Lors de la mise en route initiale de Karbon (et pour certains événements tout au long de l'année, comme le travail annuel sur les impôts), vous pourriez trouver pratique de faire créer des éléments de travail pour vous en masse. Pour ce faire, vous devez demander l'aide directe de l'équipe Karbon.
Assurez-vous d'avoir sauvegardé et publié les modèles de travail pour lesquels vous souhaitez créer du travail, avant de demander une création de travail en masse. Une fois la demande effectuée, vous ne pourrez pas apporter de modifications supplémentaires au modèle avant que le travail ne soit téléchargé.
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Demander la création en masse d'une œuvre (999 $ US)
Pour créer votre travail en masse, soumettez une demande soit dans la rubrique Aide et commentaires et suivez l'invite"Modifier mes données Karbon" pour demander la création de votre travail, soit envoyez un e-mail directement à support@karbonhq.com et écrivez : « J'aimerais que notre travail soit créé en masse dans Karbon, s'il vous plaît ». Nous vous répondrons avec une série de tâches client Karbon vous guidant tout au long du processus.
La création en masse d'éléments de travail comporte deux étapes clés. Dans la première étape, vous identifierez quels éléments de travail doivent être créés en utilisant quels modèles avec des détails par défaut pour ces modèles. La deuxième étape consiste à définir plus précisément les détails de ces éléments de travail individuels.
Étape 1 : Identifiez les éléments de travail que vous souhaitez créer
Parmi les tâches du client que vous recevez, vous trouverez une feuille de calcul Excel à télécharger. À l'aide de cette feuille de calcul, qui a été personnalisée pour votre compte, identifiez les tâches que vous souhaitez voir créées pour chaque client. Vous téléchargerez ensuite la feuille de calcul dans votre tâche client. Voici à quoi ressemblera cette étape :
Une fois que vous avez demandé la création d'un travail en masse, vous recevrez un courriel de l'équipe de Karbon. De là, vous pouvez télécharger le classeur de l'étape 1, qui contient cinq onglets :
Étape 1 :
Identifiez les modèles que vous souhaitez utiliser pour cette création de travail en vrac en basculant la ligne appropriée sur « Oui ». Définissez ensuite les paramètres par défaut du travail créé à l'aide de ce modèle (Destinataire, Date de début, Date d'échéance, Fréquence récurrente, Définition du titre).
Destinataire
Personne ayant la responsabilité globale du travail. Ceci est différent de l'affectation des tâches individuelles au sein de l'élément de travail, qui sera déterminée à l'étape 2.
Date de début et date d'échéance
Ces champs sont obligatoires. Vous pouvez saisir des dates de début et d'échéance passées et futures, mais vous ne pouvez pas saisir une date d'échéance antérieure à la date de début.
Fréquence
À quelle fréquence le travail doit-il être répété ? Veuillez utiliser UNIQUEMENT les options disponibles dans le menu déroulant de chaque cellule. Si le travail n'est pas répété, sélectionnez « Aucune ».
Définition du titre
Les travaux répétitifs doivent inclure une date dynamique dans le titre afin que les membres de votre équipe puissent différencier les éléments de travail pour différentes périodes à l'avenir. Cette date dynamique sera automatiquement mise à jour pour chaque nouvel élément de travail créé par le calendrier répétitif, mais elle doit être associée à la date de début, à la date d'échéance ou à la période de répétition. Vous pouvez jouer avec les options ici et vous verrez une illustration de ce que sera le titre du travail en fonction des options que vous choisissez.
Notez : Vous aurez l'occasion de modifier les détails des éléments de travail individuels avant de créer le travail. Veuillez donc choisir les options qui s'appliquent à la majorité des éléments de travail pour chaque modèle. Ne laissez pas ces options vides, car vous auriez à faire plus de travail à l'étape 2.
Étape 2 - 4 :
Chaque onglet a la même présentation, avec les modèles de travail que vous avez choisi d'utiliser dans la partie supérieure, et les noms de vos contacts dans la partie latérale. La seule différence entre les trois onglets est que l'un d'entre eux répertorie vos organisations, un autre vos contacts humains et le dernier vos groupes de clients.
Pour chaque contact pour lequel vous devez créer un élément de travail, il suffit de mettre un « x » dans la colonne du modèle sur lequel le travail doit être basé. Il est possible de marquer plusieurs modèles pour le même client.
Remarque : Si vous revenez au premier onglet pour ajouter un modèle, les « X » que vous avez déjà ajoutés peuvent être décalés, mais vous pouvez copier/coller les « X » dans les bonnes colonnes de modèles des onglets 2 à 4.
Étape 5 :
Vous avez terminé ! Une fois que vous avez terminé, il vous suffit d'enregistrer et de retélécharger la feuille de calcul sur la tâche originale du client. Nous vous contacterons bientôt pour l'étape suivante, où nous recueillerons des détails tels que les modifications apportées aux éléments de travail individuels : date de début/échéance, fréquence, cessionnaire, attribution de rôles pour les tâches, etc.
Étape 2 : Définir les détails spécifiques de vos nouveaux éléments de travail
L'équipe Karbon examinera le fichier et générera une deuxième feuille de calcul Excel où les détails spécifiques du travail seront examinés, modifiés, et ajoutés. Nous partagerons cette nouvelle feuille de calcul via vos tâches client et travaillerons directement avec vous pour déterminer les détails du travail.
Si vous avez correctement rempli les champs demandés dans le classeur de l'étape 1, la plupart de vos données seront remplies pour vous, et vous pourrez ensuite apporter des modifications si nécessaire.
Une fois que la feuille de calcul est remplie et que vous avez déterminé si des modifications finales doivent être apportées, nous demanderons le paiement et importerons vos données.
Afin de nous assurer que tout est importé comme il se doit, nous vous enverrons ensuite un lien vers une tâche de test à approuver avant que nous importions le reste de vos données. Vous trouverez alors vos éléments de travail créés dans Karbon avec tous les détails que vous avez fournis. Vous pourrez procéder à une dernière vérification de l'exactitude des données et l'équipe Karbon résoudra tout problème d'importation de données identifié.
Conseil de bonne pratique : Consultez la référence des champs de création de travaux en vrac, pour plus d'informations sur la façon de remplir chaque champ de la feuille de calcul.
Voici un aperçu de la façon de travailler avec cette feuille de calcul et ces données :
Notez que de nombreuses cellules comprennent un menu déroulant d'options prédéterminées. Dans ces cas, il est important de choisir l'une des options du menu déroulant. La saisie d'une valeur non standard peut faire échouer l'importation. Vous pouvez copier une cellule et utiliser l'option coller-valeur.
Complétez les données pour chaque onglet de la feuille de calcul et téléchargez-les dans la tâche du client lorsque vous avez terminé. Nous créerons quelques-uns de vos éléments de travail et vous avertirons pour vérifier qu'ils se présentent comme vous l'aviez prévu, après quoi nous terminerons la création du reste de votre nouveau travail.
Référence des champs de création de travaux en masse
Définit les champs disponibles lors de la création de travaux en masse.
Karbon ID — Veuillez ne pas toucher à cette colonne.
Mettre à jour les données du travail existant ? — Ne touchez pas à cette colonne.
Les colonnes suivantes concernent les éléments de travail uniques ou le premier élément de travail d'une série répétitive.
Titre du travail — Si vous prévoyez de créer des travaux répétitifs, nous vous recommandons d'inclure une date ou une autre indication de la période à laquelle correspond chaque itération. Voici quelques conventions d'appellation suggérées en fonction de la fréquence et du type de travail :
Hebdomadaire — omme la comptabilité hebdomadaire, etc.
Convention d'appellation : Titre du travail MM JJ, AAAAExemple
: Comptabilité 14 mars 2020
Mensuel - comme la tenue de livres mensuelle, la comptabilité de gestion, etc.
Convention d'appellation : Convention d'appellation : Titre du travail MMM YYYYExemple
: Comptes de gestion Mar 2020
Trimestrielle - comme la TVA, etc.
Convention d'appellation : Titre du travail MMM - MMM YYYYExemple
:TVA Jan - Mar 2020
TVA Jan - Mar 2020
Annuel - comme les comptes de fin d'année, les examens annuels, etc.
Convention d'appellation : Convention d'appellation : Titre du travail YYYYExemple
: Comptes de fin d'année 2020
Description - Facultatif. Vous pouvez indiquer dans ce champ toute information ou note supplémentaire relative à l'élément de travail.
Type de travail - Ce champ doit correspondre au type de travail par défaut du modèle utilisé. L'équipe Karbon le pré-remplit pour vous.
Attribué à - À quel collègue de votre équipe le bon de travail sera-t-il attribué ? Ce champ est obligatoire et pré-rempli en fonction de vos choix de l'étape 1. Veuillez utiliser le menu déroulant pour sélectionner un autre attributaire pour les éléments individuels. Ne tapez PAS d'autres noms qui n'existent pas dans le menu déroulant car ils ne peuvent pas être inclus dans ce fichier puisqu'ils n'existaient pas dans votre compte Karbon lorsque ce fichier a été créé.
Type de client et clé de client - Ces champs seront préremplis pour vous sur la base de la première feuille de calcul que vous nous avez soumise. Veuillez ne pas modifier les données de ces colonnes.
Clé de groupe de clients apparentés - Par défaut, cette colonne est réglée sur "Auto", mais veuillez nous indiquer si vos contacts sont membres de plusieurs groupes de clients.
Date de début et date d'échéance - Ces champs sont obligatoires et seront préremplis en fonction de ce que vous avez choisi dans le classeur de l'étape 1. Vous pouvez saisir des dates de début et d'échéance qui sont déjà passées ou des dates de début et d'échéance à venir. Vous ne pouvez cependant pas saisir une date d'échéance antérieure à la date de début.
Statut - Par défaut, le statut est "Planifié", ce qui est approprié dans la plupart des cas. Veuillez nous faire savoir si vous pensez qu'il y a une raison de créer un travail dans un statut différent.
Les colonnes suivantes ne concernent que la création d'horaires répétitifs pour votre nouveau travail.
Fréquence - À quelle fréquence le travail doit-il être répété ? Veuillez utiliser UNIQUEMENT les options disponibles dans le menu déroulant de chaque cellule.
Unités du client et période personnalisée - Ces champs sont laissés vides, sauf si une fréquence personnalisée est configurée. Dans ce cas, nous discuterons avec vous de la façon de remplir ces champs.
Type d'échéance - Ce champ est prérempli en fonction de la fréquence de répétition sélectionnée dans le classeur de l'étape 1, mais il peut être modifié pour les éléments individuels. Obligatoire pour les travaux répétitifs. Utilisez UNIQUEMENT les options présentées dans le menu déroulant.
Jour d'échéance - Utilisé uniquement si vous définissez une date d'échéance en milieu de mois. Évitez d'utiliser "29" ou "30" s'il y a une chance que le travail soit dû en février.
Mois d'échéance - Utilisé lorsque la date d'échéance est plus d'un mois complet après la date de début, et UNIQUEMENT lorsque le "Type d'échéance" sélectionné est "Jour du (2ème, 3ème, ...) mois après le mois de début".
Exemple :
Un travail commençant le 1er août et devant être payé le 20 novembre sera défini comme suit :
*Type = Jour du (2ème, 3ème, ...) mois après le mois de départ.
*Jour = 20
*Mois = 3 (parce que novembre est le troisième mois après août, septembre étant compté comme 1, octobre comme 2 et novembre comme 3).
Ajuster les dates de début et d'échéance du week-end - Si cette option est réglée sur "Oui", les dates de début et d'échéance qui tombent le week-end seront automatiquement reportées au vendredi précédent. Cela peut avoir pour effet de raccourcir ou d'allonger de deux jours au maximum le nombre TOTAL de jours de travail.
Date de fin - Champ facultatif. Laissez vide si le travail doit se répéter indéfiniment. S'il est défini, aucun nouveau travail dans le calendrier ne sera créé avec une date de début postérieure à cette date.
Définition du titre - Ce champ sera prérempli si vous avez effectué la sélection dans le classeur de l'étape 1. L'équipe Karbon peut vous aider à mieux comprendre les options proposées ici si nécessaire. Il y a plusieurs options de remplacement pour permettre aux futurs noms de travail de s'afficher avec des conventions de date et de temps spécifiques.
Créer un travail / Créer des tâches - Ces champs sont facultatifs, mais ils doivent être tous deux remplis ou vides. S'ils sont laissés vides, le travail sera créé par défaut 3 mois avant la date de début et les tâches 2 semaines avant la date de début.
Ces deux dernières sections s'appliquent à la fois au travail unique et au travail répétitif.
Attributaires des rôles - Si votre modèle comprend des espaces réservés aux rôles d'emploi, il y aura ici une colonne représentant chaque rôle unique (sinon, cette zone n'apparaîtra pas). Veuillez utiliser UNIQUEMENT le menu déroulant dans chaque cellule. Ces champs sont facultatifs et vous pouvez laisser tout ou partie d'entre eux vides. Il n'y a aucun problème si vous prévoyez d'assigner des collègues à ces rôles plus tard, une fois le travail créé.
Conseil de bonne pratique : Complétez les affectations de rôles avant de commencer à créer le travail. Bien que ces champs soient facultatifs et que vous puissiez choisir de les laisser vides en tout ou en partie, sans les attributions de rôles, certains des automates de vos modèles risquent de ne pas fonctionner correctement ou d'afficher des avertissements. Vous pouvez ajouter manuellement ces affectations ultérieurement, mais uniquement dans l'application, à partir de chaque élément de travail individuel. Il n'y a AUCUN moyen d'ajouter ces affectations de rôle après que le travail a été créé par le biais d'une mise à jour en masse du travail.
Destinataires des tâches du client - Si votre modèle comprend des sections de tâches du client, une colonne sera incluse ici pour chaque section (sinon cette zone n'apparaîtra pas). Le remplissage de ces champs est facultatif si vos tâches client sont envoyées manuellement. Si vous avez configuré vos tâches client pour qu'elles soient envoyées automatiquement, ces champs doivent être remplis avec une adresse électronique.
Si vous remplissez ces champs, assurez-vous que les adresses e-mail des clients que vous avez indiquées existent déjà en tant que contacts dans votre compte Karbon, sinon l'importation échouera.
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