La connexion à Google Drive dans Karbon vous permet de gérer tous les fichiers liés aux éléments de travail ou aux personnes-ressources directement à partir d’un emplacement central. Vous pouvez également copier facilement des fichiers clients entre Karbon et Google Drive.
Index
Configurer et utiliser Google Drive
Connecter des dossiers
Gérer les fichiers
Automatisation
Partage
Étapes pour connecter votre compte Google Drive
Ouvrir les paramètres : Depuis le menu principal, accédez aux Paramètres.
Sélectionner le stockage de documents : Dans le menu des paramètres, choisissez Stockage de documents.
Se connecter à Google Drive : Cliquez sur Google Drive et suivez les étapes pour connecter votre compte.
Notez: Pour connecter Google Drive à Karbon, vous devez être administrateur de l’espace de travail Google Drive.
Connexion requise : Une fois connecté, chaque membre de l’équipe doit se connecter à son compte Google Drive via sa page de profil dans Karbon.
Connexion de dossiers à un élément de travail
Une fois votre compte Google Drive connecté, vous pouvez lier des dossiers Google Drive aux éléments de travail dans Karbon.
Étapes pour connecter des dossiers à un élément de travail :
Naviguer vers l’onglet Documents : ouvrez un élément de travail et allez dans l’onglet Documents.
Cliquer sur Connecter un dossier : dans la section Connecter un dossier, cliquez sur le bouton Connecter un dossier. Une fenêtre de sélection de dossier s’ouvrira.
Sélectionner un dossier : parcourez votre Google Drive et sélectionnez le dossier que vous souhaitez connecter à l’élément de travail. Cliquez sur Connecter.
Une fois connecté, vous pourrez copier automatiquement des fichiers depuis le stockage Karbon dans le dossier connecté. Les fichiers peuvent provenir depuis :
les signatures électroniques
les approbations
les demandes client
les pièces jointes de la chronologie de travail
Connexion de dossiers à une personnes-ressource
Vous pouvez également lier des dossiers Google Drive à des personnes-ressources individuelles dans Karbon. Notez que la copie automatique n’est pas disponible lors de la connexion de dossiers aux personnes-ressources.
Étapes pour connecter des dossiers à une personne-ressource :
Naviguer vers l’onglet Documents : Allez dans l’onglet Documents pour une organisation, un client ou un groupe de clients.
Cliquer sur Connecter un dossier : Dans la section Connecter un dossier, cliquez sur le bouton Connecter un dossier.
Sélectionner un dossier : Parcourez votre Google Drive et sélectionnez le dossier que vous souhaitez connecter aux personnes-ressource. Cliquez sur Connecter.
Gérer des fichiers dans Google Drive
Télécharger des fichiers dans un dossier connecté
Vous pouvez télécharger manuellement des documents dans votre dossier connecté sur Google Drive via le bouton Télécharger ou en glissant-déposant directement des fichiers depuis votre ordinateur.
Ces fichiers seront désormais stockés dans le dossier Google Drive connecté.
Renommer des fichiers dans un dossier connecté
Pour renommer un fichier dans un dossier connecté :
Cliquez sur le menu des options à côté du fichier dans Karbon.
Sélectionnez Renommer.
Entrez le nouveau nom du fichier, puis sauvegardez-le.
Ces modifications seront ensuite reflétées dans Google Drive.
Télécharger des fichiers depuis un dossier connecté
Pour télécharger des fichiers depuis un dossier connecté :
Cliquez sur le menu des options à côté du fichier.
Sélectionnez Télécharger.
Notez : Actuellement, vous pouvez uniquement télécharger un fichier à la fois.
Ouvrir des fichiers depuis un dossier connecté
Cliquer sur un fichier dans un dossier connecté ouvrira ce fichier dans Google Drive.
Automatisation : Création automatique de nouveaux dossiers pour des éléments de travail récurrents
Vous pouvez configurer Karbon pour créer automatiquement des dossiers pour les éléments de travail récurrents dans Google Drive lorsque des tâches et des budgets sont créés.
Étapes pour configurer la création automatique de dossiers :
Allez dans les paramètres de Répétition de l’élément de travail.
Faites défiler jusqu’à la section Dossier connecté.
Connectez un dossier à l’élément de travail récurrent.
Ajoutez un espace réservé (date d’échéance ou date de début, par exemple).
Cette configuration créera automatiquement des dossiers dans Google Drive pour tout futur élément de travail à mesure qu’il sera programmé.
Astuce : si les dossiers ne se créent pas automatiquement, vérifiez vos conventions de nommage. Des caractères spéciaux comme + ou & peuvent poser problème.
Partager un lien vers un dossier ou un fichier depuis Google Drive dans Karbon
Vous pouvez facilement partager un lien vers un dossier ou un fichier depuis Google Drive lors de la rédaction d’un courriel ou d’une note dans Karbon.
Étapes pour partager des fichiers :
Lors de la rédaction d’un courriel ou d’une note dans Karbon, cliquez sur le bouton Pièce jointe.
Sélectionnez Google Drive.
Parcourez et sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
Important : La configuration des permissions dans Google Drive s’applique à tout utilisateur tentant d’accéder au lien. Si l’utilisateur n’a pas accès, il verra une option pour demander l’accès.