Ajoutez des demandes de client à vos modèles de travail, pour que le suivi du client se déroule sans problème. Ensuite, commencez à créer des travaux à partir de ces modèles et envoyez les demandes de client. Pour en savoir plus, cliquez sur les sections indexées ci-dessous.
Index
Ajouter des demandes de client à un modèle
Vous pouvez ajouter des demandes de client à n'importe lequel de vos modèles de travail. Les dates d'échéance seront attribuées comme pour les autres tâches d'un modèle.
Pour chaque groupe de demandes de client, vous pouvez programmer des règles d'envoi pour que les demandes de client soient envoyées automatiquement. Vous pouvez également choisir la manière dont vous souhaitez que vos clients soient rappelés de toute demande de client inachevée.
En outre, vous pouvez modifier le courriel de la demande de client ainsi que le courriel de rappel.
Cliquez sur Suivant pour modifier le courriel de rappel.
Gardez à l'esprit que ce modèle peut être utilisé pour créer un travail pour plusieurs clients. Assurez-vous donc que votre courriel est suffisamment générique pour que cela fonctionne et utilisez les espaces réservés pour le personnaliser par client, comme le nom du client, etc.
Créer un travail à partir d'un modèle contenant des demandes de client
Si votre modèle contient des demandes de client, il peut y avoir une étape supplémentaire à effectuer lorsque vous créez un travail à partir de ce modèle.
Lorsque vous créez un travail à partir d'un modèle contenant des demandes de client, Karbon vous invite à choisir le client auquel vous souhaitez envoyer les demandes.
Si votre élément de travail a une date d'échéance qui fait que vos règles d'envoi automatique se situent dans le passé, les demandes de client seront envoyées dans les 10 minutes suivant la création de l'élément de travail.
Si votre modèle comporte deux groupes de demandes de client et que vous choisissez un client lors de la création du bon de travail à partir de ce modèle, les demandes de client des deux groupes seront attribuées au même client. Vous pouvez modifier cela lorsque l'élément de travail a été créé.
Demandes de client sur les travaux récurrents
Les demandes de client sont copiées sur les futurs éléments de travail dans un calendrier récurrent, tout comme vos tâches internes.
Il y a quelques éléments importants à prendre en compte lorsque vous configurez des demandes de client sur un plan de travail répétitif :
Les demandes de client seront reportées sur un travail futur comme les tâches internes. Notez que les commentaires sur les demandes de client (comme les tâches internes) ne seront pas reportés sur les travaux futurs.
Si vous envoyez les demandes de client manuellement (vous ne sélectionnez pas une date pour envoyer automatiquement les tâches), vous devrez envoyer les demandes de client manuellement pour tous les travaux de la planification.
Si vous planifiez l'envoi des demandes de client à une date spécifique, Karbon enverra les demandes de client à une date ultérieure en utilisant le nombre de jours entre la date de début de l'élément de travail et la date d'envoi. Prenons cet exemple :
Exemple : Si la date de début d'un élément de travail mensuel est le 1er avril et que vous planifiez l'envoi des demandes de client le 2 avril, Karbon utilisera cette information et planifiera l'envoi des demandes de client un jour après la date de début de l'élément de travail suivant (2 mai).
Si vous prévoyez de modifier les éléments de tâche et les descriptions dans les éléments de travail suivants, il est préférable d'envoyer vos demandes de client manuellement, afin de pouvoir les modifier avant de les envoyer.
Suivre les demandes de client en suspens
Pour suivre les demandes de client en suspens, nous vous recommandons d'ajouter un automate de liste de tâches à la section des demandes de client. Vous pouvez paramétrer cet automate pour déplacer le statut du travail vers « En attente du client », ou un autre statut personnalisé qui vous aidera à comprendre que vous attendez une action de votre client.
Lorsque vous filtrez votre travail en fonction de l'état « En attente du client », vous pourrez voir une liste complète des éléments de travail pour lesquels vous attendez une action du client.
De plus, vous pouvez activer l'Automates globaux pour mettre à jour le statut du travail avec un statut personnalisé comme Renvoyer les demandes de client lorsque les cinq rappels de demandes de client ont été envoyées et que les demandes de client sont incomplètes.
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