Une fois que vous avez activé et complété les étapes nécessaires pour activer la fonctionnalité Facturation et paiements, vous êtes prêt à commencer à utiliser ses capacités. Pour vous assurer que tout est correctement configuré, accédez à votre tableau de bord de facturation via le menu principal en cliquant sur Facturation. Vous y trouverez une liste de vérification complète de la configuration de la facturation, qui vous guidera à travers toutes les tâches essentielles pour bien débuter. De plus, le tableau de bord offre un aperçu des différentes sections de facturation, vous permettant de prioriser et de prendre des décisions éclairées pour améliorer efficacement vos processus de facturation.

Par défaut, chaque contact sera l'« Entité de facturation » lorsque vous consultez vos éléments non facturés. Cela peut être modifié dans les détails du contact, sous la section des détails de facturation.

Points clés à considérer :

Si vous devez facturer un élément de travail spécifique sous un autre contact, par exemple une organisation, vous pouvez ajuster l'« Entité de facturation » dans les détails de l'élément de travail. Ouvrez l'élément, accédez à la section Facturation et mettez à jour l'Entité de facturation.

De plus, vous pouvez modifier individuellement l'« Entité de facturation » pour un élément de travail dans la section des éléments non facturés de la Facturation. Cliquez sur l'élément souhaité, utilisez le menu d'options (...) à droite, et sélectionnez « Changer l'Entité de facturation ».

Vous pouvez également modifier individuellement le contact « Entité de facturation » dans la section Non facturé de la facturation. Cliquez sur l’élément de travail dont vous souhaitez modifier l’entité de facturation > utilisez le menu d’options (...) à droite et choisissez « Modifier l’entité de facturation ».

Dans le menu Facturation se trouve la section Non facturée qui contient tous vos éléments non facturés.

Les travaux non facturés seront regroupés par à qui la facture sera émise par ordre alphabétique. Lorsque vous cliquez sur le contact de l’entité de facturation, vous verrez les informations suivantes :

Travail au forfait (en cours)

Notez que les travaux non facturables n'apparaîtront pas dans la section des éléments non facturés.

Pour affiner votre vue, vous pouvez filtrer vos éléments non facturés afin d'accéder aux factures spécifiques que vous devez approuver ou consulter en fonction des critères suivants :

Si certains éléments de travail dans la section des non facturés ne sont pas nécessaires pour une facture, vous pouvez les retirer individuellement ou en lot.

Pour ce faire, accédez à la section « Non facturés » sous « Facturation » dans le menu principal et sélectionnez les éléments de travail que vous souhaitez retirer.

Si vous les retirez individuellement, vous pouvez les enlever en cliquant sur le menu d'options (...) à droite de l'élément de travail et en sélectionnant « Retirer de la facturation ».

Pour restaurer des travaux retirés des non facturés :

Pour créer un projet de facture, vous pouvez sélectionner les éléments de travail que vous souhaitez inclure et sélectionner « Créer un projet de facture ». Vous pouvez choisir individuellement les éléments de travail à ajouter à une facture.

Si vous devez facturer tous les éléments de la section non facturée, vous pouvez utiliser l'outil de multi-sélection en haut de la page, à côté de « Aucun élément sélectionné », pour sélectionner toutes les factures affichées.

Vous pouvez également sélectionner toutes les factures d'un client à l'aide de l'outil de multi-sélection situé à côté de votre contact « Entité de facturation ».

Si vous avez fait une erreur, vous pouvez supprimer une facture provisoire sous « Factures » et les éléments de travail apparaîtront dans « Non facturé ».

Une fois que vous avez sélectionné les éléments que vous souhaitez voir figurer sur votre facture, vous pouvez sélectionner « Créer une facture provisoire » — ce qui vous amènera automatiquement à votre facture provisoire nouvellement créée.

Vous pouvez également y accéder à partir de votre menu principal, sous Facturation > Factures. Par défaut, ce sont les factures provisoires qui s'affichent en premier.

Lors de la création de factures à partir de la section des éléments non facturés, vous devrez les ajouter à un lot de facturation brouillon (seules les factures brouillons seront visibles dans les options). Voici comment fonctionne le processus :

Veuillez noter : Si vous avez une facture brouillon pour un élément de travail ou un contact et que vous ajoutez des entrées de temps supplémentaires, ces entrées seront automatiquement incluses dans la facture brouillon.

Lorsque vous consultez une facture brouillon, vous verrez trois onglets :

Chaque facture répertorie les éléments facturables, tels que le temps facturable, les dépenses ou les travaux à tarif fixe. Les ajustements possibles et les informations fournies varient en fonction du type d'élément facturable.

Dans l'onglet Données, vous pourrez ajuster les montants si nécessaire et indiquer si les éléments constituent la facture finale pour le travail en utilisant le bouton de basculement Facture finale. Vous aurez un audit complet des actions effectuées dans la section d'activité de la facture brouillon.

Vous pouvez également mentionner vos collègues dans la section Activité de la facture rédigée, ce qui leur permettra de voir quelles mises à jour ont été effectuées.

Gardez à l'esprit que s'ils n'ont pas accès à la fonction de facturation, vous ne pourrez pas les ajouter dans le commentaire.

Lorsque vous consultez des éléments de temps facturables sur une facture, vous verrez un tableau organisé par les entrées de temps. Ces entrées sont triées en fonction du collègue qui a enregistré le temps et de la combinaison rôle/type de tâche.

Les entrées de temps non utilisées (y compris celles non assignées) pour l'élément de travail sont regroupées dans une seule ligne.

Les ajustements du temps facturable peuvent être effectués au niveau du montant total ou pour chaque ligne. Si l'ajustement est effectué au niveau du montant total, le système calcule l'ajout ou la suppression pour chaque ligne en fonction des heures et de la valeur facturable. Si l'ajustement est effectué au niveau de la ligne, il calcule l'ajout ou la suppression pour cette entrée spécifique.

Vous pouvez choisir de reporter la facturation de certaines entrées de temps à une date ultérieure en reportant les entrées de temps. Cela peut être fait individuellement ou en lot en sélectionnant les cases à cocher et en cliquant sur le bouton « Reporter ».

Une fois la facture approuvée, ces entrées de temps réapparaîtront dans la section des éléments non facturés. Vous pouvez réinclure des entrées de temps avant d’approuver la facture en sélectionnant à nouveau la case à cocher et en cliquant sur « Inclure ».

Lorsque vous consultez les types de frais à tarif fixe sur une facture, moins de données sont affichées en raison de décisions plus simples à prendre. Vous verrez le nom de l'élément de travail ainsi que les colonnes de report et d’ajustements (ajouts/suppressions). La méthode de report ou d'ajustement des heures diffère de celle utilisée pour le temps facturable.

Pour les éléments à tarif fixe, les entrées de temps individuelles ne peuvent pas être reportées. À la place, le montant de la facture peut être ajusté si l'élément est marqué comme étant une facture de progression.

Contrairement au temps facturable, les ajustements (ajouts/suppressions) pour un tarif fixe ne peuvent pas être effectués manuellement. Le système calcule automatiquement les ajustements en fonction de la différence entre les entrées de temps enregistrées et le montant du tarif fixe défini pour l'élément de travail, et uniquement si l'élément est marqué comme une facture finale.

Pour les éléments à tarif fixe, vous pouvez ajuster la valeur du montant. Si l'élément est marqué comme une facture finale, changer le montant augmente le total de la facture sans modifier la valeur des ajustements. Si l'élément est marqué comme une facture de progression, cela déclenche l’action de report mentionnée plus haut.

À côté de chaque élément de travail sur la facture se trouve un bouton de bascule. Lorsqu'il est activé, cela indique que ce sera la facture finale pour cet élément de travail. Pour les éléments à tarif fixe, cela signifie que le travail à tarif fixe ne réapparaîtra plus dans la section des non facturés après l'approbation de la facture. Pour les travaux en temps et matériel, toutes les nouvelles entrées de temps ajoutées après l'approbation d'une facture réapparaîtront dans la section des non facturés.

Par défaut, le bouton de bascule de la facture finale est désactivé pour les éléments de travail en temps et matériel et activé pour les éléments à tarif fixe.

Si des éléments facturables sont liés au même travail (par exemple, des dépenses et du temps), l'activation du bouton pour un élément activera également le bouton pour tous les autres éléments facturables attachés à ce travail sur la facture.

Si vous souhaitez modifier certaines informations sur la facture, vous pouvez manuellement ajuster les éléments suivants dans l'onglet Présentation pour affecter les changements dans la facture :

De plus, vous pouvez personnaliser la facture selon qu'il s'agit d'une facture fiscale ou d'une simple facture, choisir d'afficher les entrées de temps détaillées ou résumées, et configurer l'affichage des quantités, des prix unitaires et des montants.

Accédez aux factures brouillons :

Cela supprimera la facture brouillon et remettra les éléments de travail dans la section des éléments non facturés.

Lorsque vous avez terminé d’examiner votre projet de facture, vous pouvez alors approuver la facture. Une fois que vous avez cliqué sur approuver, vous verrez le statut passer de Brouillon à Approuvé.

Gardez à l’esprit que toute personne ayant accès à la facturation aura la possibilité d’approuver une facture.

Les factures approuvées seront également regroupées par ordre alphabétique en fonction du destinataire de la facture.

Vous pouvez filtrer votre vue pour voir les éléments que vous devez approuver, les filtres suivants seront disponibles :

L’utilisation de cette fonctionnalité vous permettra à la fois d’approuver et d’envoyer la facture immédiatement. La facture proviendra de l’utilisateur qui clique sur « Envoyer ». Avant qu’il ne soit envoyé, l’expéditeur et le destinataire du courriel de facturation seront confirmés. Si vous annulez l’envoi, la facture sera dans un état approuvé.

Certains problèmes peuvent empêcher l'envoi de la facture. Consultez cet article sur les problèmes les plus courants et la façon de les résoudre.

Une fois l'envoi réussi, vous trouverez le courriel et une version PDF de la facture dans leur dossier d'envoi dans Triage. Pour des raisons de confidentialité et afin de s'assurer que toutes les valeurs en dollars restent privées, les factures ne sont pas automatiquement ajoutées aux échéanciers. Vous pouvez manuellement les ajouter à une chronologie ou mentionner vos collègues dans les commentaires du courriel.

Une fois envoyée, la facture passe de la liste Brouillon (ou état approuvé) à la liste En attente de paiement.

En plus de l'approbation et de l'envoi, vous pouvez choisir de simplement approuver la facture. Une fois approuvée, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

Les mêmes règles que ci-dessus s'appliquent et les mêmes vérifications seront effectuées pour s'assurer que la facture est légale. Si vous devez modifier la date de la facture ou ajouter des détails manquants, vous pouvez modifier la facture en la mettant à l'état de projet.
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Si vous utilisez Quickbooks Online ou Xero pour votre facturation, vous pouvez exporter vos factures vers le format QuickBooks Online ou Xero pour les importer dans le système.

Pour ce faire, accédez à l'onglet « Approuvé » de la section « Factures » du menu principal, sélectionnez les factures à exporter et cliquez sur « Télécharger QBO CSV » ou « Télécharger Xero CSV ».

Pour les factures dont le statut est « En attente de paiement » ou « Payée », vous pouvez soit renvoyer la facture via une demande client à l'Entité de facturation, soit télécharger la facture au format .pdf pour la transférer ou l'imprimer. Vous trouverez cette option dans le menu d'options (...) de ces factures, ainsi que dans la section des comptes à recevoir pour chaque client.

Pour renvoyer des factures, vous pouvez également sélectionner plusieurs factures et les renvoyer en masse à plusieurs de vos clients.

En utilisant Paiements Karbon, vos clients peuvent payer leurs factures de manière transparente par carte de crédit/débit ou prélèvement automatique ACH (États-Unis uniquement), à partir des factures qu’ils reçoivent.

Paiements Karbon est alimenté par Stripe Connect pour garantir la conformité et sécurité dans la collecte des paiements de vos clients. Pour vous guider dans la mise en place, veuillez consulter notre article d’aide de Paiements Karbon.

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