Connecter vos fichiers sur un horaire répétitif dans Karbon permet des mises à jour automatiques et une gestion simplifiée des fichiers devant être régulièrement téléchargés ou consultés. Cette fonctionnalité garantit que des dossiers sont automatiquement créés pour les éléments de travail répétitifs, assurant ainsi une organisation optimale et un accès facile.
Prérequis
Les clients Karbon peuvent utiliser cette fonctionnalité s’ils disposent d’un système de gestion de documents (SGD) intégré tel que Dropbox, OneDrive (y compris SharePoint).
Configuration de la création automatique de dossiers
Suivez ces étapes pour configurer la création automatique de dossiers pour vos éléments de travail répétitifs :
Accédez aux paramètres de répétition de l’élément de travail.
Naviguez jusqu’à l’élément de travail qui est configuré pour se répéter selon un calendrier.
Faites défiler jusqu’à la section Dossier connecté.
Cette section vous permet de lier un dossier à votre élément de travail répétitif.
Connectez un dossier à l’élément de travail répétitif.
Choisissez un dossier existant ou créez-en un nouveau.
Ajoutez un espace réservé (par exemple, date d’échéance ou date de début).
Cela garantit que chaque nom de dossier se met à jour dynamiquement en fonction du calendrier de l’élément de travail.
Une fois configuré, Karbon créera et liera automatiquement des dossiers dans le SGD connecté (Dropbox, OneDrive ou SharePoint) pour tous les futurs éléments de travail au fur et à mesure qu’ils seront planifiés. Cette configuration garantit que les fichiers importants sont systématiquement stockés au bon endroit, ce qui améliore la collaboration et la gestion des fichiers.