Les automatiseurs vous permettent d'ajuster les paramètres qui mettent à jour automatiquement vos flux de travail, vos tâches et vos statuts de travail. Il existe deux types d'automatisation dans Karbon, les Automateurs globaux et les Automateurs de liste de tâches. Les automatismes globaux aident votre cabinet grâce à des automatismes qui s'appliquent à chaque élément de travail, comme le fait de marquer les éléments de travail comme étant terminés lorsque toutes les tâches sont effectuées. Les Automateurs de liste de tâches vous permettent d'appliquer des règles du type « si ceci, alors cela » aux sections de tâches dans vos éléments de travail et vos modèles. Dans cet article, vous apprendrez à utiliser les deux!

Pour tirer le meilleur parti des automates, il est important de bien comprendre les statuts des flux de travail. Vous pouvez contrôler les Automates globaux à partir de Paramètres > Workflow > sélectionnez l'onglet Automates. Nous recommandons aux entreprises de commencer avec ces paramètres, puis d'effectuer les ajustements nécessaires :

Notez : vous devez être un utilisateur Admin pour ajuster ces automates et d'autres paramètres. N'oubliez pas que toute modification apportée aux paramètres de votre statut sera immédiatement appliquée à l'ensemble de votre équipe.

Les automates globaux disponibles sont les suivants :

Conseil de bonne pratique : Souvent, lorsqu'un élément de travail atteint sa date de début, il n'est pas toujours « En cours ». Envisagez d'utiliser le statut « Prêt à démarrer » et appliquez-le à l'élément de travail. Lorsque le travail planifié atteint sa date de début, mettez à jour son statut en le faisant passer à « Prêt à démarrer ». Cela vous aidera à identifier les éléments de travail qui sont vraiment « en cours » par rapport à un statut alternatif comme « prêt à démarrer ».

Si un automate a déclenché un élément, une activité s'affichera sur cet élément de travail. Par exemple, si le statut d'un élément de travail est mis à jour automatiquement, les détails de cette mise à jour s'afficheront sur la ligne de temps de l'élément de travail.

Les automates de liste de tâches vous permettent d'appliquer des règles « si ceci, alors cela » aux sections de tâches dans vos éléments de travail et vos modèles. L'état des tâches ou d'un élément de travail peut être mis à jour automatiquement en fonction de l'évolution des autres tâches.

Les automates de liste de tâches sont ajoutés au niveau de la section de votre liste de tâches. Ils peuvent également être ajoutés aux sections des tâches du client, et vous pouvez ajouter plusieurs règles dans une même section.

Le processus d'ajout d'un Automateur est le même, que vous l'ajoutiez à un élément de travail ou à un modèle. Dans le menu d'options de la section de tâche, choisissez Ajouter un Automateur.

L'automate que vous créez « écoutera » l'activité qui se produit. Lorsque l'événement que vous avez défini se produit, la règle se déclenche.

Dans les menus déroulants, vous avez la possibilité de créer des règles :

Quand

Ont le statut

Modifier le statut, la date d'échéance ou le destinataire de

Une fois que vous avez défini l'Automator, il apparaît en haut de la section de la tâche.

Une fois que vous avez créé votre Automator, vous pouvez cliquer dessus pour le modifier ou le supprimer.

Lorsqu'un Automator de liste de tâches s'est déclenché, il apparaît barré d'une ligne horizontale en son centre.

S'il y a encore des automates de liste de tâches dans cette section, ils ne seront pas barrés.

Si un automate s'est déclenché et que vous souhaitez revenir en arrière et réinitialiser l'automate. Cliquez simplement sur l'automate barré que vous souhaitez réinitialiser et cliquez sur « Réinitialiser ». Vous ne pouvez pas réinitialiser les automates qui se redéclencheront instantanément, donc dans certains cas vous devrez revenir en arrière et décocher des tâches avant de pouvoir réinitialiser cet automate, pour vous assurer que l'automate ne se redéclenche pas automatiquement.

Par exemple : Votre client a marqué une tâche client comme étant terminée, et l'automatisation de la section interne suivante a changé le statut des tâches de la section en « Prêt à démarrer », même si vous avez besoin de plus d'informations de la part du client. Décochez la tâche du client, puis cliquez sur l'automate et cliquez sur « Réinitialiser ». Vous pouvez alors ajouter un commentaire à la tâche du client pour demander plus d'informations et demander au client de marquer à nouveau la tâche comme terminée lorsqu'il les aura fournies.

Dans certaines circonstances, un automate de liste de tâches peut devenir invalide. Cela est indiqué par la couleur de l'Automator, une fois que vous l'avez créé.

Un automate valide apparaît en gris et se déclenche sans problème.

Si votre Automator affiche un avertissement en orange, cela indique que le scénario n'est pas idéal mais qu'il fonctionnera quand même.

Exemple: L'Automator attribuera une section de tâches à un rôle professionnel, plutôt qu'à un membre individuel de l'équipe.

Si vous ne savez pas pourquoi l'avertissement s'affiche, ouvrez l'Automator pour révéler la cause de l'avertissement et une suggestion de solution.

Un avertissement rouge indique que l'Automator n'est pas valide et qu'il ne fonctionnera pas.

Exemple: Si vous déplacez une section de tâches vers le haut, contenant un Automator pour changer l'assigné lorsque les tâches au-dessus passent dans le statut 'Terminé', est rend cet Automator impossible.

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