Connecter votre compte Microsoft 365 à Karbon vous permet de gérer tous les fichiers liés aux éléments de travail ou aux personnes-ressources à partir d’un emplacement central. Vous pouvez également copier facilement des fichiers entre Karbon et votre OneDrive ou SharePoint.
Index
Connexion de OneDrive/SharePoint
Gestion des fichiers
Automatisation
Partage
Étapes pour connecter votre compte Microsoft
Dans le menu principal, accédez à Paramètres.
Sélectionnez Stockage de documents.
Cliquez sur Microsoft 365 et suivez les instructions pour connecter votre compte.
Notez : Vous devez être administrateur de votre compte Microsoft pour lier Karbon à Microsoft 365.
4. Connexion requise : Une fois la connexion établie, chaque membre de l’équipe doit se connecter à son propre compte Microsoft à partir de sa page Profil (accessible depuis le menu principal) dans Karbon.
Connexion de dossiers à un élément de travail
Une fois votre compte Microsoft connecté, vous pouvez lier des dossiers OneDrive ou SharePoint à vos éléments de travail.
Étapes pour connecter des dossiers à un élément de travail :
Ouvrez un élément de travail et accéder à l’onglet Documents.
Dans la section Connecter un dossier, cliquer sur le bouton Connecter un dossier.
Parcourir votre OneDrive ou SharePoint, sélectionner le dossier souhaité, puis cliquer sur Connecter.
Connexion de dossiers à une personne-ressource
Vous pouvez également lier des dossiers à des personnes-ressources (organisations, clients, groupes), mais la copie automatique n’est pas disponible pour les personnes-ressources.
Étapes :
Accédez à l’onglet Documents de la personne-ressource.
Cliquez sur Connecter un dossier.
Sélectionnez le dossier dans OneDrive ou SharePoint, puis cliquer sur Connecter.
Téléverser des fichiers dans un dossier connecté
Téléversez des fichiers manuellement dans un dossier Microsoft connecté à l’aide du bouton Téléverser ou par glisser-déposer. Les fichiers seront stockés dans le dossier OneDrive ou SharePoint sélectionné.
Renommer des fichiers dans un dossier connecté
Pour renommer un fichier dans un dossier connecté :
Cliquez sur le menu Options à côté du fichier dans Karbon.
Sélectionnez Renommer, entrer le nouveau nom et enregistrer.
Le nouveau nom sera ensuite visible dans le stockage Microsoft.
Les modifications seront reflétées dans le stockage Microsoft connecté.
Téléchargement de fichiers à partir d’un dossier connecté
Vous pouvez télécharger un fichier à la fois depuis un dossier connecté via le menu Options dans Karbon.
Notez : Actuellement, vous ne pouvez télécharger qu’un seul fichier à la fois.
Ouverture de fichiers à partir d’un dossier connecté
Pour ouvrir un fichier stocké dans OneDrive ou SharePoint :
Cliquez sur un fichier dans le dossier connecté.
Le fichier s’ouvrira dans votre environnement OneDrive ou SharePoint.
Création automatique de nouveaux dossiers pour les travaux récurrents
Vous pouvez configurer Karbon pour créer automatiquement des dossiers pour les éléments de travail récurrents dans OneDrive ou SharePoint lorsque les tâches et les budgets sont créés.
Étapes pour configurer la création automatique de dossiers :
Accédez aux paramètres de récurrence de l’élément de travail.
Descendez jusqu’à la section Dossier connecté.
Connectez un dossier à l’élément récurrent.
Ajoutez un champ dynamique (ex. : date de début ou date d’échéance).
Cette configuration créera automatiquement des dossiers dans OneDrive ou SharePoint pour tous les éléments de travail futurs au fur et à mesure qu'ils sont planifiés.
Astuce : Si les dossiers ne se créent pas automatiquement, vérifiez vos conventions de nommage. Les caractères spéciaux comme + ou & peuvent causer des erreurs.
Partage d’un fichier ou dossier depuis OneDrive ou SharePoint dans Karbon
Vous pouvez facilement partager un lien de fichier ou de dossier dans Karbon lors de la rédaction d’un courriel ou d’une note.
Étapes :
Dans le message, cliquer sur le bouton Pièce jointe.
Sélectionner Microsoft (OneDrive ou SharePoint).
Parcourir et choisir le fichier à partager.
Notez : Les autorisations définies dans votre stockage Microsoft s’appliquent. Si un utilisateur n’a pas accès, il verra un message lui permettant d’en faire la demande.