Cet article vous offre une explication simple pour vous aider à bien organiser le travail dans Karbon, en configurant les types de tâches, les statuts et les catégories selon les besoins de votre cabinet d'expertise comptable.
Prérequis :
Vous devez avoir un accès administrateur dans Karbon pour pouvoir configurer les paramètres de flux de travail.
Étapes :
1. Accéder aux paramètres du flux de travail :
Pour commencer à configurer vos paramètres de flux de travail :
Allez dans Paramètres depuis le menu principal.
Sélectionnez Flux de travail.
2. Personnaliser vos statuts de flux de travail :
Vos statuts de flux de travail sont une liste principale qui peut être appliquée aux éléments de travail. Vous avez cinq statuts principaux : Prévu, Prêt à commencer, En cours, En attente et Terminé.
Sous chacun d’eux, vous pouvez créer des sous-statuts personnalisés pour plus de précision. Par exemple, sous En attente, vous pouvez créer En attente du client pour préciser la raison exacte du délai.
Toute modification que vous apportez aux statuts de flux de travail s’applique immédiatement et pour l'ensemble de votre équipe.
Pour créer et modifier vos statuts de flux de travail :
Accédez à l’onglet Statuts dans les paramètres de flux de travail.
Sous chacun des statuts principaux, cliquez sur Ajouter un statut pour créer un nouveau sous-statut.
Pour modifier ou supprimer un sous-statut existant, survolez-le et cliquez sur le menu d’options ... à droite, puis sélectionnez Modifier ou Supprimer.
Pour réorganiser un sous-statut, utilisez le glisser-déposer.
Si vous supprimez un statut personnalisé, Karbon vous demandera de réassigner en bloc tous les éléments qui s’y trouvent vers un autre statut de votre choix.
3. Configurer vos types de travaux :
Les types de travaux vous permettent de classer et gérer les différents types de tâches réalisées par votre cabinet. C’est particulièrement utile pour les volumes élevés comme les déclarations fiscales ou les tâches récurrentes comme la tenue de livres.
Pour ajouter, modifier et supprimer des types de travaux :
Accédez à l’onglet Types de travaux dans les paramètres de flux de travail.
Cliquez sur Ajouter un type de travail, puis nommez le nouveau type.
Assignez les statuts de flux de travail et de tâches qui correspondent à ce type. Cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier un type de travail, survolez-le, cliquez sur le menu ..., puis sélectionnez Modifier.
Pour supprimer un type de travail, cliquez sur le menu ..., puis Supprimer. Si ce type est actuellement utilisé dans un flux de travail, vous serez invité à le remplacer. Sinon, choisissez Aucun.
Types de travaux courants par pays :
Vous pouvez ajuster les types de travaux selon les besoins de votre cabinet. Voici une liste de types courants selon le pays :
Australie
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États-Unis
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Royaume-Uni
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Nouvelle-Zélande
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Reste du monde
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Aperçu vidéo des types de travaux :
Comprenez les bases et les paramètres par défaut des types de travaux dans Karbon pour mieux gérer et automatiser votre travail et vos flux.
4. Définir votre type de travail par défaut :
Le type de travail par défaut s’applique à tout élément de travail qui n’a pas de type défini. Il est aussi utilisé pour toute note ou tout courriel assigné à un membre de l’équipe. Il est recommandé de modifier ce type et de choisir les sous-statuts à lui appliquer.
Chaque type de travail (y compris le type par défaut) peut être personnalisé à trois niveaux :
Statut du travail : impacte les statuts applicables à l’élément de travail.
Statut de la tâche : impacte les statuts des tâches dans cet élément.
Statut du courriel ou de la note : impacte les statuts disponibles pour les courriels ou les notes assignés.
Vous pouvez choisir les mêmes statuts pour les trois, ou en sélectionner différents selon vos besoins. Les cinq statuts principaux (Prévu, Prêt à commencer, En cours, En attente, Terminé) ne peuvent pas être décochés – ils doivent rester disponibles pour tous les éléments.
Pour configurer votre type de travail par défaut :
Dans l’onglet Types de travaux, localisez et sélectionnez Type de travail par défaut.
Dans les paramètres Type de travail par défaut, sélectionnez ou désélectionnez les statuts de flux de travail personnalisés qui seront disponibles pour le travail, les tâches et encore les courriels/notes.
5. Configurer vos types de tâches :
Les types de tâches vous permettent de définir et catégoriser les activités effectuées dans un élément de travail. C’est essentiel pour le suivi du temps, la facturation et l’analyse précise du temps passé par rapport au temps prévu.
Pour ajouter, modifier et supprimer des types de tâches :
Allez dans Paramètres > Flux de travail > Types de tâches.
Cliquez sur Ajouter un type de tâche, nommez la tâche, et cochez Tâche facturable si l’activité est facturable. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Notez : Si une tâche n’est pas marquée comme facturable, une étiquette “Non facturable” apparaîtra, et les activités liées ne seront pas incluses dans les budgets ni dans les rapports d’utilisation.
Pour modifier un type de tâche, cliquez simplement sur son nom pour le renommer ou changer son statut de facturation, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour le supprimer, cliquez sur son nom, puis sur Supprimer. Si ce type est utilisé dans des éléments de travail, vous devrez choisir un remplacement ou Aucun.
Types de tâches courants :
Voici des types de tâches courants qui peuvent être préchargés par défaut dans Karbon :
Comptabilité
Administration
Vérification
Tenue de livres
Conseil aux entreprises
CFO
Conformité
Conseil
Planification financière
Administration interne (non facturable)
Réunions
Paie
Recherche
Révision
Fiscalité
Formation
Pour aller plus loin : 📖
Mettre à jour les types de travaux sur les modèles
Configurer votre flux de prolongation
Configurer des flux conditionnels