La fonction Temps et Budgets n'est pas une fonction Temps & Facturation. Elle est conçue pour fournir une visibilité sur ce qu'il faut pour réaliser un travail (budgets) et pour suivre l'activité qui a été réalisée en relation avec ce travail (temps). Cependant, il fournit les informations nécessaires pour faciliter l'achèvement du processus de facturation.
Alors, qu'est-il recommandé de faire pour configurer le système de manière à ce qu'il prenne en charge la facturation et quelles sont les options permettant d'activer la facturation pour votre cabinet ? Lisez la suite et découvrez-le !
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Mettre à jour vos statuts de travail pour suivre les états de la facturation
Dans la plupart des cas, les modèles de travail n'incluent pas l'étape de la proposition au début du travail ni l'étape de la facturation à la fin. Pour la facturation, de nombreuses entreprises ont une seule personne qui s'occupe de la facturation et l'ajout de tâches à la fin de chaque élément de travail surcharge rapidement la personne qui doit suivre et gérer le processus de facturation, le recouvrement des paiements et l'achèvement du travail.
Pour résoudre ce problème, utilisez le tableau Kanban des travaux et les statuts des travaux pour identifier rapidement les travaux achevés à leurs différents stades de facturation après que l'équipe a terminé le travail. Envisagez d'ajouter à votre flux de travail (Paramètres > Flux de travail) des statuts de travail terminés supplémentaires pour « Facturé » (ou même « À facturer » et « En attente de paiement »). Ensuite, ajoutez l'état de travail Terminé - Facturé à chaque type de travail dont le budget est défini en temps et matériaux.
Avec cette configuration, vous pouvez permettre à votre responsable de la facturation ou à votre administrateur de créer une vue sauvegardée dans Travail qui filtre tous les travaux ayant les statuts « Terminé », « Terminé », « Terminé - Facturé » et peut-être même « Terminé - Payé », et qui filtre tous les travaux dont le type de frais est « Temps et matériel ». Au fur et à mesure que le travail est achevé, que les factures sont envoyées et que les paiements sont collectés, le facturier ou l'administrateur peut facilement faire glisser la carte (ou modifier le statut du travail) vers le prochain statut de travail « Achevé » pour suivre la progression du travail achevé. En outre, ils peuvent également exporter cette vue sauvegardée pour faciliter l'identification des éléments de travail facturés au forfait, en temps et en matériel, et non facturables, afin de prendre les mesures appropriées dans leur logiciel de tarification et de proposition, dans le grand livre ou dans les rapports d'utilisation.
Activer la facturation des temps et matériaux via le temps
Avec Time & Budgets, les membres de l'équipe peuvent rapidement et facilement suivre leur temps réel à l'aide de l'entrée manuelle de temps, de la minuterie et des entrées de temps suggérées pour maintenir une image précise de leur activité dans le travail. Le résumé de ces entrées de temps peut être trouvé dans le menu principal sous Temps.
Dans la section Temps de l'application, les utilisateurs administratifs ont accès à l'exportation des données recueillies dans les feuilles de temps et dans le rapport d'utilisation des collègues. Cela permet de faciliter le travail nécessaire pour effectuer un cycle de facturation dans la solution de votre choix.
En utilisant l'exportation d'une feuille de temps donnée, vous obtiendrez un résumé de toute l'activité pour la période de la feuille de temps (par exemple une semaine donnée) pour tous les collègues et pour chacun des collègues de l'équipe. L'exportation fournit les données du poinçon (date, membre de l'équipe, rôle, type de tâche, notes et temps suivi) ainsi que le contexte du poinçon (élément de travail, client, type d'honoraires et clientID). Notez que dans la feuille de calcul Tous les collègues, chaque membre de l'équipe dispose d'au moins une ligne. Par conséquent, si un membre de l'équipe n'a suivi aucune activité, vous verrez une ligne qui ne contient que son nom, sans aucune donnée associée. Comme cette feuille de calcul est exactement la même pour toutes les exportations que vous pouvez faire, vous pouvez facilement créer votre propre analyse de facturation personnalisée ou une feuille de calcul de préparation que vous pouvez utiliser non seulement pour la période de facturation en question, mais aussi pour les périodes de facturation futures.
En plus de l'exportation des feuilles de temps, l'exportation de l'utilisation de Colleague peut également être utile pour activer votre facturation. Elle fournit une feuille de calcul des totaux de temps de collègue (qui est le tableau d'utilisation de collègue dans l'application) ainsi qu'une autre feuille de calcul pour la ventilation du temps de collègue (qui fournit les détails des activités de temps réel sous-jacentes qui ont un impact sur les calculs d'utilisation de collègue). Cette ventilation détaillée peut être utile dans votre analyse de l'activité de votre personnel ainsi que pour vous aider à comprendre comment votre équipe fonctionne d'une tâche à l'autre ou d'un client à l'autre, car elle inclut le budget et les chiffres réels pour chaque travail donné pour lequel vous avez suivi les activités de temps.
Intégrer le système de facturation de votre choix
Si vous souhaitez adopter une approche plus intégrée à la solution de facturation de votre choix, deux options s'offrent à vous : 1) l'API ouverte, et 2) l'intégration à QuickBooks Time. Avec l'API ouverte, vous pouvez accéder aux activités de temps de Karbon directement à partir de l'application de facturation. Si vous utilisez l'intégration préconstruite avec QuickBooks Time, vous pouvez avoir tous vos temps suivis pour les contacts et/ou le travail dans QuickBooks Time et ensuite déplacer ces données vers votre grand livre comme QuickBooks Online.
Demander un cahier d'exercices et une analyse de la facturation en temps et en matériaux
Si les options ci-dessus ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez (si vous souscrivez à un plan de service annuel ou à un abonnement Enterprise) recevoir périodiquement (généralement tous les mois) un classeur de temps et de facturation (via Excel). Ce classeur complet comprend une analyse rétrospective sur plusieurs mois de vos données brutes de temps et de budget (tous les postes budgétaires et les postes de saisie du temps réel), le détail des poinçons, l'historique des travaux réalisés, la feuille de calcul de la facturation (avec la possibilité d'inscrire/de déduire et d'identifier les travaux à facturer), les fichiers d'importation de factures de GL préparés à l'avance (pour QuickBooks et Xero) et l'analyse permettant d'évaluer les prix, la rentabilité et les performances des collègues. Les feuilles de calcul du classeur comprennent :
Les données brutes de temps et de budget
L'historique du temps suivi et des poinçons
L'historique d'audit des budgets et du temps suivi pour tous les travaux réalisés
La consolidation de tous les travaux réalisés au forfait
La feuille de travail interactive pour déterminer les écritures/réductions et signaler ce qui doit être facturé
Le'analyse pour aider à déterminer la rentabilité et les décisions de tarification
Le'importation d'un fichier pour les travaux facturés sélectionnés pour QuickBooks (enregistrer en CSV)
Importez le fichier pour le travail facturé sélectionné pour Xero (enregistrez en CSV)
Si vous souhaitez recevoir ce cahier d'exercices ou si vous avez des questions supplémentaires sur le temps, les budgets et la facturation, veuillez envoyer un e-mail à l'équipe d'assistance et demander une analyse du temps et de la facturation.
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