Ce guide fournit un aperçu détaillé de la configuration et de l’utilisation efficace de l’intégration de la synchronisation des personnes-ressources Xero avec Karbon. En connectant ces deux plateformes, vous pouvez automatiser la circulation des renseignements liés aux personnes-ressources clients, garantir l’exactitude des données et économiser un temps précieux. Cet article couvre le processus d’installation initiale, la gestion de la synchronisation, la résolution de conflits éventuels, ainsi que les moyens de maintenir vos données à jour dans les deux systèmes.
Index :
Fonctionnement de l’intégration : explication de la mise en correspondance des personnes-ressources
Examiner et purger les données de Xero
Identifier et résoudre les doublons
Supprimer les personnes-ressources inutiles
Vérifier la cohérence de l’adresse courriel de facturation
Envisager une segmentation des personnes-ressources (facultatif)
Comprendre les groupes ContactType de Xero
Accéder aux paramètres Karbon
Se connecter à Xero
Autoriser Karbon
Attribuer un filtre ContactType
Attribuer un type par défaut aux personnes-ressources
Lancer la synchronisation initiale
Importer et synchroniser les personnes-ressources
Interagir avec les personnes-ressources mises en correspondance
Résoudre les conflits
Maintenir la synchronisation continue
Désynchroniser une personne-ressource
Re-synchroniser une personne-ressource
Créer une personne-ressource dans Xero et l’envoyer à Karbon
Créer une personne-ressource dans Karbon et l’envoyer à Xero
Conditions préalables
Vous devez dans un premier temps disposer d’un compte Karbon actif avec des privilèges administrateur.
Vous devez aussi disposer d’un compte Xero (Grand Livre général) actif avec des identifiants administrateur principal.
Enfin, assurez-vous d’être connecté au compte Xero approprié, celui que vous souhaitez connecter à Karbon.
1. Préparer vos données pour la synchronisation des personnes-ressources Xero
Assurer une synchronisation fluide et précise des données de personnes‑ressources entre Xero et Karbon commence par une préparation soignée de vos données dans Xero. Ce processus minimise les problèmes de mise en correspondance et garantit l’intégrité des données dans Karbon.
Fonctionnement de l’intégration : explication de la mise en correspondance des personnes‑ressources
Lorsque vous connectez Karbon à Xero et lancez la synchronisation des personnes-ressources, Karbon tente de les faire correspondre en se basant sur deux renseignements clés :
Nom de la personne-ressource : l’intitulé exact dans Xero et Karbon.
Courriel de facturation : l’adresse principale dans Xero que Karbon utilise pour la correspondance.
Selon ces deux critères, voici les résultats possibles :
Le Nom de la personne-ressource correspond-il? | Le Courriel de la personne-ressource correspond-il? | Résultat | Action requise? |
Oui | Oui | Correspondance complète : les personnes‑ressources sont liées. | Non |
Oui | Non | Correspondance partielle (conflit) : nom identique, courriel différent. | Nécessite une revue manuelle |
Non | Oui | Correspondance partielle (conflit) : courriel identique, nom différent. | Nécessite une revue manuelle |
Non | Non | Aucune correspondance : une nouvelle personne‑ressource est créée dans Karbon. | Non (normalement) |
De plus, les personnes‑ressources exclues par le filtre ContactType de Xero ne seront pas importées, même si elles correspondent partiellement ou totalement à une personne‑ressource Karbon. Karbon affiche alors une bannière sur la fiche Karbon pour en informer l’utilisateur, permettant de contourner manuellement le filtre si nécessaire.
Examiner et nettoyer les données de Xero :
Passez en revue la liste des personnes‑ressources dans Xero en vous concentrant sur :
Noms complets : vérifiez qu’ils sont complets et exacts, pour faciliter les correspondances.
Adresses courriel principales : elles doivent être exactes et parfaitement cohérentes pour la correspondance.
Numéros de téléphone : vérifiez la cohérence et l’exactitude pour des fiches complètes dans Karbon.
Adresses de facturation : standardisez leur format pour assurer une meilleure intégrité dans Karbon.
Identifier et résoudre les doublons :
Trouvez et corrigez les doublons dans Xero. Fusionnez ou archivez-les avant la synchronisation pour éviter des problèmes dans Karbon.
Astuce : utilisez la recherche ou les rapports Xero pour repérer les doublons par nom, courriel ou numéro de téléphone.
Supprimer les personnes‑ressources inutiles :
Supprimez toute personne-ressource de test, pour une place réservée (par exemple, « [adresse courriel supprimée] ») ou obsolète afin de maintenir votre environnement Karbon propre.
Vérifier la cohérence de l’adresse courriel de facturation :
Karbon fait correspondre le courriel de facturation de Xero avec le champ courriel de facturation dans Karbon. Assurez-vous que le courriel principal dans Xero est bien celui de facturation pour chaque client.
Envisager une segmentation facultative
Si vous prévoyez de segmenter différemment les personnes‑ressources dans Karbon (par exemple selon leurs ContactType), réfléchissez si certains attributs Xero peuvent aider après la synchronisation. Des données propres facilitent l’organisation dans Karbon.
Comprendre vos groupes ContactType dans Xero
Clients (personnes-ressources avec factures clients ou crédits clients)
Fournisseurs (personnes-ressources avec factures fournisseurs ou crédits fournisseurs)
Null (aucune transaction correspondante)
Préparez vos données en connaissance de ces filtres, car ils déterminent quelles personnes‑ressources seront synchronisées vers Karbon.
2. Configurer la synchronisation des personnes‑ressources Xero
Une vidéo intégrée montre comment utiliser les filtres de l’import intelligent pour n’importer que les types de personnes‑ressources souhaités depuis Xero vers Karbon.
Accéder aux paramètres Karbon : allez dans Paramètres > Applications connectées.
Se connecter à Xero : trouvez Xero dans la liste des apps et cliquez sur Connecter.
Autoriser Karbon : vous serez redirigé vers Xero. Connectez-vous avec vos identifiants administrateur principal, puis cliquez sur Autoriser l’accès.
Attribuer un filtre ContactType : sélectionnez le filtre à appliquer : Clients seulement, Fournisseurs et clients ou Toutes les personnes-ressources. Il déterminera les personnes‑ressources importées lors de la synchronisation initiale.
Assigner un ContactType par défaut : une fois la connexion établie, choisissez un ContactType par défaut qui sera appliqué aux nouvelles personnes‑ressources créées dans Karbon (par exemple, Client–VIP)
Lancer la synchronisation initiale : après avoir configuré le ContactType, Karbon commencera automatiquement l’import des personnes‑ressources depuis Xero.
3. Gérer la synchronisation des personnes-ressources
Importer et synchroniser vos personnes-ressources
Une fois la connexion établie, Karbon n'importe automatiquement que les personnes-ressources de Xero qui correspondent au filtre ContactType que vous avez sélectionné, puis tente de les faire correspondre avec les personnes-ressources existantes dans Karbon selon le nom et le courriel de facturation. Les personnes-ressources importées de Xero sont classées comme suit :
Correspondance complète : le nom et le courriel de facturation correspondent à une personne-ressource existante dans Karbon. Ces personnes-ressources sont automatiquement synchronisées.
Conflit : le nom ou le courriel de facturation correspond à une personne-ressource Karbon, mais pas les deux. Ces cas nécessitent une révision manuelle dans l’écran Résoudre les problèmes de correspondance.
Aucune correspondance : ni le nom ni le courriel de facturation ne correspondent à une personne-ressource Karbon existante. Une nouvelle personne-ressource sera créée dans Karbon.
Nom dans Xero | Courriel principal dans Xero | Nom dans Karbon | Courriel de facturation dans Karbon | Résultat |
John Smith | John Smith | Correspondance complète | ||
Sam Brown | Sam Brown | Conflit – courriel différent | ||
James Morgan | Josh Morgan | Conflit – nom différent | ||
Thomas Richardson | — | — | Aucune correspondance |
Notez : lors de la synchronisation initiale, Karbon ne créera pas de nouvelles personnes-ressources dans Xero.
Personnes-ressources sans correspondance
Les personnes-ressources Xero importées qui ne peuvent être appariées avec une personne-ressource Karbon existante donneront lieu à la création d’une nouvelle personne-ressource Karbon. Celle-ci héritera du ContactType défini dans les paramètres de synchronisation et des données suivantes de Xero, si elles sont disponibles :
Nom de la personne-ressource
Courriel principal
Numéro de téléphone principal
Adresse de facturation
Notez :
Les nouvelles personnes-ressources Karbon seront automatiquement liées à la personne-ressource Xero ayant déclenché leur création.
Karbon classera automatiquement la nouvelle personne-ressource comme étant une personne ou une organisation à l’aide de l’intelligence artificielle. En cas d’erreur, consultez la FAQ Synchronisation des personnes-ressources Xero pour corriger cette classification.
Personnes-ressources entièrement appariées
Lorsqu’une correspondance est trouvée, toute différence dans l’adresse de facturation ou le numéro de téléphone sera remplacée par les données de Xero.
Exemple :
Si l’adresse de facturation dans Karbon est différente de celle dans Xero, celle de Xero remplacera celle de Karbon.
Voici la liste complète des points de données synchronisés :
Champ dans Xero | Champ correspondant dans Karbon |
Nom de la personne-ressource | Nom de la personne-ressource |
Courriel principal | Courriel de facturation |
Numéro de téléphone principal | Numéro de téléphone principal |
Adresse de facturation | Adresse de facturation |
Notez : Une fois la personne-ressource appariée, toute modification de ces données dans l’un des systèmes mettra automatiquement à jour les données dans l’autre.
Interagir avec les personnes-ressources mises en correspondance
Pour consulter vos personnes-ressources synchronisées, allez dans Voir la liste des clients depuis les paramètres d'Applications connectées.
Vous pouvez cliquer sur un nom pour consulter les détails dans Karbon, ou cliquer sur le menu à trois points (…) à côté d'une personne-ressource et sélectionner Ouvrir dans Xero pour afficher la personne-ressource qui correspond dans Xero.
Résolution des conflits
Les personnes-ressources dont seul le nom ou le courriel correspondent apparaissent dans l’onglet Résoudre les problèmes de correspondance.
Vous pouvez alors :
Confirmer la correspondance : lier les personnes-ressources; les données de Xero remplaceront celles de Karbon pour les champs synchronisés.
Créer une nouvelle personne-ressource : créer une nouvelle fiche Karbon distincte avec les données provenant de Xero.
Une fois le conflit résolu, la personne-ressource est ajoutée à la liste synchronisée.
Synchronisation continue des personnes-ressources appariées
Une fois la correspondance confirmée, une synchronisation bidirectionnelle continue est activée pour les champs suivants :
Nom de la personne-ressource
Courriel de facturation
Adresse de facturation
Numéro de téléphone principal
Toute mise à jour de ces champs dans Karbon ou Xero sera automatiquement appliquée à l’autre système.
Désynchroniser une personne-ressource
Pour arrêter la synchronisation d’une personne-ressource, allez à Voir la liste des clients, cliquez sur le menu à trois points à côté de la personne-ressource, puis sélectionnez Désynchroniser la personne-ressource. Les modifications ultérieures dans Karbon ou Xero ne seront plus synchronisées.
Re-synchroniser une personne-ressource
Les personnes-ressources désynchronisées auparavant apparaissent sous l’onglet Non synchronisées dans Résoudre les problèmes de correspondance.
Pour relancer la synchronisation, vous pouvez soit faire correspondre à nouveau la personne-ressource à une fiche existante dans Karbon, soit créer une nouvelle personne-ressource avec les données de l’un ou l’autre des systèmes. Une fois cela fait, elle sera ajoutée à la liste des personnes-ressources synchronisées.
Créer vos personnes-ressources
Créer une personne-ressource dans Xero et l’envoyer à Karbon
Toute nouvelle personne-ressource ajoutée dans Xero après la synchronisation initiale sera automatiquement importée dans Karbon si elle correspond au filtre ContactType. Elle passera par l’algorithme de correspondance de Karbon.
La classification (personne ou organisation) est déterminée par le nom à l’aide d’un classificateur intelligent. Si aucune correspondance n’est trouvée, une nouvelle fiche est créée dans Karbon.
Créer une personne-ressource dans Karbon et l’envoyer vers Xero
Les personnes-ressources créées dans Karbon ne sont pas synchronisées automatiquement avec Xero. Pour créer une fiche dans Xero à partir de Karbon :
Ouvrez la fiche dans Karbon.
Faites défiler jusqu’à la section Client Xero.
Cliquez sur Créer une personne-ressource.
Cette action créera une fiche de personne-ressource Xero avec les renseignements suivants :
Nom de la personne-ressource
Courriel de facturation
Numéro de téléphone principal
Adresse de facturation
Vous pourrez confirmer la création dans la section Client Xero de Karbon.
Créer un segment à partir du statut de synchronisation Xero
Karbon vous permet de créer des segments pour repérer les personnes-ressources synchronisées ou non avec Xero. Ces segments vous aident à repérer rapidement les personnes-ressources à connecter.
Étapes :
Allez à Personnes-ressources > Segments.
Cliquez sur Ajouter un segment.
Nommez votre segment (ex. : Synchronisées avec Xero).
Sous Filtres, cliquez sur Ajouter un filtre.
Parmi les filtres, choisissez : Xero (Grand livre général)
Choisissez une condition :
Est vrai : comprendra seulement les personnes-ressources synchronisées.
Est faux : comprendra celles qui ne le sont pas, dont :
Non appariées
Partiellement appariées
Anciennement synchronisées
Appariées mais exclues par le filtre
Choisissez les options de partage (privé ou pour toute l’équipe).
Cliquez sur Ajouter.
Prenons un exemple :
Pour créer un segment de personnes-ressources non encore synchronisées avec Xero :
Filtre : Xero (Grand livre général)
Condition : faux
Ce segment affichera toutes les personnes-ressources non synchronisées avec Xero.
Pour aller plus loin 📖