Les automates sont des outils puissants dans Karbon qui vous permettent d’automatiser la mise à jour de vos flux de travail, tâches et statuts de travail. En configurant des règles du genre « si ceci, alors cela », vous vous assurez que vos processus sont efficaces, cohérents et s’adaptent automatiquement aux changements. Que vous ayez besoin de marquer automatiquement un travail comme terminé, d'actualiser un statut en fonction d’une échéance ou de créer des flux de travail dynamiques qui affichent ou masquent des sections selon certaines conditions, les automates rendent cela possible. Karbon propose deux types d’automates : les automates globaux et les automates de liste de tâches. Les automates globaux s’appliquent à l’ensemble de votre cabinet, tandis que les automates de liste de tâches vous donnent un contrôle précis sur les sections de tâches individuelles dans vos éléments de travail et modèles.
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Automates globaux
Pour tirer le meilleur parti des automates, il est important de bien comprendre les statuts des flux de travail. Vous pouvez contrôler les automates globaux à partir de Paramètres > Workflow > sélectionnez l'onglet automates. Nous recommandons aux entreprises de commencer avec ces paramètres, puis d'effectuer les ajustements nécessaires :
Présentation vidéo des automates globaux
Notez : vous devez être un utilisateur administrateur pour modifier ces automates et d'autres paramètres. N'oubliez pas que toute modification apportée aux paramètres de votre statut sera immédiatement appliquée à l'ensemble de votre équipe.
Les automates globaux disponibles sont les suivants :
Choisir le statut d'un élément de travail planifié lorsqu'il atteint sa date de début
Choisissez le statut par défaut d'un courriel lorsqu'il est attribué à quelqu'un
Choisir le statut par défaut d'une note lorsqu'elle est attribuée à quelqu'un
Choisissez si la date de début d'un élément de travail sera mise à jour lorsque son statut sera manuellement modifié de Planifié à En cours
Choisissez le statut d'une nouvelle tâche
Choisissez si l'état d'un élément de travail sera mis à jour en En cours lorsque la première tâche de cet élément de travail sera marquée Terminé
Choisissez de mettre à jour le statut d'un travail lorsque 5 rappels de tâches ont été envoyés au client et qu'il est toujours incomplet
Choisissez de mettre à jour l'état d'un travail lorsque 5 rappels de tâches ont été envoyés au client et qu'ils sont toujours incomplets
Conseil de bonne pratique : souvent, lorsqu'un élément de travail atteint sa date de début, il n'est pas toujours « En cours ». Envisagez d'utiliser le statut « Prêt à démarrer » et appliquez-le à l'élément de travail. Lorsque le travail planifié atteint sa date de début, mettez à jour son statut en le faisant passer à « Prêt à démarrer ». Cela vous aidera à identifier les éléments de travail qui sont vraiment « en cours » par rapport à un statut alternatif comme « prêt à démarrer ».
Si un automate a déclenché un élément, une activité s'affichera sur cet élément de travail. Par exemple, si le statut d'un élément de travail est mis à jour automatiquement, les détails de cette mise à jour s'afficheront sur la ligne de temps de l'élément de travail.
Automates de listes de tâches
Les automates de liste de tâches vous permettent d’appliquer des règles « si ceci, alors cela » aux sections de tâches dans vos éléments de travail et vos modèles. Le statut des tâches ou d’un élément de travail peut être mis à jour automatiquement selon ce qui se passe pour d’autres tâches ou selon certaines conditions à l’intérieur de l’élément de travail. Ces automates sont essentiels pour créer des flux de travail conditionnels et automatiser des actions précises à l’intérieur des sections.
Présentation vidéo des automates de liste de tâches
Ajouter, modifier ou supprimer un automate de liste de tâches
Les automates de liste de tâches sont ajoutés au niveau de la section de votre liste de tâches. Ils peuvent également être ajoutés aux sections des tâches du client, et vous pouvez ajouter plusieurs règles dans une même section.
Le processus d'ajout d'un automate est le même, que vous l'ajoutiez à un élément de travail ou à un modèle. Dans le menu d'options de la section de tâche, choisissez Ajouter un automate.
L'automate que vous créez « écoutera » l'activité qui se produit. Lorsque l'événement que vous avez défini se produit, la règle se déclenche.
Dans les menus déroulants, vous avez l'option de créer des règles.
Par exemple, quand :
Toutes les tâches de cette section
Toutes les tâches de la section supérieure
Toutes les sections et tâches au-dessus de cette section
Le travail (Notez : des statuts de flux de travail personnalisés apparaîtront si vous choisissez cette option)
Toutes les tâches d'une section spécifique
Une prolongation
A/ont le statut :
Planifié
Prêt à démarrer
En cours
Terminé
Vous pouvez alors modifier leur statut, la date d'échéance ou le destinataire de :
Toutes les tâches de cette section (Notez : cette option n'est pas disponible si vous avez défini l'option « Quand » sur « Toutes les tâches de cette section »)
Le travail
Cette section
À :
Le statut : tous vos statuts primaires apparaissent ici. Tous les statuts primaires et personnalisés apparaîtront lorsque vous modifierez le travail
Date d'échéance : nombre de jours après le déclenchement de l'automate
Personne assignée de votre choix
État actif : actif ou inactif
Prolongation : aucune, requise, déposée, rejetée
Une fois que vous avez défini l'automate, il apparaît en haut de la section de la tâche.
Une fois que vous avez créé votre automate, vous pouvez cliquer dessus pour le modifier ou le supprimer.
Déclenchement des automates de liste de tâches
Lorsqu'un automate de liste de tâches s'est déclenché, il apparaît barré d'une ligne horizontale en son centre.
S'il y a encore des automates de liste de tâches dans cette section, ils ne seront pas barrés.
Réinitialisation d'un automate
Si un automate s'est déclenché et que vous souhaitez revenir en arrière et réinitialiser l'automate. Cliquez simplement sur l'automate barré que vous souhaitez réinitialiser et cliquez sur « Réinitialiser ». Vous ne pouvez pas réinitialiser les automates qui se redéclencheront instantanément, donc dans certains cas vous devrez revenir en arrière et décocher des tâches avant de pouvoir réinitialiser cet automate, pour vous assurer que l'automate ne se redéclenche pas automatiquement.
Par exemple : votre client a marqué une tâche client comme étant terminée, et l'automatisation de la section interne suivante a changé le statut des tâches de la section en « Prêt à démarrer », même si vous avez besoin de plus de renseignements de la part du client. Décochez la tâche du client, puis cliquez sur l'automate et cliquez sur « Réinitialiser ». Vous pouvez alors ajouter un commentaire à la tâche du client pour demander plus de renseignements et demander au client de marquer à nouveau la tâche comme terminée lorsqu'il les aura fournis.
Automates valides et invalides
Dans certaines circonstances, un automate de liste de tâches peut devenir invalide. Cela est indiqué par la couleur de l'automate, une fois que vous l'avez créé.
Un automate valide apparaît en gris et se déclenche sans problème.
Si votre automate affiche un avertissement en orange, cela indique que le scénario n'est pas idéal, mais qu'il fonctionnera quand même.
Exemple : l'automate attribuera une section de tâches à un rôle professionnel, plutôt qu'à un membre individuel de l'équipe.
Si vous ne savez pas pourquoi l'avertissement s'affiche, ouvrez l'automate pour révéler la cause de l'avertissement et une suggestion de solution.
Un avertissement rouge indique que l'automate n'est pas valide et qu'il ne fonctionnera pas.
Exemple : si vous déplacez une section de tâches vers le haut, et qu'elle contient un automate destiné à changer l'assigné lorsque les tâches au-dessus passent dans le statut « Terminé », l'automate est rendu inopérant.
Automates et flux de travail conditionnels
Les automates de liste de tâches sont essentiels pour créer vos flux de travail conditionnels dans Karbon. En configurant certaines sections comme inactives par défaut dans vos modèles, vous pouvez alors utiliser des automates pour ne les faire apparaître que lorsque certaines conditions sont remplies. Cette option vous permet de garder les éléments de travail clairs et ciblés, en n’affichant que les tâches et renseignements pertinents au bon moment.
Comment ça marche : vous configurez un automate sur une section désactivée avec un déclencheur (par exemple, « Lorsqu’une prolongation est requise ») et une action comme « Définir l’état actif de cette section sur actif ».
Avantage : réduit l’encombrement, limite les erreurs et rend les flux de travail plus faciles à suivre.
Pour un guide détaillé sur la configuration de ces flux, vous pouvez consulter :
Configurer des flux de travail conditionnels avec des sections actives/inactives
Utiliser les automates pour les flux conditionnels
Nouvelles options d’automate pour les prolongations
Enfin, Karbon a introduit de nouvelles options avancées pour les automates conçues spécifiquement pour optimiser vos flux de travail liés aux prolongations fiscales. Ces options vont au-delà des changements de statuts standards pour offrir plus de souplesse et d’automatisation.
Les principales nouvelles fonctionnalités pour les automates de prolongation comprennent :
Mises à jour automatiques du statut de prolongation : configurez des automates pour modifier le statut de prolongation d’un élément de travail (par exemple, le passer à Déposée) selon des déclencheurs comme l’achèvement des tâches.
Ajustements relatifs de dates : amélioration importante permettant de repousser les échéances ou dates d’échéance d’une durée relative (par exemple, en mois ou en jours) à partir de la date actuelle ou d’une autre date précise. Cela est essentiel pour tenir compte des délais de dépôt prolongés.
Pour des instructions détaillées et des exemples d’utilisation de ces puissantes options d’automate dans vos flux de prolongation, vous pouvez consulter :