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Qu'est-ce que la facturation récurrente?
La facturation récurrente, également connue sous le nom de facturation forfaitaire, consiste à facturer des honoraires fixes sur une base régulière pour une série de services que vous fournissez à un client. Ces services sont représentés par des éléments de travail et peuvent être de différentes natures, c'est-à-dire qu'il peut s'agir d'éléments de travail ponctuels ou d'éléments de travail répétitifs, comme des tâches répétitives hebdomadaires ou mensuelles. Les travaux inclus doivent être des travaux à prix fixe.
Mettre en place la facturation récurrente
Sous « Facturation » dans le menu principal, vous verrez « Engagements ». Cliquez sur « Nouvel Engagement », et vous pourrez définir le plan de facturation pour un client particulier.
La fenêtre « Nouvel Engagement » s'ouvre et vous permet de saisir les détails de l'engagement que vous créez.
Client — nommez le client pour lequel vous configurez la facturation récurrente.
Période d'engagement — choisissez les dates de début et de fin appropriées pour l'accord de facturation récurrente. La date de fin par défaut est un an après la date de début choisie pour représenter un exercice financier, mais vous pouvez choisir des dates personnalisées pour correspondre à la période d'engagement souhaitée.
Méthode de facturation — comment vous souhaitez que les factures soient traitées. Pour l'instant, vous avez la possibilité d'approuver automatiquement les factures. D'autres options seront disponibles à l'avenir.
Fréquence de facturation — la fréquence à laquelle vous souhaitez que les factures soient générées pour le client, par exemple mensuellement.
Date de la première facture — La date définie ici générera ensuite les factures à la fréquence de facturation désignée ci-dessus. Par exemple, pour une fréquence mensuelle dont la date est fixée au dernier jour du mois, les factures suivantes seront également générées le dernier jour de chaque mois.
Ajouter des services à un engagement
Une fois que vous avez configuré une mission, vous pouvez y ajouter des travaux à forfait existants.
S'il s'agit d'un travail répétitif, représenté par le symbole des flèches circulaires, il choisira automatiquement tous les travaux dont la date de début est comprise dans la période de la mission que vous avez désignée. Vous pouvez modifier cette date si vous le souhaitez avant de l'ajouter.
Une fois que vous avez ajouté vos services pour la mission, le système calculera automatiquement les honoraires mensuels à facturer sur la base du nombre d'éléments de travail dans la période et des honoraires fixes pour chacun d'entre eux.
Modifier un service
À partir du menu à trois points (...) situé à côté d'un service que vous avez ajouté, vous pouvez Éditer les détails du service qui comprennent le nom, une description pour la facture, et la gamme de travaux à inclure dans le plan de facturation.
Vous pouvez également modifier les frais fixes calculés pour ce service ou supprimer un service du plan de facturation.
Modifier le plan de facturation
Le menu à trois points (...) situé à côté du montant total de la facture vous permet de modifier les détails du plan de facturation, d'ajuster le montant total de la facture et de prévisualiser la facture.
En sélectionnant « Modifier les détails », vous pourrez modifier le nom et la description qui figureront sur les factures, ainsi que la méthode de facturation, la fréquence de facturation et la date de la première facture. Veillez à cliquer sur « Sauvegarder » pour accepter les modifications.
Approuver le plan de facturation
Dans un premier temps, le plan de facturation que vous avez établi sera à l'état de projet, ce qui vous permettra d'y apporter des modifications. Une fois que vous avez effectué vos modifications et que vous êtes prêt à finaliser le plan de facturation, il vous suffit de cliquer sur « Approuver ». Votre plan de facturation est désormais actif et la première facture sera envoyée à la date spécifiée.
Mettre fin à un engagement
Vous pouvez choisir de mettre fin à un engagement à partir du menu à trois points (...) lorsque vous visualisez l'engagement. Cela met fin à l'engagement immédiatement et arrête la génération automatique de factures. Tous les éléments de travail qui ne sont pas entièrement facturés seront renvoyés dans la section « Non facturés ».
