Karbon fonctionne beaucoup mieux lorsqu'il à déjà accès aux données de vos clients. Dans cet article, nous répondrons à la question de savoir comment vous pouvez migrer vos données de contact de manière rapide et sûre, de l'exportation de vos données actuelles à la conservation de vos enregistrements de contact dans Karbon.
Index
Aperçu vidéo de l'importation de contacts
Quatre options d'importation
Pour commencer ce processus, vous avez le choix entre quatre options :
Importation Karbon en libre-service (gratuit) : La façon la plus simple et la plus rapide d'importer vos contacts dans Karbon. Tout d'abord, exportez votre liste de clients de votre fournisseur actuel dans un fichier Excel ou CSV (valeurs séparées par des virgules), préparez les données avec le bon formatage, puis
Libre service (gratuit) : Téléchargez le fichier d'importation et complétez-le avec les données de base de vos clients. Une fois les données préparées et prêtes à être utilisées, téléchargez votre fichier sur ce lien Dropbox sécurisé pour l'importer dans Karbon. L'équipe de Karbon s'en chargera et vous informera une fois l'opération terminée. S'il y a des erreurs, nous vous fournirons une liste afin que vous puissiez mettre à jour votre compte directement. Voir ci-dessus pour les instructions sur la façon d'exporter vos données actuelles.
Assistée (299 $ US, ou gratuite sur le plan d'affaires Karbon ou avec notre forfait d'intégration assistée) : L'importation assistée comprend les détails comptables complets du client (personnes et organisations), un examen approfondi des données, le téléchargement et l'assistance en cas d'erreur d'importation.
Téléchargez le fichier d'importation assistée et remplissez-le avec vos données client exportées de votre système existant. Une fois les données préparées et prêtes à être utilisées, téléchargez votre fichier sur ce lien Dropbox sécurisé pour l'importer dans Karbon. Si vous avez des questions, utilisez l'option Live Chat dans la rubrique Aide et commentaires de Karbon. Une fois que votre fichier téléchargé a été reçu, notre équipe d'intégration examinera vos données, demandera le paiement, importera vos données et résoudra tout problème d'importation de données.Service complet d'intégration de Karbon (3 999 $ US) : Comprend la formation en direct, l'importation des données, la consultation des processus et les importations de travail. Visitez notre page de services complémentaires pour plus de détails sur tous nos formules de nos formules de services.
Remplir le fichier d'importation
Si vous choisissez l'option 2, Libre service, ou l'option 3, Accompagné, vous devez remplir un fichier d'importation. Vous trouverez des instructions claires sur la manière de remplir le fichier dans le premier onglet, ainsi que des exemples de données dans le deuxième onglet.
Champs du fichier de base
Nom de l'organisation : Les clients de Karbon peuvent être des organisations (entreprises) ou des personnes (individus). En outre, les personnes peuvent exister dans les organisations. Le « Nom de l'organisation » permet de répertorier toutes les organisations avec lesquelles vous faites ou pourriez faire des affaires. Bien que seul le nom de l'organisation soit obligatoire, les autres champs de la feuille sont importants pour avoir un dossier client complet.
Remarque : nous vous recommandons de configurer les mariages, les couples, et les conjoints en tant qu'organisations, avec des personnes dans l'onglet Personnes relatives à ces organisations.
Description : Ce champ de texte peut contenir toute description du client que vous souhaitez ou toute information qui n'entre pas dans les autres champs.
URL du site Web : Pour le nom de l'organisation figurant dans la liste, entrez l'URL du site Web de l'organisation dans cette colonne. Utilisez la convention https://www.karbonhq.com ou simplement www.karbonhq.com.
Identifiant du client : ID client, code client, ou numéro de client. N'oubliez pas qu'il doit s'agir d'une valeur unique pour chaque entité.
Jour de fin d'exercice : Le jour de fin d'année fiscale est le jour du mois pour la fin de l'année fiscale. Sélectionnez le jour approprié entre 1 et 31.
Mois de fin d'exercice : Le mois de fin de l'année fiscale est le mois de la fin de l'année fiscale. Sélectionnez le mois approprié entre 1 et 12.
Prénom, deuxième prénom, et nom de famille : Entrez le nom complet du client souhaité en utilisant les trois colonnes fournies : Prénom, deuxième prénom, et nom de famille.
Nom préféré : Le nom préféré de la personne est le nom utilisé dans les tâches client de Karbon dans les communications par courriel avec un client. Il s'agit généralement du seul prénom de la personne ou du nom qu'elle préfère être appelée.
Date de naissance : La date de naissance de la personne.
Adresse életronique de la personne : L'adresse que vous souhaitez associer à la personne. Si plusieurs adresses électroniques sont associées à une personne (peut-être parce qu'elle est associée à plusieurs organisations), il suffit d'ajouter des lignes supplémentaires et de spécifier une adresse électronique différente. Vous obtiendrez ainsi plusieurs fiches de contact pour ce contact dans votre compte. Karbon se chargera de toutes les associations appropriées afin que vos calendriers et vos communications fonctionnent comme prévu.
Appartient à : « Appartient à » est la colonne utilisée pour associer une personne à une organisation. Si une personne est associée à plusieurs organisations (comme un mariage, une fiducie, une entreprise, un organisme à but non lucratif, etc.), vous devrez le faire sur des lignes distinctes dans la feuille. Pour associer la fiche de contact à l'organisation, le nom doit correspondre exactement à celui de l'onglet Organisation.
Rôle : Le rôle de la personne dans l'organisation sélectionnée.
Numéros de téléphone : Ces champs peuvent contenir différents numéros de téléphone pour le client, tels que les numéros de bureau, de fax, de portable, de domicile, et autres. Si vous avez des numéros de téléphone supplémentaires, vous pouvez les indiquer dans le champ de description.
Profils de médias sociaux : Ces champs peuvent contenir tous les profils de médias sociaux, tels que Facebook, LinkedIn, Google+, Twitter, et Skype.
Adresses : Pour l'adresse, incluez l'adresse complète du client, qu'il s'agisse de l'adresse physique, postale, légale, ou du domicile. Par exemple, aux États-Unis, il s'agit de la ligne d'adresse, de la ville, et de l'État. Utilisez des virgules pour séparer chaque partie distincte de l'adresse. Entrez le nom complet du pays dans le champ pays.
Nom du groupe de clients : Les clients (organisations et personnes) de Karbon peuvent être regroupés en groupes de clients pour représenter des trusts, des déclarations fiscales conjointes, des entités multiples, etc. En tant qu'élément de données primaire dans Karbon, la colonne « Nom du groupe de clients » est l'endroit où l'on doit énumérer tous les groupes de clients avec lesquels vous faites ou pourriez faire des affaires. Bien que seul le nom du groupe de clients soit obligatoire, les autres champs de la feuille sont importants pour avoir un enregistrement complet du groupe de clients.
Champs de fichier assistés
En plus des champs mentionnés ci-dessus dans le fichier de base, vous pouvez ajouter les champs suivants dans le fichier assisté.
Nom légal
Société légale
Date de constitution en société / Date d'enregistrement
Industrie / Secteur d'activité
Revenu annuel
Évaluation
Vend
Modèle de revenus
Services
Notes de base
Emplacement des employés
Emplacement des bureaux
Notes sur les taxes
Base de la taxe sur les ventes
Période de taxe sur les ventes
Type d'entité
Acomptes provisionnels d'impôt sur le revenu
Numéro d'entreprise
Numéro d'entreprise
Numéro de dossier fiscal
Conseils et astuces
Vérifiez que les adresses électroniques ne sont pas invalides
N'oubliez pas de rechercher les doublons indésirables.
Ajoutez une autre ligne pour l'organisation ou la personne afin d'ajouter plusieurs adresses électroniques.
Les personnes peuvent être associées à plus d'une organisation. Utilisez plusieurs lignes si elles appartiennent à plus d'une organisation et/ou si elles ont des détails supplémentaires (par exemple, des adresses électroniques, des adresses postales, etc.)
Dans l'onglet Personnes, les noms préférés sont nécessaires lorsque vous utilisez les tâches client de Karbon. Nous utilisons le nom préféré dans la salutation (par exemple, « Cher John »).
Exporter vos données depuis un autre fournisseur
Qu'il s'agisse de fournisseurs de solutions de messagerie, de workflow, de CRM, ou de comptabilité, découvrez comment exporter vos données pour les migrer vers Karbon.
Exportation de contacts depuis Outlook
Connectez-vous à votre compte Outlook.com.
Accédez à vos contacts.
À partir de Personnes, sélectionnez Gérer > Exporter.
Remarque : si l'une de ces étapes est différente de ce que vous voyez sur votre écran, recherchez dans l'aide de Microsoft Outlook.com les dernières instructions d'exportation du carnet d'adresses.
Exportation de contacts depuis Gmail
Connectez-vous à votre compte Gmail.
Dans la liste située sur le côté gauche de la page, cliquez sur Contacts.
Sélectionnez Autres actions > Exporter.
Choisissez d'exporter au format CSV d'Outlook (pour l'importation dans Outlook ou une autre application).
Remarque : si l'une de ces étapes diffère de ce que vous voyez à l'écran, recherchez dans l'aide de Gmail les dernières instructions d'exportation du carnet d'adresses.
Exportation de contacts depuis Canopy
Cliquez sur l'icône Options dans le coin supérieur droit de votre écran Contacts.
Cliquez sur Exporter tous les contacts.
Un fichier CSV commencera automatiquement à être téléchargé sur votre ordinateur.
Vérifiez le dossier Téléchargements de votre ordinateur pour localiser le fichier.
Exportation de contacts depuis Xero Practice Manager
Ouvrez Xero Practice Manager.
Dans le menu Business , sélectionnez Settings.
Sous Connexions, cliquez sur Exporter.
Sous Options, pour Type de fichier, sélectionnez Générique - Clients.
Ne modifiez pas les autres paramètres. Faites défiler la liste et cliquez sur Export.
Faites défiler vers le bas jusqu'à Export Result et appuyez sur Click pour télécharger le fichier d'exportation.
Xero Practice Manager téléchargera tous les clients de votre entreprise dans un fichier CSV sur votre ordinateur.
Répétez les étapes 2 à 6 pour Generic - Contacts.
Remarque : si l'une de ces étapes est différente de ce que vous voyez sur votre écran, recherchez dans l'aide de Xero Practice Manager les dernières instructions d'exportation de clients.
Exportation de contacts depuis QuickBooks Online
Connectez-vous à QuickBooks Online.
Cliquez sur Rapports et recherchez Liste de contacts clients.
Cliquez sur Personnaliser, dans le coin supérieur gauche.
Cliquez sur Change Columns. Cela vous permettra de choisir les colonnes dont vous avez besoin pour votre feuille de calcul, y compris Site Web.
Effectuez toutes les personnalisations supplémentaires nécessaires pour capturer toutes vos données.
Cliquez sur Exécuter le rapport.
Cliquez sur Exporter et choisissez excel ou .CSV.
Exportation de contacts depuis CCH Axcess
Ouvrez le Gestionnaire des déclarations.
Dans les critères de recherche rapide, réglez les filtres sur Tous.
Cliquez sur Aller.
Appuyez sur Control + A pour sélectionner tous les ID de clients.
Cliquez sur l'onglet Accueil.
Cliquez sur Grille d'exportation.
Exportation de contacts depuis CCH Workflow
Cliquez sur Fichier > Importation/Exportation CT > Exporter.
Dans la fenêtre Sélectionner le(s) client(s) à exporter, recherchez le client par :
Nom : Saisissez le nom de la société dans la zone Nom ou cliquez sur l'en-tête de colonne Nom pour trier la liste par ordre alphabétique.
Code client : Entrez le code client dans la case Code ou cliquez sur l'en-tête de colonne Code client pour classer la liste par numéro ou par ordre alphabétique.
Utilisez la barre de défilement verticale pour faire défiler la liste vers le haut ou vers le bas.
Groupe : Entrez le nom du ou des groupes pour filtrer la liste des clients en fonction des groupes uniquement.
Choisissez le(s) Client(s) en cochant la case à gauche de chaque Code Client individuel, puis cliquez sur Suivant à droite de la barre de menu inférieure.
Pour choisir Tous les clients, cochez la case à gauche de l'en-tête de la colonne Code client dans la barre de menu supérieure.
Dans la fenêtre Sélectionner le fichier d'exportation, sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier en cliquant sur (Cliquez ici pour sélectionner un fichier d'exportation) ou (Parcourir). Une nouvelle fenêtre Enregistrer sous s'ouvre.
Exportation de contacts depuis OfficeTools
Allez dans Contacts > Importer/Exporter des contacts > Excel Importer > Exporter.
Cochez les cases des champs que vous voulez inclure dans le fichier.
Vous pouvez filtrer les informations sur les contacts à exporter par Type de contact et Type d'entité.
Exporter des contacts de Thomson Reuters Practice CS
Allez dans Fichier > Exporter.
Cochez la case Autre, située en haut de la fenêtre Exporter des clients, pour l'option « Exporter les clients vers : ».
Cliquez sur le bouton Plus à droite du champ vide Autre, et recherchez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier.
Nommez le fichier et vérifiez que le champ « Enregistrer sous » indique
« .csv ou .xlsx ».
Sélectionnez les clients que vous souhaitez exporter.
Exportation de votre liste de clients depuis un autre fournisseur
Reportez-vous au fournisseur de votre solution actuelle pour obtenir des instructions d'exportation.
Maintenir vos enregistrements de contacts
Une fois que vos contacts sont configurés, vous pouvez importer des contacts individuels supplémentaires si nécessaire.
Une intégration avec Zapier peut également vous aider à maintenir les contacts à jour à l'avenir. Si vous souhaitez apporter des modifications en masse à vos données de contact pour mettre à jour, ajouter ou supprimer des entités, vous pouvez également le faire. En fonction de votre plan, il peut y avoir des frais supplémentaires pour les mises à jour en masse. Visitez notre page de services complémentaires pour plus de détails.
Articles suggérés :