Les demandes de client peuvent être envoyées d'emblée ou programmées pour être envoyées automatiquement plus tard. Vous pouvez les envoyer depuis l'attributaire du travail, le propriétaire du client, ou un autre collègue, et elles ne peuvent être envoyées qu'aux personnes que vous avez enregistrées comme contact.
Index
Envoi d'une demande de client
Vos demandes de client seront envoyées par courrier électronique à votre client. Ces courriels et les réponses de votre client apparaîtront sur les calendriers de contact et de travail.
Pour configurer l'envoi de vos demandes de client, sélectionnez « Paramètres d'envoi » pour la section de la demande de client que vous souhaitez envoyer.
Une boîte de dialogue vous permet de choisir à qui et de qui vous voulez envoyer vos demandes de client.
Si vous avez un client avec plusieurs adresses courriel, vous pouvez choisir l'adresse à laquelle ses demandes de client seront envoyées lors de la configuration des demandes de client.
Recherchez le contact comme d'habitude, la liste de sélection comprendra les adresses courriel qui ont été enregistrées pour ce client. Vous avez également la possibilité de sélectionner plusieurs personnes à qui envoyer la demande de client. Choisissez les adresses appropriées dans la liste de suggestions ou recherchez-les dans le champ de recherche, puis sélectionnez « Suivant ».
Envoi manuel
Choisissez « Envoyer les tâches maintenant » pour les envoyer manuellement. Le courriel contenant les demandes de client sera envoyé par le membre de l'équipe que vous avez spécifié dans le champ « De ».
Envoi automatique
Vous pouvez programmer l'envoi automatique vos demandes de client dans le futur, un certain nombre de jours avant ou après la date de début de l'élément de travail (pour un modèle) ou à une date spécifique (pour un élément de travail). Une fois que vous avez choisi votre date, cliquez sur « Suivant ».
Si le travail est déjà programmé et que vous choisissez de « programmer les tâches pour les envoyer automatiquement plus tard », Karbon vous demandera si vous souhaitez mettre à jour cette instance ou toutes les instances du travail.
Rappels automatiques
Il est possible de programmer des rappels automatiques à envoyer à vos clients pour leur rappeler d'effectuer les demandes de client en attente. Vous pouvez choisir de rappeler vos clients en douceur, en urgence ou en fonction de vos propres préférences.
Une limite est appliquée au nombre de rappels qui seront envoyés automatiquement pour une seule demande de client. Après le cinquième rappel à votre client, ils s'arrêteront. Si vous souhaitez passer outre cette limite, vous pouvez renvoyer les demandes de client et le décompte recommencera.
Cette mesure a pour but de réduire le risque de blocage de vos courriels aux clients. Les courriels identiques qui sont envoyés à plusieurs reprises peuvent parfois être signalés par les filtres anti-spam.
Vous pouvez choisir de rappeler vos clients en douceur, en urgence ou en fonction de vos besoins :
Rappels en douceur :
Envoi sept jours avant la date d'échéance de la tâche, à la date d'échéance de la tâche, puis tous les jours après l'échéance de la tâche
Rappels urgents : envoi quotidien
Rappels personnalisés
Personnalisez la fréquence et sélectionnez la fréquence à laquelle vos clients recevront des courriels de rappel.
Cliquez sur « Enregistrer » pour configurer l'envoi de vos demandes de client.
Si vous modifiez ultérieurement les rappels personnalisés pour choisir une autre fréquence, le prochain rappel sera envoyé le nombre de jours que vous avez choisi à partir de la date de modification.
Exemple : Si les rappels personnalisés étaient initialement configurés pour être envoyés tous les 3 jours, et qu'aujourd'hui vous modifiez les rappels pour les envoyer tous les sept jours, le prochain rappel sera envoyé dans sept jours.
Une fois toutes les demandes de client terminées, aucun autre rappel ne sera envoyé ; cependant, votre client aura toujours accès au système jusqu'à ce que l'ensemble du travail soit terminé. Si vous ajoutez une autre demande de client à une section terminée, vous devrez cliquer sur le menu d'options « ... » pour renvoyer les tâches à nouveau.
Des suggestions intelligentes pour l'envoi de courriels
Lorsque vous envoyez des demandes de client, Karbon vous propose des suggestions intelligentes pour vous aider à trouver le bon destinataire, afin que vous ne perdiez pas de temps à chercher le bon courriel.
Il vous suffit de vous rendre dans la section Demande de client, de cliquer sur « Envoyer la demande de client » et de cliquer sur le champ « Envoyer à ». Une liste de cinq suggestions s'affiche automatiquement et vous pouvez maintenant choisir le bon expéditeur.
Il existe quelques règles concernant les suggestions affichées et l'ordre dans lequel elles sont affichées :
Lorsque le travail est assigné à une personne :
L'adresse électronique primaire du client affecté au travail. S'il n'y a pas d'adresse électronique primaire, la première suggestion sera n° 2, comme indiqué ci-dessous
L'adresse électronique utilisée dans les demandes de client précédentes pour cet élément de travail.
Les adresses électroniques envoyées à des contacts supplémentaires sur le calendrier. Par exemple, si vous envoyez, recevez ou ajoutez un courriel à un calendrier et qu'il s'agit d'un contact Karbon, il sera inclus dans la liste des suggestions. Si un courriel se trouve sur la chronologie et n'est pas associé à un contact Karbon, nous ne l'inclurons pas.
Tous les courriels secondaires associés au contact auquel le travail est attribué (un courriel secondaire est un courriel figurant dans l'onglet du contact, dans l'onglet des détails du contact).
Lorsque le travail est attribué à une organisation :
L'adresse électronique primaire du client affecté au travail. S'il n'y a pas d'adresse électronique primaire, la première suggestion sera la n° 2, comme indiqué ci-dessous).
Les courriels utilisés dans les demandes de client. Remarque : nous ne suggérerons pas de courriels supplémentaires associés à le courriel utilisé dans la tâche du client, mais uniquement le courriel auquel la tâche du client a été envoyée.
Les adresses électroniques envoyées à des contacts supplémentaires sur la chronologie. Par exemple, si vous envoyez, recevez ou ajoutez un courriel à une chronologie et qu'il s'agit d'un contact Karbon, il sera inclus dans la liste des suggestions. Si un courriel se trouve sur la chronologie et n'est pas associé à un contact Karbon, nous ne l'inclurons pas.
L'adresse électronique principale de tout contact lié à l'organisation, par exemple, si une autre personne est également liée à l'organisation, nous afficherons l'adresse électronique principale de ce contact.
Les courriels secondaires associés à l'organisation à laquelle le travail est attribué (courriels supplémentaires ajoutés dans la section des détails du contact dans l'onglet des détails de l'organisation).
Lorsque le travail est attribué à un groupe de clients :
Les courriels utilisés dans les demandes de client. Remarque : nous ne suggérerons pas de courriels supplémentaires associés au courriel utilisé dans la tâche du client, mais uniquement à le courriel auquel la tâche du client a été envoyée.
Adresses électroniques envoyées à des contacts supplémentaires sur la ligne de temps. Par exemple, si vous envoyez, recevez ou ajoutez un courriel à une ligne de temps et qu'il s'agit d'un contact Karbon, il sera inclus dans la liste des suggestions. Si un e-mail se trouve sur la timeline et n'est pas associé à un contact Karbon, nous ne l'inclurons pas.
Adresses électroniques principales des membres du groupe de clients (dans l'onglet « Membres » de la chronologie des contacts du groupe de clients).
Choix de l'expéditeur des courriels de demandes de client
Vous pouvez choisir l'expéditeur des courriels et des rappels de vos demandes de client. Dans la section des tâches de l'élément de travail, sélectionnez le bouton
« Paramètres d'envoi » dans le module des demandes de client.
Une modale apparaît dans laquelle vous pouvez sélectionner l'expéditeur de la demande de client. Elle peut provenir de l'attributaire du travail, des propriétaires du client ou d'un autre collègue.
Si vous souhaitez que le courriel provienne de vous-même, et que vous n'êtes ni l'attributaire du travail ni le propriétaire du client, sélectionnez « Autre collègue » et entrez votre nom.
Courriels de demande de client
Lorsque vous créez une section de demande de client et que vous définissez les règles d'envoi, vos courriels comprennent un texte décrivant les instructions de base pour votre client. Vous avez la possibilité de choisir l'expéditeur de le courriel et le contenu du corps et de l'objet de le courriel.
Lorsque vous choisissez d'envoyer vos tâches, vous pourrez sélectionner l'expéditeur de vos courriels de tâches et de rappels : le responsable du travail, le propriétaire du client ou un autre collègue. Si vous sélectionnez le propriétaire du client et qu'il n'y en a pas, l'expéditeur sera par défaut l'attributaire du travail.
Si une demande de client a été envoyée par l'attributaire du travail/le propriétaire du client et que l'attributaire du travail/le propriétaire du client a changé, si des rappels sont encore actifs, ils seront alors envoyés par l'attributaire du travail/le propriétaire du client mis à jour.
Si la personne que vous sélectionnez possède une signature électronique configurée dans Karbon, celle-ci sera ajoutée à tous les courriels de demande de client.
Modifier les courriels de tâche de client
Vous avez la possibilité de modifier le courriel lorsque vous choisissez d'envoyer votre demande de client. Si vous souhaitez créer un courriel de demande de client personnalisé pour un client ou un contact spécifique, vous pouvez le faire dans l'élément de travail ou dans un modèle de travail. Si le travail est configuré sur un calendrier, tous les travaux de la série adopteront le courriel personnalisé. Si les courriels de demandes de client sont personnalisés dans un modèle, tous les travaux créés à partir de ce modèle adopteront ces changements et auront les mêmes courriels de demande de client.
Vous pourrez personnaliser le corps de le courriel et le texte de l'objet de le courriel pour chaque demande de client que vous envoyez. Vous aurez la possibilité de modifier à la fois le courriel initial de la demande de client et les courriels de rappel de la tâche. Une fois la modification terminée, cliquez simplement sur « Enregistrer ».
N'oubliez pas le corps d'un courriel de demande de client est limité à 4 000 caractères.
Modifier les courriels de rappel
Une fois le courriel de demande de client personnalisé et enregistré, vous accédez à la configuration des rappels où vous pouvez non seulement définir le calendrier des rappels, mais aussi modifier les courriels de rappel en cliquant sur « Modifier le courriel de rappel ».
Espaces réservés pour les addresses des clients
Les espaces réservés sont utilisés pour insérer des noms et des numéros corrects dans les courriels de rappel et de demandes de client. Ils sont inclus par défaut dans vos courriels de demande de client — vous les verrez lorsque vous choisirez de modifier un courriel pour la première fois.
Lorsque vous modifiez un courriel de demande de client ou un courriel de rappel, vous pouvez ajouter des espaces réservés pour le nom du travail, le nom du client, le nom du contact ou la salutation.
Dans le courriel par défaut présenté ci-dessous, les espaces réservés peuvent être déplacés ou supprimés. Si vous supprimez les espaces réservés, vous pouvez les réutiliser en copiant le texte situé sous le courriel.
Par défaut, les courriels de demande de client sont adressés au nom préféré du contact. Si votre contact n'a pas spécifié de nom préféré, son nom complet sera utilisé.
Si le courriel ci-dessus était envoyé, voici à quoi ressemblerait le courriel envoyé à votre client :
Gardez à l'esprit que si vous utilisez les espaces réservés disponibles dans le courriel du client, lorsque vous mettez à jour le nom externe, l'espace réservé au nom de travail s'affichera alors comme nom externe.
Titres disponibles :
<%work_name>
Mettra à jour le nom de l'élément de travail, soit le nom externe.<%client_name>
Mettra à jour le nom du client pour lequel le travail est effectué<%preferred_name>
Mettra à jour le nom préféré du client pour lequel les tâches sont effectuées. Si le contact n'a pas de nom préféré spécifié, le nom complet sera utilisé à la place<%contact_name>
Le nom du contact auquel les tâches sont envoyées sera mis à jour<%reminder_number>
Le nombre de rappels sera mis à jour. Il s'agit du nombre de rappels qui ont été envoyés au client pour ces tâches<%salutation>
Peut être mis à jour dans la zone Basics de l'onglet Détails pour un contact
Renvoyer les demandes de client
Les demandes de client peuvent être renvoyées pour mettre à jour le contact du client, les courriels ou les paramètres de rappel.
Cliquez sur le menu d'options « ... » de la section des demandes de client et choisissez « Renvoyer les demandes de client ». Vous pourrez alors mettre à jour le client, l'expéditeur des demandes de client et le courriel de la demande de client.
Dans l'écran suivant, vous pourrez modifier les champs « Envoyer à » et
« Envoyer de », les paramètres de rappel et modifier le courriel de rappel.
Annuler une demande de client
Si l'envoi d'une demande de client est programmé automatiquement, vous pouvez choisir d'annuler l'envoi. Pour annuler l'envoi d'une demande de client dont l'envoi est programmé à une date ultérieure, choisissez « Annuler l'envoi » dans le menu des options de la demande.
Notifications des demandes de client
Lorsqu'un client ajoute un commentaire, télécharge un fichier ou marque une demande client comme étant complète, le collègue à l'origine de la demande client et l'attributaire de l'élément de travail seront tous deux notifiés (s'il s'agit de collègues différents au moment de l'envoi de la première demande).
Si l'attributaire du travail et le collègue à l'origine de la demande du client ne sont pas différents au moment de l'envoi de la première demande, mais que l'attributaire du travail change par la suite de sorte qu'ils sont des collègues différents, seul l'attributaire mis à jour recevra les notifications.
Toute personne qui ajoute un commentaire ou qui est mentionnée dans un commentaire sera également ajoutée pour recevoir des notifications. Toute personne ayant accès à l'élément de travail dont la demande de client fait partie aura la possibilité d'accepter ou de refuser de recevoir des notifications.
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