Parfois, lorsque vous travaillez pour un client, vous effectuez le même travail à plusieurs reprises selon un certain calendrier. Il peut s'agir d'un travail comptable mensuel ou d'un travail trimestriel sur la TVA, par exemple. Vous pouvez configurer ces éléments de travail sur un calendrier dans Karbon, afin qu'ils soient créés automatiquement lorsque vous en avez besoin.

Pour créer un planning répétitif, sélectionnez « Configurer un travail répétitif » dans le menu des options de travail '...' sur un élément de travail ou cliquez sur « Configurer un travail répétitif » directement dans l'en-tête des éléments de travail. Cela ouvrira vos paramètres de répétition, où vous pourrez définir votre calendrier de travail.

Il y a plusieurs éléments à prendre en compte lors de la mise en place d'un élément de travail sur un calendrier répétitif, qui peuvent être divisés en huit étapes :

Lors de la mise en place d'un travail répétitif, la première étape consiste à sélectionner la fréquence à laquelle le travail sera répété. Commencez par choisir la période que vous préférez (mensuelle, hebdomadaire, quotidienne, etc.) et la fréquence de répétition. Vous avez également la possibilité de définir la durée de répétition du travail, soit en fixant une date de fin précise, soit en autorisant une répétition indéfinie.

Vous pouvez également contrôler le nombre de fois que le travail sera répété. Par exemple, si vous configurez une tâche mensuelle mais qu'elle ne doit se répéter que pendant six mois, vous pouvez spécifier ce nombre d'occurrences. Les options de répétition sont les suivantes :

​Notez : La répétition trimestrielle d'un élément de travail est basée sur le trimestre civil standard. Toutefois, si vous souhaitez que votre élément de travail soit répété tous les trimestres en fonction d'autres dates, choisissez « Personnalisé », puis réglez l'élément de travail pour qu'il soit répété tous les trois mois.

La date d'échéance hérite de la date d'échéance actuelle de l'élément de travail à partir duquel vous établissez le calendrier (s'il en a une), en décalage par rapport à la date de début du travail (par exemple, 15 jours après la date de début du travail). Cette valeur peut être ajustée dans les paramètres.

Vous avez également la possibilité d'éviter les week-ends. Si vous cochez cette option, toute date de début ou d'échéance d'un travail sera reportée au vendredi précédent si elle tombe un samedi ou un dimanche. Cette option s'applique uniquement aux dates de début et d'échéance des éléments de travail, et non aux dates de début et d'échéance des tâches.

Notez : Si vous souhaitez créer un travail bimensuel, vous devrez fixer la date de début au 1er du mois et la date d'échéance au 15, pour le premier élément de travail. Réglez l'élément de travail pour qu'il se répète tous les deux mois et les titres seront ceux que vous souhaitez.

Si vous souhaitez mettre à jour la date d'échéance du calendrier, il suffit d'aller dans le menu des options « ... » et de sélectionner « Modifier le calendrier » et de mettre à jour la date d'échéance.

Juste en dessous de la date d'échéance, vous avez la possibilité de fixer une date limite pour indiquer une échéance stricte pour l'élément de travail, telle qu'une date de dépôt légal. Cette option contraste avec les dates d'échéance, qui sont plus « souples » et servent à des fins internes, lorsque vous souhaitez que le travail soit terminé dans les délais.

Par défaut, les éléments de travail de l'agenda seront attribués à l'attributaire de l'élément de travail actuel. À cette étape, vous pouvez changer cet attributaire si nécessaire.

Enfin, vous avez la possibilité de définir le nom des futurs éléments de travail dans le calendrier, en utilisant une gamme de noms dynamiques, de délais et de formats de date. Cette option est conçue pour être flexible et s'adapter à une gamme de services et d'exigences.

Cliquez sur l'un des espaces réservés pour l'ajouter à votre titre de travail. Vous pouvez choisir d'utiliser le caractère générique Période de répétition, Date de début ou Date d'échéance.

Lorsque vous sélectionnez un caractère générique, vous pouvez ensuite choisir la formule de date (avant ou après la variable sélectionnée) et le format de date.

Vous pouvez apporter autant de modifications que vous le souhaitez et ajouter plusieurs caractères génériques à un seul titre de travail.

Par exemple si vous essayez de respecter la convention d'appellation suivante,

« Comptes annuels 2021/2022 », et que la date de début de l'élément de travail est en 2022, vous pouvez saisir « Comptes annuels », puis choisir Date de début - XX jours et choisir 365 au format AAAA pour obtenir 2021, puis insérer un / et ensuite un autre caractère générique pour Date de début au format AAAA.

Si vous n'êtes pas sûr de l'aspect des titres de vos prochaines tâches de planification, vous pouvez les prévisualiser en haut à droite de cette page.

Vous pouvez spécifier le paramètre Connecter le dossier pour une série de travaux répétitifs. Si cette option est activée, Karbon connectera automatiquement les nouveaux travaux de la série au dossier spécifié dans votre système de gestion de documents (Dropbox et OneDrive, par exemple) et commencera à copier les fichiers.

Dans la section Dossier connecté des paramètres de répétition, indiquez le dossier DMS auquel vous souhaitez vous connecter et si vous souhaitez que les fichiers soient automatiquement copiés.

Pour les éléments de travail existants dans la série, le paramètre sera appliqué si un dossier connecté n'a pas encore été configuré. Si un élément de travail existant est déjà connecté, il ne sera pas écrasé par les paramètres de travail répétitifs.

Lorsqu'un nouvel élément de travail est créé dans la série, il sera connecté lorsque les tâches et les budgets sont créés pour le travail en question. Ce calendrier peut être ajusté dans les paramètres de répétition du travail afin que la connexion ne soit pas utilisée avant le début du travail.

Lorsque vous configurez un élément de travail dans un planning, vous pouvez décider combien de temps à l'avance le travail et les tâches de ces éléments de travail doivent être créés.

Par défaut, le travail est créé 3 mois à l'avance et les tâches sont créées 2 semaines avant la date de début du travail. Lorsque vous choisissez la date de création des tâches au sein d'un élément de travail, nous vous recommandons de tenir compte de la date à laquelle vous aurez besoin des tâches et de la probabilité que quelque chose change au niveau de la tâche. En effet, si vous modifiez quelque chose dans le modèle de travail, les changements ne seront pas répercutés sur les éléments de travail, où les tâches ont déjà été créées, et vous devrez alors les réinitialiser manuellement.

Gardez à l'esprit que l'option de création de tâches dépend de la date de création du travail, ce qui signifie que les tâches ne peuvent pas être créées avant la création de l'élément de travail.

Vous pouvez faire en sorte que vos éléments de travail répétitifs et les tâches associées apparaissent automatiquement dans Ma Semaine en mettant à jour la planification des ressources dans le planning répétitif de cet élément de travail.

Que vous ayez déjà créé votre planning répétitif ou que vous soyez en train de le configurer, vous verrez en bas de l'écran une section intitulée « Planification des ressources ».

Une fois les paramètres ouverts, faites défiler jusqu'au bas de l'écran et vous verrez l'option de mise à jour de votre planification des ressources. Ici, vous pouvez choisir si vous souhaitez qu'il soit transféré dans votre « Ma Semaine » ou non. Cela apparaîtra de la même manière si vous créez votre planning répétitif pour la première fois.

L'option par défaut est « Semaine de la date de début du travail ». Si cette option est sélectionnée, les nouveaux éléments de travail apparaîtront dans le bac « Plus tard », jusqu'à ce que la date de début du travail tombe la semaine suivante, où ils passeront automatiquement dans le bac « Semaine suivante », puis dans le bac « Cette semaine ». Il en va de même si vous choisissez « Semaine de la date d'échéance du travail ». Dans ce cas, la date de début du travail est remplacée par la date d'échéance du travail. Si vous choisissez « Ne pas ajouter de semaine planifiée », les nouveaux éléments de travail resteront dans l'espace « À planifier » et vous devrez les déplacer manuellement.

Le travail sera planifié pour l'assignataire du travail lorsque le travail est créé et sera planifié pour le reste de l'équipe de travail lorsque les tâches et le budget sont créés.

Gardez à l'esprit que si vous mettez à jour ce paramètre pour obtenir un statut planifié différent sur un calendrier répétitif déjà existant, cela ne s'appliquera qu'au travail qui n'a pas encore été créé. En d'autres termes, si vous avez fixé la création du travail à 3 mois, ce paramètre ne sera pas mis à jour tant que les 3 prochains mois de travail ne se seront pas écoulés.

Si vous souhaitez modifier un programme répétitif, il vous suffit de cliquer sur la fréquence de la répétition dans l'en-tête des éléments de travail où il est indiqué

« Répétitions » ou d'utiliser le menu d'options « ... » et de cliquer sur « Modifier le programme répétitif ».

L'une ou l'autre de ces options ouvrira la page des paramètres de répétition du travail, qui vous permettra d'ajuster les dates, l'attributaire du travail, les conventions de dénomination et d'autres détails.

Notez : si vous changez le client d'un programme répétitif, tous les travaux — y compris les travaux terminés — seront transférés au nouveau client.

Gardez à l'esprit vous ne pouvez pas modifier la fréquence de répétition de l'élément de travail ; cependant, vous pouvez supprimer le calendrier en sélectionnant « Supprimer la répétition » et recommencer. Avant de faire cela, nous vous recommandons de revoir les détails concernant la suppression d'un programme de travail.

L'onglet « Travail » de cette page affiche tous les éléments de travail créés dans la série actuelle.

Il affiche également les détails des tâches de chaque élément de travail, y compris si elles ont été créées ou non.

Si vous avez défini un élément de travail sur un calendrier répétitif, les éléments de travail à venir seront créés automatiquement avec certaines informations de l'élément de travail précédent dans le calendrier.

Les données qui sont reportées comprennent :

Il existe toutefois une exception à ces règles. Si vous utilisez des automates de liste de tâches pour contrôler les affectations et/ou les dates d'échéance des tâches, ces tâches ne seront pas copiées à partir de l'élément de travail précédent. Elles seront créées en blanc et mises à jour lorsque l'automate sera déclenché.

Vous aurez parfois besoin d'apporter des mises à jour ou des modifications à un élément de travail que vous avez configuré pour qu'il se répète selon un calendrier. Certaines de ces modifications seront reportées sur tous les travaux futurs de la programmation, tandis que d'autres n'affecteront que l'élément de travail actuel.

Vous pouvez choisir quand votre travail et vos tâches seront créés pour un élément de travail programmé avant sa date de début. Ces tâches seront répliquées à partir de l'élément de travail qui le précède immédiatement dans le planning. De plus, si vous cliquez sur la section des tâches pour un travail futur, Karbon vous demandera si vous êtes prêt à travailler dessus et adoptera la liste de contrôle de l'élément de travail précédent à ce moment-là.

Si les tâches futures n'ont pas encore été créées, les modifications suivantes seront reportées sur les travaux futurs :

Tâches

Temps et budgets

Section détails

La modification de l'un de ces éléments sur un élément de travail n'affectera que l'élément de travail en cours :

Données qui ne sont pas reportées :

Il y a quelques règles importantes auxquelles vous devez faire attention, qui peuvent affecter les éléments qui sont reportés.

Si vous modifiez des détails qui peuvent être reportés (comme les descriptions de tâches) après la création des tâches de l'élément suivant de la série, vous pouvez synchroniser manuellement vos mises à jour avec l'élément de travail le plus récent en utilisant l'option Réinitialiser le travail.

Si vous changez l'attributaire du travail pour quelqu'un d'autre, cela ne sera pas reporté sur le travail planifié. Pour modifier l'attributaire de tous les travaux d'un planning, vous devez mettre à jour le planning.

Vous pouvez supprimer un programme de travail, mais tenez compte de la remarque importante ci-dessous avant de suivre les étapes de suppression. La suppression d'un plan de travail entraîne également la suppression des futurs éléments de travail (s'ils ont été créés).

Notez : Si vous ne souhaitez pas supprimer certains éléments du calendrier (y compris l'élément de travail que vous consultez actuellement), assurez-vous que la date de début de chaque élément de travail est la date actuelle ou une date antérieure.

Tous les travaux de l'agenda dont la date de début se situe dans le futur seront supprimés. Tout commentaire de tâche sera définitivement perdu. Les éléments de la chronologie ne seront pas perdus, mais vous devrez d'abord envisager de les ajouter à d'autres chronologies. Lorsqu'un élément de travail est supprimé, il disparaît définitivement ; la suppression est différente de la modification du statut du travail.

Au lieu de supprimer un plan de travail, envisagez de simplement y mettre fin. En identifiant une date de fin, vous serez en mesure de conserver les éléments de travail antérieurs à cette « date de fin ». Tout travail futur après la date de fin sera supprimé.

Vous pouvez mettre fin à un programme de travail de la manière suivante :

Vous pouvez supprimer un programme de travail en :

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