Vous avez créé votre premier élément de travail, et maintenant? Il est maintenant temps d'alimenter la ligne de temps de l'élément de travail avec la communication concernant le travail, en épinglant les courriels ou les notes importantes et en déplaçant les courriels ou les notes. Lorsque vous avez apporté des modifications à vos modèles de travail ou à vos calendriers répétitifs, vous pouvez avoir besoin de réinitialiser votre travail, de changer l'équipe de travail ou de supprimer complètement votre travail. Quoi qu'il en soit, lisez la suite pour savoir comment faire!
Index
Gestion de la chronologie du travail
Le calendrier de travail est l'endroit où se trouvent toutes les communications relatives à ce travail spécifique, comme les courriels et les notes, ainsi qu'un calendrier de ce qui s'est passé sur la liste de contrôle des tâches de l'élément de travail. Ainsi, vous avez toujours un aperçu rapide et facile de toutes les informations dont vous avez besoin pour effectuer votre travail.
Ajout d'un courriel ou d'une note à la chronologie du travail
Pour joindre un courriel à un échéancier de travail, cliquez sur
« Ajouter à l'échéancier » sous l'en-tête du courriel, sur le menu d'options « ... » et ensuite sur « Ajouter au travail » ou sur « Ajouter à l'échéancier » sous Échéanciers dans le plateau d'information.
Vous pouvez alors rechercher un élément de travail qui se trouve déjà dans Karbon ou cliquer sur « Créer un nouveau travail » au bas de la liste.
Suppression d'un courriel d'une ligne de temps de travail
Si un courriel est joint à la mauvaise chronologie de travail, vous pouvez le supprimer en cliquant sur « X » dans le plateau de la chronologie de le courriel.
Épingler un courriel ou une note à la chronologie du travail
Vos notes, courriels, et conversations les plus importants peuvent être épinglés en haut d'une ligne de temps de travail pour une référence rapide.
C'est utile si vous n'avez pas besoin de vous y référer régulièrement ou si vous voulez garder un sujet à l'esprit de votre équipe.
Pour épingler une note ou un courriel, sélectionnez « Épingler » dans le menu d'options de cet élément.
L'élément apparaîtra alors en haut de la chronologie pour tous les membres de votre équipe, avec une icône indiquant par qui il a été épinglé.
Il n'y a pas de limite au nombre d'éléments qui peuvent être épinglés sur une timeline, et tous les membres de votre équipe ont cette possibilité. Si plusieurs éléments sont épinglés sur une ligne de temps, ils seront affichés dans l'ordre chronologique.
Notez : La note ou le courriel épinglé(e) s'affichera également sur la superposition de travail dans My Week, de sorte que vos collègues n'auront pas besoin d'accéder à l'élément de travail pour voir la note ou le courriel.
Désépingler un courriel ou une note d'une ligne de temps de travail
Vous pouvez suivre le même processus pour retirer un élément, en sélectionnant cette fois « Retirer » dans le menu des options.
L'élément reviendra alors à l'endroit où il se trouverait sur la timeline s'il n'avait pas été épinglé. Les utilisateurs de Karbon qui n'ont pas épinglé l'élément au départ auront toujours la possibilité de le désépingler.
Déplacer des courriels ou des notes vers un autre élément de travail
Vous pouvez déplacer des éléments tels que des courriels ou des notes d'un élément de travail à un autre.
Les notes et les courriels sont déplacés d'un élément de travail à un autre de différentes manières.
Si vous ne voulez plus d'une note ou d'un courriel sur une ligne de temps spécifique, sélectionnez le « X » à côté du nom de l'élément de travail ou de la personne et cet élément sera supprimé de la ligne de temps.
Pour ajouter une note ou un courriel à une nouvelle chronologie ou à une chronologie supplémentaire, sélectionnez « Ajouter à la chronologie », choisissez si c'est pour une chronologie de travail ou une chronologie de contact, et entrez dans la recherche de cet élément.
Réinitialisation du travail
La réinitialisation d'un élément de travail ramène les tâches et les détails au modèle à partir duquel il a été créé, ou à l'élément de travail précédent dans le calendrier. Vous pouvez avoir besoin de réinitialiser un élément de travail après avoir apporté des modifications à un modèle de travail ou à l'élément de travail précédent dans un élément de travail qui est sur un calendrier répétitif.
Si vous apportez des modifications à un modèle ou à un élément de travail dans un calendrier répétitif, vous pouvez réinitialiser tous les éléments de travail créés à partir de celui-ci afin de vous assurer que vous travaillez toujours sur la base des tâches, de l'équipe de travail, du budget et du temps estimé les plus précis.
Accédez à l'élément de travail sur lequel vous souhaitez copier les modifications. Dans le menu des options de travail, sélectionnez « Réinitialiser le travail ».
Cette option vous permettra de réinitialiser les tâches, le budget de l'équipe de travail, et le temps estimé du poste de travail actuel au poste de travail d'où il provient, ou au poste de travail précédent dans son calendrier (le cas échéant).
Si vous ne voyez pas l'option Réinitialiser le travail, cela signifie que le bon de travail actuel n'a pas été créé à partir d'un modèle et qu'il ne fait pas partie d'un calendrier de travail.
Réinitialisation d'un élément de travail à partir des paramètres de l'agenda répétitif
Vous pouvez également réinitialiser un élément de travail à partir du planning répétitif dont il fait partie lorsque vous modifiez les paramètres du planning répétitif.
Lorsque vous modifiez le programme de travail, accédez à l'onglet « Travail » . Si les tâches ont été créées pour des éléments de travail, vous aurez également la possibilité de réinitialiser le travail à partir d'ici en cliquant simplement sur
« Réinitialiser le travail » pour les éléments que vous souhaitez réinitialiser.
Vous pouvez maintenant choisir de réinitialiser l'élément de travail au modèle original ou à l'élément de travail précédent. Cela réinitialisera tous vos détails (tâches, équipe de travail, budget et temps estimé) pour qu'ils héritent des changements de l'élément de travail précédent dans le calendrier.
Quelques points à prendre en compte avant de procéder à cette opération :
En cliquant sur cette option, toutes les tâches de l'élément de travail seront remplacées par celles du modèle.
Le bouton de réinitialisation ne s'affiche qu'une fois que les tâches d'un élément de travail ont été créées. Si vous ne voyez pas le bouton, cliquez simplement sur l'onglet Tâche, puis sur l'onglet Détails.
Si les tâches du modèle sont attribuées à des espaces réservés au « rôle professionnel », vous devrez les attribuer à des membres individuels du personnel.
Si l'élément de travail fait partie d'un calendrier, les modifications seront reportées sur tous les travaux futurs, à moins que les tâches de l'élément de travail suivant n'aient déjà été créées, ou que vous ou un autre membre de votre équipe n'ayez déjà ouvert l'onglet Tâches dans les éléments de travail futurs. Dans ce cas, vous devrez également réinitialiser le prochain travail planifié au modèle.
Si des tâches client ont déjà été envoyées dans le travail, elles seront supprimées et vous devrez envoyer les nouvelles tâches client à votre client une fois que vous aurez rétabli le modèle.
Déplacer des tâches entre des éléments de travail
Si vous ne parvenez pas à terminer toutes les tâches d'un élément de travail, vous pouvez les déplacer vers un autre élément de travail.
Si vous ne parvenez pas à atteindre les tâches d'un élément de travail qui arrive à son terme, vous pouvez déplacer les tâches vers un autre élément de travail.
Pour ce faire, il suffit de cliquer sur les 3 boutons situés à droite de la section de tâches ou de l'élément de travail que vous souhaitez, puis de cliquer sur déplacer comme vous le voyez ci-dessous.
Un message vous demande alors où vous souhaitez l'envoyer. Saisissez le nom de votre élément de travail et allez-y, déplacez votre tâche.
Notez : Nous vous déconseillons d'effectuer des tâches selon un calendrier répétitif pour des services tels que la paie, la clôture du mois, la comptabilité mensuelle, etc.
Modifier, changer ou réaffecter une équipe de travail
Une équipe de travail vous permet de suivre toutes les personnes de votre entreprise qui participent à un travail. Une équipe de travail est composée du propriétaire et du gestionnaire du contact associé à l'élément de travail, de toute personne à qui des tâches, des courriels ou des notes ont été attribués en rapport avec l'élément de travail, ou de toute personne ajoutée manuellement à l'équipe de travail.
Pour modifier l'équipe de travail, sélectionnez « Modifier » sous Équipe de travail dans l'onglet Détails du bon de travail.
À partir de là, vous pouvez ajouter manuellement des collègues ou des équipes de pratique à l'équipe de travail. Vous pouvez également choisir de supprimer des membres existants de l'équipe de travail ou de modifier les membres de l'équipe de travail. Vous pouvez modifier l'équipe de travail en réaffectant un autre membre de l'équipe à un rôle dans l'équipe de travail.
Si le contact associé au travail est privé ou caché, l'ajout d'un collègue ou d'une équipe de travail permettra au collègue ou à l'équipe de voir les détails du travail et du contact.
Contacts impliqués dans le travail
Juste en dessous de l'équipe de travail, dans l'onglet « Détails », vous pourrez voir
« Autres contacts impliqués ». Il s'agit d'une liste de contacts qui apparaissent dans la chronologie du travail ou qui ont reçu des tâches client de cet élément de travail.
Si vous souhaitez voir tous les éléments de travail dans lesquels un collègue ou une équipe particulière est impliqué, vous pouvez le faire à partir de la page principale du travail.
Supprimer un travail
Pour supprimer un travail, cliquez sur le menu Options « ... » et sélectionnez Supprimer.
Cette opération supprimera définitivement le travail de votre compte et aura les conséquences suivantes :
Tous les courriels joints au travail seront toujours disponibles dans la chronologie du ou des contacts.
Les notes qui n'ont été attribuées à personne seront supprimées.
Toutes les tâches seront supprimées.
Tous les commentaires relatifs aux tâches (y compris les tâches des clients) seront supprimés.
Veuillez noter qu'en supprimant des travaux, vous ne supprimez pas le calendrier des travaux.
Supprimer un programme de travail
Vous pouvez supprimer un programme de travail, mais tenez compte de la remarque importante ci-dessous avant de suivre les étapes de suppression. La suppression d'un programme de travail entraînera également la suppression des éléments de travail futurs (s'ils ont été créés).
Notez : Si vous ne souhaitez pas supprimer certains éléments de l'agenda (y compris l'élément de travail que vous consultez actuellement), assurez-vous que la date de début de chaque élément de travail est la date actuelle ou une date antérieure.
Tous les travaux de l'agenda dont la date de début se situe dans le futur seront supprimés. Tous les commentaires sur les tâches seront définitivement perdus, y compris les commentaires sur les tâches des clients. Les éléments du calendrier ne seront pas perdus, mais vous devrez d'abord envisager de les ajouter à d'autres calendriers. Lorsqu'un élément de travail est supprimé, il est définitivement perdu ; la suppression est différente de la modification de l'état du travail.
Conseil de bonne pratique : Au lieu de supprimer un plan de travail, envisagez de simplement y mettre fin. En identifiant une date de fin, vous serez en mesure de conserver les éléments de travail antérieurs à cette « date de fin ». Tous les travaux ultérieurs à la date de fin seront supprimés.
Terminer un plan de travail
Vous pouvez mettre fin à un programme de travail en
Cliquez sur le menu d'options de l'élément de travail...
Sélectionnez « Modifier le travail répétitif ».
Cliquez sur « Modifier » sous « Paramètres de répétition ».
Cliquez sur la flèche déroulante à côté de « Répéter jusqu'à » et choisissez une date. Tous les travaux commençant après cette date seront supprimés.
Supprimer un plan de travail
Vous pouvez supprimer un plan de travail en
Cliquez sur le menu d'options de l'élément de travail...
Sélectionnez « Modifier le travail répété ».
Cliquez sur « Modifier » sous « Paramètres de répétition ».
Faites défiler jusqu'au bas de la page et sélectionnez « Supprimer la répétition ». Tous les travaux de la série dont la date de début est postérieure à aujourd'hui seront supprimés.
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