Suivez la progression du travail, gérez la capacité, et utilisez des flux de travail personnalisables pour tout optimiser dans votre entreprise. Trouvez votre façon préférée de visualiser la charge de travail pour l'ensemble de votre cabinet, filtrez ce qui est le plus important pour vous, puis enregistrez les vues de travail que vous utilisez le plus pour un accès rapide et pratique à l'avenir!

Sélectionnez Travail dans le menu principal pour afficher tous les éléments de travail de votre entreprise. Vous pouvez utiliser les fonctions de filtrage et de tri pour accéder à la vue de travail de votre choix.

Naviguez dans le menu principal de Karbon pour accéder à la section « Travail ». En cliquant sur cette section, vous accédez à la vue principale du travail.

À partir de là, vous pouvez visualiser des éléments de travail spécifiques en cliquant sur le titre de l'élément de travail. Cela ouvrira une superposition de travail.
​
Vous avez le choix entre deux modes pour visualiser votre travail. Le mode par défaut, qui est le tableau Kanban, ou le mode Liste, qui est similaire à une feuille de calcul Excel. Vous pouvez choisir votre mode à partir de l'icône du curseur de tri en haut à droite.

Votre tableau Kanban organise vos éléments de travail en colonnes faciles à gérer, ce qui vous donne une vue d'ensemble de votre flux de travail.

Notez : Cette vidéo a été créée avant la sortie de la fonctionnalité Temps et Budgets, ce qui signifie que certains écrans sont différents aujourd'hui. La fonctionnalité de base décrite dans la vidéo n'a pas changé.

Votre tableau Kanban vous permet d'optimiser la gestion de l'ensemble du flux de travail de votre entreprise sur un seul écran. Chaque élément de travail est représenté sur une carte individuelle.

À l'aide du menu coulissant de tri, vous pouvez sélectionner les colonnes selon lesquelles vous souhaitez trier votre travail.

Vos options comprennent :

Cela vous permettra de visualiser votre travail du point de vue le plus pertinent et de déplacer des éléments entre les catégories.

Karbon hiérarchise votre tableau Kanban de différentes manières, en fonction de la vue utilisée pour le tri. Si vous visualisez le travail par statut, Karbon trie les cartes dans une colonne par date d'échéance (en ordre croissant). Il en va de même pour les vues suivantes : Affectataire, Client, Date d'échéance, et Groupe de clients liés.

Pour la vue Date d'achèvement, les colonnes sont triées par Date d'achèvement, dans l'ordre décroissant. Alors que pour la vue Date de début, les colonnes sont triées par Date de début, dans l'ordre croissant.

Dans toutes les vues, s'il y a des cartes Kanban qui ont le même attribut de tri (par exemple, la même date d'échéance), elles seront affichées par le titre du bon de travail dans l'ordre croissant. Si elles correspondent toujours, les éléments de travail seront triés par une clé unique enregistrée pour chaque élément de travail Karbon.

Conseil de bonne pratique : Lorsque vous utilisez des filtres de travail sur votre tableau Kanban, vous pouvez trouver utile de désactiver vos colonnes vides. Cela supprimera toutes les colonnes vides et sans importance de votre affichage.

Chaque élément de travail est affiché sur une carte individuelle sous la colonne applicable. Vous pouvez choisir les informations affichées sur chaque carte à partir du curseur de tri.

Ces cartes affichent les informations suivantes :

Si vous avez besoin de plus d'informations, vous pouvez cliquer sur la fiche de travail, ce qui fera apparaître un résumé détaillé de ce travail, appelé "superposition de travail". La superposition des travaux est un module qui fournit un résumé plus détaillé de l'élément de travail.

Cette superposition fournit des informations telles que les notes épinglées, la dernière tâche terminée, l'état d'avancement du projet (y compris le budget utilisé) et la liste de vos tâches. Vous pouvez vous attendre à voir les éléments suivants dans une superposition de travail :

Si vous avez besoin de plus d'informations, vous pouvez soit cliquer sur l'élément de travail complet, soit cliquer sur une tâche individuelle, ce qui vous amènera à la tâche étendue de l'élément de travail.

Vous pouvez choisir le mode Liste à partir de l'icône du curseur de tri dans le coin supérieur droit.

La vue en liste affiche vos éléments de travail d'une manière similaire à une feuille de calcul Excel — affichant vos travaux avec certaines informations essentielles dans des colonnes séparées.

Si vous ne souhaitez pas afficher toutes les colonnes, vous pouvez choisir de les afficher ou de les masquer à partir du menu du curseur de tri situé dans le coin supérieur droit.
​

Comme dans une feuille de calcul, vous pouvez trier votre liste de travail en cliquant sur l'un des titres de colonne. Cliquez une fois sur le titre de la colonne pour afficher les éléments de travail dans l'ordre croissant en fonction de cette colonne. Si vous cliquez à nouveau, les éléments seront affichés par ordre décroissant.

Vous pouvez ajuster les priorités en temps réel en déplaçant des cartes d'une colonne à l'autre sur le tableau Kanban. Cette option n'est disponible qu'en mode Kanban.

Elle vous permet de modifier rapidement le statut d'un travail, la personne à qui il est attribué, la date de début ou la date d'échéance. Pour ce faire, cliquez sur une carte et faites-la glisser dans la colonne où vous souhaitez la déplacer.

Les détails pertinents de ce travail seront instantanément mis à jour pour refléter le changement que vous avez effectué.

Certains changements que vous effectuez auront un impact sur d'autres détails de ce travail. Si cela se produit, vous en serez informé par une fenêtre pop-up proposant des options. Voici quelques exemples de cas où cela peut se produire.

Lorsque vous effectuez un tri par date de début, si vous déplacez une carte vers cette semaine, vous pourrez choisir le jour de la semaine où le travail commencera.

Si vous déplacez une carte vers « Terminé », vous aurez la possibilité de marquer toutes les tâches de ce travail comme étant également terminées.

Si vous déplacez le travail vers une autre date de début, vous aurez la possibilité de modifier les dates d'échéance et les dates des tâches pour la même durée.

Vous pouvez utiliser des filtres de travail pour choisir exactement les éléments de travail que vous visualisez, afin de ne voir que ce qui nécessite votre attention. Vous pouvez ajouter des filtres à la fois en mode Kanban et en mode Liste.
​
Cliquez simplement sur « Ajouter un filtre » et choisissez dans la liste des filtres. Choisissez les critères pour les éléments de travail que vous souhaitez visualiser et ajoutez plusieurs filtres afin d'accéder aux éléments les plus importants.

Au fur et à mesure que vous ajoutez des filtres, vous créez une vue qui s'affine et vous montre uniquement les éléments de votre tableau Kanban qui sont pertinents pour vous.

Vos options de filtrage sont les suivantes :

Notez : Les filtres de travail sont organisés en fonction des données qui les soutiennent. Si vous souhaitez exploiter un filtrage plus puissant, assurez-vous d'ajouter les données associées. Ces données comprennent :

Le travail lié à un groupe de clients comprend tous les éléments de travail qui ont été créés avec le groupe de clients comme client, ou tous les éléments de travail pour les membres de ce groupe de clients. Vous pouvez visualiser ces éléments de travail de différentes manières.

L'onglet Travail de la page du groupe client répertorie tous les éléments de travail qui ont été créés pour le groupe client, ou les éléments de travail créés pour les membres auxquels le groupe client a été ajouté.

Vous pouvez trier votre tableau Kanban afin que les éléments de travail soient classés selon le groupe de clients auquel ils sont liés.

Vous pouvez ajouter un filtre de travail à votre vue de travail et afficher uniquement les éléments de travail liés à un ou plusieurs groupes de clients choisis.

Lorsque vous filtrez pour afficher le travail lié à un client spécifique, vous pourrez trier votre tableau Kanban par client. Les éléments de travail seront ainsi classés dans une colonne différente pour chaque contact auquel ils sont destinés.

Les fonctions de glisser-déposer de votre tableau Kanban ne sont pas prises en charge pour cette vue.

Lorsque vous affichez votre travail en mode liste, vous verrez une colonne pour le groupe de clients associés.

Si vous créez dans Travail une vue à laquelle vous savez que vous voudrez revenir, vous pouvez l'ajouter à votre liste de vues enregistrées. La vue que vous enregistrez se souviendra du mode d'affichage (Liste ou Kanban), des filtres que vous avez appliqués et des colonnes que vous affichez ou triez.

Lorsque vous avez créé votre vue, cliquez sur « Enregistrer comme nouveau » dans le coin supérieur droit. Vous aurez alors la possibilité de choisir un nom pour votre vue afin de pouvoir y accéder rapidement à l'avenir.

Lorsque vous ouvrez une vue de travail enregistrée, vous pouvez ajouter ou supprimer des filtres, ou y apporter d'autres modifications. Vous aurez alors la possibilité de mettre à jour votre vue enregistrée pour refléter ces changements, en cliquant sur « Enregistrer la vue ».

Conseil de bonne pratique : Si vous voulez vous assurer que vous ne remplacez pas une vue de travail que vous avez déjà, cliquez sur le menu d'options « ... » et « Enregistrer comme nouveau » au lieu de « Enregistrer la vue ». Vous serez alors en mesure d'enregistrer la vue actuelle en tant que nouvelle vue au lieu de remplacer la vue précédente.

Vous pouvez également renommer, inverser ou supprimer une vue enregistrée. Le retour en arrière supprimera tous les filtres supplémentaires, à l'exception de ceux avec lesquels la vue a été enregistrée à l'origine.

Si certaines vues de travail sont prioritaires par rapport à d'autres, vous pouvez réorganiser vos vues de travail enregistrées lors de l'affichage du travail dans le tableau Kanban ou la vue en liste.

Faites défiler la liste des vues enregistrées jusqu'en bas et cliquez sur « Modifier les vues enregistrées ». Vous accédez alors à la liste de vos vues de travail, que vous pouvez faire glisser et déposer pour les réorganiser.

Lorsque vous avez créé une vue de travail dans Karbon que vous souhaitez partager avec votre équipe, enregistrez cette vue comme un tableau de bord unique et partagez vos vues enregistrées avec vos collègues. Allez dans le menu des options « ... » et sélectionnez « Partager ».

Vous obtiendrez une URL unique que vous pourrez ensuite utiliser comme lien à partager avec votre équipe.

Vous pouvez ensuite partager cette URL avec vos collègues, qui auront accès à la même vue que vous avez créée. Comme il s'agit de votre vue, vos collègues ne pourront pas ajuster les filtres ou les critères de tri eux-mêmes.

S'ils veulent faire des ajustements ou se référer à ce tableau de bord à l'avenir, ils devront enregistrer leur propre version à l'aide du bouton « Enregistrer comme nouveau ».

Vous pouvez télécharger une feuille de calcul de tous les éléments de travail de votre cabinet dans Karbon.

Le travail peut être exporté à partir de votre page Travail en sélectionnant l'icône de nuage, puis en sélectionnant soit « Tout le travail dans cette vue », soit « Plans de travail répétitifs » pour exporter. Karbon téléchargera alors une feuille de calcul contenant vos données.

Si vous avez appliqué des filtres de travail à votre vue, seuls les éléments de travail correspondant à ces filtres seront exportés.

Notez : La possibilité d'exporter des données hors de Karbon est disponible pour les utilisateurs disposant d'un accès administrateur. Si vous ne la voyez pas, contactez votre responsable ou le propriétaire du cabinet pour qu'il modifie vos droits ou exporte les données pour vous.

Articles suggérés :

Gestion des éléments de travail et des équipes

Mise en place d'un travail répétitif selon un calendrier

Gérer les fichiers et les documents sur les postes de travail

Gérer les honoraires budgétisés sur les travaux
​