La gestion documentaire est essentielle pour organiser et accéder efficacement à l'ensemble de fichiers liés à votre travail dans Karbon. Ce système vous permet de simplifier vos processus en conservant tous les documents de manière sécurisée, facilement accessibles et automatiquement liés aux éléments de travail concernés. Grâce à l’intégration de Karbon avec des systèmes de gestion documentaire comme Dropbox et OneDrive, la synchronisation entre votre compte Karbon et vos plateformes de stockage externes devient encore plus fluide et efficace.
Fonctionnalités clés / Avantages :
Stockage centralisé des documents : stockez tous les fichiers liés au travail directement dans Karbon pour mieux garder le tout bien organisé et facile d’accès.
Intégration avec des systèmes de gestion documentaire (SGD) : liez des dossiers Dropbox ou OneDrive/SharePoint aux éléments de travail pour une gestion fluide des fichiers et une meilleure collaboration.
Gestion automatisée des fichiers : les fichiers joints aux courriels et aux commentaires sont automatiquement enregistrés dans l’onglet Documents de l’élément de travail correspondant.
Téléversement et téléchargement de fichiers : téléversez, téléchargez et gérez facilement des fichiers grâce à la fonction glisser-déposer et au téléchargement en lot.
Création automatique de dossiers : générez automatiquement les dossiers nécessaires pour les éléments de travail récurrents, évitant ainsi l’organisation manuelle.
Partage fluide de fichiers : partagez des documents ou des liens vers des dossiers directement à partir du SGD connecté dans Karbon, simplifiant ainsi la collaboration avec vos collègues ou clients.
Organisation des fichiers : renommez, modifiez et supprimez les fichiers selon vos besoins pour garantir que tout est bien organisé et à jour.
Cas d’usage / Exemples :
Organisation des documents clients : Lors d’un mandat, tous les fichiers associés — courriels, notes, pièces jointes de tâches — peuvent être centralisés dans l’onglet Documents de l’élément de travail. Par exemple, si un client envoie plusieurs fichiers par courriel, les pièces jointes seront automatiquement enregistrées dans cet onglet, évitant toute perte d’information.
Partage de fichiers avec des clients ou des collègues : En rédigeant un courriel, vous pouvez partager un lien vers un document stocké dans votre compte Dropbox ou OneDrive connecté. C’est particulièrement utile pour transmettre de gros fichiers ou dossiers sans devoir envoyer chaque pièce jointe individuellement.
Gestion de mandats récurrents : Pour des projets récurrents (ex. : états financiers mensuels), vous pouvez activer la création automatique de dossiers. Chaque nouveau mandat génèrera son propre dossier dans votre SGD, et tous les fichiers s’y retrouveront automatiquement.
Accès aux fichiers sur tous les appareils : Que vous soyez en télétravail ou chez un client, tous vos documents sont accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à Dropbox ou OneDrive, assurant ainsi une continuité de vos activités.