Intégrez vos clients dans votre flux de travail en leur attribuant ces demandes et en programmant des rappels automatiques pour qu'ils les remplissent.

Vous pouvez maintenant intégrer vos clients dans votre flux de travail en assignant ces tâches et en programmant des rappels automatiques pour qu'elles soient complétées.

Chaque demande de client comporte un titre, une description, et une date d'échéance. Vous avez également la possibilité de télécharger des documents vers ces tâches. Lorsque vous envoyez des demandes de clients à vos clients, ils reçoivent un courriel de votre équipe qui leur donne accès à leurs demandes de clients ainsi qu'à leur propre portail client. Vos clients sauront ainsi exactement ce qu'ils doivent faire et dans quels délais.

Une fois qu'une demande de client est remplie, vous recevrez une notification dans Triage et l'élément de travail sera mis à jour. S'ils ont téléchargé des fichiers pour vous, ceux-ci apparaîtront automatiquement dans la liste des tâches des éléments de travail.

Ce guide aidera votre entreprise à configurer et à démarrer avec les demandes de client en 10 étapes simples :

Lorsque vos clients accèdent à leur portail client Karbon unique, vous pouvez afficher le logo de votre entreprise. Tout d'abord, ajoutez votre logo afin qu'il soit prêt à être utilisé. Pour ce faire, cliquez sur Paramètres > Image de marque > téléchargez un nouveau logo sous Logo.

Vous pouvez ajouter des demandes de client à n'importe quel élément de travail, mais pour les besoins de ce guide, nous allons décrire l'ajout de demandes de client à un modèle.

Accédez à Paramètres > Modèles de travail et sélectionnez un modèle existant auquel vous souhaitez ajouter des demandes de client. Si vous n'avez pas de modèle existant, vous pouvez créez-en un nouveau modèle.

Lorsque vous êtes dans votre modèle, vous pouvez créer des tâches pour vos clients. Au bas de vos tâches existantes, cliquez sur « Ajouter une section client ».

Vous pourrez alors attribuer un nom à la nouvelle section de demandes de client, qui apparaîtra également et ajoutera du contexte ou votre client lorsqu'il les recevra.

Une nouvelle section de demandes de client sera créée. Les tâches que vous définissez pour un client seront regroupées ici. Vous pouvez ajouter autant de tâches que vous le souhaitez et les réorganiser par glisser-déposer, comme vous le feriez avec votre normal.

Vous pouvez également déplacer le groupe de demandes de client autour de votre liste de tâches en le réduisant, puis en faisant glisser le groupe là où vous le souhaitez — tout en haut, en bas ou au milieu d'une rubrique.

Si vous souhaitez séparer les demandes de client dans votre liste de tâches, vous pouvez ajouter plusieurs groupes. Pour créer un nouveau groupe plutôt que d'ajouter une nouvelle demande de client dans un groupe existant, allez au bas de votre liste de demandes et cliquez sur « Ajouter une demande de client ». Si votre groupe de demandes de client existant est déjà en bas, vous devez d'abord créer une nouvelle section pour séparer les groupes.

Les demandes de client fonctionnent de manière très similaire aux autres tâches dans Karbon — vous avez la possibilité d'attribuer un nom à la tâche ainsi qu'une description. Vous avez également la possibilité d'ajouter des documents que vous souhaitez partager avec vos clients.

Pour que la fonctionnalité de rappel fonctionne, la demande de client a besoin d'une date d'échéance. Ici, vous pouvez décider s'il est dû avant ou après la date de début des travaux. Vous pouvez programmer l'envoi des demandes de client, il peut donc être utile dans certains scénarios que les tâches soient terminées par votre client avant que votre équipe ne commence à travailler.

Si vous souhaitez que vos demandes de client soient automatiquement envoyées à un client, vous pouvez définir des règles d'envoi.

Comme il s'agit d'un modèle, vous pouvez sélectionner une date avant ou après la date de début du travail, tout comme les dates d'échéance. Si vous souhaitez envoyer manuellement les tâches depuis votre travail, ne planifiez aucune règle d'envoi automatique.
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Après avoir cliqué sur « Suivant », vous aurez la possibilité de programmer des rappels automatiques à envoyer à vos clients. Vous pouvez choisir de faire rappeler à vos clients en douceur, en urgence ou personnaliser selon vos besoins

Créez un nouvel élément de travail à partir du modèle avec qui contient vos nouvelles demandes de client.

Si vous avez configuré l'envoi automatique de vos demandes de client, vous serez invité à choisir à qui vous souhaitez envoyer les demandes de client. N'oubliez pas qu'il doit s'agir d'un contact Karbon avec une adresse courriel.

S'il vous arrive d'avoir deux groupes de demandes de client dans le même modèle, vous pouvez choisir de les envoyer à la même personne ou à une personne différente.

Si vous avez choisi d'envoyer manuellement vos demandes de client, vous pouvez le faire en cliquant sur « Envoyer au client ». Une fois envoyé, le groupe de demandes de client sera mis à jour pour vous montrer que les tâches ont été envoyées et quand.

Si vous avez configuré l'envoi automatique de vos demandes de client, elles seront envoyées le jour que vous avez spécifié. Vous pouvez toujours modifier cela via le menu d'options '...' et 'Paramètres d'envoi'.

Une fois les demandes de client envoyées, vous pouvez les renvoyer à tout moment en cliquant sur le menu options « ... » et « Renvoyer les demandes de client ».

Si vous avez configuré l'envoi automatique des demandes de client, le courriel contenant les tâches sera envoyé par le membre de l'équipe auquel le travail est attribué.

Si vous envoyez manuellement les tâches, le courriel proviendra du membre de l'équipe qui clique sur « Envoyer ».

Comme le courriel provient de votre propre adresse courriel, il apparaîtra comme un courriel envoyé sur les calendriers de travail et de contact associés.

Une fois que les demandes de client ont été envoyées, votre client recevra un e-mail. Lorsqu'il clique sur le lien de courriel, il est dirigé vers le portail client Karbon qui lui est propre et qui existe pour la tâche en question.

Le portail client Karbon est accessible par un lien magique, une URL unique générée à chaque fois que des demandes de client sont envoyées.

Lorsque votre client accède aux tâches qui lui ont été envoyées, le lien contenu dans le courriel est alors associé à cet appareil. Cela signifie que les demandes de client ne sont accessibles qu'à partir de cet appareil.

Notez : Si vous avez plusieurs groupes de demandes de client avec votre travail, vous pouvez choisir de les envoyer à différentes personnes. Chaque personne recevra son propre courriel, pourra accéder à son propre portail client et aura sa propre vue client qu'aucun autre client ne pourra voir.

Si vous avez opté pour le plan Business ou Enterprise, vos clients pourront se connecter à leur portail client et obtenir une vue complète et un historique de leurs tâches, documents et communications.

Ils pourront voir jusqu'à 100 éléments de travail pour lesquels des tâches sont en cours de traitement, ainsi que les 100 derniers éléments de travail traités pour lesquels ils ont reçu des demandes de clients. La liste des éléments de travail sera intitulée soit par le titre de l'élément de travail, soit par le nom externe.

Vos clients peuvent accéder à leur connexion via le lien magique contenu dans l'e-mail qui leur a été envoyé. Une fois sur le portail client, ils peuvent cliquer sur Connexion sur le côté gauche, ou vous pouvez partager l'URL fournie dans les paramètres de votre portail client.

Les clients peuvent ajouter ce lien à leurs favoris ou, si vous préférez, vous pouvez l'ajouter à votre site web pour un accès facile.

Votre client peut alors créer un compte en utilisant l'adresse électronique à laquelle les demandes de client ont été envoyées et son mot de passe préféré.

Le membre du personnel qui envoie les demandes de client et le destinataire de l'élément de travail dont font partie les demandes de client (si cette personne est différente de l'expéditeur) seront tous deux notifiés dans Triage chaque fois que le client termine une tâche. La tâche sur le travail sera également marquée comme terminée.

Si vous avez activé les rappels pour les demandes de client, votre client recevra des rappels jusqu'à ce qu'il termine avec ses tâches.

Une limite est appliquée au nombre de rappels qui seront automatiquement envoyés pour une seule demandes de client. Après le cinquième rappel à votre client, il s'arrêtera.

Ceci est implémenté pour réduire la probabilité que vos courriel aux clients soient bloqués. Des courriel identiques qui sont envoyés à maintes reprises peuvent parfois être signalés par des filtres anti-spam.

Si vous souhaitez outrepasser cette limite, vous pouvez renvoyer les demandes de client et le décompte recommencera.

Pour vous assurer de ne pas perdre suivi des demandes de client qui ont dépassé la limite, utilisez le Global Automator qui modifie le statut des travaux.

Les courriels de rappel sont toujours basés sur la date d'échéance actuelle de l'élément de tâche, et les dates de rappel seront recalculées lorsque l'élément de tâche est mis à jour — que la tâche initiale du client ait été envoyée ou non.

Si le type de rappel est « Doux », et que le groupe de tâches a une tâche terminée avec une date d'échéance, nous n'enverrons pas de rappels. Les courriels de rappel seront envoyés si et seulement si :

Une fois le travail terminé, votre client ne pourra plus accéder à ses demandes de client. Si vous souhaitez rouvrir le travail pour permettre à votre client d'accéder aux tâches, vous le pouvez. Nous vous recommandons de modifier le statut de travail, puis de renvoyer les demandes de client.

Pour des raisons de sécurité, la demande de client expirera 30 jours après l'envoi de le courriel initial. Si des courriels de rappel sont envoyés, il est prolongé de 60 jours à compter de l'envoi de le courriel de rappel. Le renvoi manuel d'une demandes de client mettra à jour la date d'expiration des liens.

Aidez vos clients à se faire une idée des demandes de client avec ce modèle de courriel pour leur présenter une nouvelle façon de collaborer avec votre équipe.

Pour vous aider à présenter Client Tasks à vos clients, vous pouvez utiliser le courriel et la vidéo suivants :

N'hésitez pas à modifier cet courriel en fonction de votre pratique et de vos propres clients.

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Cher client,

De temps en temps, vous commencerez à recevoir des courriels de moi-même ou de notre équipe contenant une liste de contrôle d'éléments. Cette liste de contrôle vous est envoyée via les demandes de client de Karbon, le système que nous utilisons pour gérer nos travaux.

Lorsque vous recevrez un courriel contenant une liste de contrôle, vous pourrez cliquer sur un lien qui vous mènera à un Poral client unique, énumérant tous vos éléments à compléter. La première fois que vous accéderez à cette liste de contrôle, elle mémorisera votre appareil, ce qui garantit que seuls vous-même et notre équipe y auront accès.

Si vous tentez d'accéder à votre portail client à partir d'un autre appareil, il ne sera pas reconnu et vous devrez envoyer un nouveau lien d'accès. Lorsque vous cliquez sur « Envoyer le lien d'accès », un nouveau lien est envoyé à l'adresse électronique à laquelle il est associé.

Votre portail client vous fournira une liste de contrôle personnelle à remplir. Nous vous fournirons des instructions et des exigences détaillées pour chaque élément. Si l'élément le requiert, vous pourrez également télécharger des documents. Lorsque vous aurez terminé, veuillez marquer l'élément comme étant terminé pour nous en informer instantanément.

En collaborant avec vous de cette manière, nous voulons vous aider à savoir exactement ce que vous devez fournir et vous rappeler automatiquement si nous attendons des informations. Cela facilitera notre communication et permettra à notre équipe de vous servir plus efficacement.

Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à nous en faire part.

Lorsque vous présentez des demandes de client à vos clients, ils peuvent avoir des questions. Voici les réponses à certaines des plus courantes. Vous voudrez peut-être les partager avec eux.

Pourquoi ai-je un lien vers ces tâches?

Vous avez reçu un lien vers ces tâches car la personne qui vous les a envoyées utilise Karbon pour gérer les emplois dans son entreprise et elle souhaite que vous accomplissiez certaines tâches.

Qu'est-ce que Karbon?

Karbon est utilisé par les organisations et les équipes pour gérer leurs tâches, envoyer des courriels et collaborer avec leurs clients. Vous pouvez en savoir plus ici.

Comment effectuer ces tâches?

Lorsque vous avez terminé les tâches, cochez simplement la case et elle sera marquée comme terminée. Avant de faire cela, vous pouvez joindre tous les fichiers que vous souhaitez envoyer via cette tâche.

Qu'est-ce qu'un lien magique et comment fonctionne-t-il ?

L'accès au portail client de Karbon se fait par le biais d'un lien magique, qui est une URL unique générée à chaque fois que des demandes de client sont envoyées. Ce lien supprime la nécessité d'un code PIN, mais surtout, il améliore la sécurité.

Lorsqu'un client accède aux tâches qui lui ont été envoyées, le lien figurant dans l'e-mail est alors associé à cet appareil. Cela signifie que les demandes de client ne sont accessibles qu'à partir de cet appareil.

Que se passe-t-il si mon client veut accéder aux demandes de client à partir d'un autre appareil ?

Votre client se verra présenter un écran contenant un appel à l'action « Envoyer le lien d'accès ». Cette action enverra un lien magique nouvellement généré à l'e-mail original envoyé qui lui permettra d'accéder aux demandes de client depuis l'ordinateur. Les demandes de client seront désormais associées au nouvel appareil. S'ils veulent y accéder à partir d'un autre appareil, ils devront suivre le même processus.

Que se passe-t-il si le client ouvre le lien magique sur un téléphone et veut ensuite accomplir les demandes de client sur un ordinateur ?

Il s'agit du même processus que ci-dessus.

Le lien magique expire-t-il ?

Oui. Le lien magique est valable pendant 30 jours. Si votre client tente d'accéder au lien après 30 jours, il devra générer un nouveau lien magique. Les 30 jours recommenceront.

Qu'advient-il des demandes de client déjà envoyées ?

Il n'y a aucun changement pour les demandes de client qui ont été envoyées avant l'activation du nouveau Portail Client pour vous. Si vos clients ouvrent des demandes de client qui ont déjà été envoyées, ils devront utiliser leur code PIN pour se connecter à partir de l'e-mail ou ils peuvent se connecter via l'écran du portail client.

Que se passe-t-il si je renvoie mes demandes de client ?

Les demandes de client renvoyées seront désormais accessibles via le lien magique et seront hébergées sur le nouveau portail client. Votre client n'aura plus besoin d'un code PIN pour accéder aux demandes de client.

Que peut voir mon client lorsqu'il se connecte ?

Le portail client de Karbon offre aux clients une vue complète et un historique de leurs tâches, documents et communications. Ils peuvent voir jusqu'à 100 éléments de travail pour lesquels des tâches sont en cours, ainsi que les 100 derniers éléments de travail terminés pour lesquels ils ont reçu des demandes de clients.

Que se passe-t-il si mon client a besoin d'apporter des modifications à une tâche ou à un élément de travail achevé ?

Il peut voir les tâches, les commentaires et les fichiers qu'il peut télécharger. Ils ne peuvent pas commenter ou modifier le statut de la demande de client (achevée > non achevée). Si vous voulez que vos clients apportent des modifications, vous devez changer le statut de « terminé » à un autre statut.

Que faire si mon client ne veut pas de connexion ?

Il peut continuer à utiliser le lien magique et à remplir des tâches individuelles s'il ne souhaite pas créer un login, mais le login offre une plus grande flexibilité pour vous et votre client. Le login permet à votre client d'accéder à tout ce qui lui a été envoyé, y compris les tâches complétées, ainsi qu'aux copies des documents et des fichiers téléchargés, afin qu'il puisse suivre et retrouver facilement ce qui lui a été envoyé.

Comment mon client peut-il se connecter ?

À partir du lien magique en cliquant sur Connexion sur le côté gauche, ou vous pouvez partager l'URL fournie dans les paramètres. Les clients peuvent ajouter ce lien à leurs favoris ou, si vous préférez, vous pouvez l'ajouter à votre site Web pour un accès facile.

Quelqu'un peut-il créer une connexion pour mon compte ?

Non. Seuls les clients qui sont un contact dans votre compte Karbon pourront créer une connexion.

Que se passe-t-il si je supprime un contact ?

Son compte sera désactivé et il ne pourra plus se connecter. Toutefois, s'il est rétabli, il pourra se connecter à nouveau.

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