Lorsque vous utilisez les demandes des clients, ceux-ci reçoivent un courriel de votre équipe qui leur donne accès à leur propre portail client. Vos clients sauront exactement ce qu'ils doivent faire et dans quels délais.

Cet article décrit exactement ce que vos clients verront lorsque vous leur assignerez et leur enverrez des tâches. Notez que pour la communication avec vos clients, les demandes de clients sont appelées une liste de contrôle.

N'oubliez pas que si, à un moment ou à un autre, vous souhaitez voir les courriels relatifs aux tâches envoyées à un client, il vous suffit de consulter sa ligne de temps de contact.

Les demandes des clients proviennent de l'expéditeur choisi dans les paramètres d'envoi.

Lorsque les demandes des clients sont envoyées pour la première fois, vos clients reçoivent ce courriel. L'expéditeur du courriel sera le propriétaire du travail (s'il est programmé automatiquement) ou le membre de l'équipe qui clique sur « Envoyer les tâches maintenant ». Le nom de votre entreprise et le nom de l'élément de travail apparaîtront également dans le courriel. Lorsque le client clique sur la demande ou sur « Gérer la liste de contrôle », il accède au portail client où il peut cocher les demandes, télécharger des documents, et commenter les demandes de clarification.

Si vous ajoutez un commentaire à une demande, votre client en sera informé par courriel. Ce courriel sera envoyé environ 10 minutes après l'ajout du ou des commentaires.

Une fois que les demandes des clients ont été envoyées, votre client recevra un courriel. Lorsqu'il cliquera sur le lien, il sera dirigé vers le portail client Karbon qui lui est propre et qui existe pour le travail en question.

Le portail client Karbon est accessible par un lien magique — une URL unique générée à chaque fois que des demandes de clients sont envoyées.

Lorsque votre client accède aux demandes qui lui ont été envoyées, le lien figurant dans le courriel est alors associé à cet appareil. Cela signifie que les demandes des clients ne sont accessibles qu'à partir de cet appareil.

À partir de son propre portail client, votre client pourra facilement télécharger des fichiers pour chaque demande et cocher la case pour signaler qu'il l'a remplie. En cliquant sur une demande, il la développera et aura la possibilité d'ajouter un commentaire ou une question, ou de télécharger un fichier.

Notez : si vous avez mis à jour le nom externe lorsque vous envoyez une demande de client, le nom de travail qu'ils verront sera le nom externe. Celui-ci apparaîtra également comme modifié dans le Portail Client.

Lorsque votre client clique sur la case grise située à gauche du nom de la demande, la demande est considérée comme terminée.

Lorsque votre client complète une demande ou ajoute un document, vous recevez une notification dans le Triage, et la demande du client est également marquée comme terminée dans le document de travail.

Votre client peut avoir accès à toutes vos demandes ouvertes et fermées — y compris les demandes de clients en cours qui n'ont pas été complétées. Il disposera également de copies des documents que vous avez téléchargés, ce qui vous permettra de garder une trace et de retrouver facilement ce qui a été envoyé.

Pour créer une connexion, cliquez sur le bouton « Créer un compte ». Le système leur demandera de créer un compte et de saisir les informations nécessaires. Tant qu'ils sont un contact dans Karbon, ils pourront créer une connexion. Cela ne leur donnera accès qu'aux demandes des clients qui leur sont envoyées.

Une fois qu'ils ont créé un compte, ils peuvent accéder au portail client à tout moment, soit par :

Une fois qu'ils sont connectés, ils sont dirigés directement vers le portail client qui ressemble à ceci.

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