Dans votre menu de paramètres, vous avez une option pour le flux de travail qui vous permet de tout personnaliser autour de la façon dont votre équipe travaille. Vos paramètres de flux de travail comprennent le statut du flux de travail, les types de travail, les types de tâches et les statuts des tâches.

Vos paramètres de flux de travail comprennent :

Découvrez les tenants et aboutissants de la configuration de votre flux de travail (statuts personnalisés, types de travail, et automates globaux).

Pour commencer, vous devez configurer votre liste principale de statuts de flux de travail. Vous disposerez d'un ensemble de statuts primaires, auxquels vous pourrez ajouter autant de sous-statuts que nécessaire sous chaque statut primaire.

Le statut de tout élément peut être défini comme Planifié, Prêt à démarrer, En cours, En attente, ou Terminé. Sous chacun de ces cinq statuts principaux, vous avez la possibilité de créer et de définir vos propres sous-statuts personnalisés. Ces statuts personnalisés, combinés aux types de travail et aux automates, vous permettront d'optimiser votre flux de travail et de mieux gérer et suivre le travail de votre équipe de la manière qui vous convient le mieux.

Par exemple si vous attendez le retour de formulaires remplis par un client, le fait de marquer cette tâche comme « En attente » ne vous donnera peut-être pas tous les détails dont vous avez besoin. Vous pouvez alors créer un sous-état « En attente » appelé « En attente du client » et marquer cette tâche avec ce nouveau statut. Désormais, vous et votre équipe pouvez savoir, en un coup d'œil, ce que vous attendez exactement.

Pour créer et modifier les statuts de votre flux de travail, allez à Paramètres dans le menu principal, sélectionnez Flux de travail et choisissez l'onglet Statuts.

Sous chacun des statuts principaux, vous pouvez créer de nouveaux sous-statuts, modifier, ou supprimer des sous-statuts existants, ou réorganiser un sous-statut par glisser-déposer. Si vous supprimez un statut de flux de travail personnalisé, Karbon vous invitera, par le biais d'une modale, à réaffecter en bloc tout ce qui se trouve actuellement dans ce statut à un autre statut de votre choix.

Vous pouvez créer autant de sous-états que vous le souhaitez pour gérer efficacement le flux de travail de votre équipe. N'oubliez pas que toute modification apportée aux statuts de votre flux de travail sera immédiatement appliquée à l'ensemble de votre équipe.

Une fois que vos statuts de flux de travail ont été créés, vous pouvez mettre à jour le statut de n'importe quel élément dans Karbon, en utilisant son menu déroulant.

Conseil de bonne pratique : Utilisez cette matrice de statut personnalisée pour vous aider à organiser la manière dont vous souhaitez construire vos statuts et types de travail dans Karbon.
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Une fois que votre matrice est construite, allez dans Karbon et utilisez la section Paramètres pour créer/mettre à jour (à partir du panneau de navigation principal).

Karbon vous permet de personnaliser la façon dont votre équipe travaille pour des types de travail spécifiques.

À tout moment, une entreprise a différents types de travaux en cours. En particulier pendant la saison fiscale ou la période de conformité, lorsqu'il y a un volume élevé de travail avec des échéances externes, les gestionnaires veulent suivre et visualiser les groupes de travail pour gérer efficacement leur flux et s'assurer que le travail est effectué de la manière la plus efficace.

Mettez à jour vos types de travail en fonction des besoins de votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous une liste des types de travail courants classés par pays :

Comprenez les bases et les valeurs par défaut des types de travail dans les paramètres de Karbon pour mieux gérer et automatiser votre travail et votre flux de travail.

Une fois que vous avez établi votre liste principale de statuts de flux de travail, vous êtes prêt à configurer vos flux de travail, ce qui vous permet de personnaliser et de définir le processus pour des types de travail particuliers.

Pour ce faire, vous devez configurer certains types de travail, puis définir le flux de travail pour chacun d'eux en sélectionnant les statuts de flux de travail de la liste principale qui s'appliquent à ce type de travail.

Allez dans Paramètres > Flux de travail > Types de travail > cliquez sur Ajouter un type de travail, nommez le nouveau type de travail et attribuez les statuts de travail et de tâche qui correspondent le mieux à votre flux de travail.

Si vous devez modifier un type de travail, passez simplement la souris sur le type de travail que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le menu d'options « ... » à droite du type de travail, puis sur « Modifier ». Vous pouvez maintenant renommer le type de travail ou modifier les statuts auxquels ce type de travail doit être associé.

Si un statut de flux de travail spécifique n'apparaît pas dans la liste d'un type de travail, utilisez les instructions ci-dessus pour modifier les statuts de flux de travail dans le type de travail.

Si vous devez supprimer un type de travail, cliquez sur le menu d'options '...', puis sur Supprimer. Si vous supprimez un type de travail qui est actuellement appliqué à un flux de travail, vous serez invité à remplacer le type de travail. Si vous souhaitez simplement supprimer le type, sélectionnez « Aucun ».

Pour appliquer un type de travail à un élément de travail, accédez à l'élément de travail et, sous Détails > Bases, sélectionnez Modifier le type de travail. Si le travail fait partie d'un calendrier, Karbon vous demandera si vous souhaitez appliquer le type de travail aux travaux futurs.

Pour appliquer un type de travail à un modèle de travail, allez sur le modèle de travail, et à partir de Paramètres > Modèles de travail > et choisissez le modèle dont vous avez besoin. Allez dans l'onglet détails > cliquez sur modifier et choisissez votre type de travail.

En plus d'être disponibles pour vos éléments de travail, vos statuts de flux de travail personnalisés sont disponibles pour les tâches, les notes et les courriels. Comme les flux de travail de ces éléments peuvent être différents de ceux de vos éléments de travail, vous disposez d'une zone distincte pour choisir les statuts qui seront disponibles sous « Type de travail par défaut ».

Le type de travail par défaut sera également appliqué à tout élément de travail qui n'a pas de type de travail défini. Ce type de travail par défaut est également utilisé pour toute note ou tout courriel qui a été attribué à un membre de l'équipe. Nous vous recommandons de modifier votre type de travail par défaut et de décider des sous-statuts que vous souhaitez lui appliquer.

Pour chaque type de travail, il existe trois niveaux de flux de travail

Vous pouvez décider d'utiliser le même statut pour les deux, ou sélectionner des statuts différents.

Vous ne pouvez pas décocher l'un de vos cinq statuts primaires (Planifié, Prêt à démarrer, En cours, En attente, Terminé) - ils doivent être disponibles pour tous les éléments.

Si vous choisissez de décocher un statut personnalisé qui est actuellement utilisé par une tâche, un courriel ou une note, cet élément se verra attribuer le statut primaire sous lequel se trouve le statut personnalisé.

À tout moment, une entreprise a une multitude de travaux effectués par de nombreuses personnes différentes assumant de nombreux rôles différents. Au sein de ces tâches, de nombreuses activités individuelles sont réalisées pour assurer le service au client. Ces activités peuvent être facturées ou non, et lorsqu'elles sont facturées, à des taux différents selon la personne qui effectue le travail. Au fur et à mesure que le travail est effectué, le temps est enregistré par rapport à ces activités afin de s'assurer que les honoraires fixes sont rentables pour le cabinet, tandis que, pour les engagements en temps et en matériel, l'activité basée sur le client est facturée à ce dernier.

Pour pouvoir suivre ces activités, les associer correctement aux modèles de travail et aux éléments de travail, et suivre ce qui est facturable, vous devez mettre à jour vos types de tâches pour répondre aux besoins de votre cabinet.

Vous trouverez ci-dessous les types de tâches les plus courants qui ont été ajoutés par défaut à votre instance :

Un type de tâche est ce par quoi vous enregistrez votre temps, indiquant le type d'activité que vous effectuez dans le rôle que vous avez choisi. En ajoutant également un type de tâche à des tâches spécifiques dans vos éléments de travail et vos modèles de travail, vous pouvez également obtenir des rapports plus détaillés sur le temps réel passé par rapport au temps budgété pour ce type.

Notez : si un type de tâche est défini sur « aucun », le taux de facturation par défaut est de 0 $, à moins que vous ne définissiez un taux personnalisé dans le cadre de cette tâche spécifique.

Allez dans Paramètres > Workflow > Types de tâches > cliquez sur Ajouter un type de tâche, nommez le nouveau type de tâche et sélectionnez Type de tâche facturable si le type de tâche est facturable. Cliquez sur Enregistrer.

Lorsqu'un type de tâche n'est PAS marqué comme étant facturable, un drapeau Non facturable sera présenté à côté du type de tâche. En outre, toute activité associée à ce type de tâche non facturable ne sera pas incluse dans les budgets et les rapports d'utilisation connexes.

Si vous souhaitez modifier un type de tâche, il vous suffit de cliquer sur son nom pour le renommer ou choisir s'il est facturable ou non. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Vous pouvez également cliquer sur le nom d'un type de tâche pour le supprimer. Si vous choisissez de supprimer un type de tâche et que vous avez des tâches dans vos éléments de travail avec ce type de tâche, vous serez invité à sélectionner un remplacement ou vous pouvez simplement sélectionner « Aucun ».

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