Avis important :
Lors de la connexion de Karbon à Xero, veuillez noter que toutes les personnes-ressources listées dans la vue « Toutes les personnes-ressources » de Xero — y compris les fournisseurs et les entrées non-clients — seront synchronisés dans Karbon. Pour l'instant, il n'y a pas d'option pour importer sélectivement des types de personnes-ressources précises.
Si vous préférez ne pas transférer certaines personnes-ressources (par exemple, les fournisseurs), nous vous recommandons de ne pas vous connecter à Xero tant que d'autres options de filtrage ne sont pas disponibles.
Il s'agit d'une première version de l'intégration et nous travaillons activement à son amélioration. Nous donnons la priorité à la possibilité de contrôler les types de personnes-ressources synchronisées et nous vous remercions de votre patience pendant que nous continuons à améliorer l'expérience.
Ce guide fournit un aperçu complet sur la façon de configurer et d'utiliser efficacement l'intégration de la synchronisation des personnes-ressources Xero avec Karbon. En connectant ces deux plateformes, vous pouvez automatiser le flux des renseignements de personne-ressource des clients, en assurant l'exactitude des données et en gagnant un temps précieux. Cet article couvre le processus de configuration initiale, la gestion de la synchronisation des personnes-ressources, la résolution des conflits qui peuvent survenir et la compréhension de la façon de maintenir vos données de personne-ressource à jour dans les deux systèmes.
Index
Conditions préalables
Vous devez avoir un compte Karbon actif avec des privilèges d'administrateur.
Vous devez disposer d'un compte Xero (Grand livre) actif avec les identifiants de l'administrateur principal.
Assurez-vous que vous êtes connecté au compte Xero que vous souhaitez connecter à Karbon.
Configuration de la synchronisation des personnes-ressources avec Xero
https://www.loom.com/share/df15d2ea65fd472b90a1704358f71ddb?sid=8f23ba72-e662-4850-9c83-dcf64a13d963
Accédez aux paramètres de Karbon : Accédez aux paramètres de votre compte Karbon et cliquez sur Applications connectées.
Connectez-vous à Xero : Localisez Xero dans la liste des applications disponibles et cliquez sur le bouton Connecter.
Autoriser Karbon : Vous serez redirigé vers Xero. Connectez-vous à nouveau avec vos identifiants d'administrateur principal et cliquez sur Autoriser l'accès pour autoriser Karbon à se connecter à votre compte Xero.
Attribuer un type de personne-ressource par défaut : Une fois la connexion établie, vous serez invité à sélectionner un type de personne-ressource par défaut dans Karbon. Ce type sera automatiquement attribué à toutes les nouvelles personnes-ressources créées dans Karbon suite à la synchronisation avec Xero. Choisissez le type de personne-ressource le plus approprié dans le menu déroulant (par exemple, Client-VIP).
Lancer la synchronisation initiale : Après avoir assigné le type de personne-ressource, Karbon commencera automatiquement le processus de synchronisation initiale, en important toutes les personnes-ressources de votre compte Xero.
Gestion de la synchronisation des personnes-ressources
Importation et synchronisation de personnes-ressources
Une fois la connexion établie, Karbon importe automatiquement toutes les personnes-ressources de Xero et tente de les faire correspondre aux personnes-ressources existantes de Karbon en se basant sur le nom de la personne-ressource et le courriel de facturation. Les personnes-ressources Xero importés sont classés comme suit :
Correspondance complète : Le nom et le courriel de facturation correspondent à une personne-ressource Karbon existant. Ces personnes-ressources seront automatiquement synchronisées.
Conflit : Le nom ou l'adresse courriel de facturation correspond à une personne-ressource Karbon, mais pas les deux. Ces conflits nécessitent un examen manuel dans l'écran « Résoudre les problèmes de correspondance ».
Pas de correspondance : Ni le nom ni l'adresse courriel de facturation ne correspondent à une personne-ressource Karbon existant. Cela entraînera la création de nouvelles personnes-ressources Karbon.
Nom de la personne-ressource Xero | Xero Adresse courriel principale | Nom de la personne-ressource Karbon | Courriel de facturation | Résultat |
John Smith | John Smith | Match complet | ||
Sam Brown | Sam Brown | Conflits — Les courriels ne correspondent pas | ||
James Morgan | Josh Morgan | Conflits — Le nom ne correspond pas | ||
Thomas Richardson | - | - | Pas de correspondance |
Notez : lors de la première synchronisation, Karbon ne créera pas de nouvelles personnes-ressources dans Xero.
Personnes-ressources sans correspondance
Les personnes-ressources Xero importées qui ne peuvent pas être associées à une personne-ressource Karbon entraîneront la création d'une nouvelle personne-ressource Karbon. La personne-ressource créée héritera du type de personne-ressource sélectionné dans l'écran de configuration de la synchronisation et héritera des données suivantes de la personne-ressource Xero, si elles sont disponibles ;
Nom de la personne-ressource
Adresse courriel principale
Numéro de téléphone principal
Adresse de facturation
Notez :
Les personnes-ressources Karbon nouvellement créées seront mises en correspondance avec la personne-ressource Xero qui a déclenché leur création.
Karbon crée automatiquement une personne-ressource Karbon en tant que personne ou organisation à l'aide de l'IA. Si cette classification est incorrecte, veuillez vous référer à la FAQ pour savoir comment y remédier et modifier la classification : Synchronisation des personnes-ressources avec Xero : FAQ.
Personnes-ressources entièrement appariées
Lorsqu'une correspondance est trouvée, toute différence dans l'adresse de facturation ou le numéro de téléphone est remplacée par les données de la personne-ressource Xero.
Exemple :
S'il y a un conflit dans l'adresse de facturation d'une personne-ressource correspondant, la personne-ressource Karbon sera mise à jour pour correspondre au champ de la personne-ressource Xero.
Pour une liste complète des points de données synchronisés, voir le tableau ci-dessous.
Coordonnée de personne-ressource Xero | Coordonnée de personne-ressource Karbon |
Nom de la personne-ressource | Nom de la personne-ressource |
Courriel principal | Courriel de facturation |
Numéro de téléphone principal | Numéro de téléphone principal |
Adresse de facturation | Adresse de facturation |
Notez : une fois qu'une personne-ressource est appariée, toute modification apportée aux points de données ci-dessus dans un système mettra automatiquement à jour les données correspondantes dans l'autre système. (par exemple, si l'adresse courriel de facturation est mise à jour dans Karbon, l'adresse courriel principale dans Xero sera mise à jour).
Interagir avec des personnes-ressources appariées
Pour afficher vos personnes-ressources synchronisées, accédez à la liste des clients à partir des paramètres des applications connectées.
Vous pouvez cliquer sur le nom d'une personne-ressource pour afficher les coordonnées de Karbon ou cliquer sur le menu à trois points (...) à côté d'une personne-ressource et sélectionner Ouvrir dans Xero pour afficher la personne-ressource correspondant dans Xero.
Résoudre les conflits
Les personnes-ressources dont seuls le nom ou l'adresse courriel correspondent sont répertoriés sous Résoudre les problèmes de correspondance sur la page Applications connectées.
Ici, vous pouvez examiner chaque correspondance partielle et choisir de l'utiliser :
Confirmez la correspondance : Liez les personnes-ressources et les données de Xero remplaceront les données de Karbon pour les champs synchronisés.
Créer une nouvelle personne-ressource : créez une personne-ressource Karbon distinct en utilisant les données de la personne-ressource Xero.
Une fois le conflit résolu, la personne-ressource sera ajoutée à la liste des clients synchronisés.
Synchronisation continue des personnes-ressources appariée
Dès qu'une personne-ressource est mise en correspondance, une synchronisation bidirectionnelle continue est établie pour les points de données suivants :
Nom de la personne-ressource
Courriel de facturation
Adresse de facturation
Numéro de téléphone principal
Toute mise à jour de ces champs dans Karbon ou Xero mettra automatiquement à jour le champ correspondant dans l'autre système.
Désynchronisation des personnes-ressources appariée
Vous pouvez choisir d'arrêter la synchronisation pour une personne-ressource spécifique. Pour ce faire, accédez à la liste des clients, cliquez sur le menu à trois points situé à côté de la personne-ressource et sélectionnez Désynchroniser la personne-ressource. Une fois la désynchronisation effectuée, les modifications apportées à la personne-ressource dans Karbon ou dans Xero n'auront plus d'incidence sur l'autre.
Resynchronisation des personnes-ressources
Les personnes-ressources précédemment non synchronisées se trouvent dans l'onglet Non synchronisé de l'écran Résoudre les problèmes de correspondance.
Pour réactiver la synchronisation, vous pouvez soit recouper la personne-ressource avec une personne-ressource Karbon existant, soit créer une nouvelle personne-ressource en utilisant les données de l'un ou l'autre système. Une fois le problème résolu, la personne-ressource sera à nouveau ajoutée à la liste des personnes-ressources synchronisées.
Création de personnes-ressources
Création de personnes-ressources dans Xero et transfert vers Karbon
Toute nouvelle personne-ressource créée dans votre compte Xero et connectée après la configuration initiale de la synchronisation sera automatiquement importée dans Karbon et traitée par l'algorithme de correspondance pour déterminer si une personne-ressource de Xero Practice Manager doit être créée en tant qu'organisation ou en tant que personne dans Karbon, l'intégration analyse le champ Nom de la personne-ressource Xero. Ce champ est ensuite traité à l'aide d'un classificateur intelligent. En fonction de cette classification, la personne-ressource sera créée dans Karbon en tant qu'organisation ou personne. Si aucune correspondance n'est trouvée, une nouvelle personne-ressource Karbon sera créée.
Création de personnes-ressources dans Karbon et transfert vers Xero
Les personnes-ressources créées directement dans Karbon ne sont pas automatiquement synchronisés avec Xero. Pour créer une nouvelle personne-ressource Xero à partir d'une personne-ressource Karbon :
Ouvrez la personne-ressource souhaitée dans Karbon.
Faites défiler la page jusqu'à la section Xero Client.
Cliquez sur le bouton Créer une personne-ressource.
Cette action créera une nouvelle personne-ressource dans Xero en utilisant les renseignements suivants de la personne-ressource Karbon :
Nom de la personne-ressource
Courriel de facturation
Numéro de téléphone principal
Adresse de facturation
Vous pouvez vérifier la création de la personne-ressource Xero dans la section Xero Client des coordonnées de Karbon.