Notez : pour accéder à la facturation, vous ne devez pas être connecté à Quickbooks Time sous Paramètres > Applis connectées.

La facturation chez Karbon vous permet de facturer vos clients pour le travail que vous avez effectué. Vous pouvez également collecter les paiements à l'aide de Paiements Karbon afin de rationaliser l'ensemble du processus de perception des paiements.

Vous pouvez ensuite ouvrir un compte de paiement avec Paiements Karbon, ce qui permet à vos clients de vous régler ces factures via Karbon, simplifiant ainsi le processus de perception des paiements.

La fonction de facturation est accessible à tous les administrateurs. Pour l'activer, rendez-vous sur votre profil dans le menu principal, cliquez sur Modifier, faites défiler l'écran jusqu'à Extras et cliquez sur Facturation. Assurez-vous de cliquer sur sauvegarder et la fonction sera alors activée. Vous remarquerez qu'une section de facturation apparaîtra dans le menu principal.

Veuillez garder à l'esprit que chaque administrateur devra activer cette fonction pour lui-même afin de l'utiliser.

Pour envoyer et exporter des factures, vous devez également activer cette autorisation. Pour l'activer, ouvrez votre menu principal > cliquez sur votre profil (nom) > cliquez sur « éditer » dans Permissions > Faites défiler vers le bas jusqu'à Facturation, puis activez « Envoyer ou exporter des factures et des cycles de facturation ».

Créez un compte de paiement, un plan comptable, des taux d'imposition, des numéros d'identification fiscale et des modèles de facturation. Les informations saisies dans ces sections seront ensuite appliquées aux factures créées dans Karbon.

Pour accéder aux détails de facturation de vos comptes, allez dans le menu principal de Karbon et cliquez sur Paramètres > Facturation.

Si vous êtes administrateur des paiements, ajoutez un compte de paiement si vous souhaitez que vos clients paient leurs factures par l'intermédiaire de Karbon. Karbon s'associe à Stripe Connect pour assurer la conformité et la sécurité des paiements de vos clients.

Vous pouvez commencer par modifier la devise en cliquant sur « Modifier les paramètres ». Cliquez sur Ajouter un paiement, ce qui vous mènera à la formule d’intégration des bandes pour établir votre compte de paiement dans Karbon. Pour en savoir plus, veuillez consulter notre article sur les Paiements Karbon.

Le grand livre des comptes enregistre les transactions en fonction d'un ensemble de comptes différents. Il s'agit notamment des comptes pour l'enregistrement des dépenses, des paiements, et de la taxe sur les ventes.

Afin d'aligner les comptes utilisés dans le grand livre AR de Karbon avec les comptes du GL de l'entreprise, il est nécessaire de créer une correspondance. La création ou la mise à jour d'une correspondance de comptes se fait dans les paramètres de facturation (Paramètres > Facturation).

Gardez à l'esprit qu'un journal ne peut pas être exporté du grand livre AR tant que tous les comptes n'ont pas été mappés!

Si les noms ou les codes de vos comptes ont changé, vous pouvez modifier le mappage des comptes en éditant votre Plan comptable et en le modifiant si nécessaire.

Configurez votre période comptable pour gérer ce qui est inclus dans les exportations de votre journal.

Pour configurer ou mettre à jour votre période comptable, accédez à vos paramètres de facturation (Paramètres > Facturation) et cliquez sur "Définir la période comptable". Vous pourrez alors définir la fréquence de votre choix ainsi que la date à laquelle vous souhaitez qu'elle commence.

Vous pouvez également mettre à jour vos périodes comptables en allant dans la section Finances, sous Facturation, dans le menu principal.

Définissez les taux d'imposition de votre entreprise qui seront utilisés dans un avenir proche pour préparer les factures dans Karbon. Pour définir un taux d'imposition, allez dans votre menu principal Paramètres et sélectionnez Facturation. En fonction du pays de votre entreprise défini dans les paramètres du compte, nous avons défini des taux d'imposition de base.

Pour les États-Unis et le Canada, nous avons défini des taux de base d'exonération fiscale et d'absence de taxe. Pour l'Australie, le Royaume-Uni et la Nouvelle-Zélande, les taux de TPS et de TVA ont été définis pour vous.

Si vous avez des clients qui ont des exigences différentes en matière de taux de taxe, vous pouvez sélectionner un taux de taxe pour ces contacts en allant dans la section Facturation de l'onglet Détails. Lorsque des factures sont créées pour ce contact, le taux de TVA sera appliqué à toutes les factures par défaut.

Vous pouvez définir des taux d'imposition uniques ou combinés.

Dans de nombreux pays, il est obligatoire d'afficher les numéros d'identification fiscale ou d'enregistrement sur les factures. En dessous de la section relative au taux d'imposition dans vos paramètres de facturation, vous pouvez également configurer les numéros d'identification fiscale en cliquant sur.

Pour créer un numéro d'identification fiscale :

1. Cliquez sur « Ajouter un numéro d'identification fiscale ».

2. Saisissez le champ Identifiant (nom affiché sur la facture).

3. Saisissez le numéro d'identification fiscale

4. Sélectionnez les taux d'imposition correspondants

5. Indiquez si le NIF apparaîtra sur la facture. Si l'option « Ne pas afficher sur les factures » est sélectionnée, lorsque les taux d'imposition associés sont appliqués, le NIF ne sera pas appliqué à la facture.

Vous pouvez afficher et personnaliser vos modèles de facture pour les factures ad hoc et les factures récurrentes, ainsi que votre modèle de courriel pour l'envoi des factures sous Modèles de facturation.

La personnalisation de votre modèle de facture ad hoc vous permet de supprimer la quantité, le prix unitaire, la colonne du montant et la ventilation du montant de la facture. Cette option peut être définie dans le modèle de facture, qui s'appliquera alors à toutes les nouvelles factures ad hoc, et peut également être modifiée pour chaque facture.

Si vous n'envoyez pas de facture fiscale, vous pouvez modifier le champ (sous le champ « à ») qui apparaît sur la facture de la facture fiscale à la facture. Ce champ peut également être défini dans le modèle de facture ou par facture.

Vous pouvez sélectionner un délai de paiement par défaut (7, 14, 30 ou 45 jours) et ajouter des instructions de paiement. Lorsque les factures sont créées, le délai de paiement et les instructions de paiement sont définis par défaut dans le modèle de facture.

Sur le modèle, vous pouvez également voir comment la facture sera présentée aux clients, y compris le logo et la couleur de la marque choisis dans la section Marque du menu principal.

La plupart des options du modèle de facture ad hoc sont également disponibles pour le modèle de facture récurrente. En outre, vous disposez d'une option d'échéance de paiement à la réception, ainsi que d'autres options de 7, 14, 30 ou 45 jours.

Le modèle de facture récurrente supprime l'option de personnalisation entre les entrées de temps individuelles/récapitulatives, car il utilise la description du plan de facturation définie dans les détails du plan de facturation récurrente.

En personnalisant votre modèle de courriel de facturation, vous avez la possibilité de modifier la formulation par défaut qui est envoyée à vos clients lors de l'envoi d'une facture. Vous pouvez également ajouter des espaces réservés qui seront remplis avec des informations uniques sur vos clients et la facture. Les espaces réservés disponibles sont répertoriés sous le champ du corps du courriel.

Une fois défini, toutes les futures factures envoyées à votre client utiliseront ce modèle de courriel.

N'oubliez pas que le nombre de caractères est limité à 3 000.

Personnalisez votre communication pour qu'elle reflète votre marque. Accédez à vos paramètres et sélectionnez Image de marque, ajoutez un logo, et choisissez une couleur de marque.

Le logo sera appliqué à toutes les factures et la couleur de la marque sera utilisée sur le montant total et le montant dû de la facture.

Mettez à jour l'adresse de votre entreprise pour vous assurer que vous pouvez envoyer des factures. Accédez à vos paramètres et sélectionnez Paramètres du compte.

Excellente! Maintenant que vous avez configuré la facturation, veuillez passer à notre article d’aide sur l’utilisation de la facturation qui couvrira tout ce qui concerne l’utilisation de la facturation pour créer des factures et facturer vos clients avec Karbon.

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