Qu'advient-il des fichiers et des documents qui me sont envoyés? Comment puis-je m'assurer qu'un fichier est enregistré pour une tâche spécifique? Et comment puis-je gérer mes fichiers et documents et les télécharger au cas où j'en aurais besoin plus tard? Nous répondons à toutes ces questions dans cet article.

En plus de regrouper tous vos courriels, notes, et tâches, tous les fichiers et documents relatifs à un travail peuvent être stockés dans le poste de travail.

En outre, tous les fichiers joints à un courriel lié à un élément de travail seront automatiquement stockés dans l'onglet Documents de l'élément de travail.

Les fichiers joints aux commentaires sur les tâches du client apparaîtront également dans l'onglet Documents du document de travail (mais pas les fichiers joints aux commentaires ordinaires sur les tâches). En outre, les documents peuvent être partagés, sauvegardés, et organisés à l'aide d'un système de gestion de documents externe.

Une fois le travail terminé, tous les fichiers et documents resteront dans l'élément de travail. Karbon n'archive pas automatiquement les documents et ne les supprime pas après une certaine période de temps.

Vous pouvez également télécharger des fichiers manuellement, renommer tous les fichiers (afin de les retrouver plus facilement par la suite) et les supprimer s'ils ne sont plus pertinents.

La connexion à votre système de gestion de documents dans Karbon vous permet de gérer tous les fichiers liés à un élément de travail à partir d'un seul endroit. Vous pouvez également copier facilement les fichiers clients de Karbon directement dans votre système de gestion de documents.

Pour configurer l'intégration, ouvrez vos Paramètres dans le menu principal et sélectionnez Stockage de fichiers. À présent, vous pouvez vous connecter à Dropbox ou OneDrive.

Gardez à l'esprit que l'intégration Dropbox est conçue pour Dropbox Business - Standard ou Advanced (et non pour le plan Personal) et que l'utilisateur qui connecte Karbon à Dropbox doit être un utilisateur administrateur dans le système de gestion de documents.

Une fois la connexion établie, veuillez demander à chaque membre de l'équipe de se connecter à sa propre Dropbox via sa page de profil dans Karbon.

Après avoir configuré le système de gestion de documents dans Karbon, vous pouvez commencer à connecter des dossiers individuels à un élément de travail. Pour ce faire, suivez les trois étapes suivantes :

Créez automatiquement les dossiers nécessaires dans votre système de gestion des documents et commencez à copier les fichiers de travail lorsqu'un élément de travail répétitif est lancé (c'est-à-dire lorsque les tâches et les budgets sont créés pour le travail).

Pour le configurer, allez dans les paramètres de répétition de votre élément de travail et faites défiler vers le bas jusqu'à « Dossier connecté » pour créer des dossiers automatiquement.

Cela créera des dossiers pour tous les éléments de travail dans le calendrier dont les tâches et le budget ont été créés.

Ainsi, vous verrez ces dossiers créés dans votre système de gestion des documents.

Conseil de bonnes pratiques : Si vous constatez que les dossiers ne se créent pas automatiquement, il est préférable de vérifier votre système de dénomination des dossiers. S’ils comprennent les caractères spéciaux « + » ou « & », cela pourrait être la source du problème.

Lorsque vous rédigez un courriel ou une note dans Karbon, vous pouvez facilement partager un dossier entier ou un lien vers le fichier spécifique que vous souhaitez partager.

Gardez à l'esprit que les autorisations définies dans Dropbox s'appliquent à tout utilisateur qui tente d'accéder au lien. Si l'utilisateur n'a pas d'accès, il verra apparaître un écran Dropbox où il pourra demander un accès.

Allez dans le document de travail, sélectionnez l'onglet Documents , puis cliquez sur Télécharger pour télécharger manuellement un fichier.

Vous pouvez également ajouter des éléments à votre document de travail en les faisant glisser et en les déposant depuis votre ordinateur sans avoir à sélectionner l'icône du trombone et à rechercher sur votre ordinateur.

En cliquant sur les options '...', vous pourrez choisir de renommer ou de supprimer (archiver) le document.

Notez : Vous pouvez désarchiver un élément en allant dans le stockage Karbon, en cliquant sur les options « ... » et en choisissant Aller aux archives.

Tous les fichiers répertoriés sous l'onglet Documents d'un élément de travail ou d'un contact peuvent être téléchargés individuellement ou en bloc.

Pour télécharger un seul fichier, il suffit de cliquer sur le nom du fichier.

Pour télécharger les éléments en bloc, sélectionnez les éléments que vous souhaitez télécharger et cliquez sur le bouton Télécharger.

Vous pouvez spécifier le paramètre Connecter le dossier pour une série de travaux répétitifs. Si cette option est activée, Karbon connectera automatiquement les nouveaux travaux de la série au dossier spécifié dans votre système de gestion de documents (Dropbox et OneDrive, par exemple) et commencera à copier les fichiers.

Dans la section Dossier connecté des paramètres de répétition, indiquez le dossier DMS auquel vous souhaitez vous connecter et si vous souhaitez que les fichiers soient automatiquement copiés.

Pour les éléments de travail existants dans la série, le paramètre sera appliqué si un dossier connecté n'a pas encore été configuré. Si un élément de travail existant est déjà connecté, il ne sera pas écrasé par les paramètres de travail répétitifs.

Lorsqu'un nouvel élément de travail est créé dans la série, il sera connecté lorsque les tâches et les budgets sont créés pour le travail en question. Ce calendrier peut être ajusté dans les paramètres de répétition du travail afin que la connexion ne soit pas utilisée avant le début du travail.

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