Introduction
La conception et l'optimisation des modèles de travail dans Karbon peuvent considérablement améliorer l'efficacité du flux de travail de votre entreprise, assurer la visibilité du personnel et faciliter la création de rapports au niveau de la direction.
Ce guide propose un processus simple en 5 étapes pour optimiser n'importe quel modèle de travail en utilisant les meilleures pratiques recommandées. Avant d'apporter des modifications, dupliquez le modèle existant afin d'en conserver une copie, et passez en revue les automates globaux afin d'apporter les ajustements nécessaires.
Étape 1 - Base
Établissez une base solide en sélectionnant le bon type de travail et les paramètres de haut niveau pour rationaliser la structure du modèle.
Commencez par confirmer la disponibilité du type de travail approprié pour les services de votre entreprise. Si nécessaire, créez un nouveau type de travail et mettez à jour les statuts de travail pertinents. Sélectionnez et dupliquez un modèle de travail de base à optimiser, qui peut être un modèle de meilleures pratiques ou un modèle de construction pour un nouveau départ.
Onglet Détails : Mettez à jour le nom du modèle (interne et orienté client) et ajoutez des paramètres de haut niveau (par exemple, Affecté à, Date de début, Date d'échéance, etc.)
Exemple de paramètres de haut niveau :
Affecté à : Comptable
Date de début : 1er du mois
Date d'échéance : 20 du mois
Date limite : sans objet
Répétitions : Mensuel ou trimestriel
Définition du titre : Comptabilité mensuelle pour {Date de début - 1 (MMM AAAA)}
Étape 2 - Cadre
Organisez le modèle en ajoutant des sections, des tâches et des espaces réservés aux courriels. Chaque section doit comprendre au moins une tâche ou un espace réservé pour le courrier électronique, structuré du début à la fin. Les sections internes concernent les tâches que votre entreprise effectuera, tandis que les sections relatives aux demandes des clients concernent les actions ou les documents demandés par les clients.
Attribution des rôles : Attribuez des rôles à chaque tâche ou espace réservé de courriel, mais évitez d'affecter du personnel spécifique au niveau du modèle. Cette flexibilité permet l'affectation du personnel lorsque le travail est créé à partir du modèle.
Dates d'échéance : Ajoutez des dates d'échéance pour chaque tâche ou utilisez des automates pour mettre à jour les dates d'échéance des tâches s'il n'est pas possible de les ajouter manuellement.
Se concentrer sur l'encadrement du flux de travail après avoir établi les fondations garantit une gestion organisée et systématique des tâches.
Astuce : Copiez/collez une liste de tâches provenant d'une source extérieure pour accélérer le processus.
Étape 3 - Automatiser
Tirez parti de l'automatisation pour améliorer l'efficacité en examinant et en ajustant les automates globaux, puis en ajoutant les automates de liste de tâche au modèle de travail.
Les automates de liste de tâches les plus courants pour les sections internes sont les suivants :
Statut des tâches
Statut du travail
Cette rubrique n'est nécessaire que lorsque le statut du travail doit être modifié.
Destinataire du travail
Ceci n'est nécessaire que lorsque le rôle responsable du travail change.
Date d'échéance des tâches
Une automatisation adéquate garantit que les tâches sont attribuées correctement et en temps voulu, les dates d'échéance des tâches prédéfinies.
Une automatisation adéquate garantit que les tâches sont attribuées correctement et en temps voulu, ce qui améliore considérablement l'efficacité du flux de travail.
Étape 4 - Finaliser
Finalisez le modèle en complétant les sections, les tâches et les espaces réservés aux courriels, y compris les demandes des clients et les règles d'envoi associées.
Onglet Tâches : Utilisez les éléments en retrait , les descriptions de tâches, les pièces jointes et les documents liés.
Onglet Budget : Précisez les paramètres de frais et ajoutez des budgets basés sur les rôles.
Onglet Détails : Vérifiez l'exactitude des noms des modèles (interne et externe), paramètres de haut niveau dans la zone de description, le type de travail et les rôles impliqués sans assigner de membres du personnel spécifiques.
Les touches finales permettent de s'assurer que tous les éléments du flux de travail sont cohérents et prêts à être déployés.
Étape 5 - Essai
Étape 1 : Créez un élément de travail d'essai à partir du modèle pour un client d'essai.
Étape 2 : Ajoutez un contact de test pour toute demande de client à envoi automatique et attribuez des rôles à différents membres du personnel.
Étape 3 : Parcourez l'élément de travail étape par étape, en vous assurant que les tâches et les automates fonctionnent comme prévu.
Étape 4 : Ajustez et testez à nouveau si nécessaire jusqu'à ce que le modèle soit entièrement optimisé pour les besoins de votre entreprise.