Découvrez différentes méthodes pour répondre aux courriels et collaborer sur ceux-ci dans Karbon. Cet article vous guide à travers ces options, tout en vous aidant à choisir l'approche la plus efficace pour vos interactions par courriel.
Index
Répondre à un courriel
Vous pouvez répondre à un courriel comme vous le feriez dans la boîte de réception de votre fournisseur de messagerie :
en cliquant sur « Répondre à tous » pour répondre à tous les destinataires
en cliquant sur l'icône de réponse dans un courriel pour une réponse rapide
en cliquant sur « ... » et en sélectionnant « Répondre » pour davantage d'options
Vos réponses apparaîtront dans votre dossier « Envoyés » sous Triage dans le menu principal et dans le dossier « Éléments envoyés » de la boîte de réception de votre fournisseur de messagerie.
Transfert d'un courriel et fractionnement des conversations
Vous pouvez transférer des courriels dans Karbon comme vous le feriez dans n'importe quel autre client de messagerie. Cependant, pour une collaboration plus efficace, en particulier lorsque vous transférez un message à un membre de l'équipe, pensez à ajouter un commentaire et à @mentionner le destinataire.
Vous pouvez transférer un courriel spécifique au sein d'une conversation ou l'ensemble du fil de discussion en sélectionnant l'icône appropriée à côté de votre réponse.
Lorsque vous répondez à un courriel ou que vous le transférez, vous voyez une icône avec trois points en bas à gauche. Vous pouvez cliquer sur cette icône pour développer et afficher le fil de discussion complet du courriel.
Lorsque vous transférez un message, vous pouvez modifier l'objet du message en éditant le texte dans le champ « Objet ».
Si vous transférez un courriel, il sera automatiquement divisé en une nouvelle conversation. Dans ce cas, un événement d'activité dans la conversation électronique vous en informe. Vous pourrez cliquer sur le lien de cette activité, ce qui ouvrira la nouvelle conversation électronique dans un nouvel onglet du navigateur.
Toute personne ayant accès à un courriel pourra consulter l'historique complet de la conversation. Cela inclut le courriel original, les réponses et les commentaires. La
« visibilité » dans le bac d'information de l'e-mail indique tous les membres de votre équipe qui peuvent voir le courriel.
Les courriels individuels au sein d'une conversation par courriel peuvent être développés et réduits, ce qui permet de parcourir plus facilement les longues conversations par courriel. Pour développer ou réduire un courriel individuel, cliquez sur l'espace vide à droite de la liste des expéditeurs et des destinataires.
Commentaires sur les courriels
Les commentaires sur les courriels vous permettent d'ajouter un commentaire sur n'importe quel courriel dans Karbon. Vous pouvez également utiliser les commentaires pour notifier les membres de l'équipe et les faire participer à la conversation en les @mentionnant et ainsi avoir des discussions internes là où elles ont un sens. Regardez cette vidéo rapide de deux minutes pour mieux comprendre le fonctionnement des commentaires sur les courriels.
Vous pouvez ajouter un commentaire en cliquant sur le bouton de commentaire au bas d'un courriel, ou à partir du menu des options de le courriel (...) dans le coin supérieur droit du courriel.
Vous pouvez alors saisir vos commentaires relatifs à ce courriel spécifique dans le cadre bleu qui apparaît. Vous pouvez ajouter des mises en forme, des émojis, des pièces jointes et des liens.
@mentionner des collègues dans les commentaires
Vous avez également la possibilité de mentionner un collègue et de le faire participer à la conversation. N'oubliez pas que, lorsque vous faites cela, ce collègue aura accès à l'ensemble de la conversation.
Lorsque vous ou un collègue êtes notifié dans un commentaire par un @mention, vous recevez le courriel dans votre Triage, avec le commentaire le plus récent mis en évidence. Vous aurez alors la possibilité de répondre au commentaire.
Tous les membres de l'équipe qui font déjà partie de la conversation par courriel, ou qui ont été intégrés à la conversation par un commentaire avec une @mention, seront informés dans le Triage de toute activité ultérieure sur ce courriel.
Vous pouvez @mentionner et notifier plusieurs membres de l'équipe ou plusieurs équipes :
Pour notifier tous les membres de l'équipe de votre entreprise, utilisez l'identifiant @all .
Pour notifier les membres d'une équipe entière, tapez @ suivi de l'identifiant de l'équipe. Lorsque vous commencez à taper, les options disponibles apparaissent dans une liste que vous pouvez sélectionner.
Pour notifier tous les membres travaillant sur un élément de travail, tapez @team dans votre message.
Les personnes incluses dans votre @mention recevront une notification de Triage avec votre message. Si l'équipe que vous recherchez n'apparaît pas, vous devrez peut-être d'abord mettre à jour son identifiant.
Si vous ne souhaitez pas être informé des nouveaux commentaires et activités, vous pouvez désactiver les notifications en cliquant sur le bouton de notification. Vous ne serez désormais averti que si vous êtes explicitement mentionné par @.
Si le courriel est partagé avec votre équipe (il apparaît sur un contact public ou une ligne de temps de travail), vos collègues peuvent activer les notifications pour eux-mêmes, même s'ils ne sont pas impliqués dans la conversation ou les commentaires de le courriel.
Vous avez également la possibilité d'accuser réception d'un commentaire dans les cas où vous ne jugez pas nécessaire de répondre, mais simplement de lever le pouce pour indiquer que vous êtes d'accord ou que vous avez pris connaissance du commentaire. Vous verrez une « pouce levé » en bas à droite de chaque commentaire lorsque vous passez votre curseur dessus. Il vous suffit de cliquer sur cette icône pour ajouter votre approbation. Lorsque vous avez ajouté votre confirmation, l'icône du pouce levé apparaît en bleu.
Plusieurs membres de l'équipe peuvent ajouter leur accusé de réception au même commentaire en cliquant sur une icône de pouce levé qui existe déjà. Si vous souhaitez savoir qui a accusé réception d'un commentaire, il vous suffit de passer votre curseur sur l'icône.
Partager une conversation par courriel
Si vous souhaitez partager un fil de discussion avec un collègue, vous pouvez le faire en cliquant sur le menu des options (...) et sur « Copier le lien de la conversation ».
Il suffit de partager ce lien avec votre collègue pour qu'il puisse voir la conversation à laquelle vous faites référence. Il ne pourra voir la conversation que s'il y a accès. Cela signifie que si vous n'êtes pas un utilisateur de Karbon ou si vous n'avez pas accès à ce courriel particulier pour des raisons de confidentialité, vous ne serez pas en mesure de voir la conversation par courriel.
Programmer un courriel
Vous pouvez choisir l'heure à laquelle un e-mail sera envoyé à l'aide de la fonction Planifier un courriel. Il suffit de composer votre courriel comme d'habitude. Ensuite, à côté du bouton « Envoyer », vous avez la possibilité de choisir une heure programmée. Une sélection d'options courantes vous est proposée, mais vous pouvez également choisir un jour et une heure personnalisés.
Si vous devez modifier votre courriel avant l'envoi, il vous suffit d'annuler l'envoi, de modifier le courriel et de configurer à nouveau la programmation. Vous trouverez vos courriels programmés dans la section « Programmés » sous « Triage » dans le menu principal à gauche. Dans le courriel programmé, vous pouvez cliquer sur « Annuler l'envoi », modifier votre courriel et le reprogrammer.
Karbon ne permet pas de partager des brouillons de courriels entre collègues, mais vous pouvez demander à un collègue de vous faire part de ses commentaires ou de ses suggestions sur un courriel en utilisant la fonctionnalité de courriel programmé.
Voici trois étapes simples pour le faire :
Composez votre brouillon de courriel comme d'habitude
Planifiez le courriel et sélectionnez une heure bien précise dans le futur.
Ajoutez un commentaire et @mentionnez un collègue pour le faire participer à la conversation.
Votre collègue recevra alors une notification l'invitant à consulter votre message et pourra donner son avis dans un commentaire. Si des modifications doivent être apportées au courriel, elles doivent être effectuées par la personne qui a programmé le courriel. Il suffit de choisir « Annuler l'envoi », d'effectuer les modifications requises, puis d'envoyer le courriel comme d'habitude.
Annuler l'envoi de le courriel
Rappelez un courriel dans les cinq secondes suivant le clic d'envoi grâce à l'option Annuler l'envoi d'un courriel. Que vous remarquiez une faute de frappe, que vous envoyiez à la mauvaise adresse, que vous oubliiez d'ajouter une pièce jointe ou que vous regrettiez immédiatement ce que vous avez écrit après avoir cliqué sur
« Envoyer », vous avez la possibilité d'annuler l'envoi de votre message.
Après avoir cliqué sur le bouton « Envoyer » d'un courriel, une option « Annuler » apparaît dans le coin inférieur gauche de Karbon. Vous disposerez d'une fenêtre de cinq secondes pour rappeler le courriel. Passé ce délai, il sera envoyé de manière permanente.
Après avoir cliqué sur « Annuler », vous accédez au brouillon du courriel que vous aviez prévu d'envoyer, où vous pouvez apporter d'autres modifications, l'enregistrer pour plus tard ou le supprimer entièrement.
Marquer un courriel comme non lu
Marquez un courriel comme non lu en accédant au menu des options (...) de le courriel que vous souhaitez marquer comme non lu et sélectionnez
« Marquer non lu ».
Le fait de marquer un courriel comme non lu dans Triage ne le fera pas dans votre autre boîte de réception (Gmail ou Outlook, par exemple).
Supprimer un courriel
Vous souhaitez supprimer un courriel de Karbon? Chaque courriel comprend une option « Supprimer » dans le menu des options du message.
En cliquant sur « Supprimer », vous disposez d'options qui dépendent des autres personnes concernées par le courriel.
Vous êtes le seul membre de l'équipe concerné (l'expéditeur ou le destinataire).
Vous pouvez supprimer complètement le courriel de Karbon et/ou de tous les contacts.
Vous pouvez supprimer le courriel de tous les contacts et calendriers de travail (le cas échéant).
Le courriel restera dans le Triage ou dans la recherche.
Il y a au moins un autre membre de l'équipe impliqué (il est l'expéditeur ou le destinataire).
Vous pouvez supprimer le courriel de toutes les lignes de contact et de travail (le cas échéant).
Karbon ne supprimera jamais un courriel de votre client de messagerie. Si vous souhaitez supprimer définitivement un courriel, vous devez le supprimer de votre boîte aux lettres électronique dans une étape distincte.
Si vous ajoutez un courriel à une chronologie et qu'un membre de l'équipe concerné choisit ensuite de le supprimer de la chronologie, vous aurez la possibilité de le restaurer en l'ajoutant à nouveau à la chronologie.
Supprimez une adresse électronique indésirable ou incorrecte
Avez-vous déjà fait une faute de frappe avec une adresse électronique, pour que cette même adresse électronique incorrecte apparaisse toujours dans vos suggestions?
Vous pouvez facilement supprimer ces adresses indésirables afin de ne plus les voir. Il suffit de passer votre souris sur l'adresse et de cliquer sur le « X » qui apparaît juste à côté. Cette opération ne se produira que dans votre instance et devra être répétée par vos collègues pour supprimer l'adresse électronique indésirable dans leur instance.
N'oubliez pas que cette opération ne fonctionne que pour les adresses qui ne sont pas rattachées à un contact de votre entreprise.