Ce guide vous explique en détail comment activer et configurer Karbon pour clients, y compris la personnalisation de la marque et des paramètres de sécurité pour votre cabinet d'expertise-comptable et pour vos clients. En suivant ces instructions, vous pourrez préparer votre environnement Karbon pour offrir une nouvelle expérience à vos clients et gérer le déploiement à votre propre rythme.
Étape 1 : Activer Karbon pour clients pour votre cabinet
Avant que vos clients puissent accéder à Karbon pour clients, vous devez activer cette fonctionnalité au niveau du cabinet.
Accédez aux paramètres du compte
Dans le menu Paramètres, sélectionnez Karbon pour clients.
Activez Karbon pour clients pour votre cabinet
Cliquez sur Activer pour mettre Karbon pour clients en service pour votre cabinet.
Notez : L’activation de Karbon pour clients n’aura pas d’impact immédiat sur l’expérience client. Les demandes des clients continueront à passer par l’ancien portail client jusqu’à ce que vous apportiez des modifications supplémentaires.
Étape 2 : Personnaliser l’apparence de Karbon pour clients
Vous pouvez adapter l’interface de Karbon pour clients à l’identité visuelle de votre cabinet. Deux éléments clés sont personnalisables : le logo et l’arrière-plan de la page d’accueil.
Personnalisation du logo
Vous avez deux options pour le logo affiché dans le coin supérieur gauche de l’interface de Karbon pour clients :
Nom du cabinet : Paramètre par défaut affichant le nom de votre cabinet tel qu’indiqué dans les paramètres du compte.
Logo du cabinet : Affiche le même logo que celui utilisé pour d’autres fonctionnalités client, telles que les factures et les paiements. Toute modification apportée à ce logo sera également reflétée dans d’autres zones destinées aux clients.
Meilleure pratique : Assurez-vous que les dimensions de votre logo sont optimisées pour une qualité visuelle optimale.
2. Personnalisation de l’arrière-plan de la page d’accueil
La page d’accueil de Karbon pour clients présente une section d’accueil bien visible. Vous pouvez choisir parmi plusieurs couleurs prédéfinies ou téléverser une image pour correspondre à l’identité visuelle de votre cabinet.
Étape 3 : Configurer votre page de connexion personnalisée
Chaque cabinet dispose d’une page de connexion personnalisée et identifiée pour Karbon pour clients, permettant aux clients de se connecter directement.
Pour trouver et partager l’URL de connexion de votre cabinet :
Allez dans Paramètres > Karbon pour clients.
Faites défiler jusqu’à la section Votre page de connexion Karbon pour clients.
Cliquez sur Copier dans le presse-papiers pour copier l’URL de connexion de votre cabinet.
Partagez le lien avec vos clients ou ajoutez-le sur votre site web.
Notez : Les clients doivent être invités à Karbon pour clients avant de pouvoir se connecter. Ils doivent créer leurs comptes via le courriel d’invitation, car l’option « Créer un compte » sur la page de connexion ne peut pas être supprimée.
Quand la page de connexion personnalisée est-elle utilisée?Vos clients verront la page de connexion de votre cabinet lorsqu’ils :
Cliquent sur le lien de connexion spécifique à votre cabinet.
Accèdent à Karbon pour clients via un lien magique (par exemple, depuis une demande client) et choisissent Se connecter.
Reçoivent une demande client nécessitant une connexion, si les paramètres de sécurité de votre cabinet l’exigent.
Étape 4 : Définir les politiques de sécurité
Karbon pour clients propose deux options de sécurité pour les demandes clients :
Autoriser l’accès via un lien unique envoyé par courriel
Les clients peuvent interagir avec les demandes par des liens courriel sans avoir besoin de se connecter.
Exiger une authentification à plusieurs facteurs
Les clients doivent se connecter avec une authentification à plusieurs facteurs pour visualiser et interagir avec les demandes.
Notez : Ces paramètres de sécurité n’affectent pas d’autres tâches orientées client, comme les approbations, les signatures électroniques et les paiements. Ces fonctionnalités restent accessibles via des liens uniques.
Étape 5 : Activer Karbon pour clients pour chaque client
Après avoir activé Karbon pour clients pour votre cabinet, l’étape suivante consiste à l’activer pour des clients individuels. Ce processus peut être effectué de deux façons :
Depuis la page de gestion Karbon pour clients :
Allez dans la section Personnes-ressources et trouvez la page de gestion Karbon pour clients.
Cliquez sur le nom du client ou n’importe où sur sa ligne, puis sélectionnez Activer Karbon pour clients.
Une fois activée, la page affichera une liste d’accès pour inviter les utilisateurs à accéder au client.
Notez : Même si personne n’est invité, les futures demandes clients redirigeront les destinataires vers Karbon pour clients.
Depuis les détails du contact du client :
Allez dans l’onglet Détails d’une personne-ressource ou une organisation, puis activez Karbon pour clients à partir de là. Cette méthode offre les mêmes fonctionnalités que l’activation via la page de gestion Karbon pour clients.
Étape 6 : Inviter vos clients à accéder à Karbon pour clients
Pour débloquer toutes les fonctionnalités de Karbon pour clients, invitez-les. Une fois invitées, ils pourront :
Se connecter à l’application mobile.
Voir les documents partagés avec le cabinet.
Consulter l’historique de collaboration avec le cabinet.
Recevoir des mises à jour sur les tâches et leur état.
Niveaux d’accès disponibles
Vous pouvez accorder l’un des deux niveaux d’accès suivants :
Accès limité : l'utilisateur ne peut accéder qu’aux tâches et documents qui lui sont spécifiquement envoyés.
Accès complet : ce niveau permet à l’utilisateur d’accéder à toutes les tâches et documents liés au client. Idéal pour les personnes supervisant une équipe ou ayant besoin de visibilité sur les relations cabinet/client pour garantir une gestion et une coordination appropriées.
Comment inviter vos clients
Allez dans la section Karbon pour clients sous Personnes-ressources.
Trouvez le client et cliquez sur son nom.
Dans la liste d’accès, choisissez le contact que vous souhaitez inviter et sélectionnez le niveau d’accès approprié. L’invitation sera envoyée par l’utilisateur qui l’envoie.
Cliquez sur Inviter pour envoyer le courriel d’invitation. Le destinataire a trois jours pour accepter l’invitation.
Notez : Après avoir accepté l’invitation, l’utilisateur peut accéder à toutes les tâches et documents de ce client. Les invitations sont limitées à des clients individuels, donc une personne a besoin d’une invitation distincte pour chaque client.
Étape 7 : Gérer l’accès des clients et le statut des invitations
Une fois Karbon pour clients activé, vous pouvez consulter le statut des invitations pour chaque client. La page de gestion Karbon pour clients affichera :
le nombre et le pourcentage de clients ayant Karbon pour clients activé
le nombre d’utilisateurs invités à accéder à chaque client
le statut de chaque invitation
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