Les automates chez Karbon sont des outils puissants qui vous permettent d’automatiser votre travail en fonction de déclencheurs précis dans vos éléments de travail. En utilisant ces automates, vous pouvez créer des flux de travail conditionnels où des sections et des tâches apparaissent ou disparaissent en fonction des changements en temps réel dans un élément de travail. Cela permet à votre équipe de se concentrer uniquement sur ce qui est pertinent, en réduisant le désordre et en améliorant l’efficacité.
Cet article vous guide dans le processus d’ajout et de configuration d’automates pour permettre l’activation conditionnelle de sections.
Prérequis
Sections définies comme inactives dans vos modèles de travail (voir : Configurer des flux de travail conditionnels avec sections actives/inactives).
Connaissance des automates Karbon.
Étapes
Étape 1 : Ajouter une automate à une section inactive
Cette automate sera configurée pour activer une section lorsque certaines conditions sont remplies.
Dans votre modèle, accédez à la section désactivée que vous souhaitez rendre conditionnelle.
Cliquez sur le menu d’options (...) à côté du nom de la section.
Sélectionnez Ajouter une automate.
Étape 2 : Configurer le déclencheur de l’automate
Choisissez la condition qui, une fois remplie, activera cette section. Les automates peuvent être déclenchées par divers événements ou changements de données dans un élément de travail.
Exemples de déclencheurs :
« Lorsque la prolongation est requise » (pour les flux de travail de prolongation fiscale)
« Lorsque les tâches de cette section sont terminées » (pour activer une section suivante)
« Lorsque le statut du travail passe à Révision »
« Lorsqu’une valeur de champ personnalisé change »
Étape 3 : Définir l’action de l’automate
Définissez l’action qui aura lieu lorsque la condition de déclenchement est remplie. Pour les flux de travail conditionnels, cette action sera de modifier l’état actif de la section.
Définissez l’action sur « Définir l’état actif de cette section sur actif ».
Exemple de configuration d’automate :
Disons que vous avez une section inactive appelée « Révision client complexe » qui ne doit apparaître que si un champ personnalisé spécifique, « Complexité du client », est défini sur « Élevée ».
Déclencheur : « Lorsque le champ personnalisé : Complexité du client passe au niveau Élevée »
Action : « Définir l’état actif de cette section sur actif »
Tester votre flux de travail conditionnel
Après avoir configuré votre automate, il est essentiel de la tester pour vous assurer qu’elle fonctionne comme prévu.
Créez un nouvel élément de travail à partir du modèle que vous venez de mettre à jour.
Effectuez l’action qui déclenche votre automate (ex. : changer le statut de la prolongation à Requise, ou mettre à jour le champ personnalisé concerné).
Vérifiez si la section conditionnelle apparaît automatiquement.
Dépannage :
Si la section n’apparaît pas, vérifiez les règles de votre automate.
Assurez-vous que la section était initialement définie comme inactive dans le modèle.
Exemples de cas d’usage des flux de travail conditionnels
Les flux de travail conditionnels peuvent s’appliquer à de nombreux scénarios, pas uniquement aux prolongations fiscales.
Prolongations de déclarations fiscales :
Déclencheur : Lorsque la prolongation est requise.
Cas d’usage : Activer une section « Dépôt de prolongation ».
Avantage : Garantit que les tâches liées à la prolongation ne sont visibles que lorsqu’elles s’appliquent, pour garder les flux de travail épurés.
Activation de la révision finale :
Déclencheur : Lorsque toutes les tâches des sections précédentes ont le statut Terminé.
Cas d’usage : Activer une section « Révision finale ».
Avantage : Empêche les révisions prématurées, en s’assurant que tout le travail préparatoire est complété d’abord.
Suivi vos paiements :
Déclencheur : Lorsque les tâches d’une section « Préparation de la facture » sont terminées.
Cas d’usage : Activer les tâches de « Suivi du paiement ».
Avantage : Assure un suivi rapide des paiements une fois la facturation terminée.
Vérifications de conformité :
Déclencheur : Lorsque le statut du travail est Révision de conformité.
Cas d’usage : Activer les tâches liées à la vérification du respect des exigences réglementaires.
Avantage : Concentre les efforts de l’équipe sur les tâches liées à la conformité au bon moment.
Pour aller plus loin 📖
Configurer des flux de travail conditionnels avec sections actives/inactives