Karbon est conçu pour offrir une visibilité complète à l'ensemble de votre équipe, qui s'étend aux courriels, aux communications internes, aux détails des contacts, aux éléments de travail, et aux tâches. Cependant, il peut arriver que vous ne souhaitiez pas partager certaines communications, ou un contact entier et ses détails de travail avec toute votre équipe. Karbon fournit un certain nombre de paramètres de confidentialité qui vous permettent de contrôler le niveau de visibilité fourni à l'ensemble de votre équipe.
Index
Présentation vidéo de la confidentialité
Découvrez la différence entre les contacts publics, cachés, et privés et comment le niveau de confidentialité affecte les éléments de travail associés.
Raccourcis vidéo :
Niveaux de confidentialité pour les contacts
0:05 Contacts publics et privés
0:40 Modifier le niveau de confidentialité
1:15 Ajouter un collègue à l'équipe client
1:30 Contacts cachés
Niveaux de confidentialité pour le travail
2:10 Éléments de travail pour les contacts publics
2:25 Éléments de travail pour les contacts privés
3:05 Ajouter un collègue à l'équipe de travail
4:15 Retirer un collègue de l'équipe de travail
4:35 Éléments de travail pour les contacts cachés
Niveaux de confidentialité des contacts
Vous pouvez choisir de rendre un contact privé, ce qui signifie que seuls les membres de l'équipe client y auront accès. Trois niveaux de confidentialité peuvent être appliqués à un contact (tant pour les organisations que pour les personnes) : public, privé et caché.
Contacts publics
Les détails et le travail du client sont publics par défaut et tous les membres de l'équipe y ont accès.
Contacts privés
Seule l'équipe du client aura accès à ce contact privé et à son travail. Vous pouvez reconnaître les contacts privés car une icône de cadenas apparaît à côté de leur nom dans votre liste de contacts. Tous les éléments de travail associés au client auront également une icône de cadenas après le nom de l'élément de travail.
Si une personne qui n'a pas reçu d'accès tente de consulter un élément privé, elle verra un message lui indiquant qui contacter si elle a besoin d'un accès.
Il existe plusieurs façons d'ajouter un collègue en dehors de l'équipe du client à un élément de travail pour un contact privé. Vous pouvez :
Attribuer au collègue une tâche dans le document de travail
Attribuer au collègue une note liée au document de travail
Mentionner un collègue dans une note liée au document de travail
Ajouter le collègue à l'équipe cliente associée
Réattribuer le document de travail au collègue
Attribuer au collègue un courriel lié au document de travail
N'oubliez pas que lorsque vous affectez un collègue à un élément lié au bon de travail et non au contact, il n'aura accès qu'à ce bon de travail. Ces collègues, ainsi que toute l'équipe du client, auront accès à toutes les tâches, notes et courriels qui transitent par le bon de travail de ce contact.
Contacts cachés
En plus des règles relatives aux contacts privés, seule l'équipe cliente pourra voir le contact. Les collègues qui n'y ont pas accès ne sauront pas que le contact ou le travail qui lui est lié existe dans Karbon (il n'apparaîtra pas dans la recherche globale).
Si une tâche, une note, ou un courriel vous est attribué sur un élément de travail masqué, seules les personnes ayant accès à cet élément de travail seront en mesure de voir ces tâches dans votre liste de tâches. Les tâches planifiées pour un client masqué seront également masquées.
Modifier le niveau de confidentialité
Pour modifier le niveau de confidentialité, allez dans l'onglet détails d'un contact et sélectionnez modifier pour choisir votre niveau de confidentialité. La confidentialité étant liée au niveau du contact, vous ne pouvez pas modifier le niveau de confidentialité des éléments de travail.
À partir de là, vous pouvez choisir qui peut accéder aux détails, au travail et aux communications du contact, ainsi que le niveau de confidentialité dont il bénéficiera.
Vidéo des meilleures pratiques : Contact privé pour les objectifs personnels
Créez un contact privé ou caché pour vos objectifs personnels, vos clients VIP, votre service des ressources humaines ou tout autre élément personnel que vous souhaitez garder privé ou caché.
Raccourcis vidéo :
0:04 Création d'un contact privé
1:30 Collaboration sur un élément de travail pour un client privé
2:30 Meilleures pratiques pour les contacts privés
3:05 Accorder l'accès à un élément de travail pour un client privé.
Conversations publiques ou privées
Toutes les conversations ne sont pas pertinentes ou destinées à un public plus large. Si un courriel ou une note est joint à la chronologie d'un contact public et/ou de son travail, tous vos collègues pourront le voir.
Dans Triage, vous pouvez toujours vérifier lesquels de vos collègues ont accès à la conversation en cliquant sur l'onglet du collègue dans le plateau d'information.
Courriels partagés et non partagés
Un courriel est visible par tous les participants à une conversation par courriel (y compris les destinataires CCI et CC), les collègues ajoutés par le biais de commentaires sur les courriels ou les personnes ayant accès à une chronologie de travail ou de contact à laquelle le courriel a été ajouté.
Par défaut, les courriels ne sont pas partagés. Ils peuvent toutefois être partagés avec la chronologie d'un contact ou un élément de travail. Vous pouvez lier un courriel à une tâche directement à partir d'un courriel en cliquant sur « Ajouter à la tâche » dans le courriel, sur l'icône « Travail » dans la barre d'action ou dans le menu des options du courriel, puis en sélectionnant « Ajouter à la tâche » ou « Créer une tâche ».
Aperçu vidéo du partage automatique des courriels
Découvrez la différence entre les courriels partagés et non partagés, et comment partager automatiquement des courriels sur une ligne de temps.
Raccourcis vidéo :
0:01 Courriels partagés et non partagés
1:30 Partager un courriel en incluant un collègue
2:00 Rendre un courriel partagé à nouveau privé
2:45 Partager automatiquement des courriels sur des chronologies
3:15 Découvrir quels collègues partagent automatiquement leurs courriels
4:00 Supprimer un courriel partagé automatiquement d'une chronologie
Partage automatique des courriels des contacts
Si vous ajoutez l'expéditeur d'un courriel en tant que contact, le courriel apparaîtra automatiquement dans la chronologie de ce contact.
Lorsque vous créez un nouveau contact, vos courriels avec cette personne auront le paramètre de partage automatique activé. Lorsque ce paramètre est activé, tous les messages électroniques échangés entre vous et un contact enregistré apparaissent sur sa timeline. Si vous ne souhaitez pas partager vos courriels avec des contacts spécifiques, désactivez le partage automatique en cliquant sur
« Désactiver le partage » dans la case grise située après le champ Adresse courriel lors de la création du contact.
Activer/désactiver le partage automatique
Si vous souhaitez modifier les paramètres de partage automatique d'un contact existant, vous pouvez le faire en cliquant sur le lien surligné en bleu en haut à droite de la chronologie du contact et activer le partage automatique.
Règles pour les courriels privés
Il y a quelques autres règles à prendre en compte concernant les courriels privés :
Si vous créez un nouveau contact à partir d'un courriel dans le triage, le contact deviendra automatiquement public à moins que vous ne cliquiez sur
« désactiver le partage »
Si vous créez un contact à l'aide du bouton global « + » ou dans la zone des contacts, vos communications par courrier électronique seront automatiquement partagées sur les lignes de temps associées, à moins que vous ne cliquiez sur
« Désactiver le partage »
Si vous vous attribuez un courriel d'un contact privé, le courriel apparaîtra dans votre liste de tâches, mais les collègues qui ne sont pas membres de l'équipe cliente de ce contact ne pourront pas le voir
Si un contact public reçoit une copie conforme d'un courriel provenant d'un contact privé, cet courriel sera visible sur la ligne de temps du contact public
Accorder l'accès à un élément de travail privé ou caché
Il existe plusieurs façons d'ajouter des collègues à l'équipe de travail et de leur accorder l'accès à un élément de travail privé ou caché.
Tout travail créé pour un contact privé ou caché aura le même niveau de confidentialité que le contact. Tous les membres de l'équipe du client auront automatiquement accès à tout travail créé pour ce client. En outre, l'attributaire de l'élément de travail, les membres de l'équipe de travail et tout autre collègue auquel des tâches, des notes, ou des courriels ont été attribués dans le cadre de cet élément de travail auront également accès à l'élément de travail privé ou masqué.
Il existe plusieurs façons d'ajouter un collègue en dehors de l'équipe client à un élément de travail pour un contact privé. Vous pouvez :
Attribuer au collègue une tâche dans le document de travail
Attribuer au collègue une note liée au document de travail
Mentionner un collègue dans une note liée au document de travail
Ajouter le collègue à l'équipe cliente associée
Réaffecter le document de travail au collègue
Attribuer au collègue un courriel lié au document de travail
Seules les personnes ayant accès à l'élément de travail, à l'organisation, ou au contact pourront lier et délier une note ou une conversation par courriel à une chronologie pour un élément de travail, une organisation, ou un contact privé ou caché.
Accorder l'accès à un contact privé ou caché
Pour accorder à des collègues l'accès à un contact privé ou masqué, ils doivent faire partie de l'équipe du client ou être le propriétaire ou le responsable du client. Pour accorder à des collègues l'accès à un contact privé ou masqué ainsi qu'à tous les éléments de travail associés, vous devez :
Ajouter votre collègue à l'équipe client du contact
Faire de votre collègue le propriétaire ou le gestionnaire du client pour le contact ou l'organisation associé(e)
Mentionner le collègue dans une note ou dans un courriel sur la chronologie de ce contact
Supprimer l'accès à un élément de travail privé ou masqué
Si vous retirez un collègue de l'équipe de travail et que vous le désassignez de toutes les tâches, courriels, ou notes de ce projet, vous lui retirez l'accès à ce projet. S'il fait partie de l'équipe du client, il aura toujours accès au contact.
Supprimer l'accès à un contact privé ou masqué
En retirant un collègue de l'équipe client pour le contact, vous lui retirez l'accès au contact et à tous les éléments de travail associés.
Lorsque vous êtes sur le contact, cliquez sur l'onglet « Détails ». Modifiez l'équipe client en cliquant sur Modifier à droite, puis cliquez sur le « X » pour supprimer un membre.
Supprimer l'accès à un courriel ou à une note privée
Si vous ne souhaitez pas partager une note ou un courriel spécifique avec un client privé, vous devez aller dans votre Triage > plateau d'information > section Timeline > désélectionnez ceux associés au courriel que vous souhaitez garder privé en cliquant sur le « X ».
Mise à jour en masse des paramètres de confidentialité
Si vous êtes le propriétaire du cabinet ou un administrateur et que vous souhaitez modifier les paramètres de confidentialité d'un grand groupe de contacts ou d'organisations, vous pouvez contacter le service d'assistance via Aide et commentaires dans le menu principal ou envoyer une demande par courrier électronique à l'adresse support@karbonhq.com.
Vous recevrez une feuille où vous pourrez indiquer à l'équipe d'assistance quel utilisateur doit être le nouveau propriétaire des contacts et organisations privés/cachés que vous souhaitez mettre à jour. Une fois la mise à jour effectuée, il vous sera demandé de revoir et d'approuver les modifications.
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