Dans Karbon, il y a des contacts de personnes et des contacts d'organisation. Vous pouvez également créer des groupes de clients pour gérer les contacts liés par la propriété ou la structure financière.

Sur votre page Contacts, vous avez la possibilité d'afficher, de filtrer et de rechercher vos contacts et dans cet article, vous apprendrez les bases sur la façon de naviguer dans les contacts que vous avez dans Karbon, qu'ils sont des individus, des groupes de clients ou des organisations.

Regardez ce bref aperçu de 3 minutes sur la façon de gérer les contacts de votre entreprise.

Pour afficher vos contacts, ouvrez votre Menu principal et cliquez sur Contacts. Vous verrez un menu déroulant apparaître, qui vous montre les différents types de vues.

Vous pouvez également afficher tous vos contacts et les distinguer facilement par leur type d'icône. Les icônes carrées sont les contacts de votre organisation, les icônes circulaires sont vos contacts personnels et les icônes circulaires avec deux carrés et un cercle sont vos groupes de clients.

Lors de l'affichage de vos contacts, vous obtiendrez un aperçu rapide des informations les concernant, telles que :

Si vous ne trouvez pas facilement les contacts à travers les différentes options du menu principal, vous pouvez filtrer vos contacts par différents types ou par Type de contactleur a été attribué.

Nous avons pré-rempli votre compte avec les types de contact couramment utilisés, mais ceux-ci peuvent être modifiés ou supprimés. D'autres types de contact peuvent également être ajoutés pour répondre aux besoins de votre entreprise. Pour ajuster vos types de contact allez dans votre Menu principal ouvrez vos Paramètres et cliquez sur paramètres de contact.

​Conseil de bonne pratique : nous vous recommandons d'utiliser un type de contact appelé « Inactif » ou quelque chose de similaire pour les clients ou les contacts avec lesquels vous ne travaillez plus. Nous vous déconseillons de supprimer ces clients car vous perdriez des informations telles que les courriels, le travail effectué et les notes pour ce client.

Ajouter des personnes et des organisations en tant que contacts dans Karbon est simple. Le moyen le plus simple d'ajouter de nouveaux contacts est à partir de l'icône d'ajout global, située en haut à droite de votre application et accessible de n'importe où.

Vous serez ensuite invité à ajouter une personne, une organisation ou un groupe de clients.

Lorsque vous entrez le nom de votre nouveau contact, Karbon recherchera des personnes similaires dans votre compte, pour vous aider à éviter de créer des doublons. Si aucun nom pertinent n'apparaît, sélectionnez Créer une nouvelle personne et remplissez le prénom, le deuxième prénom et le nom du contact.

Vous pourrez ensuite ajouter l'adresse courriel et le type de contact de la personne et déterminer si vous souhaitez rendre votre communication avec ce contact publique à tous les membres de votre entreprise ou désactiver le partage.

Gardez à l'esprit que cette fonctionnalité sera activée par défaut, donc tout courriel que vous envoyez ou recevez de cette l'adresse qu'il stockera automatiquement sur cette chronologie.

Enfin, vous pouvez également choisir d'ajouter une organisation nouvelle ou existante pour la personne, en la liant à cet autre contact dans le processus.

Si vous choisissez de créer un contact d'organisation, il vous sera demandé d'entrer son nom, son site Web et son type de contact. Vous pouvez également choisir d'ajouter une personne-ressource principale, qui peut être une personne-ressource nouvelle ou existante.

Si un individu est associé à une organisation, ils peuvent être liés ensemble. Cela aide votre équipe à suivre les relations que vos clients entretiennent avec leurs entités, et vice versa. Cette association s'appelle une fiche de contact des personnes.

Lorsque vous créez un nouveau contact, un modal pour entrer leurs détails les plus importants.

Au bas de cette fenêtre modale, vous avez la possibilité de lier cette personne à un contact existant de l'organisation ou d'en créer un nouveau.

Si vous créez un nouveau contact d'organisation plutôt qu'une nouvelle personne, vous aurez également la possibilité d'ajouter un contact principal pour cette organisation - en les reliant les uns aux autres dans le processus.

Pour ajouter plus de détails concernant ce contact, allez dans la page de détails du contact et ajoutez les informations nécessaires.

Vous pouvez créer une groupe de clients vers la gérez les contacts associés, créez des tâches pour eux et affichez toutes les tâches associées dans une seule vue. Cela peut être utile si vous avez des personnes et des organisations qui sont liées par la propriété ou la structure financière.

Lorsque vous choisissez de créer un nouveau contact, vous avez la possibilité pour créer un nouveau groupe de clients. Vous pourrez choisir un nom pour votre groupe de clients et un type de contact si vous le souhaitez.

Vous pouvez conserver vos enregistrements en important rapidement de nouveaux contacts individuels à partir des courriels qui arrivent dans votre boîte de réception native.

Depuis votre page Contacts, cliquez sur le Importer depuis... en haut :

Cliquez sur le Ajouter un contact à côté de n'importe quel contact que vous souhaitez créer dans Karbon. Le nouveau contact modal affichera son nom et son adresse courriel pré-remplis, et à partir de là, vous pourrez continuer à ajouter toutes les autres coordonnées dont vous avez besoin.

Lorsque vous cliquez sur « Créer » vous serez redirigé vers la nouvelle page de profil du groupe de clients.

Chronologies rassemblent toutes vos communications en un seul endroit. C'est un endroit idéal pour stocker des notes pour des résumés de conversations téléphoniques ou de réunions en face à face.

Chronologies vous aident, vous et votre équipe, à rester informés des dernières communications entre vos clients. Ils vous permettent de voir tous les courriels ou notes que vous ou les membres de votre équipe choisissez d'ajouter.

Vous pouvez filtrer pour trouver le type d'élément spécifique dont vous avez besoin et rechercher des éléments dans votre chronologie pour accéder à l'élément dont vous avez le plus besoin.

Avec Organisations et Personnes, vous pouvez partager directement avec des contacts individuels ou partager automatiquement toutes vos communications sur leurs fils. Alors que pour les groupes de clients, les éléments liés aux contacts des membres ne sont pas automatiquement affichés.

Onglet Travail de Personnes et organisations

Tout le travail des contacts et des organisations est capturé sur leur chronologie respective. Vous avez la possibilité de trier et de filtrer les informations en fonction de vos préférences. Par défaut, il vous montrera tous les éléments de travail qui n'ont pas été terminés. Si vous recherchez un travail déjà terminé, vous devrez cliquer sur la flèche à côté de Tous les travaux (non terminés) et choisir Terminé.

Onglet Travail des groupes de clients

Travail lié à un Groupe de clients inclura tous les éléments de travail qui ont été créés avec le groupe de clients en tant que client ou tout élément de travail pour les membres de ce groupe de clients.

Gardez à l'esprit que si un contact est membre de plusieurs groupes de clients, le travail n'apparaîtra que s'il est lié au groupe de clients spécifique que vous recherchez.

Vous pouvez modifier les détails d'un contact et d'autres données à partir de les détails de cette Personne ou Organisation.

Karbon extrait les images de profil de votre contact afin que vous puissiez afficher chaque photo pour chaque contact.

Vous pouvez modifier l'image de profil de votre contact en accédant à l'onglet des détails > cliquant sur modifier dans la section Bases > puis en cliquant sur l'avatar actuel de votre contact, cela vous donnera la possibilité de sélectionner parmi les photos qui Karbon s'est arrêté ou vous pouvez choisir de télécharger votre propre photo.

Nom : le nom de la personne, de l'organisation ou du groupe de clients

​Nom préféré (spécifique aux personnes) : ce que vos clients préfèrent être appelés, ce champ est également un moyen utile de personnaliser vos courriels de tâche client.

​Description : vous permet d'ajouter des notes ou des détails divers qui ne correspondent à nulle part ailleurs.

Type de contact : indique si votre contact est une organisation ou une personne. Vous ne pouvez pas modifier ceci une fois le contact créé.

Catégorie de contact (spécifique aux personnes et aux organisations) : définit les type de contact auquel vous avez attribué ce contact. Vous pouvez laisser ce champ vide si vous le souhaitez, ou vous pouvez le modifier.

Identifiant client : peut être utilisé pour stocker un code client ou similaire.

Groupes de clients (spécifiques aux personnes et aux organisations) : peuvent être utilisés pour lien avec d'autres contacts qui sont liés par la propriété ou la structure financière.

Il s'agit des détails généraux de l'entreprise, y compris le numéro de téléphone, l'adresse physique, les identifiants des réseaux sociaux et une carte indiquant leur emplacement. Si vous ajoutez le site Web de l'entreprise, Karbon trouvera et apportera tous les détails sociaux connexes.

Associer une adresse courriel à votre organisation est utile pour les adresses électroniques professionnelles. Vous pouvez ajouter son adresse courriel en accédant à l' onglet Détails dans la chronologie de cette organisation.

Les règles pour une adresse électronique de contact d'organisation sont les mêmes que pour une adresse électronique de contact de personne — elle doit être unique pour ce contact, et tous les courrielsenvoyés ou reçus apparaîtront sur cette chronologie de contact si vous choisissez de partager cette communication.

Dans l'onglet des détails d'une personne, vous pouvez voir ses fiches de contact, c'est un moyen d'organiser les relations entre les personnes et leurs entités dans Karbon.

Pour ajouter une nouvelle fiche de contact, allez dans les Détails, puis cliquez sur le
« + » dans la fiche vide.

Il n'y a pas de limite au nombre de fiches de contact que vous pouvez créer pour chaque contact de personne - vous permettant de lier un individu à toutes les entités avec lesquelles il est impliqué.

Semblable à la fiche de contact d'une personne, dans l'onglet Détails de l'organisation, vous verrez une section pour « Autres contacts impliqués » cela vous montrera une liste de toutes les personnes contacts qui ont été associés à l'organisation.

Alors que pour les groupes de clients, la façon de voir les contacts qui leur sont associés est de cliquer sur l'onglet « Membres ». Ici, vous verrez les contacts qui sont membres du groupe de clients. Vous pouvez également choisir d'ajouter de nouveaux membres à partir d'ici.

Tout contact de personne ou d'organisation peut être ajouté en tant que membre d'un groupe de clients qui a été créé. Dans l'onglet Membres, choisissez Ajouter un membre. Vous pourrez alors rechercher des contacts existants et les ajouter en tant que membres.

Vous pouvez également ajouter des contacts aux groupes de clients existants de l'organisation ou de personne pages de détails.

Une équipe client vous permet de définir quels collègues travaillent avec des clients spécifiques. Vous pouvez ajouter des collègues ou des équipes complètes à l'équipe client. Vous pouvez afficher et gérer l'équipe du client à partir de l'onglet Détails.

Vous avez également la possibilité de définir un client propriétaire et/ou gestionnaire de clientèle. Ces champs peuvent également être laissés vides s'ils ne sont pas pertinents pour votre équipe.

Vous pouvez choisir le niveau de confidentialité que vous souhaitez pour votre contact, l'option de confidentialité choisie déterminera qui peut voir les informations du contact. Il existe trois niveaux de confidentialité :

Par défaut, tous les contacts sont publics et consultables par n'importe quel membre de l'équipe.

Seule l'équipe client y aura accès contact privé et son travail. Les collègues qui n'y ont pas accès verront les noms du client et du travail, mais ne pourront pas voir les détails ou toute communication qui se produit.
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De plus, vous pouvez accorder l'accès à un à toute personne extérieure à l'équipe du client.

Alors que les éléments cachés ont plusieurs des mêmes règles que les éléments privés, seule l'équipe du client aura accès au contact. Les collègues sans accès ne sauront pas que le contact ou le travail associé existe dans Karbon (il n'apparaîtra pas dans les recherches.)

Si une tâche, une note ou un courriel vous est attribué sur un élément de travail masqué, seuls ceux qui ont accès à cet élément de travail pourront voir ces tâches dans votre liste de tâches. Le travail planifié pour un client masqué sera également masqué.

Au-delà des informations de contact de base que vous stockez pour toutes les organisations et personnes, vous pouvez stocker des détails supplémentaires sur les clients spécifiques à différents cabinets comptables dans la section des détails comptables du contact.

Pour y accéder, cliquez sur Détails > Détails comptables de n'importe quelle organisation ou contact.

Vous trouverez ici des champs dédiés pour des informations telles que l'ID client, les numéros de taxe, les dates de naissance et le nom légal. Vous pouvez utiliser la section des notes pour toute information supplémentaire que vous souhaitez stocker et qui n'a pas son propre champ.
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Notez : pour les contacts britanniques et sud-africains, lorsque l'option « Travailleur indépendant » est cochée pour le statut d'emploi du contact dans « Principes », un champ « Numéro de TVA » s'affiche. Cela vous permet d'utiliser un seul enregistrement pour les clients qui sont des entrepreneurs individuels.

Certains fichiers concernent les clients, comme les déclarations de revenus des particuliers, les lettres du service fiscal qui leur sont adressées ou leur formulaire de questionnaire d'intégration.

Vous pouvez stocker ces documents dans le profil de contact du client afin que n'importe qui puisse les trouver. Cela facilite la collaboration, la recherche d'informations pertinentes et la collaboration.

Dans les détails du profil du contact, vous trouverez des documents récents. À partir de là, vous pouvez téléchargez des fichiers, renommez-les ou supprimez-les.

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