En lisant cet article, vous découvrirez la meilleure façon de créer un courriel dans Karbon, en fonction de ce à quoi le courriel se rapporte. Vous apprendrez également comment formater votre courriel, ajouter des pièces jointes, ajouter des destinataires CC et CCI, où se trouvent les brouillons de votre courriel et comment annuler l'envoi d'un courriel, au cas où vous souhaiteriez le reprendre.
Index
Trois façons de créer un courriel
À partir du menu d'ajout global : cliquez sur le « + » en haut à droite, puis ajoutez un nouvel courriel.
À partir d'une contact : dans la barre temporelle du contact, cliquez sur le bouton
« Envoyer un courriel ».
A partir d'un élément de travail : dans la ligne de temps de l'élément de travail, cliquez sur le bouton « Envoyer un courriel ».
Suggestions intelligentes pour l'envoi de courriels
Lorsque vous envoyez des courriels à partir de la chronologie d'un contact ou d'un élément de travail, Karbon vous propose des suggestions intelligentes pour vous aider à trouver le bon destinataire, afin que vous ne perdiez pas de temps à chercher le bon courriel.
Il suffit de naviguer dans la chronologie de la personne, de l'organisation, ou du groupe de clients à qui vous souhaitez envoyer un courriel, de cliquer sur « Envoyer un courriel », et de cliquer sur le champ « à ». Une liste de cinq suggestions s'affiche automatiquement et vous pouvez maintenant choisir le bon expéditeur. Cette liste s'affiche également lorsque vous créez des brouillons ou répondez à des courriels sur la chronologie.
Il existe quelques règles concernant les suggestions affichées et l'ordre dans lequel elles sont affichées, selon que vous envoyez un e-mail à partir de la timeline d'un contact ou d'un élément de travail, et selon qu'il s'agit d'une personne, d'une organisation ou d'un groupe de clients :
Suggestions sur une ligne de temps de travail
Lorsque le travail est lié à une personne :
L'adresse électronique principale du client affecté à l'élément de travail. S'il n'y a pas d'adresse électronique primaire, la première suggestion sera la 2. suggestion énoncée ci-dessous.
Les courriels auxquels vous avez envoyé une tâche client dans le cadre du bon de travail.
Les adresses électroniques envoyées à des contacts supplémentaires sur la ligne de temps. Par exemple, si vous envoyez, recevez, ou ajoutez un courriel à une ligne de temps et qu'il est enregistré comme contact dans Karbon, il sera inclus dans la liste des suggestions.
Tout adresse électronique secondaire associé au contact auquel le travail est lié, comme un courriel secondaire dans l'onglet des détails de ce contact spécifique.
Lorsque le travail est lié à une organisation :
L'adresse électronique primaire du client affecté au travail. S'il n'y a pas d'adresse électronique primaire, la première suggestion sera la 2. suggestion indiquée ci-dessous.
Les courriels auxquels vous avez envoyé une tâche client dans le cadre de l'élément de travail.
Les adresses électroniques envoyées à des contacts supplémentaires sur la ligne de temps. Par exemple, si vous envoyez, recevez ou ajoutez un courriel à une ligne de temps et qu'il est enregistré comme contact dans Karbon, il sera inclus dans la liste des suggestions.
L'adresse e-mail principale de tout contact lié à l'organisation, par exemple une autre personne liée à l'organisation.
Tout courriel secondaire associé au contact auquel le travail est lié, tel qu'un courriel secondaire dans l'onglet des détails de ce contact spécifique.
Lorsque le travail est lié à un groupe de clients :
Les e-mails auxquels vous avez envoyé une tâche client dans le cadre du travail.
Les adresses e-mail envoyées à des contacts supplémentaires sur la ligne de temps. Par exemple, si vous envoyez, recevez ou ajoutez un e-mail sur une ligne de temps et qu'il est enregistré comme contact dans Karbon, il sera inclus dans la liste des suggestions.
Les adresses e-mail principales des membres du groupe de clients, trouvées dans l'onglet membres du groupe de clients.
Suggestions sur une ligne de temps de contact
Chronologie des contacts d'une personne :
L'adresse électronique principale du client. S'il n'y a pas d'adresse électronique principale, la première suggestion sera la 2. suggestion énoncée ci-dessous.
Les adresses e-mail envoyées à des contacts supplémentaires sur la timeline. Par exemple, si vous envoyez, recevez ou ajoutez un e-mail à une timeline et qu'il est enregistré comme contact dans Karbon, il sera inclus dans la liste des suggestions.
Tous les e-mails secondaires associés au contact, comme un e-mail secondaire sur une fiche de contact de ce contact spécifique.
Chronologie des contacts d'une organisation :
L'adresse électronique primaire du client. S'il n'y a pas d'adresse électronique primaire, la première suggestion sera la 2. suggestion indiquée ci-dessous.
Les adresses e-mail envoyées à des contacts supplémentaires sur la timeline. Par exemple, si vous envoyez, recevez ou ajoutez un e-mail à une timeline et qu'il est enregistré comme contact dans Karbon, il sera inclus dans la liste des suggestions.
L'adresse e-mail principale de tout contact lié à l'organisation, par exemple une autre personne liée à l'organisation.
Toute adresse électronique secondaire associée au contact, telle qu'une adresse électronique secondaire dans l'onglet des détails de ce contact spécifique.
Chronologie des contacts pour un groupe de clients :
Les adresses e-mail envoyées à des contacts supplémentaires sur la chronologie. Par exemple, si vous envoyez, recevez ou ajoutez un e-mail à une chronologie et qu'il est enregistré comme contact dans Karbon, il sera inclus dans la liste des suggestions.
Adresses email primaires des membres du groupe client, trouvées dans l'onglet membres du groupe client.
Formatage d'un courriel
Lorsque vous commencez à taper un e-mail, vous voyez apparaître un menu de mise en forme en bas. De gauche à droite, ce menu vous donne la possibilité de :
Texte en gras
Texte en italique
Souligner du texte
Créer une liste à puces
Créer une liste numérotée
Insérer un emoji
Utiliser l'indentation
Modifier la police
Modifier la taille du texte
Modifier la couleur du texte
Supprimer toute mise en forme du texte
Ajouter un lien
Ajouter une image
Copier et coller du texte dans un courriel
Lorsque vous collez du texte d'un logiciel Microsoft Office dans un courriel dans Karbon, il est préférable de supprimer tout formatage antérieur pour vous assurer que le courriel que vous envoyez correspond à ce que votre client voit. Sélectionnez le texte, copiez-le puis collez-le en utilisant les méthodes ci-dessous.
Pour Mac : ⌘ (commande) + shift + v
Pour PC : control + shift + v
Utilisez les outils de formatage de Karbon pour reformater votre texte avant de l'envoyer.
Deux façons d'ajouter une pièce jointe à un courriel
Vous pouvez ajouter des pièces jointes d'une taille maximale de 25 Mo à un courriel. Vous pouvez le faire de deux façons.
1. Lorsque vous commencez à taper un courriel, un menu de mise en forme apparaît en bas. L'icône représentant un trombone vous permet de joindre un fichier à le courriel.
2. Vous pouvez faire glisser un fichier depuis votre bureau et le déposer dans le corps de votre message.
Ajout de CC et CCL à un courriel
Vous pouvez ajouter des destinataires cc et bcc dans Karbon comme dans toute autre plateforme de messagerie. Lorsque vous composez, répondez ou transférez un courriel, cliquez sur Afficher CC/CCI pour ajouter des destinataires dans les champs CC ou CCI.
Une fois ces champs affichés, vous pourrez copier ou mettre en copie cachée des contacts dans votre courriel. Nous vous recommandons de ne pas mettre les membres de l'équipe en copie cachée dans vos courriels ; cela encombre leur Triage sans qu'une action claire leur soit proposée. Utilisez plutôt le champ de commentaire pour @mentionner un membre de l'équipe s'il doit agir sur quelque chose.
Enregistrer les courriels en tant que brouillons
Karbon garde automatiquement la trace des courriels non envoyés, en les ajoutant à la section des brouillons.
Les brouillons de courriels sont automatiquement sauvegardés lors de la composition d'une réponse sur les lignes de temps ou le Triage dans une conversation par courriel, ainsi que tous les courriels créés à partir du menu d'ajout global. Les brouillons se trouvent dans la section des brouillons située sous Triage dans le menu de gauche.
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