une facture finale.

Le bouton de facture finale est désactivé par défaut pour les éléments de type temps et matériaux et activé par défaut pour les éléments à frais fixes. Si des éléments facturables sont associés au même travail (par exemple, des dépenses et du temps) et que vous l’activez pour un élément, cela activera également le bouton pour tous les éléments facturables liés à cet élément de travail sur la facture.
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Si vous n’envoyez pas une facture fiscale à l’un de vos clients, vous pouvez modifier le champ qui apparaît sur la facture de « facture fiscale » à « facture ». Cela peut être défini sur le modèle de facture ou pour chaque facture individuellement.

Conseil de bonnes pratiques : Pour une apparence de facture cohérente, définissez ce champ dans le modèle de facture.

Vous pouvez choisir d’afficher les factures par entrée de temps individuelle (pour le temps facturable) dans le modèle de facture et depuis l’onglet de présentation sur chaque facture. Si cette option est activée dans le modèle, toutes les factures futures afficheront les entrées de temps individuelles, si applicable.

Lorsque sélectionné, la colonne de quantité représentera les heures, et le prix unitaire sera le tarif de l’entrée de temps. Si l’option récapitulative est choisie, les colonnes restent inchangées.

Si un ajustement en plus ou en moins est appliqué, la colonne de quantité sera mise à jour pour maintenir un prix unitaire constant entre les factures. Par exemple :

Dans le modèle de facture, vous pouvez supprimer les colonnes de quantité, prix unitaire, montant et le détail du montant de la facture. Ce paramètre peut être appliqué à toutes les factures futures ou modifié pour chaque facture individuellement.

Lorsque vous visualisez une facture brouillon, vous pouvez l'approuver ou l'approuver et l'envoyer.

Cette fonctionnalité vous permet d'approuver et d'envoyer la facture immédiatement. Le système confirmera les adresses e-mail d'expédition et de réception avant l'envoi. Si l'envoi est annulé, la facture sera dans un état approuvé.

Certains problèmes peuvent empêcher l'envoi de la facture :

Facture négative : Résolvez les problèmes si le total de la facture est négatif.

Détails manquants : Vous serez invité à ajouter les détails manquants avant d'approuver ou d'envoyer.

Une fois envoyée avec succès, le courriel et une version PDF de la facture apparaîtront dans le dossier des éléments envoyés dans Triage. Pour des raisons de confidentialité, les factures ne sont pas automatiquement ajoutées aux chronologies.

Elles peuvent être ajoutées manuellement ou partagées avec des collègues via des commentaires par courriel. Après l’envoi, la facture passe de la liste Brouillon à la liste En attente de paiement.

Vous pouvez choisir d’approuver la facture sans l’envoyer. Une fois approuvée, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

Les mêmes règles et vérifications s’appliquent que lors de l’approbation et de l’envoi. Vous pouvez modifier la facture en la replaçant dans un état de brouillon si nécessaire.

Si vous utilisez QuickBooks Online (QBO) ou Xero, vous pouvez exporter des factures depuis Karbon. Cliquez sur « Exporter vers QuickBooks Online (QBO) » ou « Exporter vers Xero » depuis la liste approuvée ou le menu options (...) en bas de la facture. La facture sera alors déplacée dans la section Exportée.

Notez : Vous ne pouvez pas exporter et envoyer une facture. Chaque facture peut uniquement être exportée ou envoyée.

Pour corriger des erreurs ou effectuer d'autres modifications, vous pouvez modifier une facture approuvée. Cela ramènera la facture à l'état de brouillon et elle devra être approuvée ou envoyée de nouveau.

Les factures approuvées ne peuvent pas être modifiées si :

Pour annuler une facture, cliquez sur le menu options (...) dans la liste des factures. Une fois annulée, la facture sera déplacée dans la section Annulée, et les éléments retourneront dans la section Non facturés.

Pour les factures marquées En attente de paiement ou Payée, vous pouvez renvoyer la facture via une Demande client ou la télécharger en PDF. Cette option est disponible dans le menu 3 points de ces factures et dans la section des créances pour chaque client.

Vous pouvez également sélectionner plusieurs factures et les renvoyer en bloc à vos clients :