Connecter votre compte Dropbox à Karbon vous permet de gérer tous les fichiers liés à des éléments de travail ou à des personnes-ressources à partir d’un emplacement central. Vous pouvez également copier facilement des fichiers entre Karbon et votre Dropbox.
Index
Configuration et utilisation de Dropbox
Connexion de dossiers
Gestion des fichiers
Automatisation
Partage
Étapes pour connecter votre compte Dropbox:
Dans le menu principal, accédez à Paramètres.
Dans les paramètres, choisissez Stockage de documents.
Cliquez sur Dropbox et suivez les étapes pour connecter votre compte.
Notez : l’intégration Dropbox est conçue pour les forfaits Dropbox Business – Standard et Advanced (et non les forfaits Business Professional ou Personnel). L’utilisateur qui connecte Karbon à Dropbox doit être un administrateur dans le système de gestion documentaire.
Connexion requise : une fois la connexion établie, chaque membre de l’équipe devra se connecter à son propre compte Dropbox depuis la page Profil (accessible à partir du menu principal) dans Karbon.
Connexion de dossiers à un élément de travail
Une fois le compte Dropbox connecté, vous pouvez lier des dossiers Dropbox directement à des éléments de travail dans Karbon.
Étapes pour connecter des dossiers à un élément de travail :
Accédez à l’onglet Documents : ouvrez un élément de travail et accédez à l’onglet Documents.
Cliquez sur Connecter un dossier : dans la section Connexion de dossier, cliquez sur le bouton Connecter un dossier.
Sélectionnez un dossier : parcourez votre Dropbox, sélectionnez le dossier souhaité, puis cliquez sur Connecter.
Une fois le dossier connecté, vous pourrez automatiquement copier les fichiers du stockage Karbon vers le dossier connecté. Ces fichiers peuvent provenir de :
Signature électronique
Approbations
Demandes clients
Pièces jointes de la chronologie de l’élément de travail
Connexion de dossiers à une personne-ressource
Vous pouvez également lier des dossiers à des personnes-ressources dans Karbon, bien que la copie automatique ne soit pas disponible pour les personnes-ressources.
Étapes pour connecter des dossiers à une personne-ressource :
Rendez-vous dans l’onglet Documents d’une organisation, d’un client ou d’un groupe de clients.
Cliquez sur Connecter un dossier.
Parcourez Dropbox, sélectionnez le dossier à lier, puis cliquez sur Connecter.
Téléverser des fichiers dans un dossier connecté
Vous pouvez manuellement téléverser des fichiers dans un dossier Dropbox connecté à l’aide du bouton Téléverser ou en glissant-déposant des fichiers depuis votre ordinateur. Les documents seront stockés dans le dossier Dropbox sélectionné.
Renommer des fichiers dans un dossier connecté
Pour renommer un fichier :
Cliquez sur le menu Options à côté du fichier dans Karbon
Sélectionnez Renommer.
Entrez le nouveau nom, puis enregistrez-le.
Les changements seront reflétés dans Dropbox.
Télécharger des fichiers depuis un dossier connecté
Vous pouvez télécharger un fichier à la fois depuis un dossier connecté via le menu Options de Karbon.
Notez : Actuellement, vous ne pouvez télécharger qu'un seul fichier à la fois.
Création automatique de dossiers pour le travail récurrent
Karbon peut automatiquement créer des dossiers dans Dropbox pour les éléments de travail récurrents.
Étapes pour configurer la création automatique de dossiers :
Accédez aux paramètres de récurrence de l’élément de travail
Descendez à la section Dossier connecté
Connectez un dossier à l’élément récurrent
Ajoutez un champ dynamique (ex. : date d’échéance ou date de début)
Cela créera automatiquement des dossiers dans Dropbox pour tous les futurs éléments planifiés.
Astuce : Si les dossiers ne sont pas créés automatiquement, vérifiez vos conventions de nommage. Des caractères spéciaux comme + ou & peuvent poser problème.
Partager un dossier ou un lien vers un fichier depuis Dropbox dans Karbon
Vous pouvez facilement partager un fichier ou un dossier Dropbox lors de la rédaction d’un courriel ou d’une note dans Karbon.
Étapes pour partager des fichiers
Pendant la rédaction d’un message dans Karbon, cliquez sur le bouton Pièce jointe.
Sélectionnez Dropbox.
Parcourez et choisissez le fichier à partager.
Important : Les autorisations définies dans Dropbox s’appliquent. Si un utilisateur n’a pas accès, il verra un écran lui permettant d’en faire la demande.