Comment Karbon remplace les dossiers de clients et de courriels dans votre client de messagerie

Gérer efficacement le Triage

Ne pas mettre en CC ou CCI les collègues

Lier un courriel à la chronologie d'une personne et d'une organisation

Décider s'il faut agir sur un courriel impliquant un autre membre de l'équipe

De nombreux cabinets comptables créent des dossiers pour chacun de leurs clients dans leur boîte de réception de courriels. Cela crée un problème où ces courriels ne sont visibles que par une seule personne. Nous lions tous les dossiers dans Karbon — Karbon peut automatiquement stocker les courriels des clients sur la chronologie appropriée s'ils sont enregistrés dans votre compte Karbon en tant que personne-ressource partagé.

Voici trois façons rapides d'enregistrer un client en tant que personne-ressource dans Karbon :

Avec l'une de ces trois étapes, vous pourrez maintenir vos courriels par personne-ressource sur leur chronologie.

Lorsque vous créez une nouvelle personne-ressource, assurez-vous de cocher la case Rendre vos courriels avec cette personne visibles par vos collègues. Cela garantira que vos courriels seront stockés sur sa chronologie et partagés avec vos collègues.

De plus, vous avez la possibilité d'ajouter un courriel à d'autres chronologies. Il suffit d'ajouter le courriel à une personne-ressource en cliquant sur Ajouter au contact. Si le courriel concerne un élément de travail, ajoutez le courriel au travail en utilisant le lien Ajouter au travail ou en l'ajoutant à la chronologie du travail ou du client dans le panneau d'informations à droite.

Notez que vous souhaitez que l'élément de travail serve de dépôt central pour tout ce qui concerne cet élément de travail. Lorsque vous serez prêt à commencer cet élément de travail, tout sera à portée de main, des courriels aux notes en passant par les documents et les tâches. Une fois terminé, cet élément de travail sera facilement accessible avec tout ce qui le concerne en un seul endroit.

Il y a cinq choses clés que vous devriez faire pour gérer efficacement votre triage. Cet article les aborde en détail.

Prenez l'habitude de répondre et/ou d'assigner des éléments chaque matin, après-midi et avant de quitter votre bureau pour la journée. En faisant ainsi, vous pouvez vider vos nouveaux éléments plus rapidement. Et si vous ne revenez pas constamment au triage tout au long de la journée, vous ne serez pas distrait du travail qui nécessite votre attention.

Si vous envisagez d'assigner cet élément à vous-même, vous pouvez également l'ajouter à Ma Semaine pour obtenir un aperçu de vos éléments planifiés pour la semaine.

Karbon assimile les étiquettes et les dossiers aux chronologies. Vous pouvez ajouter le courriel à la chronologie d'un contact ou si le courriel concerne un travail, ajoutez ce courriel au travail ou créez un nouveau travail directement à partir de ce courriel.

Si vous n'êtes pas sûr de devoir ajouter un courriel à un élément de travail, posez-vous ces trois questions :

Si la réponse est oui à une ou plusieurs des questions ci-dessus, ajoutez le courriel à un élément de travail. Le fichier joint sera stocké dans l'onglet détails de l'élément de travail, et vous pouvez documenter les éléments que vous devez compléter en créant des tâches.

Astuce pratique : Vous pouvez copier du texte à partir du courriel et le coller directement dans une tâche.

Si vous recevez un courriel de quelqu'un de nouveau, ajoutez-le en tant que personne-ressource. Vous pouvez le faire directement à partir du courriel. En ajoutant de nouveaux personne-ressource et adresses courriel, vous pouvez être assuré que tous les courriels envoyés et reçus seront automatiquement stockés sur les chronologies des personnes-ressources.

N'oubliez pas de lier les personnes-ressources aux organisations si nécessaire.

Et si vous souhaitez ajouter ce courriel à la chronologie de l'organisation, vous pouvez le faire en utilisant le panneau de renseignements du courriel, ou en cliquant sur le menu d'options du courriel (les trois points « ... ») pour « Ajouter à la personne-ressource ».

Vous pouvez intégrer votre/vos collègue(s) dans une conversation par courriel en les @ pour mentionner dans un commentaire. Cela vous permet d'avoir une conversation interne avec vos coéquipiers sans risque que vos clients externes voient la conversation. C'est idéal pour poser des questions rapides, fournir une information ou demander une approbation pour une réponse brouillon.

Au lieu d'envoyer un courriel à quelqu'un en interne, vous devriez @mentionner dans une note. Non seulement cela notifiera votre collègue dans son triage, mais la conversation sera également correctement stockée sur la chronologie du Travail ou de la personne-ressource que vous discutez. Votre collègue aura également plus de contexte pour travailler lorsqu'il lira le message.

Chez Karbon, nous recommandons de ne pas mettre en CC ou CCI les membres de l'équipe dans les courriels.

Si le courriel est destiné aux renseignements de quelqu'un, il pourra le trouver dans la chronologie du client, de l'organisation et/ou de l'élément de travail.

Si le courriel nécessite l'attention de la personne, @ pour mentionner le collègue dans un commentaire. Ce courriel apparaîtra dans le triage de votre collègue avec le commentaire où il pourra commenter en retour, s'assigner le courriel ou se désabonner de la conversation.

Exemple : Lachlan envoie un courriel à Fred pour demander plus de renseignements ; il veut que Michelle suive les documents et les envoie à mesure qu'ils arrivent à l'auditeur.

Dans cet exemple, vous voyez que le courriel est simplement encombrant et nécessite que je contacte mon collègue pour comprendre si je dois faire quelque chose ou non. Ce n'est pas clair en un coup d'œil.

Dans cet exemple de bonne pratique, je peux voir d'un coup d'œil ce qui est requis de moi, pour quel client et en ce qui concerne quel travail ou tâche.

Vous pourriez vouloir qu'un courriel apparaisse sur la chronologie d'une connaissance personnelle et sur la chronologie d'une personne-ressource de l'organisation.

Il y a deux façons de le faire :

#1. Pour un nouveau courriel, créez-le à partir de la chronologie de l'organisation.

Maintenant, le courriel et ses réponses subséquentes existeront sur la chronologie de l'organisation, ainsi que sur la chronologie de la personne-ressource personnelle à qui vous envoyez le courriel. Le courriel existera sur une troisième chronologie si vous ajoutez le courriel à un travail.

#2. Si votre courriel est déjà dans le Triage, vous pouvez l'ajouter à une personne-ressource et sélectionner ensuite le ou les personnes-ressources auxquelles vous souhaitez lier le courriel.

Maintenant, ce courriel et les réponses futures existeront sur les chronologies des personnes-ressources.

Si plus d'un membre de l'équipe est inclus dans un courriel, vous pourriez ne pas savoir s'il faut ou non agir. Pour vous assurer que vous n'allez pas dupliquer le travail ou les tâches qui ont déjà été créés, vous verrez si un courriel a été tagué à un travail, a déjà reçu une réponse ou si le courriel a été assigné.

Ouvrez le courriel et obtenez une vue de ce qui a déjà été fait. Si vous êtes satisfait que le courriel a déjà été traité, vous pouvez le supprimer de votre Triage.

Si le courriel n'a pas été assigné et qu'une tâche est requise, assignez-le à vous-même ou à quelqu'un de votre équipe. Faites-vous une faveur ou à votre collègue en ajoutant une date d'échéance—même si c'est une date approximative—car cela peut aider à prioriser les éléments dans Ma Semaine.

Si le courriel concerne un élément de travail en cours et n'a pas encore été tagué, nous recommandons les étapes suivantes :

Si le courriel est important et doit être stocké sur la chronologie du client, il suffit de l'ajouter à la personne-ressource et de rechercher le nom du client.