Lors de la mise en place d'une intégration entre Karbon et QuickBooks Time, il est important de comprendre quelles données résident où et comment les données passent d'un système à l'autre. Cliquez sur les titres ci-dessous pour découvrir la meilleure façon de gérer et de maintenir votre intégration.

Chaque application est la source de vérité pour un ensemble particulier de données. En tant que telles, les sources de vérité sont :

Pour que les trois systèmes fonctionnent ensemble, ils doivent avoir la même liste exacte de clients (par exemple le nom du contact) entre les trois au départ (si vous ne voulez pas que des doublons soient créés).

Nous vous recommandons d'intégrer QuickBooks Time à QuickBooks en premier lieu, puis Karbon à QuickBooks Time en second lieu. Une fois intégré, Karbon peut créer des contacts et travailler dans QuickBooks Time, et QuickBooks Time peut créer des contacts et travailler dans QuickBooks (en tant que customer:jobs dans la liste Customer).

Pour Karbon, les données relatives au temps et aux clients sont directement transférées dans QuickBooks Time. Si l'une ou l'autre n'existe pas, Karbon créera l'entrée dans QuickBooks Time (pour les organisations et les personnes).

Remarque : si vous utilisez des groupes de clients dans Karbon, il est possible pour QuickBooks Time d'enregistrer le temps par rapport au groupe de clients ou aux éléments de travail affectés au groupe de clients. Cependant, QuickBooks Time n'est pas en mesure d'afficher ou d'établir des rapports sur les contacts d'un groupe de clients.

QuickBooks Time suit et conserve toutes les heures enregistrées. Lorsque Karbon a besoin de savoir quel temps a été suivi, il demande et lit les données de temps pour le contact et/ou le travail et les présente dans Karbon. Karbon lira activement les données de QuickBooks Time lorsqu'il naviguera vers l'onglet Temps et Budgets pour un contact ou un travail. Si une entrée de temps est saisie, mise à jour ou supprimée dans QuickBooks Time, il peut s'écouler quelques minutes avant qu'elle n'apparaisse dans Karbon. Vous pouvez toujours pousser les dernières mises à jour en cliquant sur Sync dans Paramètres > Applications connectées > QuickBooks Time.

QuickBooks reçoit les informations temporelles directement de QuickBooks Time. Pour que le temps circule, QuickBooks doit être intégré à QuickBooks Time et avoir une correspondance directe pour le client et/ou client:travail. S'il n'y a pas de correspondance, QuickBooks Time créera un nouveau client:travail si nécessaire pour permettre l'enregistrement du temps dans QuickBooks.

Voyez comment tout est mappé dans QuickBooks Time en exportant les éléments synchronisés.

Si vous n'êtes pas sûr de ce qui est mappé pour les Contacts, le Travail, ou les Utilisateurs dans QuickBooks Time, ou si quelque chose ne circule pas entre les systèmes comme vous le souhaitez, naviguez dans Paramètres > Applications connectées > QuickBooks Time et cliquez sur Exporter les éléments synchronisés. À partir de l'exportation, vous pouvez voir comment les entités dans Karbon ont été mises en correspondance avec les codes de travail dans QuickBooks Time.

Afin d'utiliser QuickBooks Time et Temps et Budgets en conjonction, vous devez installer des champs personnalisés dans QuickBooks Time pour les synchroniser avec les champs personnalisés de Karbon. Rôles et types de tâches dans Karbon.

Pour l'installer dans QuickBooks Time, allez dans Set Up > Add-ons OR Feature Add-ons > Manage Add-ons. Sous « Get More », trouvez « Custom Fields » et cliquez sur Installer.

Une fois l'installation terminée, vous pouvez commencer à ajouter du temps dans Karbon qui sera transféré dans QuickBooks Time.

Tout champ personnalisé supplémentaire ajouté dans QuickBooks Time apparaîtra dans la modale de saisie du temps de Karbon sous forme de menus déroulants supplémentaires.

Si vous souhaitez configurer le suivi avancé dans QuickBooks Time, vous devrez d'abord l'installer. Pour l'installer dans QuickBooks Time, allez dans SET UP > Add-ons OU Feature Add-ons > Manage Add-ons. Sous Get More, trouvez Advanced Tracking et cliquez sur Installer.

Pour vous assurer que vos catégories de suivi supplémentaires dans QuickBooks Time sont transférées dans Karbon, synchronisez à nouveau votre connexion après avoir ajouté des champs personnalisés supplémentaires dans QuickBooks Time.

Accédez à Paramètres > Applications connectées > QuickBooks Time et cliquez sur

« Sauvegarder et synchroniser ».

Une fois la synchronisation terminée, les champs personnalisés supplémentaires créés seront ajoutés dans Karbon.

Afin de suivre le temps des clients, vous devez vous assurer d'affecter les clients à un type de contact qui est synchronisé avec QuickBooks Time.

Pour que l'intégration de QuickBooks Time puisse créer des contacts et attribuer du temps, le client en question doit être affecté à un type de contact qui a été sélectionné pour la synchronisation dans les paramètres des applications connectées de QuickBooks Time. En outre, seuls les clients qui sont publics (et non privés ou cachés dans les paramètres de confidentialité d'un client) peuvent avoir des entrées de temps suivies et mises à jour entre Karbon et QuickBooks Time.

Si vous ne voyez pas l'onglet Temps et Budgets sur un contact ou un travail, c'est probablement parce que le contact n'a pas été envoyé à QuickBooks Time. Cela est généralement dû au fait que le type de contact n'est pas configuré pour être lié à QuickBooks Time. Si vous voulez changer cela, vous pouvez mettre à jour vos paramètres d'intégration de QuickBooks Time.

La modification des noms dans QuickBooks Time ne sera pas répercutée dans Karbon, mais ils seront toujours liés entre eux. Si vous mettez à jour un nom dans QuickBooks Time, il n'est pas répercuté dans Karbon. Cependant, ils resteront synchronisés. Si vous souhaitez que les noms restent cohérents, vous devez également mettre à jour le nom dans Karbon.

Si vous réaffectez un élément de travail à un autre contact dans Karbon, le code temporel QuickBooks restera lié.

Un changement de contact ne rompt pas la connexion entre QuickBooks Time et Karbon, mais le bon de travail dans QuickBooks Time ne sera pas trouvé sous le nouveau contact (il sera toujours affiché comme étant connecté à l'ancien contact). Par conséquent, vous devrez déplacer le travail vers le nouveau client dans QuickBooks Time également. Si vous ne le faites pas, QuickBooks Time continuera à signaler le travail sous l'ancien client.

Si vous avez suivi le temps d'un élément de travail ou d'un contact dans Karbon mais qu'il n'apparaît pas dans QuickBooks Time, il est probable que l'élément de travail ou le contact ne soit plus connecté et/ou que le code dans QuickBooks Time ait été supprimé.

Si vous supprimez un code dans QuickBooks Time, Karbon n'en sera pas immédiatement informé, ce qui peut affecter le suivi du temps d'un élément de travail ou d'un contact dans Karbon. Dans ce cas, nous vous suggérons de suivre les étapes suivantes :

4. Un nouveau code peut alors être créé, qui reliera à nouveau l'élément à QuickBooks Time et permettra le suivi du temps

L'intégration avec Karbon et QuickBooks Time nécessite une correspondance exacte des noms pour établir l'intégration. Une fois l'intégration établie, le nom peut être renommé dans l'un ou l'autre système et rester lié.

Cependant, si Karbon peut gérer le même nom pour un groupe de clients, une organisation et une personne, l'intégration avec QuickBooks Time ne peut pas le faire. Si Karbon vous demande de générer à nouveau le code reliant les deux systèmes dans l'onglet Temps et Budgets pour un client ou un élément de travail, cela peut indiquer que vous utilisez le même nom pour deux entités distinctes (par exemple, un groupe de clients et une organisation).

Pour résoudre ce problème, renommez l'une des entités (par exemple Groupe de clients, Organisation, ou Personne) et générez à nouveau le code dans l'onglet Temps et Budgets qui relie les contacts entre les deux systèmes. Si cela ne résout pas le problème, allez dans Paramètres > Apps connectées > QuickBooks Time > Gérer et cliquez sur Enregistrer et synchroniser pour forcer la synchronisation à se produire à nouveau. Si le problème persiste, veuillez contacter le service d'assistance via Aide et commentaires dans Karbon.

QuickBooks Time ne vous permet pas d'enregistrer du temps par rapport au niveau supérieur (contacts), mais si vous enregistrez du temps dans Karbon par rapport à un contact, il sera transféré dans QuickBooks Time et sera disponible dans vos rapports dans QuickBooks Time.

Le temps enregistré sur les éléments de travail n'est pas suivi jusqu'au niveau du contact. Vous enregistrez le temps sur le contact ou l'élément de travail, et ce sont des totaux séparés. Vous pouvez utiliser le reporting dans QuickBooks Time pour obtenir un total à la fois pour le contact et le temps de travail saisi.

Un groupe de clients est envoyé à QuickBooks Time comme son propre code. Il n'y a pas de hiérarchie avec les membres, donc le temps enregistré pour un groupe de clients sera enregistré dans QuickBooks Time pour ce code.

Ainsi, si vous voulez suivre le temps et rapporter le temps pour les membres individuels du Groupe Client, vous devez le faire au niveau du membre individuel et non au sein du Groupe Client. Malheureusement, le temps enregistré par ces membres ne sera pas agrégé et affiché au niveau du groupe lors de la révision dans Karbon.

Suivez ces trois étapes rapides pour configurer le suivi du temps facturable et non facturable en utilisant l'intégration QuickBooks Time avec Karbon :

Si un problème survient où un seul (ou plusieurs) utilisateur(s) de Karbon ne peut pas suivre le temps (en utilisant l'intégration QuickBooks Time) alors que d'autres peuvent le faire, le problème est généralement dû à l'archivage d'un utilisateur dans QuickBooks Time.

Pour résoudre ce problème, veuillez recréer cet utilisateur dans QuickBooks Time en utilisant ses informations d'identification antérieures (nom et adresse e-mail) et allez dans : Paramètres > Apps connectées > QuickBooks Time. Cliquez sur Enregistrer et synchroniser.

Remarque : Pour pouvoir saisir des heures dans Karbon, vous devez disposer d'un compte utilisateur QuickBooks Time, dont la correspondance est basée sur l'adresse courriel. Pour permettre à votre collègue de saisir également des heures, ajoutez-le à votre compte QuickBooks Time.

Si le problème persiste, veuillez contacter l'assistance directement à partir de la rubrique Aide et commentaires de Karbon ou en envoyant un courriel à l'adresse support@karbonhq.com.

En utilisant conjointement Karbon et QuickBooks Time, vous pouvez suivre le temps budgété et le temps réel passé pour un élément de travail donné.

Pour définir vos budgets et le temps budgété pour un élément de travail donné, définissez les totaux dans l'onglet Temps et Budgets pour le travail. Vous pouvez également définir des budgets pour les modèles de travail. Pour suivre le temps réel passé, configurez et utilisez l'intégration de QuickBooks Time avec Karbon.

Une fois que les deux sont suivis, vous pouvez dans un élément de travail particulier (dans l'onglet Temps et Budget) examiner le temps réel passé (suivi dans QuickBooks Time) avec le temps budgété alloué.

Vos listes dans QuickBooks Time sont-elles trop longues pour être parcourues efficacement ? Sont-elles pleines d'éléments de travail terminés pour lesquels vous n'effectuez plus de suivi du temps ? Envisagez de masquer (désassigner) les travaux directement dans QuickBooks Time pour réduire le désordre.

Suivez ces quatre étapes faciles pour désaffecter/affecter des tâches dans QuickBooks Time :

Pour affecter, cliquez sur Affecter à tous les employés, ou cliquez sur Modifier pour sélectionner les employés.
Cliquez ensuite sur la flèche arrière et sur Enregistrer.

Pour annuler l'affectation, décochez la case Affecter à tous les employés, ou cliquez sur Modifier et désélectionnez toutes les cases. Cliquez ensuite sur la flèche arrière et enregistrez.

L'équipe de QuickBooks Time peut vous aider à affecter ou à désaffecter en masse directement de son côté! Veuillez contacter leur équipe en utilisant le moyen de communication de votre choix et demandez-leur d'activer ou de désactiver tous les clients préférés en une seule fois.

Si vous êtes un administrateur de Quickbooks Time et si vous avez des droits d'administrateur pour Karbon, cliquez sur « Paramètres » dans le menu principal et choisissez « Applications connectées ». Si vous êtes déjà connecté à QuickBooks Time, vous pourrez alors le sélectionner pour ajuster vos paramètres.

Vous pouvez mettre à jour si vous souhaitez suivre le temps par rapport à chaque contact, ou à la fois par rapport aux contacts et aux éléments de travail, ainsi que les types de contact pour lesquels vous souhaitez pouvoir suivre le temps.

Une fois que vous avez terminé la mise à jour, cliquez sur « Enregistrer et synchroniser ».

Vous pouvez déconnecter et / ou reconnecter votre compte QuickBooks Time sans problème.

Si vous déconnectez votre intégration QuickBooks Time, toutes les informations historiques sur le temps seront conservées et l'option d'approbation du temps sera disponible dans Karbon ; cependant, les entrées de temps existantes ne peuvent pas être modifiées ou supprimées. Ce n'est pas le cas pour les entrées de temps créées après la déconnexion.

Si vous décidez de vous reconnecter ultérieurement à QuickBooks Time avec le même compte QuickBooks Time, il ne devrait pas y avoir de problème. Si vous devez vous reconnecter à un autre compte QuickBooks Time, veuillez contacter notre équipe d'assistance.

Remarque : si vous avez saisi manuellement des heures dans les deux systèmes (pendant la déconnexion), lorsque vous vous reconnectez, les entrées de temps seront dupliquées.

Articles suggérés :

Intégration de QuickBooks Time