Création de compte et accès
Les clients doivent-ils s’inscrire ou peuvent-ils accéder par lien envoyé par courriel?
Les clients doivent accepter une invitation, ce qui implique la création d’un nouveau compte et la mise en place de l’authentification multifacteur. Les cabinets d'expertise-comptable peuvent également configurer les demandes client pour qu’elles soient accessibles via des liens à usage unique ou l’authentification multifacteur.
Les clients peuvent-ils enregistrer ou ajouter la page de connexion en favori?
Oui, chaque cabinet dispose d’une page de connexion unique à Karbon pour clients, ce qui permet aux clients de se connecter directement. Cette URL unique peut être enregistrée en favori.
Que se passe-t-il si un client oublie ses identifiants?
Le service de soutien chez Karbon peut aider à accéder au portail, y compris pour les problèmes de connexion ou la création de compte.
Sécurité
L’authentification multifacteur (AMF) est-elle prise en charge?
Oui, l’authentification multifacteur est prise en charge, et les clients peuvent la configurer avec une application d’authentification, un courriel ou un message texte (SMS) pour avoir plus de sécurité.
Source : Configuration de votre portail client et activation de l’authentification multifacteur (AMF)
L’accès aux documents (ex. déclarations de revenus, pièces d’identité) est-il sécurisé?
Karbon pour clients permet un partage de documents sécurisé, conforme aux normes de sécurité de niveau entreprise, à la norme SOC 2 Type II et au RGPD. Toutes les données transmises utilisent le protocole TLS, et les données au repos sont chiffrées avec AES-256 bits.
Peut-on limiter l’accès à une seule utilisation plutôt qu’en continu?
Lorsqu’un cabinet invite une personne à accéder au portail client, il peut lui accorder un « accès limité » ou un « accès complet ».
Expérience client, partage de documents et gestion des fichiers
Peut-on envoyer des documents sur le portail sans passer par courriel?
Oui, les documents peuvent être téléversés directement dans le Portail. La plateforme favorise le partage sécurisé sans pièces jointes envoyées par courriel.
Source : Qu’est-ce que Karbon pour clients?
Y a-t-il une gestion des versions, une taille limite ou une suppression automatique des fichiers?
Les clients peuvent téléverser plusieurs fichiers, mais chaque fichier individuel doit faire 200 Mo ou moins. Le total des fichiers joints à une tâche client peut atteindre 50 Mo.
Quels documents sont visibles dans l'onglet Documents?
En général, les documents visibles dans l'onglet Documents sont une combinaison de documents joints aux demandes envoyées à la personne-ressource et de documents partagés manuellement entre le client et le cabinet. Il y a, cependant, quelques subtilités qui doivent être couvertes en détail.
Ce qui sera affiché
Les données comptables sont sensibles. Voilà pourquoi nous avons adopté une approche axée sur la confidentialité — conçue pour protéger les données et empêcher les fuites accidentelles dans la mesure du possible. L'onglet Documents n'est pas seulement votre simple dossier partagé où tout le monde ayant accès au client voit les mêmes choses. Les documents qui seront affichés dépendent en même temps de qui est le client et du niveau d'accès qu'il a. Plusieurs personnes-ressources peuvent avoir accès au client, et elles ne verront pas toutes nécessairement les mêmes choses.
Accès limité
Les personnes-ressources à accès limité voient les documents qui leur ont été spécifiquement envoyés. La personne-ressource A, travaillant avec un accès limité au client X, pourra voir :
Tous les documents joints aux demandes client pour le client X qui leur ont été spécifiquement envoyés. Cela comprend tous les documents :
Joints aux descriptions de tâches par le cabinet
Compris dans les commentaires par toute personne-ressource client
Compris dans les commentaires externes par les utilisateurs du cabinet
Les documents sur les approbations/signatures complétées pour lesquelles ils étaient soit :
Le signataire, ou
Un observateur
Les documents qu'ils ont téléversés manuellement dans la section Documents
Accès complet
Les personnes-ressources à accès complet peuvent voir tout ce qui est envoyé ou partagé avec le client. Elles ont une surveillance plus large du client. La personne-ressource B, avec un accès complet au client X, pourra voir :
Tous les documents joints aux demandes client envoyées pour le client X, peu importe à qui elles ont été envoyées. La personne-ressource B n'a pas besoin d'être désignée comme destinataire.
Toutes les approbations/signatures complétées pour le client X, qu'elles aient été désignées ou non.
Tous les téléversements manuels par tout utilisateur client pour le client X.
Les documents partagés par le cabinet au client X.
Qu'est-ce qui ne s'affichera pas?
Les documents téléversés par le cabinet qui ne sont pas partagés dans le stockage Karbon. Les utilisateurs du cabinet ont la possibilité de téléverser des documents dans l'onglet Documents pour tout élément de travail ou client. Ceux-ci ne seront pas vus par les utilisateurs clients à moins d'être explicitement partagés avec le client par le cabinet.
Pourquoi les utilisateurs à accès limité ne peuvent-ils pas voir les documents partagés?
L'accès limité est conçu pour n'afficher que les données partagées spécifiquement avec chaque utilisateur, mais cette capacité n'existe pas encore pour les documents. Nous envisageons d'autres options de partage à l'avenir proche. Lorsque l'utilisateur du cabinet partage un document, il est informé que seules les personnes ayant un accès complet pourront le voir.
Qu'en est-il des documents/travaux historiques de nos anciennes demandes client?
Karbon pour les clients est conçu pour fournir un accès aux données historiques. Tout document qui répond aux critères ci-dessus devrait être disponible pour les personnes-ressources pertinentes dans Karbon pour les clients, même s'il a été partagé avant que la personne-ressource ne soit invitée.
Le portail est-il entièrement fonctionnel sur mobile?
Oui, l’application mobile Karbon pour clients reprend toutes les fonctionnalités du portail client sur iOS et Android, permettant aux clients de gérer des tâches, signer des documents et partager des fichiers, le tout optimisé pour mobile.
Rôles, permissions et groupes côté client
Le portail est-il attribué par client, par personne-ressource ou par groupe?
Le portail est activé pour chaque client (le cabinet invite le client), puis les personnes associées à ce client sont invitées à y accéder. Les demandes client peuvent être envoyées à plusieurs personnes-ressources.
Quelle est la différence entre un utilisateur à « accès limité » et les demandes client?
« Accès limité » est un niveau de permission attribué lorsqu’on invite quelqu’un au portail client. Les « demandes client » sont des tâches ou demandes de renseignements que le cabinet envoie à ses clients dans le portail.
Fonctionnalités, personnalisation et intégration au flux de travail
Peut-on configurer des rappels au niveau du portail ou seulement pour les demandes client?
Les rappels automatiques sont une fonctionnalité de Karbon, principalement associés aux demandes client. Le cabinet peut choisir leur fréquence.
Soutien
Où envoyer les questions ou demandes de soutien?
Les clients peuvent contacter le service de soutien Karbon pour de l’aide technique, souvent via l’adresse courriel indiquée dans les sections de dépannage. Les cabinets peuvent contacter le soutien via le menu principal « Aide et commentaires » ou par courriel.