Assurez-vous de personnaliser l'expérience de vos clients avec les demandes de client en ajoutant votre logo au portail des clients, vérifiez où vous pouvez ajuster vos paramètres d'envoi, et apprenez-en plus sur la sécurité des demandes de client.
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Ajoutez votre logo à vos demandes de client
Lorsque vos clients accèdent à leur portail client Karbon, vous pouvez afficher le logo de votre entreprise. Tout d'abord, ajoutez votre logo pour qu'il soit prêt à être utilisé. Pour ce faire, cliquez sur Settings > Client Portal > upload a new logo under Theming.
Choisissez l'heure à laquelle les demandes des clients sont envoyées
Vous pouvez choisir l'heure à laquelle les courriels et les rappels de demandes de client seront envoyés automatiquement à vos clients. Allez dans Paramètres > Portail Client > Envoi automatique.
À partir de là, vous pourrez choisir le fuseau horaire de la journée où ces messages seront envoyés automatiquement. Allez dans Paramètres > Paramètres du compte. Il s'agit d'un paramètre applicable à l'ensemble de l'entreprise, qui affectera donc toutes les demandes des clients dans votre équipe.
Accédez à la page de connexion du portail client
Si vous avez opté pour le plan Affaires ou Enterprise, vos clients pourront se connecter à leur portail client et obtenir une vue complète et un historique de leurs demandes, documents, et communications.
Ils pourront voir jusqu'à 100 éléments de travail pour lesquels des demandes sont en cours de traitement, ainsi que les 100 derniers éléments de travail traités pour lesquels ils ont reçu des demandes de client.
Vos clients peuvent accéder à leur connexion via le lien magique figurant dans le courriel qui leur a été envoyé. Une fois sur le portail client, ils peuvent cliquer sur Connexion sur le côté gauche, ou vous pouvez partager l'URL fournie dans les paramètres de votre portail client.
Les clients peuvent ajouter ce lien à leurs favoris ou, si vous préférez, vous pouvez l'ajouter à votre site web pour un accès facile.
Votre client peut alors créer un compte en utilisant l'adresse électronique à laquelle les demandes ont été envoyées et son mot de passe préféré.
Sécurisez les demandes de client
Les demandes des clients constituent un moyen sécurisé de partager et de recevoir des informations de vos clients. Cette méthode est nettement plus sûre que la simple communication par courriel, et c'est ainsi que la plupart des entreprises interagissent avec leurs clients.
Les mesures de sécurité comprennent :
L'accès au portail client est disponible uniquement via un appareil dédié. Les demandes d'accès aux clients envoyés à vos clients par courriel ne peuvent être consultés que sur l'appareil mémorisé. S'ils sont sur un nouvel appareil, il faudra un nouveau lien magique qui ne peut être envoyé qu'à l'adresse courriel reconnue du client.
L'application de demande de client utilise le protocole SSL (Secure Sockets Layer), ce qui signifie que toute connexion est sécurisée et que toutes les données saisies sont cryptées et partagées en toute sécurité.
L'URL unique pour chaque série de demandes de client se trouve dans votre portail client et est basée sur l'ID unique de votre compte.
Karbon suit qui accède à cette URL, et à partir de quels appareils. Chaque nouvel appareil qui tente d'accéder à l'URL nécessite l'envoi d'un nouveau lien magique à l'adresse courriel du client.
Vos clients peuvent charger des fichiers et des commentaires et accomplir les tâches, le tout à partir du portail sécurisé accessible depuis cette URL.
Le client sera verrouillé une fois que l'élément de travail correspondant sera marqué comme terminé, afin de préserver votre piste d'audit.
Toutes vos informations dans Karbon, y compris les données des demandes des clients, sont cryptées en transit et stockées en toute sécurité à l'aide de serveurs en nuage de niveau entreprise, de stockage de données cryptées et de bases de données hautement évolutives. Le portail est un site crypté à 256 bits.
Karbon fait l'objet de contrôles de sécurité réguliers afin de garantir la protection des données et des documents des clients.
Seul un contact actif de Karbon peut créer une connexion pour le portail client.
La sécurité étant au cœur de Karbon, vous aurez l'assurance que vos données sont sûres et privées à tout moment.
Sécurisez les documents relatifs aux demandes de client
Les documents que vos clients téléchargent via les demandes de client ne peuvent pas être téléchargés via le lien vers Karbon que vous avez fourni à votre client. Ainsi, les documents ne sont accessibles qu'à partir de votre compte Karbon.
Karbon procède régulièrement à des examens de sécurité pour garantir la protection des données et des documents des clients.
Sécurisez les courriels — les meilleures pratiques du fournisseur
Comme Karbon se situe au-dessus de votre fournisseur de messagerie et ne remplace pas la sécurité des courriels de votre fournisseur de messagerie, gardez à l'esprit que nous vous suggérons de garder la sécurité de vos courriels en tête de vos préoccupations. Comme la vulnérabilité de vos courriels réside dans votre fournisseur de messagerie, vous devez protéger votre sécurité à ce niveau. Nous vous encourageons à vous assurer qu'il existe un processus en place pour la sécurité des courriels de votre entreprise.
Pour plus de détails sur la sécurité du portail client, vous pouvez consulter cet article.
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