Le but du Triage est de simplifier la gestion des courriels afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches essentielles. Lorsque vous recevez un courriel, vous avez plusieurs options : de répondre d'emblée, de planifier pour plus tard, de l'assigner à un ou une collègue, de le marquer « priorité faible », vous permettant ainsi de vider votre boîte de réception de manière plus efficace.
Index
Assigner un courriel
Lorsque vous recevez un courriel qui nécessite une action avant de répondre, vous pouvez l'assigner à vous-même ou à un collègue de votre équipe.
Assigner un courriel est très simple :
Cliquez sur l'icône « Assigner » depuis le courriel, ou dans le menu « Options » (« ... »), sélectionnez « Assigner à moi » ou « Assigner à un collègue ».
Dans la fenêtre qui apparaît, entrez le nom de votre collègue (pour vous l'assign<er à vous-même, tapez votre propre nom ou simplement « moi »), puis sélectionnez-le. Vous pouvez également définir une date de tâche pour indiquer quand le courriel doit être traité, ainsi qu'une date d'échéance s'il y a une date butoir précise.
Sélectionnez « Assigner et effacer » pour retirer immédiatement le courriel du Triage, ou cliquez sur la flèche à côté et choisissez « Assigner » (cette action ne supprimera pas le courriel).
Nous vous recommandons d'utiliser le champ « commentaires » lorsque vous assignez un courriel à un collègue, afin d'ajouter un peu d'orientation et des informations supplémentaires sur ce que vous attendez de votre collègue.
Une fois que vous avez assigné un courriel, les détails du destinataire s'affichent lorsque le courriel est réduit. Lorsque vous le développez, vous verrez une piste d'audit avec les détails du destinataire, et votre collègue recevra une notification de l'assignation dans son Triage.
Maintenant que ce courriel a été assigné, il figurera dans la liste des tâches de la personne à qui il a été assigné, afin qu'elle puisse y donner suite ultérieurement.
Au lieu de vous assigner des courriels, cliquez sur « Planifier pour cette semaine ». Le courriel ou la note sera alors transféré(e) dans « Ma Semaine », où vous pourrez classer par ordre de priorité les tâches que vous souhaitez accomplir maintenant et planifier votre travail pour la semaine. Vous pouvez effacer le courriel par la suite, car il restera dans « Ma Semaine » jusqu'à ce que vous le déplaciez dans « Fait ». C'est une façon simple et rapide d'effacer votre Triage, et lorsque vous êtes prêt à assurer un suivi de ces courriels, vous pouvez toujours les retrouver dans « Ma Semaine ».
Créer un contact à partir d'un courriel
Lorsque vous recevez un courriel, pour qu'il apparaisse dans la chronologie de la personne, vous devez ajouter l'expéditeur comme contact.
Développez le courriel et cliquez sur le nom de l'expéditeur. Cela affichera une carte d'aperçu avec le nom. S'il est indiqué « Ajouter un contact », cela signifie que cette personne n'est pas un contact dans Karbon, alors cliquez dessus.
Après avoir cliqué, choisissez si vous voulez créer un nouveau contact ou ajouter à un contact existant. Même si le contact n'existe pas encore, vous pouvez tout de même en créer un nouveau.
Une fois le contact ajouté, tous les courriels que vous lui adressez apparaissent automatiquement sur sa ligne de temps.
Ajouter un courriel à la chronologie d'un contact
Organisez facilement les courriels ou les fichiers en les ajoutant à la chronologie d'un contact.
Lorsque vous ajoutez l'expéditeur d'un courriel en tant que contact avec le partage automatique ou les options de partage activées, le courriel apparaîtra automatiquement dans la chronologie de ce contact.
Par contre, si vous souhaitez associer le courriel à la chronologie d'un autre contact (par exemple, l'organisation de l'expéditeur), suivez les étapes suivantes :
Cliquez sur « Ajouter à la ligne du temps » et sélectionnez « Recherche par contact ».
Commencez à taper pour rechercher le contact souhaité, puis choisissez-le dans la liste déroulante.
Vous pouvez également cliquer cliquez sur « Créer un contact » pour ajouter un nouveau contact si celui-ci n'existe pas encore.
Le courriel apparaîtra maintenant sur toutes les chronologies des contacts sélectionnés.
Ajouter un courriel à un élément de travail
Si un courriel concerne un travail spécifique que vous gérez pour un client, il peut être avantageux de l'ajouter à la chronologie associée à cet élément de travail. Lorsque vous ajoutez un courriel à un élément de travail, toutes les correspondances suivantes dans le fil de discussion seront automatiquement incluses dans la chronologie associée avec ce travail.
Pour lier un courriel directement à un élément de travail :
Ouvrez le courriel et cliquez sur « Ajouter au travail » situé dans le courriel lui-même.
Vous pouvez également utiliser l'icône de travail dans la barre d'action ou accéder au menu d'options du courriel (représenté par « ... »), puis sélectionner « Ajouter à la ligne du temps ».
Dans la fenêtre qui apparaît, recherchez le nom de l'élément de travail. S'il n'existe pas, cliquez sur « Créer un travail » pour créer un nouvel élément de travail. Vous pouvez filtrer les résultats de recherche par statut pour inclure uniquement les éléments de travail pertinents. Ajouter un courriel à un élément de travail l'ajoutera également à la chronologie du client associé à ce travail.
Une fois lié, vous verrez le lien de l'élément de travail sous le titre du courriel. Cliquez dessus pour accéder à l'élément de travail associé.
Ajouter un courriel à plusieurs tâches
Si votre courriel concerne plus d'une tâche, il peut être lié à plusieurs tâches. Il n'y a pas de limite au nombre d'éléments de travail auxquels un courriel peut être ajouté. Toutefois, lorsqu'un courriel est ajouté à plusieurs éléments de travail, l'un d'entre eux devient « l'élément de travail principal ». Ce poste de travail principal est :
L'élément de travail qui figure sous l'objet du courriel.
L'endroit où le courriel sera répertorié si vous classez votre liste de tâches par Travail.
Le premier élément de travail est automatiquement sélectionné en fonction des critères suivants (dans l'ordre) :
En fonction des paramètres de confidentialité des éléments de travail (public, privé, caché). Par exemple, si un seul élément de travail est public et que les autres sont privés ou cachés, l'élément de travail public sera l'élément de travail principal pour ce courriel.
Si plus d'un élément de travail est joint à ce courriel, avec le même paramètre de confidentialité, le premier élément de travail auquel le courriel est joint devient l'élément de travail principal.
Une fois qu'un courriel est joint à un élément de travail, le contact du courriel sera mis à jour pour devenir le client de cet élément de travail. Si vous souhaitez modifier l'élément de travail principal d'un courriel, il suffit de supprimer les éléments de travail actuels du courriel, puis de les réinsérer, en choisissant d'abord l'élément de travail principal.
Marquer un courriel comme étant de faible priorité
Regardez cette vidéo rapide d'une minute sur la façon de marquer les courriels comme étant de faible priorité et sur la destination de ces courriels de faible priorité.
Marquer les courriels comme étant de faible priorité est très utile pour les courriels auxquels vous n'avez pas besoin de donner suite immédiatement, comme les invitations à des événements et les bulletins d'information. Cela permet de ne pas encombrer votre Triage et de vous assurer que vous ne voyez que les courriels qui nécessitent une attention immédiate.
Vous pouvez marquer une adresse courriel comme étant de faible priorité en cliquant sur le menu d'options de le courriel et en sélectionnant « Faible priorité ». Le courriel de l'expéditeur sera ainsi défini comme étant de faible priorité et tous les futurs courriels provenant de cette adresse seront automatiquement placés dans votre section de faible priorité.
Si vous décidez que vous ne voulez plus que l'adresse courriel soit marquée comme faible priorité, cliquez sur le menu des options et supprimez le paramètre faible priorité. Tous les futurs courriels de cet expéditeur seront à nouveau transmis au Triage.
N'oubliez pas de consulter la rubrique Faible priorité chaque semaine, voire chaque jour, afin d'agir sur ces messages ou de les effacer en masse, pour être sûr de ne rien manquer. Vous trouverez vos courriels de faible priorité dans le menu principal, à gauche, sous « Triage ». Un courriel à faible priorité effacé se trouvera dans la section des éléments effacés et sera archivé dans votre boîte aux lettres électronique.
Effacer un courriel
L'effacement d'un courriel le supprimera de Triage et l'archivera dans votre boîte de réception.
Si vous n'avez pas besoin de faire quoi que ce soit avec un courriel, ou si vous l'avez déjà fait (il est attaché à un contact et/ou à une chronologie de travail et/ou assigné à une liste de tâches), vous devez le supprimer du Triage.
Effacer un courriel dans Karbon ne le supprimera pas dans votre client de messagerie, mais cette action encourt a plusieurs effets :
Il supprime le courriel du Triage.
Le courriel est répertorié dans les éléments effacés dans le menu principal sous
« Triage », afin que vous puissiez le consulter ou le supprimer si vous l'avez effacé par erreur.Il déplace le courriel de votre boîte de réception vers le dossier Archive pour Office 365 et Exchange, ou envore vers le dossier principal pour Gmail.
Ce courriel sera toujours consultable par vous et par les autres personnes ayant accès au courriel lors de la recherche globale dans Karbon. Si vous ne souhaitez pas que cet courriel soit visible dans la recherche pour d'autres personnes, cliquez sur le plateau d'information du courriel, et assurez-vous que le courriel n'existe pas sur les contacts publics ou les chronologies de travail.
Pour effacer un courriel, cliquez sur l'icône d'effacement dans le menu d'actions de votre messagerie :
Lorsqu'un courriel est supprimé du Triage, il se trouve dans les éléments supprimés, sous « Triage » dans votre menu principal à gauche.
Le courriel sera également archivé dans votre boîte de réception habituelle. Pour Gmail, ils seront archivés dans un dossier « All Mail » et pour O365 et Microsoft Office, ils seront archivés dans le dossier « Archive ».
Choisir et effacer des tâches en masse à partir du Triage
Vous pouvez sélectionner et effacer en bloc tous vos éléments de Triage du dernier jour, de la dernière semaine ou du dernier mois. Il vous suffit de sélectionner les éléments que vous souhaitez effacer et de cliquer sur « Effacer » en haut de la page.
Sélection et effacement de plusieurs éléments à partir du Triage
L'option de sélection multiple vous permet de choisir les éléments que vous souhaitez supprimer. Il suffit de maintenir la touche majuscule enfoncée et de sélectionner le premier courriel que vous souhaitez effacer, puis de sélectionner le dernier élément, tous les éléments intermédiaires étant également sélectionnés, et de sélectionner Effacer.
Vous pouvez annuler cette action à partir du message de confirmation qui apparaîtra en bas à gauche de votre écran. Ce message s'affichera pendant environ trois secondes.
Accepter une invitation à une réunion à partir du Triage
Avec votre chronologie connectée à Karbon, vous pouvez accepter ou répondre aux invitations à des réunions reçues, directement depuis votre Triage. Cela sera ensuite reflété dans votre chronologie dans Ma semaine.
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