En tant que centre pour tout ce qui concerne le travail dans votre cabinet, Karbon est votre système complet de gestion des flux de travail. Grâce aux listes de contrôle qui se trouvent dans l'onglet des tâches de chaque élément de travail, Karbon documente la recette de ce qui doit être fait, quand, comment et qui est responsable de chaque étape.
Index
Composants des listes de contrôle
Les listes de contrôle peuvent être créées à partir de modèles, copiées à partir d'autres éléments de travail dans Karbon, copiées à partir de feuilles de calcul ou créées ad hoc. Une fois créées, vous pouvez modifier vos tâches (par exemple, ajouter ou supprimer des étapes) sans affecter le modèle dont elles sont issues. Si vous apportez des modifications que vous ne souhaitez pas conserver, vous pouvez rétablir vos tâches dans le modèle à partir duquel elles ont été initialement créées.
Une liste de contrôle dans Karbon comprend :
Tâches : titres de tâches courts décrivant ce qui doit être fait.
Descriptions des tâches
Informations détaillées expliquant l'activité à réaliser. Des hyperliens peuvent être ajoutés pour passer de Karbon à d'autres applications ou pour pointer vers votre base de connaissances afin d'obtenir des explications complètes sur l'étape du processus.Dates d'échéance
Une date peut être attribuée à chaque étape pour mettre en évidence le moment où elle doit être achevée.
Attributaire de la tâche
Le propriétaire de chaque étape du processus. Il ne peut y avoir qu'un seul propriétaire pour chaque tâche. Lorsqu'une tâche est assignée, Karbon la place automatiquement dans la rubrique « My Week » du destinataire, qui peut alors planifier le moment où il souhaite l'effectuer. Si vous préférez, vous pouvez laisser une tâche non assignée.Date d'échéance
Lorsqu'une tâche est assignée à un membre de votre équipe, une date d'achèvement lui est attribuée pour indiquer quand la tâche doit être traitée. Si vous ne choisissez pas de date d'achèvement, la date d'achèvement sera la même que la date de début du travail.
Contrairement à la date d'échéance, la date à faire est utilisée lorsque a) la tâche doit être terminée plus tôt ou plus tard en raison de problèmes de ressources ou de travail (par exemple, des vacances) ou b) lorsque la date de début de la tâche doit être initiée.
En outre, les listes de tâches peuvent être divisées en sections de liste de tâches (pour les sous-processus), et les tâches peuvent être hiérarchisées pour montrer les dépendances ou les sous-tâches. Les tâches des listes de contrôle peuvent même être attribuées aux clients par le biais de tâches client intégrées aux listes de contrôle générales.
Créer une liste de tâches
Si les tâches sont créées à partir d'un modèle de travail, elles peuvent être personnalisées pour votre client en ajoutant/supprimant des étapes ou en créant des sections supplémentaires sans affecter le modèle dont elles ont été dérivées. Vous pouvez également créer vos propres tâches dans un nouveau workitem.
Pour créer une liste de tâches,
Cliquez sur l'onglet « Tâches ».
Cliquez sur Ajouter un élément pour ajouter une nouvelle tâche.
Appuyez sur Entrée/Retour pour ajouter d'autres éléments.
Si vous cliquez sur une tâche, des options supplémentaires s'afficheront pour vous permettre de modifier chaque élément. Donnez aux éléments de la tâche une description, un propriétaire, une date d'échéance ou même une date à faire (parfois utilisée pour spécifier une date de début de tâche).
Votre liste de contrôle devient-elle longue? Divisez-la en sections. Cliquez simplement sur « Ajouter une section » et donnez-lui un titre. Nous vous recommandons de diviser vos listes de tâches en sections de cinq à neuf éléments de tâche et/ou lorsqu'un propriétaire de tâche différent doit prendre en charge le processus.
Conseil de bonne pratique : Pour gagner du temps, envisagez d'utiliser des automates de listes de tâches pour mettre à jour les dates d'échéance, les statuts et autres de vos tâches.
Ajouter, modifier, ou supprimer une tâche
Ajouter une nouvelle section
Vous pouvez diviser toute liste de tâches en catégories en ajoutant des sections. Sélectionnez « Ajouter une section » en dessous de la section de votre tâche ou dans le menu des tâches. Vous pouvez également choisir « Ajouter une section client » si vous souhaitez ajouter une section pour les tâches que vous enverrez à un client par le biais de tâches client.
Une section de tâche peut être développée ou réduite en cliquant sur la barre d'en-tête de la section.
Vous pouvez également réorganiser les sections en cliquant sur la barre pour les faire glisser et les déposer.
Ajouter une tâche
Vous pouvez ajouter le premier élément en cliquant sur Ajouter un élément en haut d'une section. À partir de là, chaque fois que vous appuyez sur la touche retour, une nouvelle tâche est créée.
Cliquez dans la tâche pour ajouter une description ou des détails sur l'accomplissement des tâches. Exploitez la barre de mise en forme pour modifier la taille de la police, utiliser des hyperliens, ajouter des images, et plus encore.
Copier et coller une liste de tâches à partir d'une source extérieure
Si vous avez des listes de contrôle qui ont été créées et utilisées ailleurs. Que ce soit dans Excel, Google docs, un fichier CSV ou sur un bloc-notes virtuel, vous pouvez simplement copier et coller la liste de contrôle dans Karbon.
Vous pouvez même copier des tâches depuis un courriel ou un pdf. Il suffit de sélectionner les données que vous souhaitez copier, d'exécuter une fonction de copie (Commande+C ou Ctrl+C), de sélectionner une ligne d'élément de liste de tâches vide dans Karbon, et d'exécuter une fonction de collage (Commande+V ou Ctrl+V).
S'il comporte plusieurs lignes, vous pourrez le coller comme un seul élément, ou le diviser en plusieurs lignes.
Modifier une tâche
Développez la tâche pour la modifier.
Une fois qu'elle est développée, vous pouvez modifier les détails suivants.
Nom
Pour modifier le nom/titre d'un élément de tâche, cliquez sur Modifier, et le texte devrait devenir modifiable. Cliquez sur la touche Entrée / Retour pour enregistrer le nouveau nom.Affecté à
Cliquez sur Affecté à un collègue, tapez le nom du collègue et sélectionnez le membre de votre équipe qui sera responsable de l'élément. Vous pouvez également vous attribuer l'élément à vous-même en saisissant votre nom ou simplement « moi ».Date d'échéance : Cliquez sur le lien et sélectionnez une date d'échéance.
Ajoutez une description
Si vous souhaitez ajouter plus d'informations et de détails à une tâche, cliquez sur « Ajouter une description ».
Supprimer une tâche
Si vous souhaitez supprimer une tâche d'une liste de contrôle ou d'un élément de travail, vous pouvez facilement la supprimer. Pour supprimer une tâche, ouvrez le menu des options de la tâche « ... » et sélectionnez « Supprimer ». La tâche sera instantanément supprimée.
Organiser et réorganiser des tâches
Vous pouvez réorganiser les tâches en les faisant glisser et en les déposant dans la position que vous souhaitez. Vous pouvez également créer des sous-tâches.
Cliquez sur une tâche et déposez-la à l'endroit où vous voulez qu'elle soit. Vous devriez voir une ligne indiquant l'endroit où l'élément sera déposé.
Vous pouvez également faire glisser une tâche avec n'importe laquelle de ses sous-tâches en une seule étape.
Mettre en retrait les taches
Vous pouvez également mettre en retrait des éléments (créer des sous-tâches) en faisant glisser l'élément vers l'intérieur. Pour mettre les tâches en retrait, cliquez et maintenez le bouton enfoncé, puis déplacez doucement votre souris vers la droite jusqu'à ce que vous voyiez le retrait. Puis relâchez le bouton.
Copier une liste de tâches d'un élément de travail à un autre
Vous avez une liste de tâches qui fonctionne bien pour un client et vous souhaitez la mettre à disposition d'un autre client? Dans Karbon, vous pouvez facilement copier une liste de tâches (ou une section de liste de tâches) d'un client à l'autre.
Lorsque vous copiez une partie d'une liste de tâches, s'il y a des affectations et des dates d'échéance, vous aurez le choix entre les options suivantes :
Copier la date d'échéance relative
En sélectionnant cette option, les dates d'échéance seront basées sur la date de début du nouveau travail.Copier l'assigné
Si vous sélectionnez cette option, tous les destinataires resteront les mêmes pour chaque élément.
Copier toutes les tâches d'un élément de travail
Copiez une liste de tâches en cliquant sur le menu des options de travail « ... » et en sélectionnant « Copier les tâches ».
Vous devrez alors rechercher l'endroit où vous souhaitez copier les tâches — un élément de travail existant (y compris celui dont les tâches font partie), ou un nouvel élément de travail.
Copier par section
Si vous souhaitez copier uniquement une section, vous pouvez cliquer sur le menu d'options de la section « ... », puis sélectionner « Copier ».
Copier une seule tâche
Si vous ne souhaitez copier qu'une seule tâche, cliquez sur le menu d'options « ... » de l'élément, puis sélectionnez « Copier ». Vous avez alors la possibilité de copier la tâche dans un nouveau travail ou dans un travail existant.
Dupliquer une section de tâches dans un élément de travail
Si vous avez des sections répétitives dans votre onglet de tâches, vous pouvez simplement dupliquer la section de tâches.
Pour ce faire, allez dans votre section de tâches, ouvrez le menu d'options « ... » et cliquez sur « Dupliquer ». Cela créera une copie au bas de votre page de tâches du poste de travail dans lequel vous vous trouvez.
Menu d'options des tâches
En cliquant sur « ... » à partir de n'importe quelle liste ou section de tâches, vous afficherez un menu d'options qui vous permettra d'effectuer les tâches suivantes :
Affecter à moi
Affectez la tâche à vous-même en un seul clic. Si vous sélectionnez cette option dans le menu général des tâches ou dans le menu des sections, les tâches seront attribuées en bloc.Attribuer à un collègue
Choisissez un autre collègue à qui attribuer la tâche. En sélectionnant cette option dans le menu général des tâches ou dans le menu des sections, vous attribuez les tâches en bloc.Ajouter un élément en dessous
Insérez une nouvelle tâche directement sous la zone sur laquelle vous avez cliqué.Ajouter une section en dessous
Insérez une nouvelle section de tâche directement sous la section sur laquelle vous avez cliqué.Modifier
En fonction de l'endroit où vous avez cliqué, le nom de l'élément ou le nom de la section sera modifié.Copier
En fonction de l'endroit où vous avez cliqué, cela vous permettra de copier l'élément ou la section dans une autre pièce de travail.Supprimer
En fonction de l'endroit où vous avez cliqué, ceci supprimera définitivement l'élément ou la section.
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