Les bases de l'intégration
À quoi sert cette intégration?
Cette intégration importe uniquement les personnes-ressources qui correspondent au filtre ContactType sélectionné dans Karbon lors de la synchronisation initiale : Clients seulement, Fournisseurs et Clients, ou Toutes les personnes-ressources. Les personnes-ressources déjà synchronisées restent même si leur ContactType change.
Cette intégration importera-t-elle toutes les personnes-ressources de Xero?
Seuls les personnes-ressources qui correspondent au filtre ContactType sélectionné dans Karbon lors de la synchronisation initiale sont importées : Clients seulement, Fournisseurs et Clients, ou Toutes les personnes-ressources. Les personnes-ressources déjà synchronisées restent synchronisées même si leur ContactType change.
Comment les données sont-elles mises à jour?
L'intégration utilise la synchronisation automatique des données :
Il surveille Xero pour les nouvelles personnes-ressources créées et les importe automatiquement dans Karbon.
Il surveille à la fois Xero et Karbon pour détecter les changements dans les enregistrements de personne-ressource. Si des changements sont détectés (nom, courriel, numéro de téléphone ou adresse, par exemple), les données correspondantes sont mises à jour dans l'autre application.
De quoi ai-je besoin pour mettre en place cette intégration?
Vous aurez besoin d'un accès administrateur à la fois à Karbon et à Xero pour configurer l'intégration.
Connexion à Xero dans Karbon
Puis-je connecter mon compte Xero à plusieurs comptes Karbon?
Non, Xero n'autorise qu'une seule instance de l'application de synchronisation Karbon par compte.
Puis-je connecter mon compte Karbon à plusieurs comptes Xero?
Non, Karbon n'autorise qu'une seule instance de l'application de synchronisation Xero par compte.
Que se passe-t-il si une personne-ressource similaire à une personne-ressource Xero existe déjà dans Karbon?
Correspondance complète : Si le nom et l'adresse courriel correspondent, l'intégration tentera de faire correspondre automatiquement les deux enregistrements.
Correspondance partielle : Si seul le nom ou l'adresse courriel correspond, vous aurez la possibilité d'établir manuellement une correspondance ou de créer une nouvelle personne-ressource.
Pas de correspondance : Si ni le nom ni l'adresse courriel ne correspondent, une nouvelle personne-ressource sera créé dans Karbon.
Notez : toutes les personnes-ressources excluses de la synchronisation en raison du filtrage par ContactType ne seront pas liées automatiquement, sauf si elles sont associées manuellement en utilisant la nouvelle option de bannière sur la fiche de personne-ressource Karbon.
Que se passe-t-il si je supprime une personne-ressource dans Xero?
Si vous supprimez une personne-ressource dans Xero, la synchronisation entre les deux personnes-ressources sera interrompue, mais la personne-ressource sera conservée dans Karbon.
Que se passe-t-il si je supprime une personne-ressource dans Karbon?
Si vous supprimez une personne-ressource dans Karbon, vous aurez la possibilité de l'archiver dans Xero. Si la personne-ressource n'est pas archivée, elle sera à nouveau importée de Xero et soumis à l'algorithme de correspondance.
Mise en correspondance des données
Quelles données seront importées dans Karbon?
L'intégration importera les champs suivants de Xero :Nom
Adresse courriel principale
Numéro de téléphone principal
Adresse de facturation
Comment détermine-t-on une correspondance de personne-ressource?
Correspondance exacte : Si le nom et l'adresse courriel correspondent, la personne-ressource sera automatiquement mise en correspondance.
Correspondance partielle : Si le nom ou le courriel correspond, Karbon affichera un écran « Résoudre les problèmes de correspondance » où vous pourrez soit sélectionner la bonne correspondance, soit créer une nouvelle personne-ressource.
Pas de correspondance : Si ni le nom ni l'adresse courriel ne correspondent, une nouvelle personne-ressource sera créée dans Karbon.
Les personnes-ressources peuvent-ils être désynchronisés?
Oui, vous pouvez désynchroniser les correspondances soit à partir de la liste des clients Xero dans les paramètres d'intégration, soit à partir de l'écran Détails de l'organisation ou de la personne-ressource dans Karbon. Cependant, la suppression en bloc des correspondances n'est pas prise en charge.
Organisations et particuliers
Comment déterminer si une personne-ressource Xero est un individu ou une organisation?
L'intégration récupère le champ « Nom de la personne-ressource » Xero et utilise un classificateur automatique pour déterminer s'il s'agit d'une personne ou d'une organisation. En fonction de la classification, la personne-ressource sera créée dans Karbon en tant que personne ou organisation.
Comment modifier une personne-ressource appariée d'une organisation à une personne?
Notre système de classification identifie parfois par erreur une personne-ressource Karbon comme une personne alors qu'il devrait s'agir d'une organisation, ou vice versa. Pour corriger ce problème, veuillez suivre les étapes suivantes :
Recherchez la personne-ressource que vous souhaitez modifier (de Personne à Organisation, ou d'Organisation à Personne).
Désynchroniser la personne-ressource.
Accédez à l'écran « Résoudre les problèmes de concordance » et sélectionnez l'onglet « Non synchronisé ».
Trouver la personne-ressource.
Cliquez sur « Créer une nouvelle personne-ressource » et choisissez la classification correcte (Organisation ou Personne).
Supprimer la personne-ressource mal classée.
Pourquoi ma personne-ressource Karbon n’est-elle pas synchronisée avec une personne-ressource Xero même si les noms et courriels correspondent?
Ce résultat se produit généralement parce que le ContactType de la personne-ressource Xero ne correspond pas au filtre que vous avez sélectionné lors de la configuration de la synchronisation Xero dans Karbon. Karbon importe et synchronise uniquement les personnes-ressources de Xero qui correspondent au filtre ContactType choisi : Clients seulement, Fournisseurs et clients, ou Toutes les personnes-ressources.
Si ce filtre exclut une personne-ressource Xero, elle ne sera pas synchronisée automatiquement avec Karbon, même si le nom et le courriel correspondent.
Comment corriger ce problème :
Faire correspondre et synchroniser manuellement la personne-ressource :
Sur la fiche de la personne-ressource Karbon correspondante, recherchez une bannière indiquant :
« Une personne-ressource Xero correspondante a été trouvée, mais elle est exclue par vos paramètres de synchronisation. »
Utilisez l’option fournie pour confirmer manuellement la correspondance et importer la personne-ressource.Modifier le filtre ContactType :
Ajustez votre filtre de synchronisation Xero dans les paramètres Karbon pour inclure un éventail plus large de personnes-ressources (par exemple, passer de « Clients seulement » à « Toutes les personnes-ressources »). La personne-ressource sera alors synchronisée automatiquement lors du prochain cycle.
Notez : la mise à jour du type de personne-ressource Xero ne l’importera pas dans Karbon ; vous devrez aller sur la fiche Karbon correspondante et faire la correspondance via la bannière.
Synchronisation des factures
Notions de base de l’intégration
Que fait l’intégration de synchronisation des factures Xero?
La synchronisation des factures Karbon Xero permet aux factures créées dans Karbon de se synchroniser automatiquement avec Xero Blue une fois qu’elles sont envoyées. Cela garantit que votre facturation client dans Karbon est reflétée dans votre système comptable Xero sans avoir à saisir les données en double.
La synchronisation est-elle bidirectionnelle?
Non. Actuellement, la synchronisation se fait uniquement de Karbon vers Xero. Les factures doivent être créées et envoyées depuis Karbon. La synchronisation des paiements n’est pas encore prise en charge et les paiements doivent être enregistrés manuellement dans Xero.
Quand la synchronisation a-t-elle lieu?
La synchronisation est déclenchée automatiquement lorsque vous envoyez une facture dans Karbon. À ce moment-là, Karbon crée la facture dans Xero avec tous les champs de facture correspondants.
Puis-je synchroniser des factures existantes de Karbon vers Xero?
Oui, mais seulement les factures ayant une date d’émission à partir de la date de début de synchronisation choisie seront incluses. Les factures créées avant la date de début ne seront pas synchronisées, sauf si elles sont recréées.
Configuration et modification de la synchronisation des factures
Que se passe-t-il si je ne fais pas correspondre un type de service?
Si aucune mise en correspondance de type de service n’existe pour un poste de facture, Karbon appliquera le compte de revenus par défaut lors de la création de la facture dans Xero.
Que se passe-t-il si je ne fais pas correspondre un taux de taxe?
Tous les taux de taxe doivent être associés à leurs équivalents Xero. Si certains taux ne sont pas mis en correspondance ou présentent différents pourcentages, vous recevrez un message de validation lors de la configuration et vous ne pourrez pas enregistrer les paramètres tant que le problème n’est pas résolu.
Puis-je modifier les mises en correspondance après la configuration initiale?
Oui, vous pouvez ajuster les mises en correspondance de comptes, de taxes et la date de début de synchronisation à tout moment via Applications connectées → Xero General Ledger → Paramètres de synchronisation des factures dans Karbon.
Puis-je modifier ma date de début de synchronisation après la configuration initiale?
Non, la configuration de la date de début de synchronisation est une action unique. Toutefois, si vous avez fait une erreur, contactez le support et nous ferons de notre mieux pour vous aider.
Synchronisation des factures
Puis-je modifier les factures dans Xero après leur synchronisation?
Oui : toutefois, les modifications effectuées directement dans Xero ne seront pas synchronisées avec Karbon.
Puis-je synchroniser des factures en devises multiples?
Oui, Karbon envoie le montant total en dollars à Xero; il n’envoie pas la devise correspondante. Il est important de s’assurer que la devise principale est identique dans Xero et Karbon afin d’obtenir le bon montant.
Que se passe-t-il si j’annule une facture synchronisée dans Xero ou Karbon?
L’annulation ou la suppression de factures synchronisées ne met pas à jour la facture dans l’autre système. Vous devrez supprimer ou annuler la facture dans les deux systèmes.
Que se passe-t-il si une facture synchronisée échoue?
Vous recevrez un message d’erreur dans Karbon expliquant le problème (par exemple : taux de taxe manquant, code de compte manquant ou problème de mise en correspondance de personne-ressource). Vous pouvez mettre à jour les mises en correspondance, ou résoudre les problèmes de personne-ressource, puis tenter à nouveau la synchronisation.
Comment corriger les erreurs courantes?
Veuillez consulter le document d’aide sur les erreurs de synchronisation des factures Xero : Résoudre les erreurs avec Xero
Erreurs de synchronisation des factures
Comment savoir si une facture n’a pas été synchronisée?
Karbon affichera un point rouge à côté de l’onglet de facturation lorsqu’une erreur de synchronisation liée à une facture se produit.
Comment trouver la facture qui n’a pas été synchronisée?
Veuillez consulter le guide Résoudre les erreurs avec Xero pour comprendre comment trouver et corriger les erreurs liées à la synchronisation des factures.
Que signifie chaque erreur?
Veuillez consulter Résoudre les erreurs avec Xero pour comprendre la signification de chaque erreur et comment les corriger.