Une fois que vous avez sélectionné les éléments facturables dans la section Non facturé et que vous avez créé des factures, vous accédez à une vue de projet de facture. Si une seule facture a été créée, vous accédez à cette facture. Si plusieurs factures ont été créées, la liste des factures provisoires s'affiche.

Pour le temps facturable, il est possible de modifier la valeur du montant au niveau du montant total ou pour chaque ligne. S'il est calculé au niveau du montant total, le système calcule le montant de la reprise ou de la suppression pour chaque ligne en fonction des heures et de la valeur facturable par combinaison. S'il est calculé au niveau de la ligne, il calculera la radiation pour cette entrée de temps seulement.

Si vous suivez le temps sur les éléments de travail à honoraires fixes, un calcul de la reprise ou de l'annulation par entrée de temps individuelle sera créé. Lorsque vous consultez la section relative à la saisie du temps sur l'élément de travail à honoraires fixes, vous verrez deux colonnes supplémentaires appelées « facturé » et « reprise et annulation ».

Chaque fois qu'une entrée de temps est ajoutée, nous calculons en arrière-plan le montant de la radiation et de la facturation pour chaque entrée de temps.

Statut de la facturation

Une fois qu'une facture a été approuvée, toutes les entrées de temps déjà ajoutées seront marquées comme étant facturées et toutes les entrées de temps ajoutées par la suite seront également marquées comme étant facturées.

Si vous décidez de ne pas facturer toutes les entrées de temps figurant sur la facture et que vous souhaitez les facturer ultérieurement, vous pouvez reporter les entrées de temps.

Vous pouvez le faire une par une ou en bloc en cliquant sur la case à cocher et en cliquant sur le bouton « Transférer ».

Une fois la facture approuvée, ces entrées de temps peuvent être retrouvées dans la section « Non facturée ». Si vous souhaitez réintégrer les entrées de temps avant d'approuver la facture, cliquez à nouveau sur la case à cocher et cliquez sur « Inclure ».

Contrairement au temps facturable, vous ne pouvez pas reporter des entrées de temps individuelles. En revanche, vous pouvez reporter le montant de la facture. Cela n'est possible que si l'élément de frais fixes est marqué comme une facture progressive (voir la section bascule ci-dessous pour des informations sur les factures progressives et finales). Pour reporter, ajustez le montant à une valeur inférieure.

Pour les éléments à frais fixes, vous pouvez ajuster la valeur du montant. Si l'élément est marqué comme étant une facture finale, la modification de la valeur du montant augmentera le montant total de la facture. Cela ne modifiera pas la valeur de radiation ou d'annulation. Si l'élément est marqué comme une facture en cours, il effectue l'action de report.

Les dépenses peuvent être inscrites ou supprimées manuellement en modifiant la colonne du montant. Ils ne peuvent actuellement pas être reportés lorsqu'ils sont enregistrés dans un élément de frais fixes (à venir), mais s'ils sont enregistrés dans un élément de travail en temps et matériel, ils peuvent être reportés exactement comme du temps facturable.

À côté de chaque élément de travail sur la facture se trouve un bouton à bascule. Lorsqu'elle est activée, elle indique qu'il s'agit de la facture finale pour cet élément de travail. Pour les éléments à frais fixes, cela signifie que le travail à frais fixes n'apparaîtra plus comme non facturé après l'approbation de la facture. Pour les travaux en temps et en matériel, toute entrée de temps ajoutée après l'approbation de la facture n'apparaîtra plus dans la catégorie « Non facturé. »

L'option « Facture finale » est désactivée par défaut pour les éléments de travail en temps et matériaux et activée par défaut pour les éléments à honoraires fixes.

S'il y a des éléments facturables pour le même travail (des dépenses et du temps, par exemple) et que vous l'activez pour l'un des éléments, il sera activé pour tous les éléments facturables attachés à cet élément de travail qui figure sur la facture.

Si vous souhaitez modifier certaines informations sur la facture, vous pouvez mettre à jour manuellement les éléments suivants afin de modifier la facture :

Si vous n'envoyez pas de facture fiscale à l'un de vos clients, vous pouvez modifier les champ qui apparaît sur la facture en remplaçant « facture fiscale » par « facture ». Il est facile de définir et de personnaliser ce champ. Il peut être défini dans le modèle de facture ou par facture.

Conseil de meilleure pratique : si vous souhaitez que vos factures aient une apparence cohérente, la configuration du champ sur le modèle de facture est une bonne solution.

Dans le modèle de facture et dans l'onglet de présentation de chaque facture, vous pouvez choisir d'afficher vos factures par saisie de temps individuelle (pour le temps facturable). Si vous effectuez cette modification à partir du modèle de facture, toutes les factures futures seront présentées par saisie de temps individuelle, le cas échéant.

Lorsque cette option est choisie, la colonne quantité sera constituée d'heures et le prix unitaire sera le taux de la saisie de temps. Les colonnes de quantité et de prix unitaire ne sont pas modifiées si l'option de synthèse est choisie.

Si une reprise ou une annulation est effectuée, la colonne de la quantité sera mise à jour pour s'assurer que le prix unitaire ne change pas et reste cohérent entre les factures. Prenons cet exemple :

Onglet Données :

Dans les options du modèle de facture, vous avez la possibilité de supprimer les colonnes quantité, prix unitaire et montant ainsi que la ventilation du montant de la facture. Cette option peut être définie dans le modèle de facture lui-même, qui s'appliquera à toutes les futures factures créées. Toutefois, si nécessaire, cette option peut être modifiée pour chaque facture, en fonction du client.

Lorsque vous visualisez le projet de facture, vous avez la possibilité d'approuver ou d'approuver et d'envoyer.

L'utilisation de cette fonction vous permet d'approuver et d'envoyer immédiatement la facture. La facture sera envoyée par l'utilisateur qui aura cliqué sur « Envoyer ». Avant de l'envoyer, le système confirmera les adresses électroniques de destination et d'origine et vous permettra d'annuler l'envoi. Si vous annulez l'envoi, la facture sera dans un état approuvé.

Certains problèmes peuvent empêcher l'envoi de la facture. Lorsque cela se produit, vous serez informé de la nature du problème et de la manière de le résoudre :

Une fois l'envoi réussi, vous trouverez l'e-mail et une version PDF de la facture dans le dossier d'envoi de Triage. En raison du respect de la vie privée et de la nécessité de veiller à ce que toutes les valeurs en dollars restent privées, les factures ne sont pas automatiquement ajoutées aux échéanciers. Vous pouvez les ajouter manuellement à une chronologie ou mentionner vos collègues dans les commentaires de l'e-mail.

Une fois envoyée, la facture passe de la liste Brouillon (ou état approuvé) à la liste En attente de paiement.

En plus de l'approbation et de l'envoi, vous pouvez choisir de simplement approuver la facture. Une fois approuvée, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

Les mêmes règles que ci-dessus s'appliquent et les mêmes vérifications seront effectuées pour s'assurer que la facture est légale. Si vous devez modifier la date de la facture ou ajouter des détails manquants, vous pouvez modifier la facture en la mettant à l'état de projet.

Si vous utilisez QuickBooks Online ou Xero, vous pouvez préparer des factures dans Karbon, puis les exporter et les importer dans les exportations au format approprié pour votre système.

Pour ce faire, cliquez sur "Exporter vers QBO" ou "Exporter vers Xero" dans la liste des documents approuvés ou dans les trois points situés en bas de la facture. Une fois que vous avez fait cela, la facture sera déplacée dans la section Exportée.

Veuillez garder à l'esprit: Vous ne pouvez pas exporter et ensuite envoyer une facture. Chaque facture ne peut être qu'exportée ou envoyée.

Si vous souhaitez mettre à jour la facture pour corriger une erreur qui empêche l'envoi de la facture ou pour apporter d'autres modifications, vous pouvez modifier la facture. S'il manque des détails, vous serez invité à le faire à partir de la modale. Vous pouvez également modifier la facture à partir des trois points. Une fois que vous aurez cliqué sur l'action "Modifier la facture", la facture sera replacée dans la catégorie "Brouillon". Elle devra ensuite être à nouveau approuvée/approuvée ou envoyée.

Il existe certains scénarios dans lesquels les factures approuvées ne peuvent pas être modifiées :

Si vous souhaitez annuler n'importe quelle facture, vous pouvez le faire en cliquant sur l'option des trois points dans la liste des factures. Une fois annulée, la facture sera placée dans la section « Annulée » et les éléments qu'elle comprenait seront replacés dans la section « Non facturé ».